「メールでの業務依頼や打ち合わせの予定を、直接カレンダーやタスク管理ツールに追加したい」
「GmailとGoogle ToDoリストってどうやって連携させるの?」
 
こんな疑問や悩みをお持ちの方々に、
Gmailから直接、Google ToDoリストにタスクを追加する方法をご紹介します。
 
Gmailから直接タスクに追加出来るので、別のタスク管理ツールやカレンダーに記入するという手間を省くことができます。
 
また、todoリスト内の各タスクに、メールのリンクを貼ることが出来るので、「作業完了報告」などを素早く行うことも可能になります。
 
他にも、以前の記事「GoogleカレンダーとGoogle ToDoリストの連携方法」があります。Googleのアプリを使い、より自由にスケジュール管理とタスク管理が出来るようになるかと思いますので、併せて読んでみてください。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!


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GmailとGoogle ToDoリストとは?

GmailはGoogleが提供している、フリーメールサービスです。
誰でも簡単にメールアドレスが取得できることから、使ったことがある人も多いのではないでしょうか。
 
続いてGoogle ToDoリストとは、Googleが提供しているタスク管理サービスのことです。
 
PC版はもちろんのこと、アプリ版もリリースされており、スマートフォンやタブレット端末でも使用することができます。
 
タスクを編集すると自動でそれ以外のデバイスでも情報が更新されるため、タスクの管理がさらに容易になります。
 
また、Googleの各種サービスと連携して利用することができるため、普段Googleのサービスを利用している方のタスク管理には最適なツールだとも言えます。
 
関連記事: GoogleカレンダーとToDoリストの使い方!効率的なタスク管理方法の紹介


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Google ToDoリストの使い方

順を追って、Google ToDoリストの使い方をご紹介します。

ToDoリストを開く

Gmailを開き、右上にある青丸のチェックマークをクリックします。
 
画面右側に入力スペースが出てくるので、ToDoリストを入力していきましょう。
 

Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストを使って業務効率を向上させよう!

 

Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストを使って業務効率を向上させよう!

タスクの作成

メールの内容をタスク化することもできます。
ToDoリストを開いた状態で、タスク化したいメールを、リストの上にドラッグ&ドロップします。
 

Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストを使って業務効率を向上させよう!

 
これでメールのタスク化は終了です。
 
タスク化したいメールを右クリックし、「ToDoリストに追加」という項目をクリックすることでも、メールをタスク化することが可能です。
 
使いやすい方を選択しましょう。

タスクの詳細設定

Google ToDoリストでは、タスクの内容や期日を設定することができます。
 
まず、タスクのタイトル横の、えんぴつマーク「詳細を編集」ボタンをクリックします。
詳細設定の入力画面が出てくるので、必要なことを入力しましょう。
 

Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストを使って業務効率を向上させよう!

 

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タスクの完了

タスクが完了したら、タスク左横にある丸をクリックします。
そうすることで、ToDoリスト内からタスクがなくなります。
 

Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストを使って業務効率を向上させよう!

 
また、タスクの下にあるメールマークをクリックすれば、タスク化したメールへと遷移することができます。
 
上司やクライアントへの作業終了報告なども、手軽に行うことができます。
 

Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストを使って業務効率を向上させよう!

 
関連記事: [簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説


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Google ToDoリストの注意点

上記のように、簡単かつシンプルにタスク管理を行えるのが、Google ToDoリストのメリットです。
 
しかしその反面、
 
・タスクの共有が難しい
・過去のタスクを検索できない
 
という、タスク管理ツールにおいては深刻なデメリットが2つあります。
 
Google ToDoリストでは、タスクの共有をすることができないため、チームでのタスク管理には向いていません。
 
また、過去の検索をすることができないので、それぞれのタスクが「いつ」「誰からの」等の情報をすぐに確認することができず、一つ一つクリックして見ていく必要があります。
 
タスクの分類やチームでの共有が出来るタスク管理ツールをお探しなら、このようなツールはいかがでしょうか?
 
関連記事: 【2021年度版】おすすめタスク管理・ToDoリストアプリ15選!


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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう
 
関連記事: スマホでも簡単!タスク管理・ToDoアプリをご紹介


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まとめ

今回は、GmailからGoogle ToDoリストにタスクを追加する方法をご紹介しました。
Googleが提供するサービスは非常に使いやすく、誰でも使いこなすことが可能です。
 
しかしその一方で、シンプルで使いやすいゆえに、かゆいところに手が届かないこともあります。
 
今回ご紹介した「Stock」は個人だけではなく、チームで情報を共有することが可能なツールです。
 
個人で使うか、会社で使うかは状況によって違うので、是非自分の都合に合ったツールを使って業務効率を向上させましょう!
 
関連記事: 【2021年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較
 
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