昨今グループウェアを業務に導入して効率化を図る民間企業が増えてきていますが、自治体においても、業務にグループウェアを導入し改善を図るべきだという認識が広まってきています。
しかし、民間企業と違って自治体でグループウェアを導入すべき理由や、どのように業務に生かすべきなのかがわからず導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体がグループウェアを利用するメリットと活用例・選定ポイントを解説します。
- グループウェアを利用するメリットを最大限得るための活用方法を知りたい
- 自治体でのグループウェア活用例を参考に、どのような取り組みをすべきか検討したい
- 自治体がグループウェアを導入する際の選定ポイントを把握し失敗リスクを避けたい
という方は今回の記事を参考にすると、グループウェア導入による自治体のメリットや活用例を把握しながら、ポイントを押さえた選定もできるようになります。
目次
自治体がグループウェアを利用するメリット
ここでは、自治体がグループウェアを利用するメリットを解説します。導入を推し進める際は、職員に以下のメリットを理解してもらうことが重要です。
自治体間での連携が促進できる
自治体がグループウェアを導入すると、自治体間での連携が促進されます。
グループウェアを導入していない環境では、自治体間でのやりとりはメールで行うのが一般的です。しかし、メールの場合、宛先とされている職員しか該当情報を確認できず、複数人でやりとりを行う場合には話の経緯が伝わりづらいです。
一方、グループウェアを導入すれば、掲示板機能やポータル機能を活用して、簡単に情報共有・コミュニケーションが可能になります。同一県内や地域ごとに共通のグループウェアが利用できれば、従来のように時間をかけてやりとりする手間もありません。
さらに、多くのグループウェアではアクセス権限の付与が行えるので、権限を適切に割り振れば、必要な職員にのみ情報の共有が行え、より効率的に業務を進められます。
セキュリティの強化が実現する
自治体でのグループウェア導入は、セキュリティ強化にも貢献します。
自治体では、職業柄住民の個人情報を多く取り扱います。万が一個人情報が漏えいすれば、住民からの信頼失墜はもちろん社会的な信用を失う事態にも陥りかねません。そのため、セキュリティ対策には気を配る必要があります。
しかし、メールなどを利用して情報共有を行っている場合、誤送信やウイルス感染など、思わぬ点から漏えいする可能性が出てきます。そのうえ、誰でも該当情報が閲覧できるとなれば、不必要な職員が情報を確認するリスクもあるのです。
一方、グループウェアを活用すると、情報はすべてベンダーの提供する高いセキュリティのなかで管理できるようになります。外部からのアクセスによる情報漏えいリスクの回避はもちろん、アクセス権限の付与やIPアドレス制限の設定などを行えば、人的リスクの回避にも繋がります。
働き方改革が推進する
働き方改革が促進されるのも、自治体がグループウェアを導入するメリットです。
多様な働き方を認め、労働力の確保に努める働き方改革は、自治体においても積極的な取り組みが必要です。しかし、多様な働き方に対応するには、省庁以外の場所からも通常通り業務を進められる環境づくりが欠かせません。したがって、情報共有ツールやウェブ会議機能などのツールを駆使して、庁内同様の労働環境の構築を行いましょう。
とはいえ、一度に複数のツールを導入すれば社員が混乱する恐れがあります。さらに、ツールによって操作性は異なるゆえに、使い方を教育する時間も多くかかることになります。
一方、グループウェアにはあらかじめ複数の機能が搭載されているため、ひとつのツールを導入するだけで包括的に業務を管理します。ただし、多機能すぎるツールは浸透しないので、機能に「過不足がないもの」を選ぶべきです。
業務効率化が実現する
グループウェアの導入は、業務効率化を実現させます。
グループウェアを導入していない場合、情報ごとに管理されている場所が異なります。これでは、ツールを横断して利用せざるを得なくなり「どこに何の情報が格納されているのか」が分かりにくくなります。
一方で、業務にグループウェアを導入すると、多機能に対応するさまざまな情報がすべてグループウェア内に蓄積されるようになります。その結果、従来のように必要な情報が格納されているツールを確認する必要がなく、同一ツール内でシームレスに作業が進められ、業務効率化が実現します。
自治体でのグループウェア活用例とは
以下では、自治体でのグループウェア活用例をご紹介します。活用例を元に、どのような業務改善に取り組めるのか検討しましょう。
スケジュール管理の効率化
自治体でのグループウェア活用例としては、スケジュール管理の効率化があります。
自治体においても、民間企業同様に書類作成などの納期が定められている業務は多く、スケジュール管理を徹底して行う必要があります。しかし、手帳に直接記載するような管理方法では煩雑化しやすく、ほかの職員とのスケジュール共有にも向きません。
一方、グループウェアのスケジュール管理機能を活用すれば、ツール内にスケジュールやタスクを入力するだけでリアルタイムでメンバーに共有されるため、共有の手間を省けます。さらに、内容の更新も簡単にでき、修正を何度繰り返したとしても手書きのように視認性が低くなることもありません。
また、インターネット環境さえあれば利用できるので、外出先や帰宅後など庁外環境でもストレスなく確認が行え、効率的に作業を進められるようになります。
情報共有の活性化
自治体でのグループウェア活用例として、情報共有の活性化があります。
多くの自治体が採用していたメールによる連絡体系は、処理に時間がかかるうえ、重要なメールの見落としが発生するリスクがありました。さらに、メールは検索性が低いので、やりとりしたはずのメールが探し出せないというデメリットもあります。
