企業を取り巻く環境の変化に対応するための施策として「DX化」という言葉をよく耳にするようになりました。また、「デジタル化」「IT化」「IoT」などの言葉もここ数年で大きく普及しています。
しかし、「なぜDX化が注目されているのか分からない」「DX化に興味はあるが具体的なイメージがわかない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、 DXの本当の意味やポイント、正しい進め方 を中心に紹介します。
- 現場がアナログ業務のままで変革が進まずに悩む管理職
- DX推進を任されたが、何から始めれば良いかわからない情報システム担当者
- SaaSを比較しているが、自社に最適なものがわからない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、DX化の進め方やポイントが分かるほか、業務効率化を実現するための一歩を踏み出せます。
目次
DXとは？多くの人が誤解している本当の意味
ここでは、DXの定義や類義語との違いを解説します。これまでDXに対する理解が曖昧だった方は必見です。
経済産業省の定義
経済産業省はDXを以下のように定義しています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
引用：DXレポート上記を一言でまとめると、DXは「IT技術により業務を変革させて競争優位性を得ること」になります。
デジタイゼーション・デジタライゼーションとの違い
DXの類義語に「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」があります。
デジタイゼーションは”業務をデジタル化してデータを蓄積すること”を指し、デジタライゼーションは”蓄積されたデータをもとに業務フローを改善すること”を指します。つまり、両者は過程に違いがあるのです。
また、DXは“変革したビジネスモデルから新たな価値を社会に提供すること”を指すので、デジタイゼーションとデジタライゼーションはともにDX化の手段になります。
DXが”IT止まり”になる原因
DXでは、ITツールを導入したのに業務効率は改善しないといったケースがよく見られます。以下では、DXが”IT止まり”になる原因を解説します。
課題1：経営者の理解不足
まずは、DX推進の課題として経営者層の理解不足が挙げられます。
多くの中小企業では資金力の制約からDX投資が後回しになりがちで、経営者自身もDXの効果を十分に把握できていない場合があります。その結果、 DXを「コスト削減のためのIT化」と誤解し、事業変革につながる本質的な取り組みにつながらないのです。
DXの価値を正しく理解しない限り、企業は競争力強化につながる変革を実現できません。
課題2：レガシーシステム依存
次に、DX推進の課題として、既存システムがレガシー化していることが挙げられます。
レガシー化とは、システムが古く複雑化し、管理コストが増大するとともに、変更や連携が困難な状態 を指します。古いシステムはブラックボックス化しやすく、新しいツールと統合できないため、業務全体を最適化する取り組みが大きく制約されてしまいます。
そのため、レガシー環境の制約を正しく把握し、段階的な刷新やデータ移行の計画を立てることが重要です。
課題3：ITリテラシーの問題
最後に、DX推進の課題として高いITリテラシーが求められることが挙げられます。
データ活用や業務プロセスの見直しなど、DXには高度な理解が必要であり、従来の業務経験だけでは対応が難しいです。また、ITに苦手意識を持つ社員が多い組織では、新しい仕組みを導入しても活用が進まず、結果として形骸化してしまうのです。
そのため、ITリテラシーが高くなくても直感的に使える情報管理ツール「Stock」のような仕組みを選ぶことが、DXを確実に前進させる鍵になります。
DX推進で見落とされがちな2つのポイント
以下では、DX推進で見落とされがちな2つのポイントをご紹介します。
DXを「ツール導入」と捉えていないか
DXを「ツール導入」すれば良いと考えてしまっているケースはよくあります。
本来のDXは業務プロセスを変革する取り組みであり、ツールはその手段にすぎません。しかし、ツールを入れるだけで効率化が進むと誤解すると、現場の運用改善や業務設計の見直しがされず、成果につながらないのです。
だからこそ、現場の業務フローを可視化し改善ポイントを明確にしたうえで、運用ルールの整備や定着まで含めて設計することが、DXを成功に導くために欠かせません。
導入後の現場運用まで設計できているか
DXが定着しない背景には、導入後の現場運用まで具体的に設計できていないという問題があります。
ツールを導入しても、誰がどのタイミングで使うのかが曖昧なままだと、現場ごとに運用がばらつき、成果につながる使い方が根づきません。また、運用ルールが明確でない状態では、属人的な使われ方になり、組織全体での効果が見えにくくなります。
したがって、導入前に現場の動きを踏まえた具体的な運用フローを描き、誰でも迷わず使える状態をつくることが重要です。
DXを“ツール導入”で終わらせると何が起きるのか
以下では、DXを”ツール導入”で終わらせることによるリスクをご紹介します。
- 業務が変わらない
ツールを導入しても業務プロセスを見直さなければ、従来の非効率がそのまま残り、成果につながる運用に移行できません。- 投資が無駄になる
目的や運用設計が曖昧なままツールを入れると活用が進まず、導入費用や教育コストが回収できないまま形骸化してしまいます。- 現場が疲弊する
使い方が定まらないツールが増えると現場の負担が増し、日々の業務に余計な確認作業や手戻りが発生してストレスが蓄積します。こうした事態を避けるためには、ツール導入を目的ではなく“業務をどう変えるか”を起点にDXを設計する姿勢が不可欠です。
【3ステップ】DX化を成功させる正しい進め方
