企業にとって、顧客情報や取引先の情報を分析することは営業活動や今後の方針を考えるうえで重要です。そこで、表計算ソフトのExcel（エクセル）を使った名寄せは、多くの企業で使われている一般的な方法です。
しかし、なかには「Excelの名寄せでどのように顧客情報を管理すればよいかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、 Excelを使った名寄せのやり方や名寄せが不十分だと起こりやすい問題 を中心にご紹介します。
- 顧客リストの重複や表記ゆれを整理したい営業担当者
- 複数のExcelファイルをまとめるときに、同じデータが重複して困っている管理者
- Excelで名寄せしたいが、やり方がわからない事務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Excelで名寄せをする方法がわかるだけでなく、社内の情報管理を最適化するツールまで見つかります。
目次
名寄せとは？
名寄せとは、 複数のデータベースに分散している会社名や住所などの情報を1つに統合する作業を指します。
たとえば、企業が管理するデータのなかには、「株式会社〇〇」と「〇〇株式会社」のように、同じ人物や会社に関する情報が複数存在していることがあります。情報の重複を放置していると、同じ顧客に同一のメッセージを送るといったミスにつながりやすくなるのです。
これらのミスを防ぐためにも重複した情報を抽出し統合する名寄せは、企業にとって重要な作業になると言えます。
Excelを使った名寄せのやり方
以下では、Excelを使った名寄せのやり方をご紹介します。名寄せの大まかな流れを確認しておきましょう。
ステップ1｜データの調査
まずは、 名寄せの対象となるデータの調査と選別をして、現状を把握します。
具体的には、データの属性や項目、入力状況を確認し、自社で情報がどのように登録されているかを確かめます。
そして、入力状況から、今後どのようにデータをまとめていくかという方針を決めます。今後の営業やマーケティング活動において、最適な情報の残し方ができるよう、ゴールを設定しましょう。
ステップ2｜データの抽出
次に、ステップ1で決めた方向性に沿って、データベースからデータを抽出します。
複数のデータべースに情報が残されている場合、1つのデータに統合します。このとき、 フォーマットや入力形式、項目名を統一すること が大切です。
たとえば、Aのデータベースでは「企業名」、Bのデータベースでは「社名」で登録されていた情報を統合すると、同じ情報を別名で管理してしまうことになります。そのため、項目を「企業名で統一するのか、社名で統一するのか」などの詳細な部分まで決めておく必要があります。
ステップ3｜データクレンジング
データクレンジングとは、 重複の削除や表記ゆれの修正をすることでデータの質を向上させること です。
具体的には、全角文字・半角文字を統一して入力したり、空白や句読点の有無をそろえたりする作業のことを指します。とくに、「渡辺」と「渡邊」などの氏名や、「1丁目2番3号」と「1-2-3」などの住所では、表記ゆれが発生しやすいので注意が必要です。
日本語は、ひらがなやカタカナ、漢字など多くの文字を使用するため、データクレンジングの作業には時間がかかりやすいです。そのため、事前に作業時間を多く見積もっておきましょう。
ステップ4｜データのマッチング
最後に、データのマッチング作業を進めます。
「データのマッチング」とは、複数のデータベースに存在する同一のデータを結び付ける作業です。たとえば、企業名と電話番号をキーとして設定しておくと、ツールがその2つの情報をもとに重複しているデータがないか判断します。
そのあと、同一であると識別されたデータには同一のIDを与え、それぞれの情報を統合していきます。データを新たに追加したり更新したりするときには、 IDの付与や表記の仕方を統一し、重複のないようにしましょう。
Excelで名寄せが不十分だと起こりやすい問題
以下では、Excelで名寄せが不十分な場合に起こりやすい問題を紹介します。
「株式会社〇〇」と「（株）〇〇」が別顧客として登録される
Excelで名寄せが不十分な場合によくある問題の1つは、同じ企業が別の顧客として登録されることです。
会社名の表記が統一されていないと、同一企業でも別データとして扱われやすくなります。たとえば、株式会社と（株）が混在していると、重複に気付かず登録されることがあります。
この状態を放置すると、顧客のデータを正しく把握できず、管理が複雑になってしまいます。
同じ顧客へ重複して連絡してしまう
よくある問題の2つ目は、同じ顧客へ複数回連絡してしまうことです。
重複した顧客データが残っていると、担当者ごとに別顧客として扱われる可能性があります。実際、同じ案内メールやキャンペーン情報を繰り返し送付してしまう事例も少なくありません。
このようなミスが続くと、顧客に不信感を与えてしまうおそれがあるため、注意しましょう。
過去の商談や問い合わせ履歴をすぐに確認できない
よくある問題の3つ目は、過去の対応履歴を素早く確認できないことです。
顧客情報が複数のファイルに分散すると、関連する記録を探す手間が増えてしまいます。たとえば、以前の商談内容を確認するために複数の表やファイルを開く場合があります。
