多くの民間企業において、新しい働き方として導入が進んでいるモバイルワークですが、自治体でも同様にその重要性が広く知れ渡ってきています。
しかし、自治体でのモバイルワーク導入は実現しづらく、結果として遅れが生じている点に悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体でのモバイルワークの現状や導入が進まない理由、成功事例を解説します。
- 自治体におけるモバイルワークの現状を把握し今後の方針を定めたい
- 自治体でのモバイルワーク導入が遅れている理由から、導入への改善策を講じたい
- モバイルワーク導入に成功した自治体の事例を参考に取り組み方を検討したい
という方は今回の記事を参考にすると、自治体におけるモバイルワークの現状や遅れの理由がわかり、事例を元に所属する自治体でのモバイルワーク導入を成功させられます。
目次
自治体でのモバイルワーク導入率とは
総務省が2021年に発表した「地方公共団体におけるテレワークの取組状況調査結果」によると、約51％の自治体でモバイルワークを含めたテレワークの導入を進めていることがわかります。
この背景には、新型コロナウイルスの感染拡大防止が大きく影響している一方で、今なお4割以上の自治体では導入が進んでいないのも現実です。
しかし、働き方改革による多様な働き方への対応は今や職種や業界を問わず求められているのが現状です。したがって、自治体においても、導入率を今以上に向上させ、多様な人材確保による労働力拡大に取り組む必要があります。
自治体でのモバイルワーク導入が遅れる理由
モバイルワークを含むテレワークの導入は重要視される一方で、自治体ではこうした新しい働き方への対応が民間企業に対し遅れをとっていると言われています。
そこで以下では、なぜ自治体でのモバイルワークの導入が遅れているのかを解説します。
モバイルワークで対応できない業務が多い
自治体でモバイルワーク導入が進まない一番の理由は、対応できない業務が多く存在するからです。
自治体では、住民票の発行や戸籍変更の手続きなど対面かつ対人で行う業務が多く存在します。したがって、モバイルワークを促進しても対面・対人業務は完璧にはなくせず、一定業務については従来通りのオフィスワークとせざるをえないのです。
また、書類に不備が発生した場合など情報の照合が欠かせませんが、情報がデジタル化されていないと紙の資料を都度確認して処理を行う必要があります。しかし、職員は庁内にある資料の持ち帰りができないため、こうした不備の発生が起こる度に出社が必要となる点もモバイルワークが進まない理由となります。
セキュリティ対策に懸念があるから
自治体でのモバイルワークが進まないのは、セキュリティ対策に懸念があるからです。
自治体では住民の個人情報を取り扱いながら業務を進めるため、情報漏えいに対しては厳しい目が向けられています。外部からの不正アクセスに対する対策はもちろん、外に情報を出さないようデータの持ち出しを禁じている自治体がほとんどです。
こうした状況下においては、社外環境からも利用可能とするモバイルワークは受け入れがたいのが現状です。つまり、現状のセキュリティ性を保持するには、モバイルワークを導入するにしても強固なセキュリティが求められるのです。
環境整備にコストがかかる
環境整備にコストがかかるのも、モバイルワークが進みづらい理由です。
従来であればパソコンなどの機器を庁内に据え置きするだけでも環境整備ができましたが、モバイルワークを認める以上、自宅やオフィス外からも利用できるような整備が不可欠です。
とくに、自宅などで通信回線が整っていない職員の場合、フリーWi-Fiなどの無料で利用できる回線を利用して業務を進めるケースも考えられます。しかし、このような回線ではデータの暗号化がされておらず、利用によって情報漏えいを引き起こしかねません。
したがって、環境整備を行う際は、パソコンやタブレットなどの端末機器だけでなく、通信環境も含めた整備を意識する必要があります。
職員の労働管理が難しい
自治体のモバイルワーク導入が遅れをとるのは、職員の労務管理が難しいのも要因です。
モバイルワークでは職員同士が顔を合わせて業務を行わない以上、職員が現状どのように働いているのかを含めた状況がブラックボックス化します。その場にいればさぼっているかどうかはわかっても、目に見えない以上把握しづらくなるのです。
また、勤務状況がわからない以上、長時間労働の発生にも気付きにくくなります。従来であれば残業していることを管理者は把握しやすいですが、モバイルワークの場合顔が見られない以上「本当に時間内で終わっているのか」が掴みにくいです。
本来であれば、納期の変更やリソースの追加などの対策が打てる状況でも、現状が把握できないゆえに改善ができず、職員に長時間労働を課す自体に陥ってしまうのです。
就業規則やルールの変更が必要
自治体でのモバイルワーク導入が進まないのは、就業規則やルールの変更が必要な点もあります。
モバイルワーク導入後、規則やルール変更を行う必要は原則としてないものの、自治体によっては、条例や規則で勤務場所を指定しているというケースがあります。その場合は、モバイルワーク自体が規則違反となるため、内容の追記または変更が必要です。
