近年、経済産業省が推進する施策のひとつが「デジタル化」です。デジタル化によって、業務を円滑に進められたりコストを削減できたりするメリットが得られます。
しかし、「自社のデジタル化を実現する方法がわからない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタル化のメリットとデメリット、業界別の事例をご紹介します。
- デジタル化によって業務にどのようなメリットがあるか知りたい
- 自社のデジタル化を実現する方法が教えて欲しい
- デジタル化を進めて、社内の業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、デジタル化について理解を深めながら、デジタル化を実現させる具体的な方法が分かります。
目次
デジタル化とは
デジタル化とは、アナログな情報をデータ化し、効率的に使えるようにすることで、昨今では企業のデジタル化に対する関心が高まっています。そこで以下では、ビジネスにおけるデジタル化やDX化との違いを説明します。
ビジネスにおけるデジタル化とは
ビジネスにおけるデジタル化とは、既存の業務プロセスやシステムにデジタル技術を導入することです。
デジタル技術の活用により、新たなビジネスモデルの創出や業務効率化を目指す目的で、近年は多くの企業が取り組んでいます。たとえば、オンライン決済サービスを導入してネット通販事業に参入したり、Web会議ツールを使ってリモートワークにしたりすることがなどが挙げられます。
このように、ビジネスでのデジタル化を進める背景には、既存の仕組みを改革し、新たな価値を生む目的があるのです。
デジタル化と電子化、DXの違い
デジタル化と電子化、DX（デジタル・トランスフォーメーション）は厳密には意味が異なり、一般的には電子化→デジタル化→DXと段階的に進んでいきます。
それぞれの言葉の意味は以下の通りです。
- 電子化
- デジタル化
- DX
物理的な資料を電子的な形式へ移行すること
アナログな情報をデジタルデータへ変更し、運用を可能にすること
組織やビジネスの改革に向けてデジタル技術を活用すること
このように、デジタル技術を活用して現状を変革する第一歩には、物理的な資料を電子化しなければなりません。そこで、多くの企業では「ナレカン」のようなITツールを使って電子情報への移行・管理を進めているのです。
業務のデジタル化が求められる理由
ここからは、デジタル化が求められる理由を解説します。以下を周知しておけば、よりスムーズにデジタル化を推進できます。
「2025年の崖」問題
デジタル化が求められる理由のひとつが「2025年の崖」問題です。
2025年の崖とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」に記された言葉です。DXレポートでは、2025年までに企業のデジタル化が実現しない場合、最大で年間12兆円もの損失が生じるとされています。
以上のように、「2025年の崖」問題を解消しなければならないため、デジタル化が求められているのです。
労働人口の減少
労働人口の減少が問題になっていることも、デジタル化が求められる理由です。
少子高齢化が進む日本では、今後労働人口が減少すると予想されています。そのため、デジタル技術によって単純作業を自動化し、少ない人数でも業務を回せるようにする必要があるのです。
このように、デジタル化を進めれば今後の人手不足問題を解決できるので、多くの企業でデジタル化が求められています。とくに、簡単にデジタル化を始める方法として「ナレカン」のようなITツールを導入する企業が増えているのです。
デジタル化による5つのメリット
ここからは、デジタル化がもたらす具体的なメリットを解説します。具体的なイメージを持ってデジタル化を推進できるので必見です。
（1）生産性が向上する
1つ目のメリットは、下記の3点の改善により生産性が向上することです。
- 事務業務や単純作業の自動化
- 業務の効率化
- 社員の業務負担軽減
事務作業や単純作業にかける時間を削減し、その他の業務に充てる時間を増やせます。
膨大な量のデータを簡単に分析したり、情報を簡単に検索したりでき、業務の効率化に役立ちます。
手間のかかる業務を効率化し、社員の負担削減を実現できます。負担が少なくなれば余裕が生まれ、ほかの業務に割ける時間も増えるのです。
このように、デジタル化は業務におけるムリ・ムラ・ムダをなくせます。そのため、業務が改善されて生産性の向上につながるのです。
