タスク管理のコツは、やるべきことを洗い出して優先順位や期限を決めるだけではありません。とくに、チームで業務を進める場合は、誰がどのタスクを担当しているのか、どこまで進んでいるのかを全員が把握できる状態にすることが重要です。
しかし、実際には「タスクが増えて抜け漏れが発生する」「ほかのメンバーが抱えているタスクや進捗状況がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。また、管理を徹底しようとして項目やルールを増やしすぎると、更新の負担が大きくなり、かえってタスク管理が続かなくなる場合もあります。
そこで今回は、仕事のタスク管理を進める5つのコツや、タスク管理がうまくいかない原因、自社に合った管理方法の選び方を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- タスクを洗い出し、優先順位や担当者、期限を設定することで、仕事の抜け漏れを防ぐ方法がわかります。
- タスク管理は細かく高度にすればよいわけではなく、個人・少人数・複雑なプロジェクトなど、自社の状況に合った方法を選ぶことが重要だとわかります。
- タスクだけを管理しても、指示や資料などの関連情報が別の場所に分散していると業務はスムーズに進まないため、タスクと必要な情報をまとめて管理することが重要です。
目次
仕事のタスク管理をうまく進める5つのコツ
仕事のタスク管理をうまく進めるには、単にやるべきことを一覧にするだけでは不十分です。そこで、以下では仕事のタスク管理をうまく進める5つのコツをご紹介します。
（1）やるべきタスクをすべて洗い出す
はじめに、現在抱えているタスクをすべて洗い出しましょう。
タスクの一部を頭の中だけで覚えていると、業務が増えたときに抜け漏れが起こりやすくなります。とくに、複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、自身のタスクだけを把握していても、チーム全体で何をすべきか確認できません。
たとえば、新商品の企画であれば「競合商品の調査」「社内ヒアリング」「企画書の作成」「関係部署への確認」など、今後必要になる作業を具体的に書き出します。このように、やるべきことを一度すべて可視化すれば、タスクの抜け漏れを防ぐ土台をつくれます。
（2）タスクに優先順位をつける
次に、洗い出したタスクに優先順位をつけましょう。
タスクが増えるほど、一覧にするだけでは「何から手を付けるべきか」がわからなくなります。そのため、期限の近さや業務への影響度を基準にして、優先して取り組むタスクを明確にすることが重要です。
たとえば、「明日の会議で使用する資料の作成」と「来月までに必要な競合調査」がある場合は、基本的に前者を優先します。ただし、ほかのメンバーの作業開始に必要なタスクなど、期限だけでなく後続の業務への影響も踏まえて優先順位を決めることがポイントです。
（3）大きなタスクは細かく分ける
「新商品の企画を進める」のような大きなタスクは、具体的に行動できる単位まで細かく分けましょう。
タスクの範囲が広すぎると、どこまで進んでいるのか判断しづらくなります。また、担当者本人は作業を進めていても、ほかのメンバーから見ると進捗がわからない状態になりかねません。
そこで、「新商品の企画」であれば「市場調査をする」「競合商品を比較する」「ターゲットを決める」「企画書を作成する」のように分けます。タスクを完了したかどうか判断できる大きさまで分解すると、進捗を把握しやすくなるのです。
（4）担当者と期限を明確にする
チームでタスクを管理するときは、それぞれのタスクに担当者と期限を設定しましょう。
たとえば、「競合調査を進める」とだけ共有しても、誰が対応するのか決まっていなければ、「ほかのメンバーが進めていると思っていた」という認識違いが生じる可能性があります。また、担当者だけを決めても、期限がなければ緊急性が伝わらず、対応が後回しになりがちです。
そのため、「誰が・何を・いつまでに対応するのか」をセットで明確にすることが重要です。とくに、複数のタスクが並行するプロジェクトでは、担当者と期限を決めておくことで対応漏れを防ぎやすくなります。
（5）チーム全員が進捗を確認できるようにする
タスクは担当者だけが把握するのではなく、チーム全員が進捗を確認できる状態にしましょう。
各メンバーが自分のタスクを個別に管理していると、「誰が何を抱えているのか」「予定通り進んでいるのか」を確認するたびに本人へ聞かなければなりません。また、遅れているタスクがあっても周囲が気づけず、プロジェクト全体の遅延につながる可能性があります。
