ビジネスにおいて、双方向のコミュニケーションを適切にとることは、業務を円滑に遂行する上で重要です。しかし会話への苦手意識があったり、認識のずれが生じたりするなど、適切にコミュニケーションを取ることは難しいことだと言えます。
また一方的なコミュニケーションになっていることに気づいてはいるものの「直し方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、一方的なコミュニケーションの特徴や注意点、直し方を中心にご紹介します。
- 自分が一方的なコミュニケーションになっていないか不安がある
- 一方的に話すコミュニケーションを改善したい
- 一方的なコミュニケーションではなく対話的なコミュニケーションが取れるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、一方的なコミュニケーションの直し方が分かるだけでなく、ビジネスにおける双方向のコミュニケーションにおすすめのツールまで見つかります。
目次
一方的なコミュニケーションの特徴
はじめに、一方的なコミュニケーションの特徴について解説します。以下の特徴が当てはまるという場合には、早急に改善する必要があります。
自身の話が多い
まずは、自身の話が多いことが挙げられます。
自身の話が多い人は、自己中心的で相手に意見を求めなかったり、自分の解釈ですぐに結論づけたりしてしまいがちです。
そのため、人と会話していても相手の話を聞かずいつの間にか自身の話ばかりになり、一方的なコミュニケーションになってしまうのです。
相手の意見を聞かない
次に、相手の意見を聞かないことが挙げられます。
たとえば、ミーティングの場で相手の意見を求めず一方的な発言をすると、議論ではなく伝達になってしまい、ミーティングの意味がなくなってしまうのです。
以上のように、相手の意見を聞かないと一方的な伝達になってしまうため、自身の話や意見に対して相手がどう感じたかを考え、確認しましょう。
相手の知識や理解力を考慮していない
次に、相手の知識や理解力を考慮していないという特徴があります。
たとえば、相手の経験年数や能力などを考慮せず、専門用語やビジネス用語を多用してしまうと、相手は会話についていくことができません。その結果、会話が成立しないという事態が起こり得るのです。
そのため、話すときには「誰にでも通じるのか」を考え、相手の立場や状況を思いやってコミュニケーションを取ることを心がけましょう。
情報が細かすぎて伝わらない
最後に、話している内容の情報が細かすぎて伝わらないという特徴があります。
話す側と聞く側の知識量が同じ程度であったとしても、1度に話す情報量が多すぎると理解できなかったり、重要なことが流れてしまう可能性があります。
まずは1番伝えたいことや話の大枠を伝え、概要を理解してもらってから細かい部分まで話すようにしましょう。
一方的なコミュニケーションの注意点
以下では、一方的なコミュニケーションの注意点について解説していきます。ビジネスの場において、コミュニケーションが不十分では、以下のような弊害が起きてしまうので要注意です。
信頼関係が構築できない
まずは、信頼関係が構築できないことが挙げられます。
相手との信頼関係を深めるためには、お互いが対話を通じて真剣に向き合い、意見を交換することが不可欠です。しかし、一方的なコミュニケーションをしていては、相手が「この人とは話しにくい」と感じてしまい、信頼関係を築くことができません。
その結果、些細なことで衝突しやすくなり、トラブルに発展してしまうのです。以上のような事態を回避するためにも、双方向のコミュニケーションを通じて、信頼関係の構築に努めましょう。
議論が発展しない
次に、議論が発展しないことが挙げられます。
会議などで一方的なコミュニケーションをとっていると、意見交換や知識共有も進まないうえ、新たなアイディアを創出する機会が奪われてしまいます。
一方、双方向のコミュニケーションがとれれば、議論は活性化し新しい発見も得ることができます。以上のことからより良い結論に達するためには、双方向のコミュニケーションが不可欠であると言えます。
相手の時間を奪う
最後に、相手の時間を奪う、といったことが挙げられます。
一方的なコミュニケーションを取っていると、相手の時間や労力を奪うことになります。片方の意見のみでは適切な情報共有はできないので、聞き手はただ時間を拘束されるだけとなり、業務を進める手が止まってしまうのです。
議論がないと、話し手自身も有益な情報が得られません。したがって、時間の余裕や緊急性を考慮したうえで、双方向のコミュニケーションを取ることが重要です。
一方的なコミュニケーションの直し方
以下では、一方的なコミュニケーションの直し方をご紹介します。自社で双方向のコミュニケーションが上手くとれていないという場合は、以下を参考にしましょう。
相手の話を聞く
まず、相手の話を聞きましょう。