（2）手続きがスムーズになる
デジタル化の実現により、手続きがスムーズになることもメリットです。
たとえば、従来は紙で提出していた書類をツールで提出できるようにすれば、書類提出のために出社したり、郵送の手配をしたりする必要がなくなります。また、手続きを管理する側も、受信したデータを簡単に分類・管理できるのです。
このように、デジタル化を実現すればフロー全体が効率化し、手続きにかかる時間・手間を大幅に減らせます。
（3）情報の管理・共有が簡単になる
情報の管理・共有が簡単になることも、メリットと言えます。
これまで口頭や紙文書で共有していたことでも、ITツールを活用すれば簡単に共有・管理ができるうえ、時間や場所を選ばずに誰でもパソコンやスマホで確認可能です。
また、「検索機能」が備わったITツールを導入すれば目的のデータをすぐに探し出せるので、紙のように目視で探して手間がかかる心配もありません。
このように、デジタル化の推進によって情報の一元管理やリアルタイムでの共有が可能となり、社内で蓄積された情報をより実用的に運用できるのです。
（4）新たなサービスを創出できる
デジタル化によって新たなサービスの創出も期待できます。
既存のアナログなシステムを変更することで、デジタル技術の活用を前提とした新たなビジネスモデルの創出が実現可能になるためです。また、AIやIoTをはじめとした最先端技術を導入すると、データ分析や作業の自動化が可能になり、利便性の高いサービスも提供できます。
ただし、AIやIoTを活用するには専門的な知識や技術が求められます。したがって、とくに非IT企業においては、まずは社内情報をデジタルデータ化することから始めましょう。
（5）事業の継続可能性が高まる
デジタル化は事業の継続可能性向上にも役立ちます。
近年では、自然災害やシステム障害などの不測の事態が発生しても適切に対処し、事業を継続させるために備える取り組みが推奨されています。そこで、たとえばクラウド環境を準備しておくことで、出社が難しい場合でも社内データを扱えるようになるのです。
このように、事業を継続させるためにもデジタル化は欠かせません。とくに、今日ではテレワークができるように「ナレカン」のような情報共有ツールを導入する手法がトレンドになっています。
【要注意】デジタル化による3つのデメリット
デジタル化の実現にはデメリットも存在するため、取り組む前に正しく把握する必要があります。以下では、デジタル化のデメリットを3点紹介します。
（1）運用コストがかかる
運用コストがかかることが、デジタル化のデメリットのひとつです。
デジタル化の推進にあたっては、パソコンなどのハードウェアやアプリなどのソフトウェア、インターネットに接続する環境を用意する必要があります。そのため、導入時の初期コストやレンタル・リース料などの運用コストに注意しなければなりません。
このように、デジタル化の推進には一定額の投資が必要となります。
（2）厳重なセキュリティが必要になる
厳重なセキュリティが必要になることも、デジタル化のデメリットだと言えます。
データの改ざんや紛失、流失などのリスクを減らすためには、セキュリティ対策を十分に講じる必要があるのです。たとえば、「ファイルにアクセスできる社員を限定する」や「業務に関係のない書類を利用しない」などの設定やルールが必要です。
また、「ナレカン」のように高セキュリティな環境でデータが保存されるツールの導入はもちろん、セキュリティ教育の実施など、情報改ざんや情報漏えいの事故を未然に防げるような対策も有効です。
（3）システム障害や故障が発生する
デジタル化のために導入したシステムが、障害や故障によって一時的に使えない可能性もある点もデメリットです。
システムが停止すると「必要なときにデータを確認できない」「この作業は自動化されていたからやり方が分からない」など、営業活動を円滑に進められなくなってしまいます。
そのため、データのバックアップやマニュアル作成などが必要です。また、導入したシステムが難しくて使えない問題も無視できないので、社員が混乱しないように必ず「全社で使えるほどシンプルなシステムのツール」を使いましょう。
非IT企業でも簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツール
以下では、簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツールをご紹介します。