また、職員に通信費用を負担させるケースなど、通常勤務との差がある場合も変更が必要となります。しかし、決定権を所有する管理者であっても、一方的な規則の変更は行えません。したがって、内容に変更が生じる際はすみやかな共有を行い、社内理解を得たうえで実行しましょう。
自治体でのモバイルワークを成功させた事例
自治体でのモバイルワーク導入はハードルが高い一方、導入を成功させているケースは多々あります。そこで以下では、自治体でのモバイルワーク導入に成功した事例を3選ご紹介します。
徳島県
徳島県庁では、テレワークを「モバイルワーク」「サテライトオフィス」「在宅勤務」の3分類に切り分け、推進しています。それぞれの推進状況は以下になります。
- モバイルワーク
- サテライトオフィス
- 在宅勤務
現場での業務処理に貢献し、災害時にも役立つ働き方として推奨。2014年にタブレットを50台導入。2015年には100台導入へと拡大。
業務効率を向上させ、移動時間の有効活用を実現する働き方として推奨。2014年に県庁4階にサテライトオフィスを設置。毎年度設置場所を増やし、2019時点で9か所まで拡大。
職員のワークライフバランスの向上が実現する働き方として推奨。2015年には介護・育児中の職員を対象として進め、2016年には対象者を全職員まで拡大。
さらに、2017年からはフリーアドレスやペーパーレス化にも取り組み、オフィスから働き方を変える施策を打ち出しています。
佐賀県
佐賀県庁では、育児・介護などによって職員のライフスタイルが変化が発生した際や、感染症が発生した際でも業務を継続可能とする環境構築を目的に、他自治体よりも早い段階でモバイルワークの導入を検討していました。
そこで、2008年1月より、育児・介護中の職員を対象に在宅勤務制度を取り入れています。さらに、翌年には新型インフルエンザの大流行によりモバイルワークの必要性が向上し、2010年10月には在宅勤務制度の対象者を全職員まで広げています。
モバイルワークの場合オフィスへの出勤をせずとも良いため、天候不良の際や災害時でも通常通りの勤務が可能になっています。実際に、大雪により交通機関が麻痺した際でも、400人を超える職員がモバイルワークにて対応し、業務に支障をきたすことなく進められたそうです。
静岡県
静岡県静岡市では、モバイルワーク導入推進により民間企業の誘致を進める取り組みが行われています。
東京から新幹線で約1時間という好立地を活かして、静岡県周辺の10施設、500席以上をモバイルワーク場所として提供することで、企業の積極的なモバイルワーク導入を推進しています。
こうした取り組みの結果、2019年には首都圏企業の数社が静岡市内にサテライトオフィスを開設しています。
直接的に自治体でモバイルワークを導入したわけではないものの、モバイルワークの導入によって相乗効果を生んだ事例と言えます。
自治体でのモバイルワークを実現させるおすすめのツール
以下では、自治体でのモバイルワークを実現させるおすすめのツールをご紹介します。
自治体でのモバイルワーク実現させる際に大切なのは、導入の負担が最小限となるツールの導入です。自治体ではアナログ文化が強く根付いており、ITツールに対して抵抗感を持つ職員も少なくはありません。
また、ITツールにはさまざまな種類がありますが、はじめての運用には職員同士で扱う「情報」を適切に共有・管理できるツールが必須です。ただし、操作の難しい高度なツールを使うと、使い方がわからず業務進捗に遅れがでたり、操作ミスから情報漏洩につながってしまう可能性もあるのです。
したがって、自治体のモバイルワークには「Stock」のように、65歳以上のメンバーでも簡単に利用でき、情報共有の側面から業務効率化を実現する情報管理ツール一択です。
Stockの「ノート」にはテキスト・ファイルを簡単に残せるうえ、業務上で得た情報のすべてを厳格なセキュリティ下でStock内に保管できます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、モバイルワーク下でのやりとりでも情報が錯綜しません。
ITリテラシーの低い人でも簡単に情報管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自治体でのモバイルワークの現状と進まない理由まとめ
ここまで、自治体でのモバイルワークの現状と導入が進まない理由、成功事例を解説しました。
モバイルワークの導入は、多様な働き方への対応や災害時での通常勤務実現に必要な一方で、4割以上の自治体では今なお導入が進んでいないのが現状です。その背景には、業種柄対面・対人業務が減らせず、かつ高セキュリティで管理すべき情報を取り扱う必要がある自治体ならではの問題があります。
とはいえ、モバイルワーク導入に成功している自治体も数多く存在します。したがって「問題があるから導入を見送る」のではなく、問題への対策を立てて、モバイルワークを推進することが大切です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、国際セキュリティ資格ISMSを保有し、非IT企業であっても即日で情報管理を実現できるITツールです。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、機密情報を含むあらゆる情報管理に貢献しています。
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