ビジネスにおいてさまざまな場面で挨拶状を作成する機会があります。挨拶状は相手に伝わるようにわかりやすく書くことはもちろん、記入すべき項目やマナーなどにも注意しなければなりません。
一方で、「挨拶状の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、挨拶状で書くべき項目やテンプレートを中心にご紹介します。
- シーン別の挨拶状のテンプレートがほしい
- 挨拶状の冒頭部分に何を書けば良いのか教えてほしい
- シーン別の挨拶状テンプレートを簡単に管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、挨拶状を簡単に作成できるようになるだけでなく、シーン別にテンプレートを管理する方法も見つかります。
目次
【例文あり】挨拶状とは
ここでは、挨拶状の概要や記入すべき項目を例文を用いてご紹介します。挨拶状を書く前に大枠を掴みたい方は以下をしっかりと確認しましょう。
挨拶状とは何か
挨拶状とは、相手へのお知らせや感謝、お詫びの気持ちなどを伝えるための文書のことです。
日常生活だけでなく、ビジネスの場面において挨拶状の作成を求められる場面は多くあります。たとえば、異動や転勤、事務所移転、新社長の就任時などには、詳細な状況や内容説明のための挨拶状の送付が必要です。
以上のように、挨拶状と一口に言っても状況によって作成すべき挨拶状の形式や内容は大きく異なります。そのため、場面に適応した挨拶状を作成することが、ビジネスマンに必須のスキルと言えるのです。
挨拶状に書くべき項目
ここでは、転勤や異動の際に送る挨拶状を例に、書くべき項目をご説明します。
記入すべき項目としては以下の6つが挙げられます。
- 冒頭の挨拶
- 転勤や異動の報告
- 感謝の言葉
- 今後の抱負
- 差出人の情報
- 締めの言葉
季節の挨拶や相手を気遣う文面を冒頭に入れます。
転勤や異動の理由と新しい部署や勤務地を簡潔に記入します。
これまでお世話になった人たちへの感謝の言葉を述べましょう。
新しい職場での意気込みや目標などを伝えます。
差出人の連絡先や新しい役職などを必ず挨拶状のどこかには記載しましょう。
引き続き指導のお願いや季節の言葉、結びの言葉を入れ、きちんと締めくくりましょう。
異動や転勤の場合は上記の項目を入れると、適切な挨拶状を作成することができます。目的に応じて記入項目は多少変化するものの、冒頭の挨拶や内容の報告、感謝の言葉、締めの言葉などは忘れずに記載しましょう。
挨拶状で役に立つ例文
以下では、実際に挨拶状で使える時候の挨拶と結びの言葉の例文をご紹介します。
ビジネス文書では、頭語を「前略」としたうえで時候の挨拶を省略する場合がありますが、挨拶状においては省略しないのが一般的です。また結びの言葉には、ビジネスシーンであれば相手の今後の繁栄や活躍を祈る気持ちを書きましょう。
【場面別】ビジネスで使えるWord形式の挨拶状のテンプレート5選
ここでは、場面別にビジネスで使えるWord形式の挨拶状のテンプレートをご紹介します。挨拶状を作成するにあたって何を記入すべきかわからないと悩んでいる方は以下のテンプレートを利用しましょう。
ハガキ形式の引越しや転居の挨拶状サンプル
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードのサイトが提供するハガキ形式の引越し・転居を知らせる挨拶状です。
ハガキの場合、限られたスペースしかないため、必要な情報を漏らすことなく簡潔に書く必要があります。上記のテンプレートはシンプルでありながら伝えるべき内容をしっかりと含めているので参考にしましょう。
事務所移転のお知らせをする挨拶状雛形
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードのサイトが提供する事務所の移転の挨拶状です。
事務所移転の挨拶状には、移転先の事務所の住所や連絡先、営業開始日を正しく記載することが重要です。そのため、挨拶状を送る前に、必ず記入間違いや記入漏れがないか確かめましょう。
異動の挨拶状テンプレート
こちらは、業務用テンプレートのサイトが提供する異動の挨拶状です。
このテンプレートは、異動の挨拶状として記入すべき項目をほぼ全て網羅しています。差出人の会社や連絡先の情報をどこまで細かく記載するかは、相手との関係性や今後のつながりによって臨機応変に対応しましょう。
法人設立の挨拶状のフォーマット
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードのサイトが提供するハガキ形式の会社設立の挨拶状です。