そこで、未着手・対応中・完了などの進捗状況をチームで共有します。全員が同じ場所で担当者や進捗を確認できれば、遅れを早めに把握してフォローしたり、特定のメンバーに集中している業務を調整したりできるのです。
チームのタスク管理がうまくいかない3つの原因
タスクを一覧にして担当者や期限を決めても、運用方法に問題があるとチームのタスク管理はうまくいきません。そこで、以下ではチームのタスク管理がうまくいかない3つの原因と、それぞれの改善方法をご紹介します。
（1）メンバーごとに管理方法が異なる
1つ目の原因は、メンバーごとにタスクの管理方法が異なることです。
たとえば、あるメンバーはExcel、別のメンバーは付箋、ほかのメンバーはチャットのメッセージを見ながら対応している状態では、チーム全体のタスクをまとめて確認できません。
その結果、進捗を確認するたびに本人へ聞く必要が生じたり、同じタスクに重複して対応したりする可能性があります。
改善するには、「チームのタスクはこの場所で管理する」と管理方法を統一することが重要です。あわせて、担当者や期限、進捗状況など、最低限入力する項目も共通化しておけば、メンバーが変わっても同じ基準でタスクを確認できます。
（2）タスクの更新がメンバー任せになっている
2つ目の原因は、タスクの更新が各メンバー任せになっていることです。
管理表を用意しても、「完了したら各自で更新する」とだけ決めている場合、忙しいメンバーほど更新を後回しにしがちです。その結果、実際には完了しているタスクが「対応中」のまま残ったり、反対に遅れているタスクを周囲が把握できなかったりします。
そこで、更新するタイミングや確認する機会をルールとして決めることがポイントです。たとえば、「作業が完了した時点で更新する」「週次ミーティングの前に必ず進捗を確認する」と決めておけば、管理している情報と実際の状況がずれにくくなります。
ただし、入力項目や更新作業を増やしすぎると、管理そのものが負担になります。そのため、必要な項目に絞り、メンバーが無理なく続けられる運用にしましょう。
（3）タスクと関連する情報が別々に管理されている
3つ目の原因は、タスクと、その作業に必要な情報が別々の場所に管理されていることです。
たとえば、タスクの担当者や期限はExcelで管理していても、具体的な指示はチャット、会議で決まった内容は議事録、参考資料は共有フォルダに保存されているケースがあります。この状態では、タスクを確認してもすぐに作業を始められず、必要な情報を複数の場所から探さなければなりません。
さらに、過去の指示や決定事項を見落とすと、認識違いや手戻りにつながる可能性もあります。そのため、タスクだけを切り離して管理するのではなく、そのタスクを進めるために必要な情報もあわせて確認できる状態にすることが重要です。
たとえば、タスクと関連する会議内容や資料を紐づけて管理すれば、「何をするか」だけでなく「どの情報をもとに進めればよいか」まで同じ場所で確認できます。結果として、ツールを行き来する手間を減らし、タスクに取りかかりやすくなります。
自社に合うタスク管理方法の選び方
タスク管理では、機能が多いツールを導入したり、細かなルールを設定したりすればよいとは限りません。管理方法が複雑になるほど、入力や更新に手間がかかり、メンバーが使わなくなる可能性もあります。
そのため、「高度なタスク管理＝優れたタスク管理」と考えず、タスクの量やチームの人数、管理したい情報に合わせて方法を選ぶことが重要です。以下では、目的別に適したタスク管理方法をご紹介します。
個人のタスクを簡単に整理するなら「メモ・ToDoリスト」
自身のタスクを簡単に整理したい場合は、メモやToDoリストが向いています。
たとえば、「資料を作成する」「取引先に連絡する」といった自分だけが対応するタスクであれば、やるべきことを一覧にして完了したものを消していくだけでも十分に管理できます。入力項目も少ないため、思いついたタスクをすぐに記録できる点がメリットです。
一方で、ほかのメンバーの担当や進捗まで把握したい場合には不向きです。そのため、個人のタスク数が少なく、チームで共有する必要がないケースに適しています。
少人数で一覧管理するなら「Excel・スプレッドシート」
少人数のチームで、担当者や期限、進捗状況を一覧で確認したい場合は、Excelやスプレッドシートが選択肢になります。
行ごとにタスクを並べ、「担当者」「期限」「進捗」といった項目を設定すれば、チーム全体の状況を1つの表で確認できます。また、自社の業務に合わせて項目を自由に追加・変更しやすい点も特徴です。
