DX(デジタルトランスフォーメーション)の一環として、社内の情報共有をデジタル化する動きが多くの企業で進んでいます。しかし、DX の進め方を誤ると、せっかく導入したツールが定着せずに終わってしまうケースも少なくありません。
「情報共有のDXを進めたいが、何から手をつければいいか分からない」「過去にツールを導入したものの、結局定着しなかった」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有のDXでよくある失敗パターンや、失敗しない進め方、実際に成功した企業の事例を中心にご紹介します。
- この記事でわかること
- 情報共有のDXがどこでつまずきやすいのか、失敗パターンを段階別に把握できます。自社が過去にどこで失敗したのか、あるいはこれから何に気をつければよいのかを整理できます。
- 中堅・中小企業、大企業・複数拠点、営業組織という異なる規模・組織形態における、情報共有DXの実際の成功事例がわかります。自社と近い状況の企業がどのように課題を解決したのかを具体的にイメージできます。
- 失敗を避けながら情報共有のDXを進めるための4つのステップと、定着しやすいツールの選び方がわかります。読んだ後にすぐ次の一歩を踏み出せる内容です。
目次
なぜ今「DXと情報共有」が課題になっているのか
働き方の多様化や人手不足を背景に、限られた人数で効率よく業務を回すことが、これまで以上に多くの企業に求められています。
こうした流れのなかで、情報共有の非効率さは以前から存在した課題であるにもかかわらず、今まで放置されてきた企業が少なくありません。
しかし、リモートワークが定着したり、新人採用が増加したりすると、口頭やその場限りのやり取りに頼った情報共有では対応しきれない場面が増えてしまいます。その結果、「情報が一部の人にしか伝わらない」状態が、業務の停滞や引き継ぎミスといったリスクにつながるのです。
つまり、情報共有の見直しはもはや「余裕があれば取り組む改善」ではなく、限られたリソースで組織を回し続けるために避けられない経営課題となっており、DXの一環として今すぐ着手すべきテーマになっていると言えます。
情報共有のDXでよくある失敗パターン
ここでは、情報共有のDXでよくある失敗パターンを段階ごとにご紹介します。自社のDXが以下のケースに当てはまっていないか確認してみましょう。
計画段階｜目的を定めずにDXに着手してしまう
情報共有のDXでまず陥りやすいのが、「情報共有を良くしたい」という漠然とした思いだけでツール導入に踏み切ってしまうケースです。
目的やゴールが曖昧なまま進めると、何をもって成功とするのかを判断する基準がないため、効果を検証できません。その結果、ツールを導入したものの、実際に業務が改善されたのかどうかわからず、取り組みが次第に形骸化してしまいます。
情報共有のDXを成果につなげるには、着手する前に「何のために」「どこまで実現したいのか」を明確にしておくことが欠かせません。
展開段階｜一気に全業務をDXしようとする
計画段階を乗り越えても、次に陥りやすいのが、営業日報もマニュアルも顧客管理も社内連絡も、すべてを一度にデジタル化しようとしてしまうケースです。
対象範囲を広げすぎると、覚えるべき操作やルールが一気に増え、現場は対応しきれなくなります。「どの情報をどこに入力すればいいのか分からない」といった戸惑いが積み重なり、結局は使い慣れた元のやり方に戻ってしまいます。
情報共有のDXを着実に進めるには、最初から完璧な仕組みを目指すのではなく、扱う業務の範囲を絞って段階的に広げていく進め方が重要です。
運用段階｜ツールを導入して満足してしまう
最後の落とし穴として多いのが、ツールを導入した時点で取り組みを終えたと考えてしまうケースです。
使い方のルール周知や定着状況の確認をしないまま運用を現場任せにすると、次第に更新が滞り、情報が古いまま放置されるようになります。その結果、古い情報をもとに業務を進めてしまい、ミスにつながるリスクもあるのです。