自身が提案する側でも、相手の反応や意見に耳を傾け、質問しましょう。双方向のコミュニケーションにおいて自身と異なる意見だとしても相手の意見を尊重し、結論を急かさないことが大切です。
また、会話のテクニックとして「オウム返し（相手の発言をそのまま繰り返すこと）」を取り入れるのも有効です。相手の話を聞いているという姿勢をとることで、一方的なコミュニケーションを解消し、双方向のコミュニケーションに変換できます。
相手が行動を起こしやすいようにする
次に、相手が行動を起こしやすいような会話を心がけましょう。
たとえば、相手が新しいプロジェクトに取り組んでいる場合「今のプロジェクトについて不安な点や確認しておきたい点はありますか？」というような質問を投げかけることで、相手が業務上で困っていることや意見を引き出すことができます。
とくに、相手よりも自身の方が立場が上の場合、相手は萎縮して十分なコミュニケーションを取れていないケースもあるのです。そこで、相手の不安な点を解消して、積極的に行動を起こせる環境を提供しましょう。
表情や感情を相手に見せる、伝える
次に、自分が話している時の表情や感情をを相手に見せる、伝えようとすることを意識しましょう。
重要な話をしていても顔がこわばっていたり単調な口調で話していたりすると、相手に怒っているという印象を与え、話の内容が十分に伝わらない可能性があります。
相手の様子を気にするだけではなく、自分自身も相手に話を聞いてもらえるような振る舞いを心がけることが重要です。
理解度の確認する
最後に、相手がどこまで理解しているのかということの確認をしましょう。
自分の話に対する相手の理解が得られていないままでは、業務がうまく進まなくなってしまいます。また、理解度を確認することで自分のコミュニケーションの取り方に改善点があるのかを考えるきっかけにもなります。
業務のためだけではなく、コミュニケーションの取り方をより良くしていくためにも、理解度の確認は欠かせないのです。
仕事で双方向のコミュニケーションをとるためには？
ビジネスにおける双方向のコミュニケーションとは、業務を遂行する上で不可欠な情報を交換し合うことを指します。
業務のムダや抜け漏れを防ぐだけでなく、お互いの意見や思考、アイデアを交換することで、社内全体でノウハウや知識を共有できるという意義があるのです。
また、上司と部下の双方向のコミュニケーションも重要です。上司と部下が良好な関係性だと、不安や疑問点をすぐに共有できます。その結果、組織全体の信頼関係も構築され、社員は安心感や好感を持って働けるようになり、個々のモチベーションも上がるのです。
したがって、ビジネスにおける双方向のコミュニケーションは、業務を遂行する上でも、組織の信頼関係を築くためにも重要になります。
【これで解決】一方的なコミュニケーションを解消するツール
以下では、一方的なコミュニケーションを解消するツールを紹介します。
ビジネスにおいては、業務遂行や組織の信頼関係構築のために「双方向のコミュニケーション」が不可欠です。そのため、情報を双方で交換し合い、相互理解を深められるツールを導入しましょう。
たとえば、メールでもやりとりができますが、テンポの良いコミュニケーションをするには不向きです。そのため、コミュニケーションツールを活用して、相互的なコミュニケーションを活発に行いましょう。
結論、ビジネスでの双方向のコミュニケーションに貢献するツールは、あらゆる情報をリアルタイムで社内に共有でき、コミュニケーションもとれるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は案件別で情報を残すことができ、ノートに紐づく「メッセージ」では、ノートに残した情報にまつわるやりとりができます。また、検索機能も充実しているので過去の話題が挙がった時もすぐに追えるのです。
非IT企業の65歳以上の方でも使えるコミュニケーションツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
一方的なコミュニケーションの特徴や解決策まとめ
これまで、一方的なコミュニケーションの特徴や直し方、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
業務を遂行するうえで、仕事のムダや抜け漏れをなくすには、情報を共有し、信頼関係を構築する「双方向のコミュニケーション」が不可欠です。
ただし、メールでのやりとりはスピード感に欠けるうえに、チャットツールでは大切な案件が流れてしまうという難点があります。したがって、社内であらゆる情報を流れることなく管理し、相互的なコミュニケーションまでとれるツールを導入すべきです。
結論、あらゆる情報を蓄積できるノートがあり、案件ごとの情報が流れずにコミュニケーションが可能なツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の双方向のコミュニケーションを活発にする仕組みをつくりましょう。
