日々仕事をしているなかで、進捗確認や業務連絡のシーンで「タスク」という単語が混じった会話がビジネスシーンではよく聞かれます。他にも、タスクに付随する言葉として、「ToDo」や「プロジェクト」など、様々な用語がビジネスで使われています。
しかし「タスク」や「ToDo」などの用語が具体的にその職場では何を意味するのかがわからなかったり、タスクを管理するにあたって、その方法をはじめとした悩みがある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、タスクの意味や「ToDo」との違い、類語、仕事がはかどるタスク管理術とおすすめのツールをご紹介しますので、
- 人によってタスクやToDoの認識が異なる職場で困っている
- タスク管理に課題を感じており、効果的なタスク管理術が知りたい
- タスク・ToDo管理はもちろん便利な機能があるツールが知りたい
という方は、この記事を参考にしていただくと、タスクやToDoに関する課題が解決できます。
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目次
「タスク」とは
タスクの元々の意味を知ることで、今の職場で使われているタスクの意味との乖離があるかどうかが確認できます。goo国語辞書によると、タスクとは以下のように解説されています。
１ 課せられた仕事。職務。
２ コンピューターで処理される仕事の単位。ふつう一つのアプリケーションソフトが行っている作業全体をさす。
参考：task（タスク）の意味 – goo国語辞書
特にビジネスの現場では(１)の意味として使われることが多いです。そして「タスク」とは「やるべき仕事・任務・課題」を意味するカタカナ語として使われています。
実はタスクの語源は、ラテン語の「税」を意味する言葉から来ています。税を支払うことは労働者の責務であることから転じて、現在の「課せられた仕事、職務」の意味となりました。
関連記事： 「タスク」の意味とは？使い方や類語を徹底解説！
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タスクとToDoの違い
タスクと似たような言葉で「ToDo」という言葉があります。どちらも同じような意味を持っているような印象を受けますが、この二つの言葉の違いは期限があるか否かということです。
- 「タスク」は決められた期限までにやらなければいけない仕事
- 「ToDo」は先延ばしにしても困らない、いつかやらねばならない仕事
のように意味が分かれます。
「ToDo」とはいわば「いつかすること」です。この「いつかすること（ToDo）」をリスト化したものが「ToDoリスト」になります。期限を設定していないため、優先順位の高いものから作業したり、上から順に作業したりと様々な作業方式があります。
「タスク」と「Todo」の具体的な使い方としては、例えば、明日の会議の資料を作ることは「タスク」で、無くなってしまいそうな備品を買うことは「ToDo」です。
使う人の認識不足によっては期限のあるタスクであるにも関わらず、ToDoとして処理しようと考えていたことにより、トラブルが発生してしまう可能性も考えられます。
そのため、タスクとToDoの共通認識は社内で持っておく必要があります。
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他にもある類義語
タスクやToDoに付随してよく使われるさまざまな言葉をご紹介します。
プロジェクト
プロジェクトとは、「目標達成するための業務」のことです。
タスクより範囲が大きく、目的や意義が含まれるものになります。プロジェクトの目標を達成するために１つ１つのタスクが含まれているイメージです。
また、タスクは1人1人のメンバーが行うことが多いですが、プロジェクトは複数のメンバーで成り立っています。
プロジェクトに参加しているメンバーが、それぞれのタスクを実行・完了するとプロジェクトの目標達成が可能になります。
スケジュール
スケジュールとは、「日程」や「予定」の意味を持ち、日程表や予定表の計画のことも指しています。
仕事での「スケジュール」は時間で区切られた予定であるのに対し、「タスク」は自分がこれから作業する仕事を意味します。
またスケジュールはある程度固定されているため自分で変更できませんが、タスクは自分で優先順位がつけられます。
その他のビジネスシーンで使われる言葉
他にもビジネスシーンで使われるさまざまな言葉をご紹介します。
- 課題：仕事上で解決しなければならない問題やその人が果たすべき仕事を意味します。
- 任務：その人が課された仕事、責任を持って果たすべき務めを意味します。
