情報を共有する手段として「回覧板」があります。近年では、紙ではなく「電子回覧板アプリ」を使って、情報共有を効率的に実施する企業や自治会が増えています。
一方、「電子回覧板アプリを導入したいが、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ5選をご紹介します。
- 紙の回覧板に時間がかかり、効率化したい管理者
- 回覧板がどこで止まっているか分からず、確認に困っている担当者
- 紙の回覧板をやめて、ITに不慣れでも簡単に使えるアプリを探している管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる電子回覧板アプリがわかり、情報共有の負担を取り除けるようになります。
目次
なぜ回覧板を電子化する必要があるのか
以下では、回覧板を電子化する必要がある理由を解説します。紙の運用で起こりやすい課題を知り、自社に合った改善方法を考える参考にしましょう。
紙の回覧板では情報共有に時間がかかる
回覧板を電子化する必要がある理由の1つ目は、紙では情報が社内へ行き渡るまでに時間がかかるためです。
紙の回覧板は1人ずつ順番に回すため、出張や不在のメンバーがいると進行が完全にストップします。たとえば、業務手順の更新といった重要な連絡を回しても、数日間デスクに置かれたまま放置され、現場が古い手順で作業を続けてしまうリスクがあります。
このように、紙の回覧板では必要な情報を適切なタイミングで共有することが難しくなります。
回覧内容が社内に残りにくい
理由の2つ目は、共有した内容をあとから確認しにくいためです。
紙の回覧板は回覧後の保管方法が統一されていないことも多く、必要なときに見つからないケースが多々あります。以前に配布された案内を確認したくても保管場所がわからず、周囲へ聞いたり同じ内容を再確認したりすることは珍しくありません。
このように、紙の回覧板では過去の情報を十分に活用しにくく、同じ確認が繰り返されやすくなります。
現場に定着する回覧板アプリの選び方
以下では、社内で回覧板アプリを選ぶときに確認したいポイントを紹介します。導入後に現場へ定着させるためにも、導入する前に押さえておきましょう。
ITが苦手な社員でも直感的に使えるか
回覧板アプリを選ぶポイントの1つ目は、ITが苦手な社員でも直感的に使えることです。
操作が複雑なアプリでは使い方を覚える負担が大きく、次第に利用されなくなる恐れがあります。初めて画面を開いたときに、どこを押せば回覧内容を確認できるのか分からず、そのまま確認を後回しにしてしまう場面も少なくありません。
だからこそ、初めて使う人でも迷わず操作できる分かりやすい画面のアプリを選ぶことが大切です。
誰が未読か一目で把握できるか
ポイントの2つ目は、誰が内容を確認していないかをすぐ把握できることです。
確認状況が分からないと、情報が伝わったか判断できず、何度も声をかける手間が発生します。朝に共有した連絡が午後になっても伝わったか分からず、一人ずつ確認して回ることになれば、連絡する側の負担は大きくなります。
そのため、確認状況を一覧で把握できるアプリを選ぶことが重要です。
昔の回覧文をキーワードで探せるか
ポイントの3つ目は、過去の回覧文をキーワードで探せることです。
必要な情報をすぐに見つけられないと、同じ質問や確認が何度も繰り返されやすくなります。以前のお知らせを確認したくても、配信日を思い出せず一覧を何度も見返し、結局見つからず周囲へ聞く場面も珍しくありません。
こうした手間を減らすためにも、必要な回覧文をすぐ検索できるアプリを選びましょう。
会社の重要な情報を安全に守れるか
ポイントの4つ目は、会社の重要な情報を安全に管理できることです。
社内で共有する内容には外部へ漏れてはいけない情報も含まれるため、安全性への配慮が欠かせません。設備の点検予定や社内ルールの変更などを共有するとき、閲覧できる範囲を適切に管理できないと不安を感じながら運用することになります。
そのため、安心して全社運用を続けるためにも、柔軟なグループ権限設定やセキュリティ対策が整ったツールを選びましょう。
【必見】社内の連絡をスムーズにするアプリ5選
以下では、社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリを5つ紹介します。
紙の回覧板で情報共有していると、一人ずつ内容を確認する必要があり、手間と時間がかかります。また、回覧した内容を確実に周知するには、「誰が読んだか」を確認できる機能も欠かせません。
さらに、ITに詳しくない人がいる職場では、複雑な操作を覚えなくても、直感的に情報を確認できることも重要です。そのため、既読状況を把握しやすく、必要な情報へ迷わずアクセスできるアプリを選ぶ必要があります。
そこで重要なのは、回覧板をスムーズに配信できるだけでなく、既読状況を確認でき、誰でも直感的に必要な情報へアクセスできるツールを選ぶことです。
この条件に最も当てはまるのが、社内の回覧や情報共有をスムーズに進められるツール「ナレカン」です。ナレカンでは、「記事」で作成した回覧板に既読表示が付くため、誰が確認したかを一目で把握できます。さらに、過去の回覧文もAIやキーワードで即座に探し出せるため、確認の漏れや問い合わせの手間をなくせるのです。
【ナレカン】回覧から過去ログの検索まで一元管理できるアプリ
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜重要な情報を周知できるホーム画面＞
ここでは、重要な情報を周知するのに便利なナレカンの機能を紹介します。
以下の画像は、ナレカンのホーム画面です。ナレカンのホーム画面では「社内お知らせ」で社員に周知したい記事を上部に大きく表示したり、最新の記事やよく閲覧されている記事を確認したりできます。