ただし、タスクが増えるほど表が複雑になりやすく、更新作業の負担も大きくなります。また、誰かが更新しなければ最新の進捗が反映されないため、タスク数がそれほど多くなく、運用ルールをシンプルに保てるチームに向いています。
複雑なプロジェクトを管理するなら「多機能なタスク管理ツール」
複数の部署やメンバーが関わり、多数のタスクを細かく管理したい場合は、多機能なタスク管理ツールが向いています。
たとえば、ガントチャートやカンバン、タスク同士の依存関係などを利用すれば、「どのタスクが遅れているのか」「次にどの作業へ進むのか」を詳しく把握できます。そのため、工程が多く、詳細な進捗把握が必要なプロジェクトでは便利です。
一方、機能が多いほど設定や操作も複雑になりやすく、メンバーが使いこなせなければ定着しません。したがって、「多機能だから選ぶ」のではなく、自社で本当に必要な機能か、現場のメンバーが継続して使えるかを基準に判断することが重要です。
タスクと業務情報をまとめるなら「情報と紐づけて管理できるツール」
タスクだけでなく、その作業に必要な指示や資料、決定事項までまとめて確認したい場合は、業務情報とタスクを紐づけて管理できるツールが適しています。
たとえば、「企画書を作成する」というタスクだけが登録されていても、会議で決まった内容や参考資料がチャット・メール・共有フォルダに分かれていれば、作業を始める前に必要な情報を探さなければなりません。
そこで、タスクと関連する情報を同じ場所で確認できるようにすると、「何をするか」だけでなく「どの情報をもとに進めるか」まで把握できます。そのため、複数のツールを行き来することなく、チームでタスクと業務情報をまとめて管理するのに向いています。
とくに、細かな進捗管理までは必要ないものの、「メンバーのタスクを共有したい」「必要な情報をすぐに確認したい」というチームでは、複雑な管理機能を増やすよりも、シンプルに情報とタスクを結びつけられる方法を選ぶと運用しやすいです。
タスクと関連情報をまとめて管理すべき理由
タスクをスムーズに進めるには、担当者や期限だけでなく、会議で決まった内容や具体的な指示、参考資料などの関連情報も一緒に確認できる仕組みが必要です。情報が別々の場所にあると、タスクに取りかかるたびに必要な情報を探さなければなりません。
この状態を放置すると、情報を探す時間が増えるほか、過去の指示や決定事項を見落として、認識違いや手戻りが発生する恐れがあります。また、タスクを見ても「具体的に何をすればよいか」がわからず、作業が止まる原因にもなります。
ExcelやToDoリストでは担当者・期限・進捗状況は一覧化できても、詳しい指示や資料までまとめて管理しづらいです。一方、チャットでは過去の情報が流れやすいため、タスクと関連情報を別々に管理していると、必要な情報をすぐに確認できません。
したがって、タスクの「誰が・何を・いつまでに進めるか」と、会議の決定事項や指示、資料などを同じ場所で確認できる環境を整えましょう。また、管理方法を複雑にしすぎず、チーム全員が迷わず使い続けられることも重要です。
そこでおすすめなのが、あらゆる情報とタスクを1か所で管理できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」に決定事項や指示、資料を残し、その情報に紐づけて「タスク」を設定できます。そのため、タスクと必要な情報をすぐに確認でき、複数のツールを行き来する手間を減らせます。
チームのタスクと関連情報を管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理のコツ5選と管理方法の選び方まとめ
これまで、仕事のタスク管理をうまく進めるコツや、チームのタスク管理がうまくいかない原因、自社に合うタスク管理方法の選び方を中心にご紹介しました。
タスク管理では、やるべきことを洗い出し、優先順位や担当者、期限を明確にすることが重要です。ただし、管理方法を複雑にすればよいわけではなく、タスクの量やチームの人数、業務内容に合わせて、無理なく続けられる方法を選ぶ必要があります。
また、タスクの担当者や期限だけを管理しても、会議の決定事項や指示、資料などが別の場所に分散していると、必要な情報を探す手間がかかります。そのため、タスクと関連する業務情報を一緒に確認できる環境を整えることがポイントです。
結論、タスクと関連情報を1か所で管理するなら、タスクと関連情報を「ノート」で紐づけて管理でき、非IT企業でも簡単に使える「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チームのタスクや進捗、関連情報を迷わず確認できる環境を整えましょう。
