昨今では、情報共有を「ITツール」に乗り換える企業が増えています。とくに、ノート型の情報共有ツールは情報の蓄積に適しており、利用すればノウハウやナレッジが共有しやすくなります。
たとえば、代表的なノート型情報共有ツールのひとつに「Stock（ストック）」が挙げられます。なかには、Stockの導入を検討しているものの、ノートでの情報共有がイメージできない方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Stockのノート機能やおすすめの使い方を中心にご紹介します。
- Stockの利用を検討しているが、ノートの使い方や用途が分からない
- 情報共有にチャットを使っているが、あとから見返せず困っている
- Stockのノートを使いこなして、社内で円滑な情報共有をしたい
という方は今回の記事を参考にすると、Stockのノートの具体的な使い方が分かり、情報管理のストレスを解消できるようになります。
目次
Stock（ストック）のノートとは
「ノート」はStockのメイン機能で、ノートを起点に情報を共有します。
ノートにはテキストや画像、動画やファイルなど、あらゆる情報を記載・添付できるほか、自動保存にも対応しており、他のメンバーへのリアルタイム共有も可能です。さらに、共有方法もシンプルなので、操作に一切のストレスがかかりません。
また、Stockの無料プランでは累計20ノートまで作成でき、有料プランと同じくノートの体裁を整えるさまざまな機能が使えます。
Stockのノートで使える便利な機能10選
Stockのノートには、情報を見やすく記載するためのさまざまな機能が備わっています。そこで以下では、Stockのノートで使える便利な機能を10選ご紹介します。
（1）文字装飾
はじめに、Stockのノートでは、テキストの「太字」「下線」「斜体」「文字色の変更」「文字サイズの拡大・縮小」などを装飾できます。
上図のように、文字を装飾すれば、見出しや重要な部分を目立たせられるので便利です。
（2）箇条書き
次に、箇条書きを使えば、ノートの内容を簡単に構造化できます。
「Tab」キーでインデント（1文字分下げること）、「Shift + Tab」キーでアウトデント（1文字分上げること）が反映されるので、利用は簡単です。
上図のように、インデントとアウトデントを上手く使うことで情報が構造化され、見やすく分かりやすいノートを作れます。
（3）番号付きリスト
次に、項目に採番する、番号付きリスト機能も備わっています。
上図のように、改行するだけで自動的に次の番号が表示されるので、手作業で番号を割り振る手間がかかりません。そのため、マニュアル上で手順を示すときなどに便利です。
（4）チェックボックス
次に、チェックボックスを使うと、ToDoリストの作成や工程管理がしやすくなります。
上図のように、実施した項目のチェックボックスをクリックすると、取り消し線とチェックマークがつくため、未対応の内容が一目で分かるのです。
（5）表
次に、表を挿入して、データを見やすく整理することもできます。
さらに、行や列の数は自由に調整できるので、用途に合わせた表をノート上に作れます。たとえば、「月次売上の記録」「社員のスケジュール管理」などの整理に効果的です。
（6）水平線
次に、水平線を追加すると、ノートの内容をページ内で簡単に区切れます。
画面下部の［-］を選択すると、横に伸びる線が追加されます。そのため、水平線は「日付の入力」「内容の区分け」をするときに有効です。
（7）テンプレート
次に、画面下部の［テンプレート］から、よく使うノートの形式を簡単に反映できます。
上図のように、テンプレートがあれば、記載項目やフォーマットのバラつきが解消されます。さらに、作成時間も短縮できるので「議事録」「日報」「作業依頼」など、書く項目が決まっているノートを作るときにも有効です。
（8）ファイル添付
次に、選択したファイルをノート上へ添付することもできます。
ノートには、PowerPointやExcelファイルをはじめ、写真や動画も添付できます。そのため、「会議で使ったホワイトボードの写真をノートに貼り、議事録と一緒に記録を残す」などの使い方も可能です。
（9）印刷
次に、ノートの内容は印刷にも対応しています。
ノートの幅は印刷で切れないように設計されており、印刷範囲に合わせて内容を再修正する必要がありません。そのため、作業予定をノート上で作成し、印刷して現場に持ち込むような状況でもストレスなく利用できます。
なお、印刷をするには、画面下部の［印刷マーク］をクリックするだけです。
（10）PDF出力
最後に、ノートは印刷だけでなく、PDFでの出力にも対応しています。