その結果、顧客対応に時間がかかり、担当者の負担も大きくなるため、改善が不可欠です。
Excelで名寄せを成功させるポイント
以下では、Excelで名寄せを成功させるためのポイントを紹介します。名寄せの精度を高め、顧客の情報を正しく管理したい方は参考にしましょう。
名寄せのルールをあらかじめ決める
名寄せを成功させるポイントの1つ目は、事前に管理ルールを決めておくことです。
担当者ごとに入力方法が異なると、同じ顧客でも別の情報として登録されやすくなります。具体的には、会社名は正式名称で統一する、住所はハイフン表記にそろえるなどのルールを設ける必要があります。
あらかじめ基準を決めておくことで、重複や入力ミスを減らしやすくなります。
顧客情報を定期的に整理する
ポイントの2つ目は、顧客情報を定期的に見直すことです。
一度整理したデータでも、日々の更新によって重複や入力漏れは発生してしまいます。担当者の追加登録によって同じ顧客情報が増えるケースは少なくありません。
定期的に確認する習慣をつけることで、データの正確な状態を維持できます。
顧客情報を一元管理する
ポイントの3つ目は、顧客情報を1か所に集約して管理することです。
顧客情報が複数のファイルに分かれていると、更新や確認の手間が増えてしまいます。たとえば、顧客情報や対応履歴を別々に管理していると、必要な情報を探しにくくなります。
情報の保存先をまとめることで、管理しやすくなり業務の効率化にもつながります。
Excelで名寄せした情報を管理し続ける限界
以下では、名寄せ後の顧客情報をExcelで管理し続けるときに生じやすい限界を紹介します。運用面でどのような問題が生じるのかを確認しましょう。
更新漏れが発生する
Excelで名寄せした情報を管理するときの限界の1つ目は、情報の更新漏れが発生しやすいことです。
Excelは手動で更新するため、変更内容を反映し忘れる可能性があります。実際、担当者が顧客の部署名や連絡先を修正しても、別の管理表には古い情報が残ってしまいます。
その結果、Excelで正しい情報を管理し続けるためには、定期的な確認作業が必要になります。
再び重複データが増える
2つ目は、整理したデータが再び重複しやすいことです。
名寄せを一度実施しても、その後の入力を自動で制御することはできません。たとえば、新しい担当者が既存顧客に気付かず同じ顧客を登録してしまう場合があります。
このように、名寄せ作業を繰り返さなければならない点はExcel管理の大きな負担です。
最新情報の管理が難しい
3つ目は、どれが最新情報なのかわかりにくいことです。
複数人で運用すると、同じ顧客情報を別々のファイルで管理する状況が起こります。たとえば、営業担当ごとに異なる顧客リストを保有している企業も少なくありません。
結果として、情報を探す手間が増え、顧客対応のスピードも低下してしまいます。
【必見】名寄せした顧客情報の管理に最適なツール
以下では、名寄せした顧客情報の管理に最適なツールをご紹介します。
Excelを使えば、顧客情報の重複や表記ゆれを整理し、データをきれいな状態に整えられます。しかし、名寄せした情報をそのままExcelで管理していると「どれが最新の情報かわからない」「必要な情報をすぐに見つけられない」といった問題が発生しがちです。
また、複数人で顧客情報を管理していると、入力ルールの違いや更新漏れによって、重複データや表記ゆれが再び発生することも少なくありません。Excelで名寄せしても管理方法が変わらなければ同じ問題を繰り返すため、整理された状態を維持できる仕組みが必要です。
そこで、顧客情報をはじめとする社内の情報を1か所に集約し、誰でも簡単に検索・共有できる環境を整えましょう。情報管理ツールを活用すれば、顧客情報の重複や更新漏れを防ぎながら管理できるため、整理した状態を維持しやすくなります。
この条件に最も当てはまるのが、名寄せした顧客情報を含む社内のあらゆる情報を簡単に管理できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルも添付できるため、Excelファイルの管理場所としても役立ちます。また、「検索機能」を使えば、キーワードを入力するだけで必要な情報をすぐに見つけられるため、顧客情報を探す手間も大幅に削減できます。
あらゆる顧客情報を簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelを使った名寄せの方法まとめ
ここまで、Excelを使った名寄せの方法を中心にご紹介しました。
名寄せとは、複数の取引先や顧客のデータを統合し、一つのデータにする作業を指します。名寄せをすることで、情報の重複や人為的ミスを防ぎ、営業活動の作業効率の向上も期待できます。
ただし、名寄せした顧客情報をそのままExcelで管理していると、個人での適切なファイル管理が求められるほか、共有も別ツールを使う必要があり面倒です。そのため、顧客情報の管理と共有に手間がかからないツールを併用しましょう。
結論、顧客情報の管理には 名寄せした顧客情報を一元管理し、リアルタイムで社内に共有できるツール「Stock」 が最適です。
無料登録は1分で完了する ので、ぜひ「Stock」を使って、顧客情報管理の悩みを解消しましょう。
