「チャットとメールの違いが分からない…」
「社内で使うチャットツールを知りたい！」
こんなことを思っている人はいませんか？
リモートでの作業や授業が増えてきて「チャット」という言葉をよく聞くようになったと思います。
今回はそんな方々に向けてチャットとメールの違いや特徴、おすすめのツールについてご紹介します。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか？
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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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目次
チャットとメールの違いとは？
結論から二つの違いを言うと、、、
・複数人でやりとりが可能かどうか
詳細は後で説明しますが、ざっくり言うと上記二つになります。
では実際にチャット・メールとはどのようなものか、具体的な特徴はどんなものなのかを解説していきます。
チャットとメールの特徴
チャットとは？
一言で言うと、「ネットワークを使用をしたリアルタイムでのコミュケーション」です。
要するに、ネット上での直接的な会話と言うことになります。
ここで注意していただきたいのが、多くの方が日常的に使っている「LINE」は、メッセンジャーという仕組みを使ったアプリです。
チャットとメッセンジャーの決定的な違いは、「コミュケーションを取る双方が、オンラインに接続しているかどうか」です。
つまり、
・メッセンジャーはリアルタイムでのコミュニケーションを想定していない
ということになります。
それではチャットの具体的な特徴を3つ解説します。
①リアルタイムでのコミュケーション
上記でも説明をしましたが、チャットはリアルタイムでのコミュケーションを前提としています。
ビジネスの場では、迅速なやりとりが必要な場面が多々あります。
電話をするという手段もありますが、電話をするほど緊急性は高くはないけれど早急に対応をして欲しい、という時に非常に便利です。
②複数人でやりとりが可能
チャットのもう一つの大きな特徴は、複数人でのやりとりが簡単にできるということです。
メールは形式上、基本的には1対1でやりとりをしているのに対して、チャットは一連のやりとりの流れを簡単に見られるので、複数人でのコミュケーションが容易です。
例えば、「会社のプロジェクト単位で、チャットのグループを作ってやりとりをする」ということも簡単にできます。
③文章が簡略的
チャットは、オンライン上での会話、という位置付けなので文章が簡潔です。
「明日のミーティングは何時にしますか？」
「13時に会議室で」
といったようにスムーズにやりとりが進んでいきます。
メールとは？
簡単に言うと「ネットワークを使用した、手紙のようなコミュケーション」です。
最近の若い人を除いて、「LINE」が普及する前にスマートフォンやPCを使ったことがある人なら、必ず使用したことがあるかと思います。
そんな馴染み深いメールの主な特徴を、2つ説明します。
①文章が丁寧
現在のメールは、チャットと比べて堅い印象を感じるかもしれません。
例えば、クライアントとのやりとり、就職活動での企業とのやりとり、が思い浮かぶかと思います。
このように改まったコミュニケーションを取る時に、メールが使われるかと思います。
②返信時間・読む時間に縛りがない
チャットのようにリアルタイムでもなく、既読という機能があるわけでもないので、時間的制限と切迫感がありません。
当然、あまりに遅く返信をするのは相手に対して失礼になります。
しかしチャットと比べて時間的余裕がかなりあるかと思います。
使い分けのポイント
・クライアントとのコミュケーションはメール
・社内でのコミュニケーションはチャット
チャットとメールの特徴で説明した通り、誠実で改まった文章を送る必要性があるクライアントにはメール。
迅速なやりとりや会話ベースで進めていきたい場合には、チャットの方が適切かと思います。
それでは社内で使えるおすすめのビジネスチャットをご紹介します。
ぜひ企業で取り入れ、快適なコミュニケーションを取るようにしましょう。
おすすめビジネスチャットのご紹介
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＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
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社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
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Slack
コロナウイルスによりリモートワークへの移行が進んでいる中で、社内でのコミュニケーションツールとして大変広く使われているツールです。。
＜Slackのポイント＞
- 他サービスとの互換性が良い
上記で紹介した「Stock」との連携のほか、Googleカレンダーとも同期が可能です。
＜Slackを使う上で気を付けておきたい点＞
- 重要な情報を見失ってしまう
チャットは流れが早く、入力した情報がどんどん流れていってしまいます。
LINE WORKS
＜LINE WORKSのポイント＞
- 操作が簡単
チャットに関しては、LINEと使い方が同じなので、操作に困ることなく使えることができます。
- 機能が豊富
通常のチャットだけでなく、スケジュール管理やファイル管理なども可能です。
＜LINE WORKSを使う上で気をつけたい点＞
- 利用の手続きに手間がかかる
認証手続きやグループの設定など、使うまでの一連の準備が長いことが特徴です。
まとめ
チャットとメールの大きな違いは、複数人とのやりとりが容易か、リアルタイムでのやりとりが可能か、ということでした。
また、便利なチャットツールを使うことで、会社内でのコミュケーションが効率化されるかと思います。
ぜひチャットツールを上手く活用してみましょう。