「社内お知らせ」機能を活用することで、社員が見るべき情報が自然と目に入るようになるため、社内の情報共有の手間を軽減できるのです。
【Stock】ITに詳しくなくても最も簡単に使えるアプリ
Stockは、中小規模の企業や自治会・町内会に最適な情報共有アプリです。
「Stock」の「ノート」には、テキストをはじめ画像やファイルも記録でき、画像には直接文字を書き込むことができます。そのため、単なる回覧板としての利用だけでなく、社内や地域の情報共有ツールとして活用可能な点が特徴です。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LINE WORKS】現場でのチャット連絡に強いアプリ
LINE WORKSの特徴・使い方
- 慣れ親しんだチャット感覚で素早く連絡できる
プライベートで使うLINEと類似した画面構成のため、マニュアルがなくても直感的に操作できます。グループトーク内の「ノート」や「掲示板」を使えば、社内連絡の投稿や添付ファイルの共有もスムーズです。 - 必読指定とコメント機能で確実に周知できる
「掲示板」で作成した回覧板を必読指定にするとトップ画面に固定表示され、メンバーの確認漏れを防げます。また、投稿ごとにコメント欄を開設できるため、現場からの意見や返信も一箇所で収集可能です。
LINE WORKSが向いている企業
- 現場社員や店舗スタッフなどPCを開く機会が少ない企業
スマホからの操作性に優れているため、デスクワーク中心の部署だけでなく、店舗・工場・訪問先などで働くメンバーへ迅速に連絡を回したい企業に適しています。 - 手軽さや即時性を最優先し、複雑な設定を避けたい企業
LINEの操作感をそのまま活かせるため、新しいITツールの導入に抵抗感があるメンバーが多い組織でも、教育コストをかけずに定着させやすいのが強みです。
LINE WORKSの注意点
- 情報が流れやすい
LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れて見つけづらくなる恐れがあります。そのため、あとから情報を振り返りにくかったり、重要な情報を見逃してしまったりする点に注意が必要です。 - パソコン版が操作しにくい
LINE WORKSの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【NI Collabo 360】社内情報や業務をまとめて管理できるアプリ
NI Collabo 360の特徴・使い方
- 確認状況の一覧化とワークフロー連携が可能
回覧板を「誰がいつ確認したか」が一覧で確認できるため、伝え漏れや確認の催促の手間を減らせます。また、社内回覧だけでなく経費精算や稟議などの各種ワークフローも一括で運用できます。 - 社内SNSや多言語対応で幅広い環境に網羅
社内SNS機能「UP！」を活用した気軽な情報共有に加え、多言語設定やタイムゾーン切り替えにも対応しており、グローバルな事業拠点での連絡共有にも対応しています。
NI Collabo 360が向いている企業
- 回覧板だけでなく稟議やワークフローも1つのツールに集約したい企業
グループウェアとして多様な機能を備えているため、業務ごとに異なるツールを契約せず、社内手続きを一元化したい中規模以上の企業に向いています。 - 誰が回覧を確認したかを正確に管理・記録したい組織
「誰がいつ見たか」のログが明確に残るため、全社への周知徹底や安全管理の連絡など、確認履歴の管理を厳格に実施したい企業に適しています。
NI Collabo 360の注意点
- 個々の機能の専門性はない
- メールの容量が少ない
NI Collabo 360の料金体系
- クラウドタイプ：初期設定費用50,000円＋328円～/ユーザー/月
- ライセンスタイプ：58,000円～/10ユーザー
【回覧板アプリ】Teamsなどと組み合わせて使えるアプリ
回覧板アプリの特徴・使い方
- 回覧率の可視化と期限・重要度の設定が可能
回覧内容に対する確認状況が「％（パーセンテージ）」で表示されるため、全体の浸透度を一目で把握できます。また、回覧期限や「重要」ステータスを設定して太字表示させることで、緊急連絡の注意喚起が可能です。 - Microsoft環境上で一覧管理ができる
登録された回覧文が一覧で整理されるため、過去の投稿を探しやすい構造になっています。既存のSharePoint環境内に組み込んで運用できる点も特徴です。
回覧板アプリが向いている企業
- すでにMicrosoft 365（SharePointやTeams）を導入済みの少人数チーム
既存のMicrosoft基盤を活用して回覧板機能を低コストで追加したい場合や、社内インフラをMicrosoft製品で統一している環境に適しています。 - 重要度や期限を明確にして限定的なメンバーへ回覧したい部署
期限を設定して確実に回答を集めたいプロジェクトや、特定の小規模グループ内で連絡回覧を完結させたい場合に有効です。
回覧板アプリの注意点
- 回覧者を最大5名までしか指定できない
回覧者の指定を最大5名までしか指定できないため、大規模チームでは使いづらい恐れがあります。 - SharePointをインストールしなければ使えない
回覧板アプリを利用するには、有料ツールのMicrosoft SharePointをインストールしなければなりません。
回覧板アプリの料金体系
「回覧板アプリ」は、Microsoft 365に含まれるSharePointを利用して構築できます。以下では、SharePointが利用できる一般法人向けMicrosoft 365プランを紹介します。
