近年では、画像内の文字を認識してデータ化する「OCR」技術を活用する企業が増えてきています。とくに、GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能は、その手軽さや精度の高さから注目を集めているのです。
しかし、「GoogleでのOCR機能の使い方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、GoogleドライブとGoogle CloudのOCR機能の使い方を中心にご紹介します。
- GoogleドライブとGoogle CloudのOCR機能の違いを知りたい
- Googleドライブ、CloudそれぞれのOCR機能の使い方を把握したい
- Googleよりも高精度なOCRを探している
という方はこの記事を参考にすると、GoogleのOCR機能の使い方だけでなく、高精度のOCRを活用した効率的な社内情報の管理法までわかります。
目次
OCRとは
OCR（光学文字認識）とは、「Optical Character Reader」の略で、画像内の文字を読み取り電子テキストに変換する技術を指します。
OCRを利用することで、紙の書類やPDFファイルなどに書かれた文字をデータ化し、PCやスマホのフォルダ内で管理できるようになります。具体的には、文書管理や紙書類のデジタル化、データ入力など、幅広い分野で活用可能です。
このように、OCRの導入によって従来人間が担当していた文字の入力業務が自動化され、業務負担の軽減や効率化が期待できるのです。
GoogleドライブのOCR機能とは
GoogleドライブのOCR機能とは、Googleドキュメントで使われるOCR機能です。Googleドライブは、Google Workspaceの一部として提供される一連のビジネス向けツールです。
GoogleドライブのOCR機能はシンプルで、Googleドキュメントと連携することで、アップロードした画像やPDFファイルから文字を認識してドキュメント形式に変換できます。また、Googleのアカウントがあれば誰でも無料で利用可能です。
このように、GoogleドライブのOCR機能はシンプルな機能性と手軽さが特徴であり、個人や小規模のチームでの利用に向いています。
Google CloudのOCR機能とは
Google Cloudは、データ分析やAI機能を活用できるGoogleのクラウドプラットフォームで、OCR機能も利用できます。
Google Cloudでは、Document AIという高度なOCRツールを提供しており、文書のレイアウトや構造まで認識することで、より複雑な処理に対応可能です。また、利用状況に応じて料金が発生する点において、Googleドライブとは異なります。
このように、Google CloudのOCR機能は高精度の文字認識機能が特徴であり、大量の文書処理が必要な大企業での利用に向いています。
＜比較＞GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方
以下では、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方をご紹介します。画像付きで解説しているので、「具体的な使用イメージができない」「使い方がわからない」という方は必見です。
GoogleドライブでOCRを使う方法
以下では、GoogleドライブでOCRを使う方法をご紹介します。
①Google ドライブにアクセスし、ファイルをアップロードする
まず、Googleアカウントにログインし、Googleドライブを開きます。
開いたら、【＋新規】をクリックし、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。
➁アップロードしたファイルをGoogleドキュメントで開く
アップロードしたファイルの【⋮】をクリックします。
表示される項目の【アプリで開く】から【Googleドキュメント】を選択します。
しばらく待つと、Googleドキュメントでテキストに書き起こされたファイルが表示されます。
以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。テキストは自由に編集し、ドキュメントとしてGoogleドライブ上に保存できます。
Google CloudでOCRを使う方法
ここでは、Google CloudでOCRを使う方法をご紹介します。以下は、デモ画面での操作方法です。
①Document AIのサイトにアクセスする
まず、以下のリンクからDocument AIのサイトにアクセスします。
➁デモ画面を開き、ファイルをアップロードする
サイトにアクセスしたら、左側にある項目から【デモ】を選択し、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。
しばらく待つと画面が切り替わるので、【OCR】をクリックします。すると、書き起こされたテキストが表示されます。
以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。
＜表形式の画像やファイルの場合＞
Google CloudのOCRでは、表形式の画像やファイルにも対応しています。
通常通りファイルをアップロードし、【TABLES】をクリックします。
すると、画像のように表形式のままテキスト化されます。
＜手書き画像の場合＞
Google CloudのOCRでは、手書き画像も問題なく文字起こしできます。
通常通りファイルをアップロードし、【OCR】をクリックします。
すると、画像のように手書きの文字がテキスト化されます。
以上のように、Google CloudのOCRのOCR機能では、高度な文字認識技術を活用して様々な用途で利用可能です。
【必見】高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法
以下では、高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法をご紹介します。
GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能を使えば、PDFファイルや紙の資料を簡単にデータ化できます。ただし、データ化しただけではファイルがPC内で散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。
そこで、「OCR検索に対応したツール」を導入すれば、画像を添付するだけで検索が可能になるため、そもそもデータ化の手間が省けます。加えて、「ファイル内検索」にも対応しているツールであれば、ファイル形式問わず必要な情報を即座に見つけられるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、画像やファイルを添付するだけで社内情報を横断検索できるツール「ナレカン」 一択です。
ナレカンでは「記事」に直接画像を貼り付けたり、画像やファイルを添付したりしてデータを保管できます。また、「OCR機能」によって、記事上の画像内はもちろん、添付ファイル・画像内のテキスト文章まで検索対象になるため、効率的な情報管理が実現します。
高精度のOCR検索で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
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ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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GoogleのOCR機能を利用する際の注意点
以下では、GoogleのOCR機能を利用する際の注意点をご紹介します。
- 容量に制限がある
- 画像処理の精度は完璧ではない
- セキュリティのリスクがある
無料版のGoogleドライブは15GBの容量制限があり、Google Cloudでは使用容量に応じた料金が発生します。そのため、大容量を必要とする企業では、コストが高くなる点に注意が必要です。
無料で利用できるGoogleドライブのOCR機能では、表のレイアウトが保持されなかったり、手書き文字の認識精度が低かったりする場合があります。そのため、最終的には人の手による確認が必要な点に注意しましょう。
Googleのサービスはクラウド上で利用できる利便性がある一方、セキュリティ対策がGoogleに依存しやすいというリスクもあります。万が一、情報漏洩が起きると深刻な問題につながりかねないため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。
このように、GoogleでのOCR機能にはいくつかのデメリットやリスクがあります。そのため、導入を検討する際は、費用対効果や安全性を十分に考慮して慎重に判断することが重要です。
GoogleでのOCR機能の使い方まとめ
これまで、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方を中心にご紹介しました。
Google社が提供するOCR機能を利用すれば、紙の文書やPDFファイルをデータ化でき、業務負担の軽減や効率化につながります。ただし、データ化した情報を適切に管理しなければ、PC内で散在してしまい必要な情報を探すのに手間がかかるのです。
そこで、「OCR検索ができるツール」を導入すれば、そもそもデータ化の必要なく社内の情報を横断検索できます。また、添付したファイル・画像の中身まで検索対象になっていれば、図解したマニュアルや社内資料の検索も簡単です。
結論、自社が導入すべきなのは、高精度の検索機能でデータ化の必要なく必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な情報管理を実現しましょう。
