ビジネスにおいて、双方向のコミュニケーションを適切にとることは、業務を円滑に遂行する上で重要です。しかし、会話に苦手意識があったり、コミュニケーションがうまくいかないと感じる場合、一方的なコミュニケーションになってしまう場合が多いです。
しかし、なかには「一方的なコミュニケーションの改善方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、一方的なコミュニケーションの特徴や注意点、改善策を中心にご紹介します。
- コミュニケーションに苦手意識がある
- 一方的なコミュニケーションを改善したい
- 社内のコミュニケーションに最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、一方的なコミュニケーションの改善策が分かるだけでなく、ビジネスにおける双方向のコミュニケーションにおすすめのツールまで見つかります。
目次
一方的なコミュニケーションの特徴
はじめに、一方的なコミュニケーションの特徴について解説します。以下の特徴が当てはまるという場合には、早急に改善する必要があります。
自身の話が多い
まずは、自身の話が多いことが挙げられます。
自身の話が多い人は、自己中心的で相手に意見を求めなかったり、自分の解釈ですぐに結論づけたりしてしまいがちです。
そのため、人と会話していてもいつの間にか自身の話ばかりをしてしまい、一方的なコミュニケーションになってしまうのです。
相手の意見を聞かない
次に、相手の意見を聞かないことが挙げられます。
たとえば、ミーティングの場で相手の意見を求めず一方的な発言をすると、議論ではなく伝達になってしまい、ミーティングの意味がなくなってしまうのです。
以上のように、相手の意見を聞かないと一方的な伝達になってしまうため、自身の話や意見に対して相手がどう感じたかを投げかけましょう。
相手の知識や理解力を考慮していない
最後に、相手の知識や理解力を考慮していないという特徴があります。
たとえば、相手の経験年数や能力などを考慮せず、専門用語やビジネス用語を多用してしまうと、相手は会話についていくことができません。その結果、会話が成立しないという事態が起こり得るのです。
そのため、話すときには「誰にでも通じるのか」を考え、相手のことを思いやったコミュニケーションをしましょう。
一方的なコミュニケーションの注意点
以下では、一方的なコミュニケーションの注意点について解説していきます。ビジネスの場において、コミュニケーションが不十分では、以下のような弊害が起きてしまうので要注意です。
信頼関係が構築できない
まずは、信頼関係が構築できないことが挙げられます。
相手との理解を深めるためには、お互いが対話を通じて真剣に向き合い、意見を交換することが必要不可欠です。しかし、一方的なコミュニケーションをしていては、相手が「この人とは話しにくい」と感じてしまい、信頼関係を築くことができません。
その結果、些細なことで衝突しやすくなり、トラブルに発展してしまうのです。以上のような事態を回避するためにも、コミュニケーションを通じて、信頼関係の構築に努めましょう。
議論が発展しない
次に、議論が発展しないことが挙げられます。
会議などで一方的なコミュニケーションをとっていると、意見交換や知識共有としての役割が果たせず、チーム全体で協力することができません。
一方、双方向のコミュニケーションがとれれば、議論は活性化します。それにより、全員が自分のアイデアを出し合い、共有することで、よりよい結論に達するのです。
一方的なコミュニケーションの解決策
以下では、一方的なコミュニケーションの解決策をご紹介します。自社で双方向のコミュニケーションが上手くとれていないという場合は、以下を参考にしましょう。
相手の話を聞く
1つ目に、相手の話を聞きましょう。
自身が提案する側でも、相手の反応や意見に耳を傾け、質問しましょう。自身と異なる意見だとしても、相手の意見を尊重することがコミュニケーションにおいては大切です。
また、会話のテクニックとして「オウム返し（相手の発言をそのまま繰り返すこと）」を取り入れるのも有効です。相手の話を聞いているという姿勢をとることで、一方的なコミュニケーションを解消して、双方向のコミュニケーションにつながります。
相手が行動を起こしやすいようにする
2つ目に、相手が行動を起こしやすいような会話を心がけましょう。
たとえば、相手が新しいプロジェクトに取り組んでいる場合「今のプロジェクトについて不安な点や確認しておきたい点はありますか？」というような質問を投げかけることで、相手が業務上で困っていることや意見を引き出すことができます。
とくに、相手よりも自身の方が立場が上の場合、相手は萎縮してコミュニケーションをとれていないケースもあるのです。そこで、相手の不安な点を解消して、積極的に行動を起こせる環境を提供しましょう。
仕事で双方向のコミュニケーションをとるためには？
ビジネスにおける双方向のコミュニケーションとは、業務を遂行する上で必要不可欠な情報を交換し合うことを指します。
業務のムダや抜け漏れを防ぐだけでなく、お互いの意見や思考、アイデアを交換することで、社内全体でノウハウや知識を共有できるという意義があるのです。
また、上司と部下の双方向のコミュニケーションも重要です。上司と部下の良好な人間関係が築けていると、部下の不安がなくなり、モチベーションも上がります。結果的に、組織の信頼関係が構築でき、職場に対して安心感や好感を持って働くことができるのです。
したがって、ビジネスにおける双方向のコミュニケーションは、業務を遂行する上でも、組織の信頼関係を築くためにも重要になります。
【これで解決】一方的なコミュニケーションを解消するツール
以下では、一方的なコミュニケーションを解消するツールを紹介します。
ビジネスにおいては、業務遂行や組織の信頼関係構築のために「双方向のコミュニケーション」が不可欠です。そのため、情報を双方で交換し合い、相互理解を深められるツールを導入しましょう。
たとえば、メールでもやりとりができますが、テンポの良いコミュニケーションをするには不向きです。そのため、コミュニケーションツールを活用して、相互的で活発なコミュニケーションを取り入れましょう。
結論、ビジネスでの双方向のコミュニケーションに貢献するツールは、あらゆる情報をリアルタイムで社内に共有でき、コミュニケーションもとれる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は案件別で情報を残すことができ、ノートに紐づく「メッセージ」では、ノートに残した情報にまつわるやりとりができます。また、検索機能も充実しているので過去の話題が挙がった時もすぐに追えるのです。
非IT企業の65歳以上の方でも使えるコミュニケーションツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
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一方的なコミュニケーションの特徴や解決策まとめ
これまで、一方的なコミュニケーションの特徴や解決策、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
業務を遂行するうえで、仕事のムダや抜け漏れをなくすには、情報を双方で交換し合い相互理解する「双方向のコミュニケーション」が必要不可欠です。
ただし、メールでのやりとりはスピード感に欠けるうえに、チャットツールでは大切な案件が流れてしまうという難点があります。したがって、社内であらゆる情報を流れることなく管理し、相互的なコミュニケーションまでとれるツールを導入すべきです。
結論、あらゆる情報を蓄積できるノートがあり、案件ごとの情報が流れずにコミュニケーションまでとれる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の双方向のコミュニケーションを活発にする仕組みをつくりましょう。
