小規模自治体におけるDXは、限られた人員や予算の中で行政サービスの質を維持・向上させるため重要です。紙やExcel、電話中心の業務から脱却し、業務効率化や住民サービスの高度化を図る動きが進んでいます。
しかし、「DXの必要性は理解しているものの、何から手を付けるべきか分からない」「人材や予算が足りず、思うように進められていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、小規模自治体におけるDXの必要性や進まない理由、推進する方法を中心にご紹介します。
- 現場で運用できる現実的なDX施策を探している自治体職員
- 紙やExcel中心の業務から脱却したいが、何からDX化すべきか分からない管理職
- DX化が進まず悩んでいる小規模自治体の業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、小規模自治体に適したDXの進め方が分かり、無理なくDXを推進できます。
目次
小規模自治体でDXが求められている背景
小規模自治体でDXが求められている背景には、総務省より推進体制の構築やDXを進めるに当たって取り組むべき事項が定められました。具体的な内容は以下の通りです。
- 組織体制の整備
- デジタル人材の確保・育成
- 計画的な取組み
- 都道府県による市区町村支援
＜推進体制の構築＞
- 自治体の情報システムの標準化・共通化
- マイナンバーカードの普及促進
- 行政手続のオンライン化
- AI・RPAの利用・テレワーク推進
- セキュリティ対策の徹底
＜重点取組事項＞
このように、小規模自治体のDXは単なる業務効率化にとどまらず、国の方針としても組織体制の整備や重点施策の推進が求められています。また、これらの取組みをどのように実行し、現場に定着させていくかが今後さらに重要なのです。
小規模自治体でDXが進まない理由
ここでは、小規模自治体でDXが進まない理由をご紹介します。DXがなかなか推進・定着せず悩んでいる方は必見です。
IT人材・予算が不足しているため
1つ目は、IT人材・予算が不足しているためです。
小規模自治体ではIT担当者が少なく、他業務との兼任も多いため、DX推進の時間・知識が不足しています。また、予算も限られているため、大規模なシステム導入や外部コンサルティングの活用も難しいのです。
このように、人材・予算の制約により、そもそもDXを進められないという事態を引き起こしているのです。
現場にITツールが定着しないため
2つ目は、現場にITツールが定着しないためです。
自治体では、紙の申請書や口頭・電話による確認などのアナログな手法が長年続いているケースが多く見られます。そのため、新しいツールよりも従来の慣れた業務フローが優先されやすく、導入後も結果的に紙やExcel中心の運用へ戻ってしまうことがあるのです。
このように、昔からの慣習が強く残っている環境では、新しい仕組みを導入しても定着しにくいのです。
セキュリティへの不安があるため
3つ目は、セキュリティへの不安があるためです。
自治体は住民情報など重要な個人情報を扱うため、クラウドサービスや外部ツールの導入に対して慎重になりやすいのです。とくに、情報漏えいや不正アクセスのリスクに対する懸念から紙ベースの運用を続けるケースも多くあります。
したがって、セキュリティ面に不安がある状態だと、新しいITツールの導入は進みにくい状況にあります。
DXが進まないと起こる問題
小規模自治体でDXが進まないと起こる問題として以下の2点が挙げられます。
- 職員の負担が増大する
業務が紙・Excel・メールなどに分散したままになることで、情報の確認や転記作業が増え、ひとつの業務にかかる時間が長くなります。さらに、業務の属人化により特定の職員に負担が集中し、残業や業務遅延の原因になるのです。 - サービスの質が低下する
DXが進まないと、情報共有が遅れ「問い合わせ対応に時間がかかる」「担当者ごとに説明が異なる」といった問題が発生します。また、紙ベースの運用では申請状況の確認にも時間がかかるため、住民を待たせてしまうことも少なくありません。
このように、DXが進まない状態が続くと、職員の負担増加だけでなく、住民満足度や自治体への信頼低下にもつながるのです。
小規模な自治体でDXを進める方法
ここでは、小規模な自治体でDXを進める方法をご紹介します。限られた人員や予算の中でもDXを推進したい方は必見です。
（1）業務・部署単位で小さく始める
まず、業務・部署単位で小さく始めましょう。
1度に大規模な改革を進めると、現場の負担が大きくなり、運用が定着しないリスクが高まります。また、関係部署が多くなるほど説明や承認手続きが増え、導入が遅れてしまうのです。
そのため、まずは影響範囲を限定して取り組み、現場で確実に運用できる状態を作るべきです。このように、DXを進めやすくするためには、小さな成功事例を積み上げながら段階的にDXを広げるようにしましょう。
（2）ITツールを導入する
次に、ITツールを導入しましょう。
紙やExcel中心の運用では、住民対応履歴・申請状況・庁内連絡などの情報が部署ごとに分散しやすくなります。その結果、「担当者しか進捗が分からない」「過去の対応履歴を探すのに時間がかかる」といった問題が発生するのです。
