企業を取り巻く環境の変化に対応するための施策として「DX化」という言葉をよく耳にするようになりました。また、「デジタル化」「IT化」「IoT」などの言葉もここ数年で大きく普及しています。
しかし、「なぜDX化が注目されているのか分からない」「DX化に興味はあるが具体的なイメージを持てない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、DXの本当の意味やポイント、正しい進め方、成功事例をご紹介します。
- 社内でDX化を進める必要性やDXによる効果を知りたい管理職
- DX化を進めたいが、何から着手すべきか分からない業務改善担当者
- DX化に役立つツール・システムを検討したい総務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、DX化の進め方やポイントが分かるほか、業務効率化を実現するための一歩を踏み出せます。
目次
DXとは？多くの人が誤解している本当の意味
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、単にデジタルツールを導入することではなく、「データやIT技術を使って、現場の業務や組織のあり方をより良い形に変革すること」です。
ここでは、経済産業省の定義や類義語との違いを整理し、非IT企業が押さえるべきDXの本当の意味を解説します。
経済産業省の定義
経済産業省はDXを以下のように定義しています。
「デジタル技術やツールを導入すること自体ではなく、データやデジタル技術を使って、顧客目線で新たな価値を創出していくこと。また、そのためにビジネスモデルや企業文化等の変革に取り組むことが重要となる。」
まとめると、「デジタルを使って仕事の進め方を楽にし、会社をより良くすること」です。単に作業をデジタルに置き換えるだけでなく、それによって現場の働きやすさや組織の対応力を高めることが本来の目的となります。
つまり、DXのゴールは「ツールの導入」ではなく、導入した結果として、現場の業務がスムーズに回る状態を作ることにあります。
IT化との違い
DXとよく混同される言葉に「IT化」があります。IT化はデジタル技術を活用する「手段」であるのに対し、DXはIT化の先にある「組織や業務のあり方そのものが変わった状態」を指す言葉です。
さらに詳しく整理すると、DXに至るまでには「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」「DX」という3つのステップが存在します。それぞれの違いは以下の通りです。
| 用語 | 意味・目的 | 具体例 |
|---|---|---|
| デジタイゼーション | アナログ情報のデジタル化 紙や手書きの作業を、そのままデジタルデータに置き換える |
・紙のマニュアルをPDF化して共有フォルダに置く ・手書きの申請書の内容をExcel入力する |
| デジタライゼーション | 業務手順の改善 データを使って、特定の業務プロセスや手順を効率化する |
・マニュアルの更新通知をチャットへ自動送信する |
| DX | 組織・働き方の変革 誰でも必要な情報に即座にアクセスでき、業務の属人化や無駄な確認作業が完全になくなった状態を目指す |
・スマホやPCから、対応履歴や手順などをすぐに見つけられるようにする |
DX化を放置する2つのリスク
ここでは、DX化を放置すると起こり得る2つのリスクを紹介します。社内のDX化を進める担当者の方やDXの必要性が分からず悩んでいる方は必見です。
【リスク1】対応スピードが落ち競合に負ける
1つ目は、対応スピードが落ち競合に負けてしまう点です。
社内の過去履歴やノウハウが即座に引き出せる状態になっていないと、何か確認が発生するたびに紙の書類を探したり、担当者に電話で問い合わせたりする手間がかかります。その結果、顧客への対応速度が遅くなってしまうのです。
たとえば、見積もりの確認において、過去の履歴を即座に引き出せる他社は即日回答できるのに対し、自社が資料を探すのに半日かかっていると、顧客は他社を選びます。このように、業務スピードの遅れは、受注機会の損失や顧客満足度の低下につながるのです。
【リスク2】特定の社員に業務・知識が集中する
