紙の書類管理における課題として、「出社前提での対応が必要な点」や「紛失・き損の恐れがある点」が挙げられます。そこで、昨今はITツールを活用して、社内文書をデジタル管理する企業が増えているのです。
たとえば、文書管理ツールのひとつに「楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）」が挙げられます。なかには、導入を検討しているものの具体的な運用のイメージがつかないと利用を悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、楽々Document Plusの機能や特徴、評判を網羅的にご紹介します。
- 楽々Document Plusの機能を詳しく知りたい
- 実際に利用するユーザーの声を参考に楽々Document Plusの利用を検討したい
- 自社に合った文書管理ツールを選ぶポイントが分からない
という方はこの記事を参考にすると、楽々Document Plusの概要が分かり、文書管理ツールの選定ポイントを得られます。
目次
楽々Document Plusとは
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）とは、 住友電工情報システム株式会社が運営する文書管理システムです。
契約書管理やISO関連の文書管理などに利用できるツールで、検索機能が充実しています。また、2023年2月時点で800社の導入実績があります。
楽々Document Plusの特徴
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は、スキャンした書類を自動登録できる点が特徴です。
社内の複合機と連携する機能が備わっており、スキャンしたデータはファイルサーバーを経由して楽々Document Plusに自動で登録されます。また、登録した書類の文章は文字データとして処理されるので、全文検索することも可能です。
したがって、文書のデータ化を進めたい企業には楽々Document Plusの利用は適していると言えます。
楽々Document Plusの機能
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）のおもな機能は以下の通りです。
- 文書登録
- 全文検索
- 契約書管理
- ISO文書管理
- Box連携
- ファイルサーバ共有
文書に必要事項を登録する機能です。ドラッグ＆ドロップでの文書登録のほか、登録事項を自由に入力フォームに追加できます。
添付ファイルや文書内の指定したキーワードを検索できる機能です。文書番号や作成者といった条件が設けられるほか、あいまい検索にも対応しています。
契約書の登録や改定が可能です。改訂履歴が残せて、ツールを用いて契約書を社内承認することもできます。
ISO9001、ISO14001の管理に役立つ機能です。バージョン管理や複数のファイルをひとつのPDFデータにまとめられることが可能です。
クラウドファイル共有サービスである「Box」と楽々Document Plusを連携してファイルを共有できます。
ファイルサーバー内のデータを楽々Document Plusに連動させられます。
このように、楽々Document Plusには、あとから文書を確認しやすくする機能が充実しているのです。
楽々Document Plusのメリット
ここでは、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）のメリットをご紹介します。導入に迷っている方は以下の内容を参考に検討しましょう。
電子契約書作成ツールと連携できる
楽々Document Plusは、電子契約書作成ツールとの連携にも対応しています。
外部ツールの「クラウドサイン」および「ドキュサイン」を連携すれば、電子契約の締結管理もできます。具体的には、以下の対応が可能です。
- クラウドサインやドキュサインで締結した契約書を、楽々Document Plusで管理する
- 楽々Document Plusで作成した契約書を、電子契約書作成ツールで契約先に送信する
したがって、既に電子契約書作成ツールを使っている方は楽々Document Plusを導入すれば、文書管理の煩雑さの解消につながると言えます。
電子帳簿保存法に対応した機能がある
電子帳簿保存法の国税関係書類における「スキャナ保存と電子取引」に関する機能が、楽々Document Plusには備わっています。
たとえば、スキャナ保存における要件の「タイムスタンプの付与」「解像度の保持」が可能です。また、スキャナ保存と電子取引の両方で求められる「データの訂正・削除や検索結果の履歴確保」「入力者・責任者情報の記録」機能も含まれています。
そのため、電子帳簿保存法における機能を求める方は、楽々Document Plusの機能を活用しましょう。また、電子帳簿保存法の詳細は国税庁の電子帳簿保存制度特別サイトから確認できます。
楽々Document Plusの料金プラン
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は公式サイト上で料金を公表していません。そのため、詳細は問い合わせが必要です。
楽々Document Plusの評判