そこで、情報を一元管理できるITツールを導入すれば、庁内の情報共有をスムーズにできます。たとえば、申請対応の進捗や住民対応履歴をリアルタイムで共有できるため、担当者不在時でも状況確認がしやすくなるのです。
ITツールの選定ポイント・注意点
ここでは、ITツールの選定ポイント・注意点をご紹介します。以下を参考にして、「ツールを導入したが現場で使われず形骸化してしまった」という事態を防ぎましょう。
ITスキルに関係なく使いこなせるか
1つ目は、ITスキルに関係なく使いこなせるかという点です。
小規模自治体では、若手職員からベテラン職員まで幅広い年代が働いており、ITツールへの習熟度にも差があります。そのため、多機能で操作が複雑なツールを導入すると、一部の職員しか使いこなせず、現場に定着しない恐れがあるのです。
また、自治体では住民対応や窓口業務が忙しく、操作方法を学ぶ時間を確保しづらいことがあります。その結果、「紙やExcelのほうが早い」となり、DXが進まなくなる原因になります。したがって誰でも直感的に使えるシンプルなツールを選ぶことが重要です。
高セキュリティ下で情報を保護できるか
2つ目は、高セキュリティ下で情報を保護できるかという点です。
自治体では住民情報や行政に関する重要なデータを扱うため、セキュリティ機能が不十分なツールを導入すると、情報漏えいや不正利用が発生する危険性があります。その結果、行政への不安が高まり、住民からの信頼低下につながる恐れがあるのです。
そのため、権限管理や情報の暗号化など、十分なセキュリティ機能が備わっているツールを導入しましょう。たとえば、「Stock」のように、「ISO 27001 (ISMS)」および「ISO 27017」といった国際セキュリティ認証を取得しているツールがおすすめです。
あとから振り返りがしやすいか
3つ目は、あとから振り返りがしやすいかという点です。
過去の対応履歴や申請内容をすぐに確認できない場合、同じ内容を何度も確認する手間が発生します。また、引き継ぎ時に対応状況や経緯を把握できず、業務が遅れる原因にもなりかねません。
したがって、必要な情報をあとからすぐに検索・確認できる仕組みが備わっているツールを選ぶことが重要です。
既存の業務・システムと連携できるか
4つ目は、既存の業務・システムと連携できるかという点です。
小規模自治体では、少ない職員で業務を回しているため、ツールの導入によって作業が増えると、現場の負担が大きくなります。たとえば、住民情報を複数のシステムへ二重入力したり、紙とシステムを並行して管理したりすると、かえって職員の負担になるのです。
したがって、現場の業務手順や運用方法に合わせて利用できるツールを選ぶことが、定着につながる重要なポイントです。
小規模自治体のDX化に役立つツール
以下では、小規模自治体のDX化に役立つツールをご紹介します。
小規模自治体は、IT人材・予算不足や根強いアナログ文化などにより、DX化が進みづらい場合があります。しかし、DXが実現しないと、業務の属人化や業務負担の増加を引き起こす恐れがあるのです。
そこで、ITツールを導入して、小規模自治体のあらゆる情報をデジタルで管理・共有する必要があります。一方で操作が複雑すぎるとすぐに使いこなせず、ツールが定着しないため、「シンプルで使いやすい操作性か」という点に注意が必要です。
したがって、「誰でも簡単に使いこなせて自治体のあらゆる情報をまとめて管理・共有できるツール」を導入すると、IT人材の少ない小規模な自治体でもDX化を進められます。
なかでも「Stock」は、直感的な操作でノートにあらゆる情報をまとめて蓄積・リアルタイム共有できるツールです。また、ノートに紐づくメッセージやタスクで業務に関するやりとりや指示もまとめて管理できるほか、検索機能で過去の情報も瞬時に見つけられます。
高セキュリティであらゆる情報が蓄積されるシンプルなツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
小規模自治体のDXが進まない原因と解決法まとめ
これまで、小規模自治体のDXが進まない原因と解決法を中心に解説しました。
小規模自治体では、人材・予算不足やアナログ文化の定着によってDXが進みにくい状況があります。しかし、業務単位で小さく始めたり、現場に合ったITツールを導入したりすることで、情報共有や業務管理を改善できます。
また、自治体でDXを定着させるには、業務との連携がしやすく安全な環境下で誰でもすぐに使いこなせるツールを選ぶことが重要です。したがって、「高セキュリティかつシンプルな操作性で情報を簡単に共有・蓄積できるツール」を導入しましょう。
結論、小規模自治体のDXには、国際セキュリティ認証を取得していて、直感的な操作であらゆる情報を蓄積・共有でき、高精度な検索機能であとから振り返りやすいツール「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、小規模自治体でも無理なくDXを定着させ、業務負担を減らしながら住民のサービス向上を実現しましょう。
