企業内で行われる稟議は、社内の重要事項の決定に関わる大切な業務です。また、稟議書を通じて決裁が行われれば、長時間の会議を逐一開く必要もなくなります。
 
一方、稟議書には複数人の承認が必要であり、「紙の稟議書を何度も提出・修正しなければならない状況」に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内稟議における課題点と解決策を中心に解説します。
 
  • 紙の稟議書を用意する面倒な状況を改善したい
  • 稟議書に最適な例文を参考にしたい
  • 稟議をIT化して、無駄なコストを減らしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内稟議で使える例文のポイントを押さえられ、稟議にかかる時間や手間を削減できる方法も見つかります。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内稟議とは?

「稟議」とは業務の重要事項において、複数の担当者に承認をもらう手続きのことです。
 
社内稟議の代表的な事項には「備品の購入」「企業との契約」「人材の採用」「出張の可否」などがあり、承認者は一定の権限を持つ上層部が務めることが一般的です。
 
また、稟議と混同されがちな言葉に「決裁」がありますが、決裁は上司や役員などが最後の判断を下すことを指します。つまり、稟議は承認を得るための“プロセス”であり、決裁は権限がある役員による最終的な”決定”である点が違いです。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内稟議に使える例文

稟議書は、承認者がひと目で内容を理解できるように、簡潔に要点を伝えましょう。
 
また、稟議書を承認してもらうためには、メリットをわかりやすく伝えることも重要です。客観的なデータなどを用いて説得力を持たせることを意識しましょう。
 
以下は、稟議書作成時の簡単な例文です。
 
【サービス導入の例文】
 
 
稟議書
 
件名
〇〇サービス導入について
(1)目的
当社が抱える△△問題について早急な課題解決が必須。ついては××社の〇〇サービスを導入し、問題解決と業務の効率化を目指すために承認をお願いいたします。
(2)金額
××社 ビジネスプラン 月額◆◆円
(3)導入効果
かねてより、弊社の大きな課題であった△△を、本サービスによって〇〇(定量的なデータなど)な理由で根本的な解決が期待できます。また、弊社のサービスと相乗効果によって、さらなる業務効率向上が実現可能です。
(4)懸念材料
弊社の情報監査システムによって万全なセキュリティであることを確認済みです。
 
 
上記の例文のように、経費がかかる稟議書では、目的や費用、想定される効果などを明確に記載しましょう。また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも伝えるのがポイントです。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内稟議における3つの課題とは

ここでは、社内稟議で起こりがちな課題を紹介します。自社の現状と照らし合わせて、「無駄な手間がかかっていないか」「業務効率が落ちていないか」を確認しましょう。

(1)作成にコストがかかる

稟議における課題の1つ目は、作成コストがかかることです。
 
紙で稟議書を作成すると、紙代や印刷代のコストが常にかかります。また、稟議書のフォーマットがない企業は、毎回一から作成しなければならないため、社員に業務負荷を与え、その分の人的コストもかかります。
 
このように、稟議書を取り扱っていれば、紙や印刷に金銭的コストだけでなく、人的コストもかかるのは、多くの企業が抱える課題です。

(2)承認までに時間を要する

稟議における課題の2つ目は、承認までに時間を要することです。
 
稟議書を紙で作成した場合、起案者は、承認のために複数の上司や役員のところへ、わざわざ足を運び、稟議書を届ける必要があります。
 
そのうえ、承認者の不在時は帰社を待たなければならなかったり、業務状況によっては稟議書の承認が後回しになったりする場合もあります。このように、承認者の都合によって、稟議にかかる時間は大幅に左右されるのです。
 
そのため、「稟議書を電子化して、タイミングを気にせず即座に承認者へ共有できるようにする」という対処法が有効です。ただし、紙から電子化への移行は、社員への負荷もかかるため、「Stock」のような誰もが簡単に使いこなせるツールが最適です。

(3)稟議書の管理が面倒

稟議における課題の3つ目は、稟議書の管理が面倒なことです。
 
紙の稟議書は保存するのにも苦労します。稟議書は、後から見返す機会もあるため、大切に保管しなければなりませんが、次第に資料も増えてきて、整理が大変になります。
 
しかし、面倒だからといって稟議書の保管が煩雑では、あとから該当の稟議書を探すのに手間がかかるだけでなく、書類の紛失などの可能性が高くなります。このように、稟議書の管理に関する課題は、セキュリティリスクにもつながってしまうのです。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【知らなきゃ損】稟議書を簡単に管理できるツール

以下では、稟議書を簡単に管理できるツールをご紹介します。
 
紙の稟議書は用紙や印刷などのコストがかかるだけでなく、承認されるまでに時間を要します。また、情報漏洩のリスクもあるため、稟議書を紙で作成・保管するのではなく「ITツール」で電子化しましょう。
 
稟議書を電子化すれば、「承認までの時間を大幅に短縮」「書類の保管スペースも不要」「書類を紛失するリスクが低減」とメリットが多いです。ただし、アナログからデジタルへの移行はストレスが伴うため、『誰でも簡単に使えるITツール』が求められます。
 
そこで、デジタル化への負荷を最小限にするなら、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で扱えるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
 
Stockには、稟議書を簡単に作成できる「ノート」があり、作成した書類は承認者のもとへすぐに共有されます。また、任意のメンバーだけに編集権限を付与できるため、書類を安全に稟議にかけられます。

非IT企業の65歳の方でも直感的に使える「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

稟議書を書くときの3つのコツ

以下では、稟議書を書くときの3つのコツを紹介します。
 
  • 結論から述べる
  • 稟議書を書くときは、まずは結論から述べましょう。そして、稟議書を上から読んだときに一番内容が理解できるように、他の項目の順番も意識しましょう。
     
  • 具体的なメリットを述べる
  • 「稟議が通すことに、どのようなメリットがあるか」を具体的に主張しましょう。数値などを使うと説得力が増します。
     
  • 通さないデメリットに触れる
  • メリットだけでなく、「稟議を通さなかった場合、企業としてどのようなデメリットがあるか」も記載しましょう。特に、競合他社の状況などを記載すると、危機感をアピールできます。
稟議をかけるときには、稟議書を通すメリットだけでなく、逆に通さないことで企業が請け負うリスクを、いかに承認者へ伝えられるかが重要です。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内稟議の課題と書き方のコツまとめ

ここまで、社内稟議の例文や課題、書くときのコツを中心に解説してきました。
 
社内稟議がアナログでは承認フローが長くなり、業務効率を低下させるだけでなく、作成・管理にかかるコストも増えます。そのため、社内で書類の共有ができて、紙に印刷しなくてもPCやスマホから使える「ITツール」を使いましょう。
 
ただし、アナログからデジタルに移行するのは、ITに詳しくない社員へ「負荷がかかります。そのため、社内情報を電子化するツールは、「誰でもすぐに使いこなせて、現場に定着しやすいツール」にすべきです。
 
そこで、書類の電子化をスムーズに進めたいのであれば、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・管理を効率化して、社内稟議のストレスを解消させましょう。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: プロジェクト管理とは?手法やツール、管理すべき項目も紹介!
 
関連記事: 【簡単解説】ワークフローとは?システム導入のメリットも解説
 
関連記事: ワークフローシステムとは?無料の中小企業向けシステムも紹介!
 
関連記事: 【おすすめツールあり】稟議の電子化によるメリットや注意点とは?
 
関連記事: 【徹底解説】リソース管理とは?メリットやポイント・手順も紹介!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。