- Microsoft 365 Business Basic(Teams なし)：971円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard(Teams なし)：1,940円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium(Teams なし)：3,380円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧
以下は、おすすめの電子回覧板アプリ5選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LINE WORKS | NI Collabo 360 | 回覧板アプリ | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 回覧から過去ログの検索まで一元管理できるアプリ | ITに詳しくなくても最も簡単に使えるアプリ | 現場でのチャット連絡に強いアプリ | 社内情報や業務をまとめて管理できるアプリ | Teamsなどと組み合わせて使えるアプリ |
| おすすめの利用用途 | ・社内利用（大手～中堅企業向け） | ・社内利用（中小規模企業向け） | ・社内利用 | ・社内利用 | ・社内利用（小規模企業向け） |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単 | シンプルで簡単 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | メッセージ機能 | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 | 【×】※閲覧者がコメントを残すことは可 | 【×】 |
| 既読機能 | 【〇】 | 【×】 | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 |
| 注意点 | 法人利用が前提 | 5名以上での利用が前提 | 大切な情報が流れやすい | 個々の機能の専門性はない | 回覧者は最大5名までしか指定できない |
| 料金 |
・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり ・有料プランは650円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランなし ・有料プランは328円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは971円～/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト | 「ナレカン」の詳細はこちら | 「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「NI Collabo 360」の詳細はこちら |
「回覧板アプリ」の詳細はこちら |
上記のように、電子回覧板アプリによって機能性が異なるので「必要な機能に過不足ないアプリ」を選定しましょう。
回覧板の電子化で陥りがちな3つの落とし穴
以下では、回覧板を電子化した後によく起こる失敗を紹介します。導入して終わりではなく、現場で使い続けられる環境を整えるための参考にしましょう。
操作が難しいと現場が使わなくなる
回覧板の電子化でよくある失敗の1つ目は、操作が難しいアプリを導入して現場で使われなくなることです。
機能が多くても使い方に迷う場面が増えると、回覧を確認する習慣が続かなくなってしまいます。画面を開いても目的の回覧が見つからなければ、あとで見ようと思い、そのまま忘れてしまうことがあります。
だからこそ、誰でも迷わず使える分かりやすい操作性を備えたアプリを選ぶことが重要なのです。
連絡がタイムラインで流れて埋もれる
よくある失敗の2つ目は、大切な連絡がタイムラインに埋もれてしまうことです。
チャット中心の運用では新しい投稿が続くため、重要なお知らせが見つけにくくなります。朝に共有された案内を午後に確認しようとすると、多くの投稿に埋もれてしまい、何度も画面をさかのぼる場面は少なくありません。
このため、重要なお知らせを分かりやすく表示できる仕組みがあるアプリを選びましょう。
無料ツールはセキュリティなどで限界がある
よくある失敗の3つ目は、無料ツールだけで運用を続けようとすることです。
無料版は利用人数や管理機能、安全対策などに制限があり、運用しにくくなる場合があります。利用者が増えて閲覧権限を細かく設定したくても対応できず、運用方法を見直さなければならない場面もあります。
したがって、利用人数や管理方法も踏まえて、長く安心して使えるアプリを選ぶことが大切です。
社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ
ここまで、社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリ5選を中心に解説しました。
アプリを導入して回覧板を電子化することで、紙の回覧板よりもスムーズに情報共有できるようになります。ただし、操作が難しかったり、重要なお知らせがタイムラインに埋もれたりすると、現場に定着しない恐れがあります。
そこで、誰でも直感的に使えて、重要な情報を分かりやすく表示できるアプリを導入しましょう。また、誰が未読なのかを確認でき、過去の回覧もすぐ検索できるアプリを選ぶことが大切です。
なかでも、非IT企業が導入するのに最適なのは、シンプルな操作感で、回覧板の配信から既読管理、過去ログの検索まで一元管理できるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、回覧板をはじめとした情報をストレスなく社内共有しましょう。
