社内外でのコミュニケーションは一般的に「メール」が多く利用されています。しかし、昨今メールよりもスピーディーにコミュニケーションがとれる「チャット」を利用する企業が増加傾向にあります。
 
チャットはメールと違い、リアルタイムの会話に近いコミュニケーションが可能なので素早い情報共有に繋がります。また、IDを一回登録すればすぐにチャットを開始でき、メールのようにアドレスを設定する手間もかかりません。
 
一方で、社内外の情報共有にメールとチャットを利用していても、メールとチャットの違いが不明瞭で、使い分けができていないといった方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、チャットとメールの違いや使い分けるポイント、そしておすすめのビジネスチャットをご紹介します。
 
  • 社内のコミュニケーションや情報共有を素早く行いたい
  • チャットとメールの最適な使い分けがわからない
  • 社員同士のコミュニケーションに課題を感じている
という担当者の方は、この記事を参考にするとチャットとメールを適切に使い分けられ、社内コミュニケーションのスピード上昇を実現できます。


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チャットとメールの違いとは?

コミュニケーションツールといえばチャットやメールが一般的です。
 
どちらも文字でやりとりするコミュニケーションツールではありますが、両者には以下でご紹介するような違いがあります。

チャットとは?

チャットとは本来「おしゃべり」という意味で、インターネットではネットワークを使用しリアルタイムでのコミュケーションが行えるメッセージ送信サービスを指します。
 
一方で、多くの方が日常的に使っているSNSの「LINE」はチャットと構造が類似しているもののメッセンジャーという仕組みを利用したアプリなので、チャットではありません。
 
個人同士でもグループでも、両者がオンライン接続されている状態でのやりとりを前提とするチャットに対し、相手の接続状態がオフラインであってもメッセージを送れるのが、メッセンジャーです。そのため、チャットはメッセンジャーよりも、よりリアルタイムに近い会話を可能にします。
 
また、昨今ではアクセス制限の管理やログの管理、セキュリティをビジネス向けに強化した「ビジネスチャットツール」で社内の情報共有やオンライン会議を行う企業も増加しています。

チャットのメリット

  • リアルタイムでのコミュニケーション
  • チャットはリアルタイムでのコミュケーションを前提としているため、スピーディーな情報共有が行えます。また、電話をするほど緊急性は高くはなくとも早急に対応をして欲しい場合などに、メールやメッセージよりも迅速なやりとりが可能です。
     
  • 複数人でやりとりが可能
  • チャットではグループを作成するだけで、チームや部署など複数のメンバーと会話するようにやりとりができます。そのため、メールのようにccやBccを逐一設定する手間がかかりません。
     
    また、社内のプロジェクトや案件単位で、チャットのグループを作成すれば、進行状況の把握や素早い業務情報の共有が可能になります。
     
  • 文章が簡略的
  • チャットは、「オンライン上での会話」という位置付けなので挨拶文などが不要になり、要件のみを簡潔に伝達できます。
     
    また、業務に関するやりとり以外にも雑談や相談などのコミュニケーションが気軽にできるので、人間関係の構築や社内コミュニケーションの活性化に繋がりやすくなります。

チャットのデメリット

  • 対面コミュニケーションの減少
  • チャットは簡単にコミュニケーションが取れるようになる一方で、過度なコミュニケーションが発生しプライベートと混同しやすくなるケースもあります。
     
    業務連絡とプライベートが混同していると、はじめは業務についての話をしていたのに時間がたつにつれ業務に関係のない会話が続いてしまい、無駄なやりとりが増加する可能性もあるので注意が必要です。
     
  • 対面コミュニケーションの減少
  • チャットによって無駄な会議や連絡を省けるので、実際に顔を合わせて会話をする機会が減少してしまいます。また、チャットはテキストベースなので、文面の言い回しによっては伝わりづらいという課題もあります。
     
    そのため、内容の詳細を伝えたいときや文面では表現しづらい場合には、対面や電話などのコミュニケーション方法を利用する機会を作るなどのルール化も必要です。
     
  • 情報漏洩のリスク
  • 簡単に情報共有が行えるビジネスチャットでは、情報漏洩のリスクもあります。メールとは異なり、クラッキング(コンピュータネットワークに繋がれたシステムへの不正侵入)をされたり、機密情報を誤って顧客に送ってしまったりするケースもあります。

メールとは?

メールは本来「郵便」という意味でインターネットではネットワークを使用した手紙のようなコミュケーションを指します。メールは、テキスト情報だけでなく、WordやExcelなどのファイルや画像・動画なども添付し送信できます。
 
一方で、会社のツールを利用するビジネスメールは、社内外の関係者との仕事に関するコミュニケーションを行うものなので、プライベートのメールと異なり、会社としての責任が問われます。
 
そのため、ビジネスメールの利用には「会社貸与のメールアドレスは私用に利用しない」「誤送信は厳禁」などの注意事項が存在する場合が多いです。

メールのメリット

  • 長い文章の管理が簡単
  • チャットでは、会話の最中に長い文量のメッセージを送ると、長文のメッセージがトークルームを圧迫してしまい、チャットのやりとりを確認するのに画面をスクロールする必要が生じる可能性があります。一方で、メールであれば、送信されたメールごとにフォルダで分類しておけるので長文の情報であっても簡単に管理できます。
     