以下では、DX化を成功させるための正しい進め方を紹介します。経営層からDX化の推進を抽象的に指示され、何から手をつければいいか途方に暮れているDX担当者は必見です。
現場の隠れた不満を可視化する
1つ目は、現場の隠れた不満を可視化することです。
現場の人間は、今の面倒な作業を「仕事だから仕方ない」と諦めてしまいがちです。毎日10分かけているデータのコピペのような無駄なルーティンを特定することが必要です。
そのため、業務の流れを書き出し、どの工程で時間がかかるか、ため息が出るかをヒアリングするのがおすすめです。
業務単位で小さく始める
2つ目は、業務単位で小さく始めることです。
いきなり全体最適を目指すと現場の負担が大きく、運用が定着しないまま形骸化してしまうリスクがあります。また、限定的な範囲で試すことで、実際の業務にどんな課題が潜んでいるのかを早期に把握でき、改善の方向性も明確になるのです。
こうした小さな成功体験を積み重ねることで、DXを組織全体へ広げる時の再現性と説得力が高まります。
100点を目指さず、継続できる仕組みを作る
3つ目は、100点を目指さず、継続できる仕組みを作ることです。
最初から理想形を実現しようとすると設計が複雑になり、現場が対応しきれずに運用が止まってしまうリスクが高まります。また、負荷の大きい仕組みは改善サイクルが回らず、結果としてDXが定着しない原因にもなるのです。
だからこそ、まずは無理なく続けられる運用レベルを設定し、改善を積み重ねながら仕組みを育てていく姿勢が欠かせません。
【成功の鍵】社内ナレッジの「見つからない」をゼロにする方法
以下では、DX化を進める中で発生しがちな「情報が散在する」課題を解消し、現場で定着する仕組みを作れるツールをご紹介します。
DXに取り組んでいるつもりでも、情報がメール・チャット・口頭に分散したままだと、結局は人に聞かないと業務が進まない状態が続きます。その結果、ツールを導入しても業務は変わらず、現場の負担が増えるばかりです。
情報共有を改善しようとして、社内フォルダやクラウドストレージを整備しても、「どこに何があるか分からない」「更新されない」といった問題は解決しません。運用ルールや個人の意識に頼るだけでは、使われ続ける仕組みを維持するのに限界があります。
そこで重要なのが、業務の流れの中で情報が自然に蓄積され、誰でも迷わず見つけられる仕組みを作ることです。こうした仕組みがあれば、DXは“ツール導入”で終わらず、実際の業務改善として定着します。
こうした条件に最も当てはまるのが、 情報を「ノート」で一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockはシンプルな操作で誰でも情報を蓄積・検索できるため、情報が埋もれず、現場で自然に使われ続ける仕組みを実現できます。
情報が埋もれない仕組みが作れるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0
弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0
特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0
元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。
【必見】DXの推進事例3選
以下では、DXの推進事例を3選ご紹介します。事例をもとにDXの具体的なイメージを掴みたい方は必見です。
事例1｜横浜銀行
横浜銀行は、2020年10月から「AI不正・リスク検知サービス for Banking」を稼働しています。
当行では、巧妙化する金融犯罪に対応するためモニタリング業務を強化しました。具体的には、人間では分かりづらい不正取引も検知できるAIシステムを導入したのです。
その結果、あらゆる金融犯罪を未然に防げるようになったのはもちろん、調査対象となる口座も30〜40％減らせました。
参考：横浜銀行の事例
事例2｜ユニメイト
株式会社ユニメイトは、ユニフォームの販売やレンタル事業をしている企業です。
当社では、ヒューマンエラーによるミスが頻発し、返品や交換といった無駄な労力がかかっている課題がありました。そこで、AIの画像認識システムを開発したのです。
その結果、手作業で採寸をする手間が省けて細かなミスが減ったほか、返品・交換にかかるコストや在庫の削減にもつながりました。
参考：ユニメイトの事例
事例3｜株式会社ハピネス
株式会社ハピネスは、訪問型のはり灸マッサージ事業をしている企業です。
当社ではLINEで情報共有をしていましたが、情報が流れてしまい営業先との商談記録などが見返しづらい課題がありました。そこで、あらゆる情報を簡単に残せる「Stock」を導入したところ、目的の内容へすぐにアクセスできるようになったのです。
また、情報が蓄積されることから「過去に誰とどのような商談をしたか」も明確に分かるようになり、その後の営業戦略にも役立てられました。
参考：株式会社ハピネスの事例
DX化を成功させる方法まとめ
ここまで、DX化を成功させる方法やDXを現場に浸透させた事例を紹介しました。
DX化を進めるには、まず、「現場の隠れた不満を可視化する」「業務単位で小さく始める」「最初から100点を目指さず継続できる仕組みを作る」といったアプローチをかけましょう。
また、企業でDX化を実行するときには、何よりも「情報管理」を最適化することで、さまざまなメリットを得られるようになります。ただし、ITスキルが高くない社員でも、スムーズに情報を管理・確認できるツールでなければ、DX化は頓挫してしまいます。
したがって、DX化を推進するには自社にあった形で情報を整理でき、高精度の検索機能で情報にアクセスできるツール「Stock」 が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内のDX化を実現させましょう。
