【無料】マニュアル作成におすすめのテンプレート3選！作成の手順も紹介！

業務マニュアルを作成するにあたって、テンプレートを用いれば、作成時間を短縮できるほか、マニュアルの書式も統一できます。

しかし、はじめてマニュアル作成に着手するという場合、「どのテンプレートを使ってよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、無料のおすすめテンプレート3選を中心にご紹介します。

業務を教えるのに、マニュアルがなくて困っている
担当者によって手順に差があり、業務の品質を保てていない
マニュアルを作成しても読まれておらず、改善策がわからない

という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを活用してマニュアルを作成できるだけでなく、作成したマニュアルが適切に読まれるようになります。

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1 テンプレートを使用してマニュアルを作成するメリット
2 無料のおすすめマニュアルテンプレート3選
3 テンプレートを活用してもマニュアルが使われない原因とは
4 作成したマニュアルを適切に管理・共有するには
- 4.1 社内の情報を適切に管理・共有できるツール「Stock」
- 4.2 【導入事例】株式会社知床第一ホテル
5 おすすめのマニュアルテンプレート3選まとめ

テンプレートを使用してマニュアルを作成するメリット

ここでは、テンプレートを使用してマニュアル作成するメリットを紹介します。以下のメリットを意識して、テンプレート選びに生かしましょう。

効率的にマニュアルを作成できる

1つ目のメリットは、効率的にマニュアルを作成できることです。

ゼロからマニュアルを作ろうとすると、構成やデザインなども検討しなければならず、完成するまでに時間がかかってしまいます。しかし、テンプレートを活用すると、決められた構成に沿って内容を記入するだけなので、手間を省けます。

以上のように、テンプレートを活用すれば、マニュアル作成の工数を減らせるため、本来の業務に時間をさけるようになります。

内容・手順を理解しやすくなる

2つ目のメリットは、内容・手順を理解しやすくなることです。

テンプレートを使わずにマニュアルを作成すると、作成者によって構成がバラバラになってしまい、読みづらくなってしまいます。そこで、テンプレートを使って、見やすい様式に統一することで、誰が見ても内容を理解しやすいマニュアルがつくれます。

したがって、統一されたテンプレートを活用し、作成者による構成のくせをなくして、誰が見てもわかりやすいマニュアルを作成しましょう。

業務の質を維持できる

3つ目のメリットは、業務の質を維持できることです。

テンプレートを使用すると、項目の抜け漏れなくマニュアルを作成できます。そして、質の高いマニュアルがあれば、新卒社員・中途社員など経験値問わず、「読んだ人が正しく業務を進められる仕組み」がつくれるのです。

このように、項目の抜け漏れがないマニュアルがあることで、誰でも適切に業務を遂行でき、結果的に業務全体の質を維持できるのです。

無料のおすすめマニュアルテンプレート3選

こちらは無料で使えるマニュアル作成のテンプレートを3つご紹介します。以下のテンプレートの中から、自社に合った形式のものを選びましょう。

【Excel】業務マニュアルのテンプレート

こちらは、［文書］テンプレートが提供する業務マニュアルのテンプレートです。

原稿用紙形式のマニュアルテンプレートで、見やすくするために、見出しはエクセルのグループ・アウトライン機能を使用しています。また、見出しが階層化されている点も特徴的です。

［文書］テンプレートの「業務マニュアルテンプレート」はこちら

【Word】作業手順書のテンプレート

こちらは、フリーテンプレートが提供する作業手順書のテンプレートです。

図や内容を自由に書き込める点が特徴です。記入内容の自由度は高く、ポイントや注意点などの項目もあるため、最低限の統一された様式でマニュアルを作成することが可能です。

フリーテンプレートの「作業手順書テンプレート」はこちら

【PowerPoint】業務の進め方マニュアルのテンプレート

こちらは、Canvaが提供する業務の進め方マニュアルのテンプレートです。

シンプルなデザインで見やすく、項目も十分なマニュアルテンプレートです。また、すでに内容が記入されているため、その内容をそのまま使うこともできます。

Canvaの「業務の進め方マニュアルテンプレート」はこちら

テンプレートを活用してもマニュアルが使われない原因とは

ここでは、テンプレートを活用してもマニュアルが使われない原因をご紹介します。作成したマニュアルが活用されずに悩んでいる方は必見です。

（1）目的と対象が一致していない

1つ目の原因は、目的と対象が一致していない点です。

たとえば、新入社員向けマニュアルの目的は、業務に関する基礎的な理解を深め、独り立ちを促すことです。しかし、新入社員が分からない専門用語が多用されていると、内容を十分に理解できず、結果として「先輩社員に尋ねる」ことになってしまいます。

そのため、マニュアルを作成するときは、目的と対象を一致させて、読み手に伝わるマニュアル作成を心がけましょう。

（2）業務の要点を整理できていない

2つ目の原因は、業務の要点を整理できていない点です。

業務の要点を整理できていないマニュアルは、非常に読みづらく、内容も理解しづらいものになります。初見の場合、「重要な箇所」と「補足的な箇所」を見分けるのは難しく、読み手が混乱してしまう恐れがあります。

マニュアルに記入する内容に優先順位をつけて、できるだけ簡潔な文章で書くことで、読み手の理解を促します。

（3）現場の声を反映できていない

3つ目の原因は、現場の声を反映できていない点です。

現場の声を反映せずに、長期間改良されていないマニュアルは、次第に読まれなくなっていきます。読まれるマニュアルを作るためには、定期的にマニュアルを改善し続ける必要があります。

実際にマニュアルを使用した社員の声を聞き、意見を反映させることで、求められる状態のマニュアルにしておきましょう。

作成したマニュアルを適切に管理・共有するには

以下では、作成したマニュアルを適切に管理・共有する方法をご紹介します。

業務マニュアルは、テンプレートを活用して効率よく作成するだけでなく、全社員がすぐに読み返せるようにすることが重要です。しかし、WordやExcelでは、全社員に共有することが難しいため、情報共有ツールの導入がおすすめです。

また、業務マニュアルは、使用者の声を反映させることで、より完成度の高いものになっていきます。そのため、必要なマニュアルをすぐに見つけることができ、手間なく更新できるITツールを導入しましょう。

結論、マニュアルを作成・活用するためには、テンプレートを使ってマニュアルを作成できて、全社員がいつでもマニュアルにアクセスできるツール「Stock」一択です。

Stockは、「ノート」のテンプレート機能を使って効率よくマニュアルを作成できます。また、検索機能で社員はいつでもマニュアルを読み返せます。さらに、作成したマニュアルに対して「メッセージ」を送ることもでき、マニュアルの改良に役立ちます。

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

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＜Stockの口コミ・評判＞

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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
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特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

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