会社にマニュアルがあると、新人や中途社員も業務の内容や手順が分かるようになり、安心して仕事を進めていけます。また、マニュアルがあることで、”作業の質がバラつく問題”を解消でき、さらに教育コストを抑えられるなどのメリットを得られます。
一方で、時間がなくてマニュアルを作成できていなかったり、そもそもマニュアルに必要性を感じていなかったりする企業も少なくありません。
そのため、「会社にマニュアルを整備できていない」「どのようにマニュアルを作成したらいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを作らない会社の問題点や会社のマニュアル作成をうまく進める方法を中心にご紹介します。
- 会社にマニュアルがないので、ミスが多くて困っている
- 会社にマニュアルがない理由を理解し、しっかり問題提起したい
- マニュアルを整備したいが、時間や工数をかけられない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルが必要な理由が分かるだけでなく、工数を最小限に抑えて、マニュアルを導入できる方法を見つけられます。
目次
マニュアルがない会社の特徴とは？
ここでは、マニュアルがない会社の特徴を解説します。マニュアルがない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があります。
（1）マニュアルを作る時間がない
マニュアルが作成されない理由の1つ目に「他の仕事で忙しいので、マニュアルを作っている暇がない」ことが挙げられます。
日々、業務に追われている企業では、マニュアルの作成が後回しになりがちです。しかし、今後も発生する「新人を教育するのにかける時間」や「引き継ぎにかかる手間」を考えれば、まずはマニュアルを作成する時間を確保すべきです。
一方で、紙ベースでマニュアルを作成すると、作成するのに膨大な時間がかかってしまううえ、共有するのに印刷して配布する手間が生じてしまいます。そこで、ITツールを導入すると、紙で発生していたマニュアルの作成・共有の手間を省けるのです。
たとえば、シンプルな使い勝手の「ナレカン」は、マニュアルなどのナレッジ管理に特化した機能が豊富に備わっているので、時間をかけずにマニュアルを整備できるのです。
（2）誰もマニュアルを見ない
マニュアルが作成されない理由の2つ目に「過去に作成したが、誰も見なかったため以後作成されなくなった」パターンが挙げられます。
マニュアルが読まれない理由には「内容が多すぎて必要な情報を見つけられない」「そもそもどこにマニュアルがあるのかわからない」などが挙げられます。そのため、従業員が読みやすい内容や環境を整える必要があるのです。
そこで、マニュアルはExcelやWordなどではなく、検索性に優れたツールを活用すれば、読まれない問題を解消できます。
（3）マニュアルに依存することを危惧している
マニュアルが作成されない理由の3つ目として、「マニュアルに頼りすぎるのは良くない」と考えているケースがあります。
具体的には、マニュアルに書かれていない想定外のトラブルに対し、臨機応変に対処できなくなると上司・管理者層が懸念を抱いているのです。そのため、マニュアルに対するマイナスの印象から、あえてマニュアルを作らない選択をしている企業もあります。
しかし、実際には、発生頻度の低いイレギュラーな対応パターンこそ、同様のトラブルが起きたときに”正しい対応”ができるようノウハウとして蓄積しておくべきです。また、フローチャート形式でマニュアルを作成すれば、臨機応変な対応も可能になります。
業務マニュアルがない会社の問題点
ここでは、業務マニュアルがない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」とマニュアルを軽視すると、以下のような問題が生じます。
教育や引き継ぎに時間がかかる
マニュアルがなければ、必要以上に教育や引き継ぎに時間がかかります。
マニュアルがない会社では、一から業務の内容や手順を説明する必要があるため、1つ1つの引き継ぎに時間がかかってしまいます。また、とくに新人のうちは「分からないところがあるが、質問しづらくて作業が進まない」というケースも起こりがちです。
さらに、人によって教える内容にばらつきが生じやすく、新入社員や後任者が混乱する恐れもあります。このように、マニュアルがなければスムーズに作業を進められず、教わる側・教える側ともに負担が大きくなってしまいます。
業務が属人化する
マニュアルがなければ、業務の属人化が起こりやすいです。
マニュアルがない状況では、業務の内容や進め方が共有されず、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクがあります。また、社員がそれぞれのやりやすい方法で業務を進めるため、質にばらつきが出ます。
このように、マニュアルがない会社では、業務ノウハウが蓄積されず、業務の標準化もできないため、業務が属人化してしまいます。
トラブルを回避しきれない
マニュアルがないと、防げたはずのトラブルが発生する恐れもあります。
たとえば、食品を取り扱う企業は、衛生管理の手順が統一されていなければ、消費者の健康を害する危険があります。また、製造業のように大きな機械を扱う現場では、操作マニュアルによって安全管理がされていなければ、事故につながりかねません。
以上のように、マニュアルがないが故に遵守すべき事項が曖昧になり、トラブルに発展してしまうケースがあるのです。
【すぐ実践できる】会社のマニュアル作成をうまく進める方法