情報共有のDXを成果につなげるには、導入後も利用状況を定期的に確認し、必要に応じて運用を見直し続ける姿勢が欠かせません。
業種・規模別｜情報共有DXの事例
ここでは、業種別・規模別で情報共有のDXに成功した企業の事例をご紹介します。自社と似たケースの事例からポイントを学ぶことで、DXの失敗防止につながるのです。
【中堅・中小企業】スモールスタートでDX成功「株式会社谷貝食品」
食品卸売業を営む株式会社谷貝食品では、社内の情報共有が営業担当者ごとの口頭報告や個人管理に依存しており、案件の状況や商談内容が一部の人にしか伝わらないという課題を抱えていました。
そこで同社は、いきなり全業務をデジタル化するのではなく、まず「営業日報」の共有から「Stock」の活用を開始しました。現場の負担が少ない範囲からスタートしたことで、日々の運用に無理なく組み込むことができ、結果として利用が自然に社内へ広がっていきました。
その後、営業日報の共有で得られた成功体験をきっかけに、Stockの活用範囲は営業日報にとどまらず、全社のあらゆる情報をストックする場所へと拡大しています。
【複数拠点】情報の一元管理を実現「サイバーステップホールディングス株式会社」
オンラインゲームの開発・運営を手がけ、海外メンバーを含め従業員約350名を抱えるサイバーステップホールディングス株式会社では、複数のプロジェクトが同時並行で進むなかで、効率的に情報を管理できる手段を探していました。
プロジェクトによって勤務場所が異なり、在宅勤務や客先常駐のメンバーも多いため、プロジェクトを横断して情報を共有できるプラットフォームが必要とされていました。その結果、多機能なツールではなく、シンプルなストック型の情報共有ツール「Stock」が全社導入されました。
導入後は、プロジェクトごとに勤務場所や働き方が異なるメンバー同士でも、必要な情報にすぐアクセスできる環境が整い、Stockはプロジェクトを横断した情報共有基盤として社内に定着しています。
サイバーステップホールディングス株式会社社の成功事例はこちら
【営業組織】属人化の課題を解決「株式会社ベスト・ソリューション」
不動産仲介業を営む株式会社ベスト・ソリューションでは、Excelを使った日報管理・タスク管理をおこなっていましたが、リアルタイムに情報を更新・確認できず、作業が見える化できていないという課題を抱えていました。
日報をリアルタイムに共有できないことが課題となっていたため、同社は「Stock」を導入し、日報やタスク状況をチーム全体で簡単に把握できる環境を整えました。その結果、これまでブラックボックス化していた業務が明確になり、Excel管理特有の煩雑さも解消されました。
導入後は、タスクの抜け漏れ防止や期日遵守に対する意識がチーム全体に根づいており、属人化しやすい日報・タスク管理の情報を、組織全体で共有できる体制が実現しています。
【失敗しない】DXの進め方4ステップ
ここでは、失敗しないDXの進め方4ステップを解説します。これからDXに取りかかる方は必見の内容です。
ステップ1｜目的とゴール指標を明確にする
情報共有のDXを進める最初のステップは、何のために取り組むのかという目的と、成果を測るための指標を明確にすることです。
「資料を探す時間を減らしたい」「引き継ぎにかかる手間を減らしたい」など、課題を具体化すると、導入後に何を確認すればよいかが見えてきます。目的と指標が定まっていれば、導入後に効果を見つつ、試行錯誤を繰り返してDXを進められるのです。
まずはツール選びよりも先に、目的と指標を決めるところから始めましょう。
ステップ2｜対象業務を絞り、小さく始める
目的とゴール指標が定まったら、次のステップとして、最初にデジタル化する業務の範囲を絞り込みます。
すべての業務をデジタル化しようとすると現場の負担が大きくなるため、営業日報やマニュアルなど、影響範囲が限定的で成果が見えやすい業務から着手しましょう。小さな範囲であれば運用ルールの調整もしやすく、現場から出た改善要望にもすぐに対応できます。
