新人教育や業務の標準化を進めるうえで、マニュアルは組織の品質を支える重要な基盤になります。誰が読んでも同じ手順で仕事を進められるようにするためにも、分かりやすい構成と整理された情報設計が欠かせません。
しかし、いざマニュアル作成に取りかかろうとすると「どこから手をつければいいのかわからない」「構成をうまく考えられない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルの目次構成の作り方やポイントを中心にご紹介します。
- 分かりやすいマニュアルの構成例を知りたい
- テンプレートを使用してマニュアルを作成したい
- マニュアル作成に役立つツールがあれば教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルの目次構成の作り方がわかり、新人教育や業務の標準化を効率的に進めることができます。
目次
見やすいマニュアル構成の重要性
見やすいマニュアルを作成するには、構成を十分に設計する必要があります。
構成が曖昧だと、必要な情報がどこにあるのか分かりにくく、読み手が内容を理解するまでに時間がかかってしまいます。また、章立てや情報の並びが整理されていないと、内容が伝わりにくくなり、マニュアルとしての役割を十分に果たせません。
だからこそ、読み手が迷わず必要な情報にたどり着ける構成づくりが欠かせないのです。
＜新人向け＞マニュアルの目次構成
新人向けマニュアルでは「最低限つまずかずに動ける状態」をつくることが重要なため、内容を時系列や実際の行動順で整理するのが効果的です。
- 初日にまずやること
- 出社〜業務開始までの流れ
- 必要なアカウント設定
- ロッカー・デスク・備品の確認
- 1日の基本的な動き
- 朝の準備（メール確認・予定確認）
- 日中の業務の進め方
- 終業前のチェック項目
- 社内コミュニケーションの基本
- メール・チャットの使い方
- 報連相のタイミング
- 会議参加の基本ルール
- よく使うシステムの操作手順
- 勤怠入力
- 申請・承認の流れ
- ファイル共有の基本
- トラブル時の対応フロー
- 困ったときの相談先
- よくあるつまずきポイント
- 緊急時の連絡手順
このように、読み手の判断をできるだけ減らし、迷いを生まない構成にすることで、スムーズに業務へ踏み出せます。
＜標準化向け＞マニュアルの目次構成
標準化向けマニュアルでは、「誰がやっても同じ判断で同じ結果にたどり着ける」状態をつくる必要があります。
- マニュアルの目的と前提（Why）
- この業務を標準化する理由
- 期待される成果・品質基準
- 守るべき前提条件
- 業務の全体フロー
- 標準的な手順の流れ
- 各ステップの目的（Why）
- 判断ポイントの概要
- 標準手順（Step-by-Step）
- 手順①：目的・やり方・判断基準
- 手順②：目的・やり方・判断基準
- 手順③：目的・やり方・判断基準
- 例外・分岐ルール
- よくある例外ケース
- 分岐時の判断基準
- 例外時の対応フロー
- 品質チェックと記録方法
- 完了基準（Done の定義）
- チェックリスト
- 記録・報告のルール
- トラブル時の対応
- 想定されるトラブルと対処法
- 判断に迷ったときの相談先
- 再発防止のための記録方法
各手順に目的を添え、さらに例外や分岐を明確に示して判断のブレをなくせるように工夫しましょう。
【無料で使える】マニュアルのテンプレート2選
テンプレートを活用すれば、効率的にマニュアルを作成できます。ここでは、おすすめのマニュアルテンプレートを2つご紹介します。
図解つき作業手順書のテンプレート
こちらは、「フリーテンプレート」が無料で提供している、作業手順書のテンプレートです。
シンプルな作業手順書のテンプレートで、新人向け/標準化向けマニュアルの両方で活用できます。図を挿入できる欄があるため、視覚的にも分かりやすいテンプレートの作成が可能です。
より詳細に作成できる作業標準書のテンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が無料で提供している、作業標準書のテンプレートです。
さまざまな業種で使用できるシンプルな構成となっており、標準化向けマニュアルのテンプレートとして活用できます。手順やポイントに加えて、使用すべき材料や工具も記載できるため、より細かく指示を出すことが可能です。
誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成するポイント
以下では、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成するためのポイントをご紹介します。
見やすいマニュアルを作成するには、事前に目次や構成を設計し、適切な配置にすることで効果的が生まれます。しかし、毎回ゼロから検討するのは時間がかかるうえ、作成者によって内容や体裁にばらつきが出ると、マニュアル利用者が混乱してしまいます。
そこで、マニュアルのテンプレートを活用するのがおすすめです。ただし、企業ごとに求められる形式や特徴は異なるため、自社仕様のテンプレートを作成し、必要なときにすぐ呼び出せるようなITツールを導入すると効果的です。
したがって、分かりやすいマニュアル作成には、簡単にオリジナルのテンプレートを作成でき、必要な時にすぐに活用できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストに加えファイルや画像も添付できるため、マニュアルに必要な情報を1ヶ所にまとめられます。また、「テンプレート」機能で体裁の整ったマニュアルを作成できるようになり、時間も大幅に削減できるのです。
マニュアル作成を効率化するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【基本ステップ】マニュアルの目次構成の作り方
ここでは、マニュアルの目次構成の作り方を3つのステップに分けて解説します。
（1）マニュアルの目的を定義する
まずは、作成するマニュアルが新人向けなのか、標準化向けなのかといった目的を定義しましょう。
新人向けと標準化向けでは、読み手の習熟度が大きく異なるため、必要とされる説明の深さや情報量も変わります。読み手に合わないレベルで作られたマニュアルは、内容の過不足を生み、かえって業務効率を下げてしまいます。
そのため、マニュアル作成に着手する前に、誰が使うのか・どの程度の知識を持っているのかといった前提をしっかり整理しておきましょう。
（2）現場目線で情報の並び順を決める
次に、現場で実際に業務に携わるスタッフの視点で、マニュアルに記載する情報の並び順を考えましょう。
現場目線で構成を考えることで、読み手が「次に何をすればいいか」を迷わず理解でき、マニュアルが実際の行動と自然に結びつきます。また、業務の流れに沿った順序であれば、読み手の負担が減り、マニュアルの活用度も高まるのです。
さらに、事前に情報の並び順を明確にしておけば、作成者側も考えるべき内容と順序が明らかになるため、効率的なマニュアル作成につながるのです。
（3）分類ごとに階層構造の設計する
最後に、作成したマニュアルは、業務の分類ごとに適切に階層管理しましょう。
マニュアルを作成しても、どこに・どの情報があるのかが分かりにくく、情報を探すのに時間がかかってしまいます。そこで、業務の分類ごとにフォルダを整理し、情報が錯綜しないような体制を整えましょう。
したがって、作成したマニュアルの管理には、「Stock」のようにフォルダ分けして情報を管理できるツールがおすすめです。
マニュアルの目次・構成の作り方まとめ
これまで、マニュアルの目次構成の作り方やポイントを中心に紹介しました。
見やすいマニュアル作成のためには、目的を定義したうえで、目次や構成を設計し、効果的に配置する必要があります。しかし、毎回ゼロから構成を考えるのは時間がかかるうえ、作成者によって内容にばらつきが生じてしまいます。
そこで、マニュアルの作成にはテンプレートを活用するのがおすすめです。ただし、企業ごとにマニュアルに記載するべき項目や様式が異なるため、自社オリジナルのテンプレートを作成しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、簡単にオリジナルのテンプレートを作成でき、必要な時にすぐに活用できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って分かりやすいマニュアルを作成し、新人教育や業務の標準化を効率的に進めましょう。