一方、グループウェアでは任意のメンバーとスピーディにやりとりができ、共有する情報によって連絡手段も柔軟に変えられます。
たとえば、個人でやりとりしたい場合は「ビジネスチャット機能」、全職員に共有したい場合は「掲示板機能」と使い分けを行うことで、常に必要な情報の確認が可能になります。
ペーパーレス化の実現
ペーパーレス化の実現も、自治体でのグループウェア活用例として挙げられます。
自治体では、会議の資料や各種申請書類などの、紙ベースの書類を多く活用していました。しかし、こうした紙ベースでの情報のやりとりは、印刷代や用紙代などが発生するだけでなく、印刷の手間や保管場所の確保などさまざまな面でのコストの増加を引き起こしてしまいます。
一方、グループウェアを使って、資料をすべてデジタルデータで共有する運用を取り入れられれば、紙ベースでの管理から脱却しペーパーレス化が実現します。さらに、データで管理することで検索性が高まり、より短時間で必要な資料へのアクセスも可能です。
自治体向けグループウェアの選定ポイント3選
以下では、自治体向けのグループウェア選定ポイント3選を解説します。
「グループウェアが導入しただけで終わり、活用できていない」という事態を防ぐには、以下のポイントを押さえた選定が必要です。
クラウド型であること
自治体で導入するグループウェアは、クラウド型ツールを選定しましょう。
グループウェアには、自社サーバー上に構築するオンプレミス型と、インターネット上に構築するクラウド型の2つのタイプがあります。
オンプレミス型のツールはよりセキュリティが高い環境での運用ができる一方で管理コストが高く、かつ社内ネットワークからしか利用できないというデメリットがあります。したがって、自治体でのグループウェア導入時は、クラウド型のツールを導入する必要があります。
場所を問わず、かつマルチデバイスで活用できるクラウド型ツールを選定することで、低コストで導入でき、場所を問わず利用可能となります。
業務に合った機能があるか
導入するグループウェアに、業務に合った機能があるかどうかも重要なポイントです。
自治体ごとに作業内容は異なるため、比較検討をせずにグループウェアを導入するのは避けましょう。所属する自治体で必要となる機能を確認し、その機能が備わっているかの見極めが必要です。
たとえば、「Stock」のように、自治体業務に必要な機能が過不足なく搭載されたツールであれば、導入による効果を最大限発揮可能となります。
操作性に問題はないか
ツールを導入する以上、操作性の確認も欠かしてはなりません。
導入したグループウェアは日々のあらゆる業務に利用することとなります。しかし、操作性の悪いツールを選定すると、かえって業務効率が低下し生産性が下がる恐れがあります。また、職員がツールを使いにくいと認識し、業務で活用しなくなる可能性もあるのです。
したがって、ツールの操作性には十分な注意を払い、現場の職員が活用できるかは押さえておくべきです。
とくに、サービスページに記載されている操作性や画面情報などを確認するだけでなく、無料トライアルを利用し、操作感の確認を含めた仮運用を行うのがおすすめです。
自治体でもストレスなく即日で使えるグループウェア
以下では、自治体でもストレスなく即日で使いこなせるグループウェアをご紹介します。
自治体はアナログ文化が強く根付いているという環境、グループウェア選定では必ず操作性の確認が必要です。なぜなら、日常的にITを使っていない環境では、職員のITリテラシーが低い可能性が高いからです。
とくに、ツール選定者にとっては便利なツールでも、ITに不慣れな職員からすれば、難しいツールとなるリスクは避けられません。また、便利である考えられがちな多機能なツールは、自治体の職員間で浸透せず無駄なコストがかかる可能性が高いので避けましょう。
結論、自治体に導入すべきグループウェアは65歳以上のメンバーでも直感的、かつ簡単に利用できるグループウェアの「Stock」です。
Stockの「ノート」に直接情報を記載するだけで、あらゆる情報共有がリアルタイムで完結します。さらに、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐付けられるため、共有された情報に対するやりとりや作業指示などもすべてツール内に集約されます。
ITリテラシーを問わずに最も簡単に使えるグループウェア「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自治体がグループウェアを利用するメリットと選定ポイントのまとめ
ここまで、自治体がグループウェアを利用するメリットと活用例・選定ポイントを解説しました。
自治体でのグループウェア導入は連携促進やセキュリティ強化に繋がり、業務効率化の実現に貢献します。ただし、選定時には業務内容に即した機能の有無や操作性を事前に確認し、「導入しただけ」で終わってしまう事態を防ぎましょう。
とくに、職員の持つITリテラシーの差を無視してツール選定を進めれば、業務への浸透は難しくなるので注意しましょう。また、自治体業務でも「情報」は必ず扱うため、情報共有・管理の側面からアプローチを行うと、業務効率化の費用対効果も高くなります。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな65歳以上の人でも即日で使えるほどシンプルな、情報の一元管理と活用を実現させるグループウェアです。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入されて、情報の一元化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自治体におけるグループウェアの導入を成功に導きましょう。
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