企業内で行われる稟議は、社内の重要事項の決定に関わる大切な業務です。また、稟議書を通じて決裁が行われれば、長時間の会議を逐一開く必要もなくなります。
一方、稟議書には複数人の承認が必要であり、「紙の稟議書を何度も提出・修正しなければならない状況」に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内稟議における課題点と解決策を中心に解説します。
- 紙の稟議書を用意する面倒な状況を改善したい
- 稟議書に最適な例文を参考にしたい
- 稟議をIT化して、無駄なコストを減らしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内稟議で使える例文のポイントを押さえられ、稟議にかかる時間や手間を削減できる方法も見つかります。
目次
社内稟議とは？
「稟議」とは業務の重要事項において、複数の担当者に承認をもらう手続きのことです。以下では、稟議書の役割、社内稟議の種類、そして決裁との違いについて説明します。
社内稟議の種類
社内稟議にはさまざまな種類があり、各稟議はその目的に応じて異なるフォーマットや手続きを伴います。たとえば、以下のような稟議があります。
- 設備投資に関する稟議
- 予算変更に関する稟議
- 人事異動に関する稟議
新しい設備を購入するための予算を承認するための手続き
既存の予算を修正するための承認を得る手続き
社員の異動や昇進を承認するための手続き
以上のような稟議は、組織内での意思決定を円滑に進めるために重要です。複数の担当者が意思決定に関与することで、見落としや誤りのリスクが軽減され、後のトラブルや問題を未然に防ぐことができます。
稟議書の役割
稟議書とは、稟議を行う際に必要な承認を得るための文書です。
組織内の重要な決定を文書化し、関係者全員がその内容を共有できるようにすることで、関係者間で共通の理解を持つためのツールとして機能します。また、稟議書は、後のトラブルを防ぐための証拠としても利用されます。
稟議書を通じて各担当者の役割と責任が明確になれば、誰がどの部分を承認したかが記録され、責任の所在がはっきりするのです。
決裁との違い
混同されがちな言葉で「決裁」がありますが、稟議が提案の承認プロセスであるのに対し、決裁は最終的な承認や実行の手続きを指す違いがあります。
たとえば、稟議は新しいプロジェクトの提案を関係者全員に承認してもらう手続きで、決裁はそのプロジェクトが承認された後に具体的な行動や支出を行う手続きです。
したがって、稟議と決裁は違いはあるものの、2つとも組織内の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしています。
社内稟議を通すコツ
以下では、稟議書を書くときの3つのコツを紹介します。
- 結論から述べる
- 具体的なメリットを述べる
- 通さないデメリットに触れる
稟議書を書くときは、まずは結論から述べましょう。そして、稟議書を上から読んだときに一番内容が理解できるように、他の項目の順番も意識しましょう。
「稟議が通すことに、どのようなメリットがあるか」を具体的に主張しましょう。数値などを使うと説得力が増します。
メリットだけでなく、「稟議を通さなかった場合、企業としてどのようなデメリットがあるか」も記載しましょう。特に、競合他社の状況などを記載すると、危機感をアピールできます。
稟議をかけるときには、稟議書を通すメリットだけでなく、逆に通さないことで企業が請け負うリスクを、いかに承認者へ伝えられるかが重要です。
稟議書をデジタル化するメリット
ここでは、稟議書のデジタル化による3つのメリットを紹介します。稟議書のデジタル化にあたっては、社内メンバーの理解を得るために以下のメリットを伝えましょう。
（1）作成コストを抑えられる
まず、稟議書をデジタル化するメリットとして、作成時のコスト削減があります。
デジタル稟議書は紙や印刷コストが不要で、修正や再提出もデジタルで簡単にできます。さらに、オンライン配布も可能なため、配送や物理的な配布にかかる時間と費用も削減されます。
したがって、稟議書をデジタル化することで物理的なコストを削減でき、迅速な作成と共有が可能になります。
（2）承認までの時間を短縮できる
次に、承認までの時間の削減もデジタル化のメリットです。
たとえば、紙の稟議書では、承認者の不在時に帰社を待たなければならないなど、承認者の都合によって、稟議にかかる時間は大きく左右されるのです。一方で、デジタル稟議書はリアルタイムで共有でき、リモートでも承認が可能なので、即座に承認プロセスを開始できます。