このフォーマットは、ハガキ形式であるため会社の詳細な概要については触れず、後日書面を送るという形をとっています。挨拶状とともに会社概要を一緒に知らせたい場合はビジネス文書形式で作成するのがおすすめです。
新しく社長に就任したことを知らせる挨拶状
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードのサイトが提供する社長就任時の挨拶状です。
社長就任の挨拶状には、どういった経緯で選出されたのかやいつから就任したのかを事実に即して記載します。また、今後の抱負や方針についても必ず述べるようにしましょう。
業務提携を依頼する時の挨拶状テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートのサイトが提供する、業務提携を依頼する時の挨拶状のテンプレートです。
他企業に業務提携を依頼する挨拶状では、なぜその企業との業務提携を望むのかについての理由を明らかにすることが重要です。また、自社と業務提携することで相手の企業にどのような利益が生じるのかについても述べましょう。
退職するときの挨拶テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートのサイトが提供する、退職願のテンプレートです。
退職願では、宛名として最高執行責任者の役職と名前を自分の名前よりも上に記載することがポイントです。また、書き出しを「私儀」とするのを忘れないように注意しましょう。
挨拶状を作成する上での注意点
挨拶状を作成する上でマナーに注意しましょう。
ビジネスにおいて挨拶状を作成する場合、挨拶状のマナーが守られていないと相手からの印象が悪くなる可能性があります。たとえば、「拝啓」や「敬具」といった頭語や結語、季節の挨拶、適切な敬称が使われているかには気を配るべきです。
とはいえ、挨拶状の作成に慣れていない人は、書くたびにマナー違反になっていないかを逐一確かめるのに時間がかかってしまいます。結果、挨拶状の作成に時間がかかって本来の業務に支障をきたす恐れもあります。
そこで、よく使う文章や単語がすでに入力された挨拶状のテンプレートを自作して登録できる「Stock」のようなツールが役立ちます。Stockを活用すれば、登録したテンプレートを瞬時に呼び起こせるため、テンプレートを探すのに手間もかかりません。
【必見】挨拶状をスムーズに作成・管理する方法
以下では、挨拶状をスムーズに作成・管理する方法をご紹介します。
ビジネスで挨拶状を作成する場合、記入項目から内容まで一から自力で考えようとすると作成に時間がかかってしまいます。また、受け取った挨拶状を管理する際にも紙媒体での保管では、紛失するリスクがあります。
そこで、事前に自作したテンプレートを保存し、いつでも呼び起こせるツールを使えば、挨拶状作成の負担を軽くできます。また、受け取った挨拶状をフォルダでしっかりと整理できれば、必要な時に見返したり確認したりすることが可能になるのです。
結論、自社が導入すべきは、挨拶状のテンプレート管理から作成まで一元化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、シーン別に挨拶状テンプレートを登録できるうえ、わずかな工数で呼び起せるので、作成にかかる手間を削減できます。また、ノートは用紙に印刷したり、PDF変換したりすることも可能なので、場面に応じて挨拶状を送れます。
挨拶状のテンプレート管理から作成まで一元化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
挨拶状の概要や場面別のテンプレートまとめ
これまで、挨拶状に記入すべき項目や場面別に使えるテンプレート、作成上の注意点を中心にご紹介しました。
ビジネスで挨拶状を作成する際にはかしこまった形式で書くことが求められます。また、挨拶状には様々なマナーやルールが存在するため、一から自力で作成するとなると手間がかかります。
そこで、テンプレートを利用すれば、内容や言い回しを若干変えるだけですぐに挨拶状が作れます。さらに、テンプレートを保存して管理できるツールを使えば、毎度テンプレートを探す時間も削減できるのです。
結論、自社が導入すべきは、テンプレートを保存して素早く文書作成を進められるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、挨拶状を含む全ての文書の作成を効率化しましょう。