  • 返信時間・読む時間に縛りがない
  • メールは、チャットのようにリアルタイムでのコミュニケーションではなく、かつ既読という機能があるわけでもないので、情報の確認や返信に時間的制限と切迫感がありません。
     
    また、チャットや電話の場合、やりとりのために一定時間相手を拘束してしまう可能性もありますが、メールは相手の都合に合わせてやりとりできるので時間を気にせずに送信できます。

メールのデメリット

  • 相手が見てくれたかどうかわからない
  • ビジネスチャットには相手がそのメッセージを見たかどうかを既読通知として表示できる機能が備わっている場合がありますが、メールにこのような機能はなく、相手が送信したメールを見ているかがわかりません。
     
    そのため、送信したメールに返信が来ないと、「内容を見たうえで検討しているため返事が来ないのか」「そもそもメールを見ていないのか」を送信した側が判断できません。
     
    相手からの返答がないと作業が進まない場合などは、こうした時間が作業の進行を妨げる要因となってしまいます。
     
  • メッセージの削除ができない
  • 送信したメールは基本的に取り消せないので、誤字や間違いを見つけた場合、新たにメールを送信する必要があります。
     
    しかし、受信する側が新たなメールを未確認であったり、間違ったメールの情報と混同していたりすると情報のすれ違いや伝達漏れに繋がるため、メールでは送信前の内容確認を徹底する必要があります。
関連記事: 【無料・有料】ビジネスチャットツールを徹底比較!本当に使えるツールとは?

使い分けのポイント

ビジネスにおいてメールとチャットを使い分けるポイントは以下の4点です。
 
  • 根拠や証拠として残しておくべき内容は【メール】
  • 根拠や証拠として残しておく必要がある内容の場合、チャットではメッセージ内容を修正・削除できてしまうので適していません。一方、メールは送信した内容を削除できないので、決定事項や業務情報を正式な文書として残しておけます。
     
  • 社内や部署など複数で共有するべき内容は【チャット】
  • 複数人に同じ内容を送信する場合、メールであると共有した情報を誰が確認したか返信があるまでわかりません。しかし、チャットであると既読管理や読了機能がついているツールも多く、簡単に共有できているかの把握が可能です。
     
  • 緊急度や優先度の高い内容であれば【チャット】
  • チャットはプッシュ通知機能がついているツールが多く、通知が来たらメッセージの内容をすぐに確認できるので、緊急度や優先度が高い場合に素早い回答を得られやすくなります。また、チャットは要件だけを送信できるので、回答までの時間も短縮できます。
     
  • 社内への連絡は【チャット】/社外への連絡は【メール】
  • 社内への連絡は、情報共有やコミュニケーションが簡単に行えるチャットの利用が適しています。一方、社外への連絡は取引の内容やプロジェクト情報などを扱う場合が多く、チャットのように簡素な内容を送信するわけではないので、文書のスタイル的にもメールが適しています。
誠実で改まった文章を送る必要性があるクライアントなどにはメール、会話ベースで素早く話を進めていきたい場合にはチャットが適切です。
 
関連記事: 法人が使えるビジネスチャットおすすめ7選!ツールの特徴や料金も紹介


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メールとチャットの比較表

メールとチャットの違いは以下4つの項目で比較できます。

メールとチャットの比較表

メールとチャットを使い分ける際は、「誰に向けた連絡であるのか」、「伝えたい内容はどんな種類であるのか」、「相手に正確に情報が伝わる方法であるか」を確認すると情報の齟齬やラグを防止できます。


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情報を確実にストックできるおすすめのチャットツール

以下では、非IT企業でも利用できるおすすめのチャットツールをご紹介します。
 
ビジネスチャットツールは、チャット以外にファイルやタスク、スケジュールの管理機能や、情報の検索機能など業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。また、チャットでファイルや画像の共有も可能なので、共有する度にほかのツールを横断する必要もありません。
 
一方で、チャットツールはツールの性質上、共有した情報が上へ流れていってしまうため、情報の見返しに時間がかかったり、共有したファイルがなかなか見つからなかったりするケースもあります。必要な情報へたどり着くまでに、チャットを遡って探す手間がかかるため効率的だとはいえません。
 
したがって、該当の情報への素早いアクセスを可能にするには、情報を確実に管理でき、わずか数クリックでたどり着ける「Stock」のようなツールが適しています。
 
Stockは、「ノート」に書き込んだあらゆる情報・ファイルを確実にストックし、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、チャットをノートに紐付けられるので、チャットで行ったミーティングをノートに議事録としてまとめておけます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるチャットツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チャットとメールの違いまとめ

ここまで、チャットとメールの違いや使い分けるポイント、比較表などをご紹介してきました。チャットとメールの大きな違いは以下の3つになります。
 
  • 「1対1」または「複数人でのコミュニケーション」のどちらに向いているか
  • 内容は正式なビジネスの文章か会話形式のフランクな文章か
  • 後から内容の編集や削除が可能か
また、今まで社内の情報共有を全てメールで行っていた企業では、ビジネスチャットツールのような機能の多いツールに対応できず、社員がツールに強い抵抗感を抱いてしまう可能性もあります。そのため、機能の多さ以上に「社員同士が確実に利用できる簡単なツール」であるのが重要です。
 
今回ご紹介したStockはシンプルな操作で直感的に利用でき、社内の素早い情報共有を可能にします。実際に非IT企業を含む100,000社以上で業務の効率化が実現されています。
 
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