2つ目は、特定の人に業務やその知識が偏るという点です。
DXが進んでおらず、仕事の手順や過去の経緯が個人の頭の中にしか入っていないと、「〇〇さんに聞かないと進まない」という状態に陥ります。結果として、問い合わせを受けるベテランの手が止まるだけでなく、確認待ちのメンバーの業務も停滞するのです。
また、担当者が異動や退職をすると、長年蓄積された知見やノウハウが会社から失われてしまいます。このように、一部の社員に業務や知識が偏る環境を放置することは、組織の運用において非常に大きなリスクとなります。
DXがうまくいかない原因
ここでは、DXがうまくいかない原因を3つ紹介します。社内のDX化がスムーズにできず悩んでいる方は必見です。
【課題1】経営層の理解不足と目的の不在
1つ目は、経営層の理解不足と目的の不在です。
経営陣や上層部が「世間がDXと言っているから」「競合も入れているから」という理由だけで導入を決めてしまうと、現場は「なぜ新しいやり方に変えなければいけないのか」を理解できません。
現場の課題感を無視してDX化を進めようとしても、社員は変化を嫌がり、従来のやり方に固執してしまいます。したがって、DXの推進には、経営層が「現場のどの負担を減らすための導入なのか」を具体的に提示し、目的を共有することが不可欠です。
【課題2】現場のITリテラシーが低い
2つ目は、現場のITリテラシーが低いという点です。
多機能のツールや、操作が複雑なシステムを選ぶと、ITリテラシーの低い現場社員は「使い方が難しい」と感じ、利用に抵抗を覚えてしまいます。一度「使いづらい」と判断されると、社員は紙や電話での連絡に戻ってしまい、ツールを使わなくなるのです。
このように、社員のITリテラシーに差がある企業でDXを進めるには、誰でもマニュアルを読まずに直感的に操作できる「シンプルさ」が何よりも重要になります。
【課題3】システム導入だけで終わっている
3つ目は、システム導入だけで終わっているという点です。
システムを導入しただけで運用ルールを決めなかったり、古いデータをそのまま放置したりすると、情報は散らかり、誰にとっても使いづらいシステムになってしまいます。
また、ツールはどのような情報を蓄積し、どう現場で活用してもらうかという「定着までの伴走」がなければ、十分に活用されない可能性があります。したがって、DX化を進めるためには、導入後の運用・サポート体制を整える必要があります。
【3ステップ】DX化を成功させる正しい進め方
以下では、DX化を成功させるための正しい進め方を紹介します。経営層からDX化の推進を抽象的に指示され、何から手をつければいいか途方に暮れている担当者は必見です。
ステップ1｜現場の困りごとを洗い出す
1つ目は、現場の困りごとを洗い出すことです。
「毎日どんな作業に時間を取られているか」「資料検索にどれくらい時間がかかっているか」といった、現場のストレスや無駄な工数を洗い出します。具体的に調査することで、「ベテランに確認しないと過去の対応が分からない」といった課題が明確になります。
このように、DX化を進めるにあたって、まずは現場が本当に解決したい課題を明確にしましょう。
ステップ2｜部署・業務単位で小さく始める
2つ目は、部署・業務単位で小さく始めることです。
全社のシステム・手順を一気に変えようとすると、現場の混乱を招き、反対意見が出やすくなります。そのため、まずは「総務部のQ&A集」「営業部の過去資料検索」など、各部署・業務単位で始めることが重要です。
また、小さな領域で「探す時間や問い合わせが減り、業務が楽になった」という成功体験を作ると、ほかの部署・業務にも良い影響が広がります。このように、小さく始めて徐々に範囲を広げることが、社内の抵抗を最小限に抑えて定着させるコツです。
ステップ3｜100点を目指さず、継続できる仕組みを作る
3つ目は、100点を目指さず、継続できる仕組みを作ることです。
ルールを厳しくしすぎたり、情報の入力項目を増やしすぎたりすると、現場の負担が増えて更新が途絶えてしまいます。結果として情報が古くなり、誰も使わない状態に逆戻りしてしまうのです。
そのため、多少情報に抜けがあっても、「誰でも簡単に書き込める」「検索すればすぐに見つかる」といった使いやすさを重視すべきです。したがって、最初から完璧を求めるのではなく、DXを進めながら改善するようにしましょう。