以下では、会社のマニュアル作成をうまく進める解決策を紹介します。
通常業務が忙しいと、マニュアルの作成が面倒で後回しになりがちです。しかし、マニュアルがないと新人教育へ必要以上に時間がかかったり、業務が属人化して作業が遅延したりするため、業務を効率化していくのにマニュアルは必須だと言えます。
そこで、「誰でも簡単に情報やノウハウをまとめられるITツール」を導入すれば、業務の進め方や注意点を気軽に残せます。ただし、マニュアルを作成しても活用されなければ意味がないため、検索性にも長けたツールを選びましょう。
結論、マニュアル作成・管理のハードルを下げるには。誰でも簡単に使えて、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、業務の不明点を「質問・回答」の形式でそのまま残せるので、マニュアル整備にかかる工数を削減できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」で瞬時に目当ての情報が見つかるので、マニュアルが活用されない問題も解消できます。
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Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選
ここでは、作成されたマニュアルを有効に活用する上で重要なポイントを2つご紹介します。マニュアルを作成して終わりではなく、以下の項目も必ず押さえておきましょう。
気軽に更新できるか
1つ目のポイントは、気軽に更新できるかどうかです。
業務マニュアルを効果的に活用するためには、定期的な内容の更新が必要です。たとえば、「製品の仕様が変更になり、必要な工数が増えた」場合、マニュアルの内容を更新しないと完成した製品に欠陥が生じてしまいます。
ただし、紙媒体のマニュアルは内容を更新する度に印刷・配布を行う必要があり面倒です。したがって、更新した内容を瞬時に任意のメンバーに共有することができる「ナレカン」のような情報共有ツール上でマニュアルを管理しましょう。
検索性が高いか
2つ目のポイントは、検索性が高いかどうかです。
社内でマニュアルが普及してくると、細かい作業1つ1つに対してマニュアルが作成され、会社全体で膨大な数量を保有することになります。結果、「マニュアルの数が多すぎて目当ての情報を見つけられない」という事態になりかねません。
したがって、マニュアルを有効活用するには、社内の全マニュアルの中から目的の情報を見つけ出せる環境を整える必要があります。具体的には、部署・作業区分ごとに区別して保管したり、高度な検索機能を有したITツール上で管理することをおすすめします。
会社にマニュアルがあるメリットとは
ここでは、マニュアルを作成するメリットを3つ解説します。マニュアルは必要ないと考えている方は、必見です。
（1）業務の質を底上げできる
マニュアルを作成するメリットの1つ目は、業務の質を底上げできることです。
マニュアルを作ると業務内容が見える化するので、業務が標準化して社員ごとの質のばらつきを抑えられます。さらに、マニュアルを通して業務ノウハウをナレッジとして共有すれば、社員全体の業務の質を底上げできるのです。
このように、マニュアルは属人化防止だけでなく、業務の質の向上という観点からも重要と言えます。
（2）ミスのない業務フローを作れる
マニュアルを作成するメリットの2つ目は、ミスのない業務フローを作れることです。
業務の中には、慣例的に続いていて現在は必要でない工程がある場合があります。そこで、マニュアルを作成して業務フローを整理すると、すべての業務が可視化されるので、作業のしづらさに気づきやすくなるのです。
作業手順が複雑だと、対応ミスも起こりがちです。そのため、マニュアル作成はミスの起こらない仕組みづくりにつながると言えます。
（3）教育コストを削減できる
マニュアルを作成するメリットの3つ目は、教育コストを削減できることです。
マニュアルがない現場では、新人教育や引継ぎに時間がかかります。とくに、新入社員の人数が多く、部署異動も多い大企業では、通常業務を滞らせないため、教育コストはできるだけ抑えたいものです。
そこで、マニュアルとして作業手順を文字におこせば、一から口頭で説明する手間がなくなり、教育の負担を軽減できます。
マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ
ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。
マニュアルがなければ、業務内容が見える化されず、属人化が起こったり教育コストが高まったりする原因となります。とくに、人事異動の多い大企業ではマニュアル作成による作業効率化が不可欠なのです。
ただし、マニュアルは作って終わりではなく、適切に管理して活用される環境を整えなければなりません。そこで、使いやすいITツールを導入すれば、PCやスマホから場所を問わずマニュアルを閲覧できるので、活用されやすくなるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない方でも適切にマニュアルを作成・管理・閲覧できるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは編集履歴が残るので、マニュアルのアップデートもしやすい仕様になっています。
ぜひ、マニュアルの作成・運用に長けた機能を搭載している「ナレカン」を導入して、マニュアル導入のハードルを下げましょう。