自社のデジタル化を実現する方法がわからない場合には、社内情報をデジタル化することから始めましょう。「情報やノウハウを社内でスムーズに共有し管理できる環境づくり」は、業界・業種を問わず、日々の業務を効率化するうえで重要です。
よって、社内の情報共有、管理ができるITツールの導入が最適です。ただし、デジタル化に初めて取り組む段階で多機能なツールを導入すると、社内に浸透しない恐れがあるため、「社員全員が簡単に使えるか」も重要なポイントです。
結論、デジタル化に必要なのは、社内のあらゆる情報をまとめて管理でき、誰でも簡単に使える情報共有ツール「ナレカン」一択だと言えます。
ナレカンでは、「記事」に社内の情報を残して、リアルタイムで簡単に共有できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、デジタルに詳しくない社員でもすぐに欲しい情報を見つけ出せます。
情報共有の側面からデジタル化に貢献するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
デジタル化を進める手順
社内のデジタル化を進めるには以下の手順で進めましょう。
- 現状の課題と目的の設定
- ツールの選定と導入
- 効果測定と改善
まずは、現状の業務における「課題」を洗い出し、デジタル化を進めて何をどのようにしたいかなどの「目的」を設定します。
設定した課題や目的から、自社に最適なツールを選定しましょう。また、導入時には社員への教育やサポートも欠かせません。
ツールを導入して終わりではなく、導入前後で「業務にどのような影響があったのか」「効果を最大化するためにできることはないか」などを確認しましょう。
このように、「何を目的にデジタル化を進めるのか」を意識し、ツールの導入後も目的達成に向けた動きを止めないことが重要です。
業界別｜デジタル化の事例
デジタル化の取り組みは、業界ごとに大きく異なります。以下では、業界別のデジタル化の事例を紹介します。
製造業のデジタル化
製造業のデジタル化では、従来のムダが多い作業をシステムやロボット、ツールで改善して生産性を向上することが挙げられます。
具体例としては「属人化するスキルやノウハウをデータ化することで、作業のムラを均一化する」「紙で伝達していた進捗管理を、ツールで電子化してムダをなくす」などがあります。
生産性向上のほかにも、作業負担の軽減（ムリの解消）や生産体制の安定、在庫管理の効率化などのメリットも得られるのです。
このように、製造業はデジタル技術の活用によって、ムリ・ムダ・ムラを排除して業務効率を改善できます。
金融業(銀行)のデジタル化
銀行のデジタル化の事例として、外部とのネットワークから切り離されたレガシーシステム（過去の技術や仕組みを使ったシステム）の利用から、顧客のニーズに応える新しいシステムへの変更が挙げられます。
具体的には、スマートフォンから預金や送金などの金融サービスを受けられる「デジタルバンク」の開設によって、顧客は場所を選ばず銀行サービスを利用できるようになりました。また、窓口業務の負担は「デジタルバンク」によって大幅に減ったのです。
このように、金融業はデジタル化の推進により、顧客と企業の双方にとってより良いサービスを生み出せます。
小売業(アパレル)のデジタル化
アパレル業界はデジタル技術の導入によって販売数や在庫数の管理をデータ化し、生産性を向上させています。
季節ごとに服の売上データが蓄積されるので、次年度の生産数を検討するときに活用できます。また、生産数が適正であれば在庫の管理コストや処分コストを減らせるメリットがあります。
このように、小売業はデジタル化の推進によってコスト削減が実現でき、効率的に営業活動を進められるのです。
デジタル化のメリットとデメリットまとめ
ここまで、デジタル化の概要やメリット・デメリットに加え事例を紹介しました。
デジタル化は、企業が抱える課題を解決するために必要な取り組みであり、早急に取り組まなくてはなりません。そして、デジタル化には生産性の向上や事務作業の減少、情報共有がスムーズになるなど多くのメリットがあります。
しかし、これまでデジタル化をしていなかった企業が、多機能なITツールを使いこなすのは困難です。そのため、直感的に使いこなせるツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業でも簡単に情報共有ができるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報共有をデジタル化しましょう。