そのため、承認時間の短縮には「稟議書を電子化して、タイミングを気にせず即座に承認者へ共有できるようにする」ことが重要です。ただし、紙から電子化への移行は、社員への負荷もかかるため、「Stock」のような誰もが簡単に使いこなせるツールが最適です。
（3）稟議書の管理が簡単
最後に、稟議書の管理が簡単になることもデジタル化のメリットとしてあげられます。
デジタル稟議書は検索や整理が容易で、必要な情報を素早く見つけ出すことができます。また、過去の稟議書も簡単にアーカイブできるため、必要に応じて参照することが可能です。
したがって、稟議書をデジタル化することで管理に関する手間と時間が削減され、物理的な保管スペースも必要なくなります。
【知らなきゃ損】社内稟議の効率化に役立つツール
以下では、稟議書を簡単に管理できるツールをご紹介します。
紙の稟議書は用紙や印刷などのコストがかかるだけでなく、承認されるまでに時間を要します。また、情報漏洩のリスクもあるため、稟議書を紙で作成・保管するのではなく「ITツール」で電子化しましょう。
稟議書を電子化すれば、「承認までの時間を大幅に短縮」「書類の保管スペースも不要」「書類を紛失するリスクが低減」とメリットが多いです。ただし、アナログからデジタルへの移行はストレスが伴うため、『誰でも簡単に使えるITツール』が求められます。
そこで、デジタル化への負荷を最小限にするなら、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で扱えるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockには、稟議書を簡単に作成できる「ノート」があり、作成した書類は承認者のもとへすぐに共有されます。また、任意のメンバーだけに編集権限を付与できるため、書類を安全に稟議にかけられます。
非IT企業の65歳の方でも直感的に使える「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
https://www.stock-app.info/shiryou.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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＜Stockの料金＞
- フリープラン：無料
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社内稟議に使える例文
稟議書は、承認者がひと目で内容を理解できるように、簡潔に要点を伝えましょう。
また、稟議書を承認してもらうためには、メリットをわかりやすく伝えることも重要です。客観的なデータを使って説得力を持たせることを意識しましょう。
以下は、稟議書作成時の簡単な例文です。
【サービス導入の例文】
稟議書
| 件名 |
〇〇サービス導入について |
|---|---|
| （1）目的 |
当社が抱える△△問題について早急な課題解決が必須。ついては××社の〇〇サービスを導入し、問題解決と業務の効率化を目指すために承認をお願いいたします。 |
| （2）金額 |
××社 ビジネスプラン 月額◆◆円 |
| （3）導入効果 |
かねてより、弊社の大きな課題であった△△を、本サービスによって〇〇（定量的なデータなど）な理由で根本的な解決が期待できます。また、弊社のサービスと相乗効果によって、さらなる業務効率向上が実現可能です。 |
| （4）懸念材料 |
弊社の情報監査システムによって万全なセキュリティであることを確認済みです。 |
上記の例文のように、経費がかかる稟議書では、目的や費用、想定される効果などを明確に記載しましょう。また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも伝えるのがポイントです。
社内稟議の課題と書き方のコツまとめ
ここまで、社内稟議の例文や課題、書くときのコツを中心に解説してきました。
社内稟議がアナログでは承認フローが長くなり、業務効率を低下させるだけでなく、作成・管理にかかるコストも増えます。そのため、社内で書類の共有ができて、紙に印刷しなくてもPCやスマホから使える「ITツール」を使いましょう。
ただし、アナログからデジタルに移行するのは、ITに詳しくない社員へ負荷がかかります。そのため、社内情報を電子化するなら、「誰でもすぐに使いこなせて、現場に定着しやすいツール」を選ぶべきです。
したがって、書類の電子化をスムーズに進めるなら、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・管理を効率化して、社内稟議のストレスを解消させましょう。