- 職務：その人が担当している仕事や役目を意味します。
特に、任務と職務は混同しやすいので注意が必要です。
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仕事をはかどらせる3つのタスク・ToDo管理術
タスクやToDoは日々の業務のなかで効率的に捌いていかなければ、徐々に溜まっていってしまいます。さらに、溜まった状態でも正しい管理ができなければ抜け漏れなどのトラブルにもなりかねません。
ここでは、溜まっていくタスクやToDoをこなすための管理術について3つご紹介します。
全てのタスクを洗い出す
この作業をするためには、仕事の現状を把握して、現在やらねばいけない仕事をタスクとToDoに分ける必要があります。
タスクには期限があるもの、ToDoは期限はないけれどいつかやらねばいけない仕事、と期限を意識して分けましょう。業務内容の負荷に関わらず、漏れの内容に抽出していくことがポイントです。
タスクの優先順位、期限を設定する
タスクの優先順位を、時間管理マトリクスという考え方を参考に決めましょう。
これはタスクの重要度と緊急度の２つの軸を使って、４つの領域に分類するやり方です。
①には重要で緊急なタスク、②には重要ではないが緊急なタスク、③には重要だが緊急ではないタスク、④には重要でも緊急でもないタスクを分類します。
タスクの重要度と緊急度で分類するので、どのタスクから手をつけていけば良いのかが可視化されます。そのため、タスクが多く、手を付ける順番に迷ってしまった時は時間管理マトリクスを有効活用しましょう。
優先順位の高いタスクからこなしていく
上で分類したタスクを①の領域のタスクから順番にこなしていきましょう。タスクをしている際に、新しいタスクが出てくることもありますが、その際は以下のように考えてみましょう。
- 新しいタスクを時間管理マトリクスで分類する
- 10分程度の作業時間のものであれば、その場で片付ける
時間がかかるタスクであれば、今あるタスクの状況を考え、優先順位をつけてタスクリストに入れます。すぐに終わるタスクであれば、タスクリストに入れてタスク処理をする必要性もないので先に処理するのが良いでしょう。
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タスク管理が効率的にできるツール
タスクやToDoの管理には、抱えている業務の洗い出しや時間管理マトリクスを用いる方法をご紹介しました。一方で、さまざまなタスクを管理するうえで、紙や自分のメモ帳アプリなどで管理をしていると、どんなタスクをいつまでにやらなければならないのか混乱してしまうこともあるのではないでしょうか。
特に、紙では紛失しやすくメモ帳ではシンプルすぎるが故、タスクが多い場合は漏れてしまう可能性もあります。さらに、タスクの進捗などもひとつひとつ管理するとなると、手間が非常に増えてしまいます。
そのため、業務量が多いほどタスクやToDoの管理にはツールが便利であり、管理工数を大幅に削減できます。
例えば、タスクやToDo管理ツールとして有名なStockは、70,000社以上の導入実績のある、今注目を浴びているツールのひとつです。
煩雑なタスク管理を整理してくれることはもちろん、メッセージ機能で個別にタスクやチームメンバーとやりとりも可能です。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるうえ、タスクやToDo管理の工数を大幅に削減するツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。
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「タスク」と「ToDo」の違いまとめ
これまで、「タスク」と「ToDo」の違いや管理術、おすすめのタスク・ToDo管理ツールについてご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
- 「タスク」には期限があり「ToDo」には期限がない
- タスクやToDo管理ではまず全ての業務を洗い出し、時間管理マトリクスを利用して重要度と緊急度で着手する順番を決めること
- タスク管理やToDo管理の手間を削減し、業務効率化を実現するなら管理ツールの利用がおすすめ
ご紹介した管理ツールのStockは「非IT企業でも説明がいらないくらい簡単に利用」できるよう設計されているので、業界・業種問わず利用できます。
登録・利用は無料、かつ1分で登録が完了するので、ぜひ利用して社内のタスク・ToDo管理効率化を実現しましょう。