情報の「見つからない」をなくしDXを促進する仕組み・ツール
以下では、情報の「見つからない」をなくしDXを促進する仕組み・ツールをご紹介します。
DXを進めようと、とりあえずファイルを共有フォルダに保存したり、チャットツールでやり取りしたりするだけでは、情報はすぐに埋もれてしまいます。その結果、必要な資料を探すたびに時間がかかったり、担当者への口頭確認や同じ質問が繰り返されたりして、上司・管理職の負担は一向に解消されません。
こうした状況を解決する方法として、管理ルールの作成やフォルダの整理が挙げられます。しかし、このような複雑な運用ルールや努力だけに頼る管理は手間がかかるため、更新作業が後回しになり、資料や情報が古いまま放置されてしまうのです。
そこで、DXを社内で進めるためには、日常業務の中で自然に情報が集まり、誰でも迷わず必要な情報に即座にたどり着ける「仕組み」を整えることが不可欠です。また、特別なITスキルがなくても直感的に使え、情報が自動的に整理・一元化される環境があれば、「ツールを導入したが複雑で使えない」という状態も防げます。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも当たり前に情報が蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、メールやチャットのやり取りが、自動で蓄積されて手間がかからないうえ、シンプルな画面と「上司に質問する感覚」のAI検索で必要な情報を瞬時に見つけられるため、社内のDX化を簡単に実現できます。
「上司に聞く感覚」で情報が見つかるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【必見】DXの推進事例2選
以下では、DXの推進事例2選をご紹介します。事例をもとにDXの具体的なイメージを掴みたい方は必見です。
【ナレカン導入事例】古河電気工業株式会社
古河電気工業株式会社では、「DXを活用したナレッジ共有基盤の構築」を目的として、情報の共有・管理・検索に「ナレカン」を活用しています。
以前は、「情報が分散し検索に手間取る」「専門的な知識の習得に時間がかかる」「拠点間でイレギュラー事例を共有できない」という課題を抱えていました。そこで、あらゆる情報を集約でき手軽に高精度な検索機能を使える「ナレカン」を導入したのです。
その結果、高精度なAI検索で必要な情報にすぐアクセスできるようになり、情報検索にかかる時間が最大90%削減されました。また、自然に情報が集約され、複数拠点でのスムーズな情報共有・管理も実現したのです。
【Stock導入事例】株式会社ハピネス
株式会社ハピネスでは、営業の打ち合わせ記録・社内日報、新規の問い合わせやクレーム管理に「Stock」を活用しています。
同社ではLINEで情報共有をしていましたが、情報が流れてしまい営業先との商談記録などが見返しづらいという課題がありました。そこで、あらゆる情報を簡単に残せる「Stock」を導入したところ、必要な情報へ即アクセスできるようになったのです。
また、情報が蓄積されることから「過去に誰とどのような商談をしたか」も明確に分かるようになり、その後の営業戦略にも役立てられました。
DX化を成功させる方法まとめ
ここまで、DXの本当の意味やポイント、正しい進め方や成功事例を紹介しました。
DXとは、デジタルを活用して現場の無駄な負担を減らし、働きやすい環境を作ることです。「担当者に聞かないと分からない」「資料探しに毎日何時間も奪われている」という状態を放置すると、業務スピードが落ちるだけでなく、貴重な企業の知見が失われます。
そのため、DXを進めて現場の課題を解決し、情報・ノウハウを蓄積する必要があります。また、DXを成功させるには、いきなり大規模なシステムを入れるのではなく、現場の身近な困りごとから小さく始め、無理なく続けられる仕組みを作ることが重要です。
結論、社内のDX推進に役立つのは、「上司に聞くような感覚」で質問するだけで必要な情報に瞬時にアクセスでき、充実した導入・運用支援が受けられるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のDX化を実現させましょう。
