企業にとって、顧客情報や取引先の情報を分析することは営業活動や今後の方針を考えるうえで重要です。そこで、表計算ソフトのExcel（エクセル）を使った名寄せは、多くの企業で使われている一般的な方法です。
しかし、なかには「Excelで名寄せする方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで名寄せする方法や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介します。
- Excelで名寄せをする方法が知りたい
- 顧客や取引先の情報を分析して今後の業務に生かしたい
- 社内の情報管理を最適化するツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelで名寄せをする方法が分かるだけでなく、社内の情報管理を最適化するツールまで見つかります。
目次
名寄せとは？
名寄せとは、複数のデータベースに分散している会社名や住所などの情報を１つのデータにまとめる作業を指します。
たとえば、企業が管理するデータのなかには、同じ人物や会社に関する情報が複数存在していることが少なくありません。これらの重複を放置していると、同じ顧客に同一のDM（ダイレクトメッセージ）を送ってしまうといったミスにつながりやすくなるのです。
これらのミスを防ぐためにも「情報の抽出と統合」をする名寄せは、企業にとって重要な作業になると言えます。
Excelを使った名寄せの4つの手順
以下では、Excelを使った名寄せの4つの手順について解説していきます。名寄せの大まかな流れを確認しておきましょう。
ステップ1｜データの調査
まずは、名寄せの対象となるデータの調査と選別をして、現状を把握します。
具体的には、データの属性や項目、入力状況を確認し、自社で情報がどのように登録されているかを確かめます。
それらの入力状況から、今後どのようにデータをまとめていくかという方針を決めます。今後の営業やマーケティング活動において、最適な情報の残し方ができるよう、ゴールを設定しましょう。
ステップ2｜データの抽出
次に、ステップ1で決めた方向性に沿って、データベースからデータを抽出します。
複数のデータべースに情報が残されている場合、一つのデータに統合します。その後、情報を特定するためにデータの項目を洗い出すため、フォーマットや入力形式、項目名を統一しておくことが大切です。
たとえば、Aのデータベースでは「企業名」、Bのデータベースでは「社名」で管理している場合、同じ情報を別名で管理していることになります。そのため、項目を企業名で統一するのか、社名で統一するのかを決めましょう。
ステップ3｜データクレンジング
データクレンジングとは、重複や「表記ゆれ」などの削除や修正を行うことでデータの質を向上させることです。
具体的には、全角文字と半角文字が統一されずに入力されていたり、空白や句読点の有無がデータによって異なったりする場合です。また、「渡辺」と「渡邊」で表記に誤りがある場合もあります。
日本語は、ひらがなやカタカナ、漢字など多くの文字を使用するため、このような「表記ゆれ」が起こりやすいです。そのため、この工程に取りかかるときは、作業時間を多く見積もっておくことがおすすめです。
ステップ4｜データのマッチング
最後に、データマッチングの作業を進めます。
同一社名、同一人物であると識別された複数のデータに同一のIDを与え、それぞれの情報を統合していきます。
データを新たに追加したり更新したりするときには、IDの付与や表記の仕方を統一を徹底し、重複のないようにしましょう。
名寄せをする2つのメリット
以下では、名寄せをする2つのメリットについて解説していきます。積極的に名寄せを取り入れて業務効率化しましょう。
（1）業務効率が良くなる
名寄せをすると、業務効率が向上し、効率のよい営業やマーケティング活動ができるようになります。
社内で複数の担当者によって残された情報が分散していると、それぞれのやり方で情報が入力がされます。そのため、同義の語句が異なる文字表記で入力される「表記ゆれ」が生じてしまうのです。
このような表記ゆれを放置していると、必要な情報にアクセスするのに手間がかかります。また、その都度目視で確認する必要があるため、業務効率が低下し、営業の生産性も下がってしまいます。
したがって、名寄せを定期的に行い、必要な情報へのアクセス性を高めましょう。
（2）取引先や顧客へのミスを防げる
次に、名寄せをすることで取引先や顧客へのミスを防げます。
名寄せをしなければ、不備のあるデータや重複したデータがそのまま蓄積され続けてしまいます。これらを放置していると、確認がうまくとれずに同じ顧客に同じDMを送ってしまうなどのミスにつながりかねません。
このような人為的なミスは、自社のイメージや信頼度を下げてしまいます。営業活動において、相手の失礼にあたる行為や信頼を損なう行為を避けるためにも、名寄せをしてデータを定期的に管理しましょう。
Excel（エクセル）を使った名寄せの方法
それでは、Excel（エクセル）を使った名寄せの方法を解説していきます。Excelで名寄せをする場合には、以下の便利な関数を押さえておきましょう。
| 特徴 | 数式 | |
|---|---|---|
| VLOOKUP関数 |
表を縦方向に検索し、対応する値を取り出す関数です。複数のExcelデータを一つにまとめるときに便利です。 |
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型) |
| HLOOKUP関数 |
表を横方向に検索し、対応する値を取り出す関数です。 |
=HLOOKUP(検索値,範囲,行番号,検索の型) |
| ASC関数 |
全角文字を半角にする関数です。 |
=ASC(指定するセル) |
| JIS関数 |
半角文字を全角にする関数です。 |
=JIS(指定するセル) |
| TRIM関数 |
不要なスペースを削除したい場合に使える関数です。氏名などのデータを扱うときに便利です。 |
=TRIM(指定するセル) |
| CLEAN関数 |
改行を削除したい場合に使える関数です。備考欄などのデータを扱うときに便利です。 |
=CLEAN(指定するセル) |
| COUNTIF関数 |
条件に当てはまるセルの数がわかる関数です。重複を削除するのに役立ちます。 |
=COUNTIF(範囲,検索条件) |
これらの関数を使いこなせれば、Excelで名寄せの作業効率が向上できるのです。
【必見】顧客情報の管理を最適化するツール
以下では、顧客情報の管理を最適化するツールを紹介します。
名寄せをしてデータを管理すれば、作業効率の向上だけでなく、人為的ミスも防げます。ただし、Excelで名寄せをすると、関数など専門的知識が必要となるので、ITに不慣れな人には使いこなせないリスクがあるのです。
また、専門的知識であるがゆえに使える人が限られてしまうと、作業が属人化する危険性もあります。そのため、誰でも簡単に使えるシステムで情報は管理すべきです。
結論、自社の名寄せ管理に最適なのは、あらゆる情報を管理・共有できて、非IT企業の65歳以上の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stock の「ノート」に書き込んだ情報は、充実した検索機能によってすぐに呼び出せます。検索機能では、キーワードを絞るだけで該当の情報をすぐに見つけられるので、名寄せ作業が誰でも簡単にできるのです。
案件ごとに情報を保存できて管理が煩雑にならないツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
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余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
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社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelを使った名寄せの方法まとめ
ここまで、Excelを使った名寄せの方法を中心に紹介しました。
名寄せとは、複数の取引先や顧客のデータを統合し、一つのデータにする作業を指します。名寄せをすることで、情報の重複や人為的ミスを防ぎ、営業活動の作業効率の向上も期待できます。
ただし、Excelでの名寄せ作業は関数のスキルが必要であり、ITに不慣れな社員には抵抗感を持ってしまいます。また、名寄せ作業の属人化を防ぐためにも、誰でも使えるツールを導入し、情報を管理しましょう。
結論、名寄せ管理に最適なのは、ノートに案件ごとの情報を重複なく保存でき、検索機能も充実している「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、顧客情報の管理を最適化する仕組みをつくりましょう。