小さな範囲で使い方を確立できれば、その成功パターンを活用して、他の業務へも無理なく広げていくことができます。
ステップ3｜現場スタッフを巻き込みながら展開する
対象業務を絞り込めたら、次は経営層や推進担当者だけで進めるのではなく、実際にツールを使う現場スタッフを巻き込みながら展開するステップに入ります。
現場を理解しているスタッフに早い段階から関わってもらうことで、周囲への説明や声かけもスムーズに進みます。また、現場の声を聞きながら運用ルールを決めれば、実際の業務と合わない使い方を防げるため、後から運用方法を大きく変える手間も少なくて済むのです。
このように、スムーズなDXには、トップダウンの一方的な展開ではなく、現場の声を取り入れながら進めることが重要です。
ステップ4｜定着状況を確認し、運用を見直し続ける
最後のステップとして、ツール導入後も定着状況を定期的に確認し、必要に応じて運用を見直し続けることが欠かせません。
利用率や更新頻度を確認しないと、次第に更新が滞り、以前と同じように情報が分からなくなる状態へ戻ってしまいます。使われているかを定期的にチェックする機会を設けておけば、使い方が形骸化する前に気づき、ルールの見直しや声かけが早めにできるのです。
情報共有のDXは、導入して終わりではなく、こうした振り返りを重ねながら運用し続けることで、初めて成果につながります。
情報共有のDXにおすすめのツール
以下では、情報共有のDXを進めるときに役立つ、おすすめのツールをご紹介します。
Slack・メール・Excel・Google Driveに情報が散らばっていると、必要な資料がすぐに見つからず、資料を探す時間が減りません。結果としてリーダーに聞かなければ業務が進まない状態が解消されず、新人が増えるほど同じ質問や引き継ぎの手間も増えていきます。
こうした課題を解消しようとチャットやファイル共有ツールを使い続けても、チャットでは情報が流れ、ファイル共有は階層が深く目的の資料にたどり着きにくいという限界があります。また、多機能な情報共有ツールを導入しても、操作が複雑でITに詳しくないメンバーが使いこなせず、結局定着しないケースも少なくありません。
そこで、「特別な説明がなくても直感的に使え、情報が流れず蓄積される仕組み」を取り入れましょう。既存のツールと連携しながら、情報の置き場所を1つに集約できるシンプルな設計であれば、現場に負担をかけずに情報共有のDXを進められます。
この条件に最も当てはまるのが、ノート形式で情報を簡単に蓄積・共有できる情報管理ツール「Stock」です。Stockは、議事録やマニュアルをフォルダ分けしてノートに蓄積できるうえ、キーワード検索で必要な資料をすぐに見つけられます。また、説明なしで使えるシンプルなUIのため、導入初日から現場で自然に使われる状態を作れるのです。
社内情報の一元管理に役立つシンプルなツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有のDX事例まとめ
これまで、情報共有のDXでよくある失敗パターンや、業種・規模別の成功事例、失敗しない進め方の4ステップを中心にご紹介しました。
情報共有のDXは、目的を定めずに着手したり、一気に全業務を変えようとしたり、ツールを導入して満足してしまったりすると、思うような成果につながりません。一方で、目的と指標を明確にし、対象業務を絞って進め、ツールの定着状況を確認し続けた企業は、情報共有の課題を解決できています。
こうした進め方を実践するうえでは、特別な説明がなくても直感的に使え、既存のツールと連携しながら情報を1つの場所に蓄積できる仕組みを選ぶことが、DX成功のための1つの有効な手段になります。
これらの条件に最適なのは、ITに詳しくないメンバーでも説明なしで使いこなせ、社内のあらゆる情報を1つの場所に集約できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、資料を探すストレスのない、情報共有の仕組みが自然に根づいた組織を実現しましょう。