ここでは、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）の良い口コミ、改善点に関する口コミをご紹介します。ユーザーが実際にツールを利用した感想をもとに、導入可否を判断したい方は必見です。
※ご紹介する口コミは、ITトレンド ＞ 楽々Document Plus：評判・口コミより引用しています。
楽々Document Plusの良い口コミ・評判
以下では、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）の良い口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「文書が探しやすい」「文書管理が一括化できる」との声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月10日）以前も同じような文書管理システムを使っていたのですが、UIがシンプルでツリーが分かりやすくなっており使いやすいように感じました。またアクセスランキングというのが表示されるようになり、どの文書が需要あるのかなど一目で分かるようになり助かりました。また最近見た文書もすぐに分かり一から探さなくて済むようになりました。
非公開ユーザー（投稿日：2022年10月17日）文書管理ソフトとして、版管理機能や期限管理機能があるので、文書にまつわる困りごとを概ね解決できると思います。また、簡単なワークフロー機能も持っていますので、承認プロセスが必要な文書の管理にも向いています。
非公開ユーザー（投稿日：2022年02月05日）各部署での文書の管理が一括に行えるようになり、働き方に幅が出てきた。事務部門の負担軽減、効率化により無駄に入力する手間が省けた。
楽々Document Plusの改善点に関する口コミ・評判
次に、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）の改善点に関する口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「操作性」「デザイン」に関する改善の声が挙がっています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月10日）UIがシンプルでいいのですが、シンプルが故に操作したいものがどこにあるのか潜らないといけないので、個人でカスタマイズができればなおよいと思いました。
非公開ユーザー（投稿日：2022年11月03日）使い方を教えるのが難しいので直感的に分かりやすく使えるようなUIにしてほしいです。とくに検索機能を便利にしてほしい。
非公開ユーザー（投稿日：2022年10月17日）インターフェースが古っぽくて少し使いにくいと感じます。デザインも新しくなってクリックの回数も極力減らすような設計になってほしいです。
【重要】文書管理ツールを選ぶポイントとは
以下では、文書管理ツールを選ぶポイントをご紹介します。
文書管理ツールは「必要な情報がすぐに見つかること」が重要です。目的のデータに素早くアクセスできる環境になっていなければ、ツールを導入しても管理の煩雑さは紙の管理と変わらなくなってしまいます。
そのため、たとえばファイル管理ツールに保管するとフォルダの階層が深くなり、埋もれる可能性が高いのです。また、楽々Document Plusのように多機能なツールは、利用方法を覚えきれずメンバーが使いこなせない恐れがあります。
したがって、ストレスを感じずに運用するにはシンプルなツールを選びましょう。結論、文書管理にはあらゆる書類の情報を簡単に記録・共有可能な情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に画像やファイルだけでなく文字も残せるうえ、記載した情報はリアルタイムで任意のメンバーへ共有できます。また、ノートは2階層の「フォルダ」で見やすく整理可能かつ検索機能も充実しており、目的の情報へすぐにたどり着けます。
社内文書が簡単に記録・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
楽々Document Plusの機能や口コミ・評判まとめ
これまで、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）の機能や口コミ・評判を中心にご紹介しました。
楽々Document Plusは、契約書管理や電子帳簿保存法にも対応した文書管理ツールです。文書管理がスムーズになる機能が充実している一方で、ユーザーからは「直感的に使えるようにしてほしい」という声も挙がっているため、導入は慎重に検討しましょう。
文書管理ツールは、社内メンバーの誰もが使いやすいサービスを選ぶことがポイントです。上手く使えないメンバーがいると必要な書類が探し出せず、かえって業務の進捗が悪くなる恐れがあります。
ただし、書類には重要な情報も含まれるので、操作性は簡単かつ適切にアクセス権を付与可能なツールを選びましょう。したがって、権限管理も簡単かつ直感的に操作できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内文書の管理を円滑化しましょう。
