ビジネスにおけるコミュニケーションは、今日ではメールや電話が主流ですが、お礼やお詫びは手紙にすると思いが伝わりやすくなります。一方で、ビジネスレターは丁寧な文面でなければ、かえって相手に失礼な印象を与えかねません。
しかし、「ビジネスにおける正しい手紙の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおける手紙の重要性やお礼状の書き方を中心にご紹介します。
- ビジネスレターの重要性を部下に伝えたい
- お礼状の文例が知りたい
- ビジネスレターを正しく書くコツを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにおける手紙の正しい書き方やお礼状の文例がわかるだけでなく、作成に役立つツールも見つかります。
目次
ビジネスで手紙を書く重要性とは
ビジネスにおいて手紙は、情報伝達するうえでの誤解やトラブルを避けたり、感謝を伝えるために重要です。
とくに、お礼状はビジネスにおいて頻繁に使用する機会のある手紙です。感謝の気持ちを文面にすることで、相手により誠意が伝わりやすくなるのです。
さらに、相手企業に対してお礼状を手紙で送付すれば、自社の印象を上げたり、ビジネスパーソンとしての信頼を築くことができるという効果が見込めます。
【文例あり】ビジネスにおけるお礼状の書き方
以下では、ビジネスで送る機会の多いお礼状の書き方をご紹介します。文例も記載しているので、お礼状の書き方がわからない方は必見です。
お礼状を書くときの基本構成
ビジネスにおけるお礼状は、一般的には下記の順で構成されます。
- 頭語
- 時候の挨拶
- お礼やお詫びの言葉
- 会社の繁栄・活躍を願う言葉
- 結語
まずは、「頭語」と「時候の挨拶」で構成される「前文」から書きだします。その後、「主文」でお礼やお詫びの言葉を記載し、感謝の旨を述べます。
締めの部分である「末文」では、相手企業の活躍と繁栄を願う文章を記載しましょう。また、「頭語」に呼応する「結語」もセットで忘れずに入れるのがマナーです。
お礼状の文例
ここでは、ビジネスにおけるお礼状の文例を紹介します。たとえば、お中元を頂いたときの取引先の方へは、以下のようなお礼状を作成しましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
拝啓 大暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てをあずかり、深く御礼申し上げます。
さて、この度は結構なお中元のお品を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
弊社一同、ありがたく拝受いたしました。お心遣いに感謝申し上げます。
今後もご期待に沿えますよう一層の努力をしてまいる所存です。
暑さ厳しき折、皆様のますますのご健勝をお祈り申し上げます。 敬具
ビジネスで手紙を正しく書くコツとは
ビジネスで手紙を正しく書くには、社内で手紙を正しく文書化することが大切です。
お礼状をはじめ、ビジネスにおける手紙の文例やひな型はナレッジ化しておけば、必要な内容を過不足なく書くことができます。また、手書きするときに役立つのはもちろん、メールで送信する場合も、文例をそのままコピーして使えるというメリットがあるのです。
たとえば、「Stock」のような検索機能の付いたノート型ツールを使えば、目的の文例をすぐに探し出せます。
【必見】ビジネスにおける手紙やお礼状作成に役立つツールとは
以下では、ビジネスにおける手紙やお礼状作成に役立つツールを紹介します。
今後のビジネスを円滑に進めるためや、相手に感謝の気持ちを伝えるうえで、手紙やお礼状の送付は重要です。そこで、文例や書き方の作法をナレッジ化して蓄積しておけば、社内メンバーが正しく手紙を書けるようになります。
しかし、ナレッジを紙やExcelで管理すると、ファイルの量が増えたときに管理が煩雑になりがちです。そこで、ITツールを導入し、必要な情報にたどり着きやすい体制を整えましょう。
結論、ビジネス文書の管理に最適なのは、ノート単位で情報が蓄積でき、非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムで共有されます。また、ノートは「フォルダ」で用件ごとに保存できるので情報を整理しやすいうえ、検索機能も充実しているため目的の内容がすぐに見つかります。
ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるツール『Stock』
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスでの手紙の書き方とお礼状の文例まとめ
これまで、ビジネスでの手紙の書き方とお礼状の文例について紹介してきました。
手紙やお礼状を適切に書くスキルは、ビジネスパーソンにとって必須のスキルだといえます。そこで、全員が適切な手紙やお礼状を送付できるようにするために、手紙の文例はナレッジ化しておきましょう。
しかし、正しく文書化しても、紙やExcelでの管理では似たような名前のファイルが社内に溢れ、必要な情報にすぐにアクセスできません。そのため、リアルタイムで情報が更新されるクラウド型のITツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、ナレッジの蓄積に必要な機能が過不足なく備わっており、ITが苦手な方でもすぐに使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、ビジネスにおける手紙を社内メンバーが書きやすい環境を整えましょう。