画面下部の［PDF出力］を選択すると、すぐにPDFとしてデータのダウンロードがはじまります。ノートに記載した通りの形式でPDF化されるため、社外にメールでデータ送信する場合でも素早く共有できるのです。
このように、ノートの機能を使えば、後から振り返っても見やすく、他のメンバーに伝わりやすい形で情報をまとめられます。
簡単にできる！ノート数が増えても情報をすぐに見つける方法
Stockのノートでは気軽に情報を蓄積できるものの、取り扱う情報が増えるとノートの数も増えていきます。そこで以下では、ノート数が増えても情報がすぐに見つかる方法を2つご紹介します。
（1）検索での絞り込み
はじめに、Stockには、以下のように精度の高い検索機能が備わっています。
- ノートの検索対象を絞り込める
- フォルダ単位で絞り込んで検索できる
- 検索にヒットしたキーワードが分かりやすい
すべてのノートから検索をかけられるだけでなく、検索対象を「タイトル」「タグ」「ファイル名」に絞り込んで調べられます。
フォルダ単位でも絞り込みができるため、フォルダ内のノートをすべて確認したいときにも便利です。
ヒットしたキーワードには黄色のマーカーがかかるので、どこに該当のキーワードがあるか分かりやすいです。
上記のように、探したい情報があったときには検索機能を活用すると、素早く該当のノートを見つけられます。
（2）フォルダでの整理
次に、ノートは「フォルダ」で管理すると、カテゴリごとに情報をまとめられます。
たとえば、”会社名別”や”プロジェクト別”に名前を付けてフォルダを管理すると、視覚的に分かりやすいだけでなく、検索もしやすくなります。
さらに、フォルダは2階層までのため「フォルダの階層が深すぎて、目的のノートにたどり着けない事態」も防げるのです。
【重要】ビジネスにおいて「情報の蓄積」が必要な理由
以下では、ビジネスにおいて「情報の蓄積」が必要な理由をご紹介します。
業務の対応スピードや質を向上させるには、ノウハウや顧客データを簡単に確認できる仕組みが重要です。しかし、会話やチャットでのやりとりのような「フロー情報」はその場限りで流れてしまい、蓄積されません。
したがって、情報を蓄積したうえで社内に共有する必要があるのです。そこで、ノート上にあらゆる情報を残せる「情報共有ツール」を使うと、複数人へ簡単に社内情報を共有できるので、紙のメモやメールなどのアナログな共有方法よりも効率的です。
とくに、「誰でも使えるシンプルなツール」を選ぶと、利用方法を教える手間もかかりません。結論、非IT企業の65歳以上の方でも、即日で使いこなせる情報共有ツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した文字や表、ファイルは、リアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づいており、関連情報をやりとりしても話題が混ざらないため、扱う情報量の多いビジネスでの利用に最適です。
チームの情報を最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Stock（ストック）のノートのおすすめの使い方
Stockのノートはあらゆる情報の蓄積に最適です。たとえば、以下のような活用方法が挙げられます。
- 顧客ごとの情報管理
- 社内ミーティングの議事録作成
- 顧客対応に関する履歴の管理
- 営業内容の記録
- 開発・製作の要件の記録
- 企画業務に関する情報共有
- 人事・採用記録の保存
- 社内マニュアルの記録
- 日報・掲示板としての運用
- 自社で取り扱う商品情報の管理
ノートの記録はチャットツールのように流れないので、必要なときにすぐに情報を見つけられます。したがって、チーム内で浸透が必要なナレッジやノウハウの共有に最適です。
Stock（ストック）のノート機能まとめ
これまで、Stockのノート機能や使い方を中心にご紹介しました。
Stockのノートには、情報を見やすく共有する機能が過不足なく備わっています。さらに、操作方法もシンプルなので、わざわざ使い方をレクチャーする手間もかかりません。
また、ノートを起点にやりとりができることで、チャットツールにありがちな「大切な情報が流れる」「ほかの話題と入り乱れる」などの事態も防げるのです。
結論、自社で使うべきなのは、必要な機能に過不足がなく、あらゆる情報を「ノート」へ簡単にまとめられる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社の重要な情報をノートで蓄積・共有しましょう。
