今や、プライベートとビジネスの両方において、コミュニケーションツールとして利用されているチャットですが、
「チャットとメールとの違いが分からない」
「社内で使えるビジネスチャットツールが知りたい」
とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回はそんな方々に向けてチャットとメールの違いや特徴、おすすめのチャットツールについてご紹介します。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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目次
チャットとメールの違いとは？
コミュニケーションツールといえばチャットの他にも、メールがあります。
文字でやりとりするコミュニケーションツールと考えると同じように思えますが、どのような違いがあるのでしょうか？
チャットとは？
チャットとは一言で言うと、「ネットワークを使用をしたリアルタイムでのコミュケーション」のことです。
さらに分かりやすく要約すると、「ネット上での直接的な会話」がチャットになります。
ここで注意しなければならないのが、多くの方が日常的に使っている「LINE」はメッセンジャーという仕組みを利用したアプリで、チャットではないということです。
チャットとメッセンジャーには「コミュケーションを取る双方が、オンラインに接続しているかどうか」という決定的な違いがあります。
つまり、チャットではリアルタイムでのやりとりが想像され、メッセンジャーはリアルタイムでのコミュニケーションが想定されていないということです。
それではチャットの具体的な特徴を見ていきましょう。
①リアルタイムでのコミュケーション
上記でも説明しましたが、チャットはリアルタイムでのコミュケーションを前提としています。
そのため、迅速なやりとりが必要なビジネスの場では、電話をするほど緊急性は高くはないけれど早急に対応をして欲しい、という時に非常に便利に利用することができます。
②複数人でやりとりが可能
チャットのもう一つの大きな特徴は、複数人でのやりとりが簡単にできるということです。
メールは形式上、基本的には1対1でやりとりを行うのに対して、チャットは一連のやりとりの流れを簡単に見られるため、複数人でのコミュケーションが容易です。
例えば、会社のプロジェクト単位で、チャットのグループを作ってやりとりをするなどといったことも簡単にできます。
③文章が簡略的
チャットは、オンライン上での会話、という位置付けなので簡潔な文章でやりとりすることができます。
例えば、「明日のミーティングは何時にしますか？」「13時に会議室で」などのように、スムーズにやりとりを行えるのが特徴です。
便利に利用できる一方で、チャットにはさまざまなデメリットがあります。
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①過度なコミュニケーションの発生
ビジネスチャットを利用することで、簡単にコミュニケーションが取れるようになりますが、それは業務以外のコミュニケーションも同様にとりやすくなってしまうということでもあります。
過剰なコミュニケーションが促進されることで、業務以外のやりとりが発生してしまい、場合によっては生産性の低下を招きかねません。
②対面コミュニケーションの減少
ビジネスチャットはあくまでも文字でのコミュニケーションのため、文面の言い回しによっては伝えたいことが正しく伝わらないリスクがあります。
そのため、相手を不快にさせてしまうリスクを理解して利用する必要があります。
内容の詳細を伝えたいときや文面では表現しづらいという場合には対面や電話などのコミュニケーション方法を利用することも大切です。
③情報漏洩のリスク
簡単に情報共有が行えるビジネスチャットでは、情報漏洩のリスクもあります。
メールとは異なり、クラッキング（いわゆるハッキング）されてしまったり、機密情報を誤って顧客に送ってしまったなどというトラブルが起こりやすくなっています。
特に、送信先は十分に注意して確認する必要があります。
メールとは？
メールは簡単に言うと「ネットワークを使用した、手紙のようなコミュケーション」です。
昨今では「LINE」が普及し、プライベートのコミュニケーションツールとしてほとんどを占めていますが、それ以前ではメールを使ったコミュニケーションが主流でした。
私たちの日常に馴染み深いメールの、主な特徴は以下になります。
①文章が丁寧
現在のメールは、チャットと比べて少々堅い印象を感じるかもしれません。
メールを使う機会を想定すると、クライアントとのやりとりや、就職活動での企業とのやりとりなどが思い浮かぶのではないでしょうか。
このように改まったコミュニケーションを取る時に、メールを利用したコミュニケーションが取られる傾向があります。
②返信時間・読む時間に縛りがない
メールは、チャットのようにリアルタイムでもなく、かつ既読という機能があるわけでもないので、時間的制限と切迫感がありません。
当然、あまりにも遅く返信をするのは相手に対して失礼になりますが、チャットと比べると時間的な余裕があるツールだと言えます。
一方でメールには以下のようなデメリットがあります。
①相手が見てくれたかどうかわからない
ビジネスチャットには相手がそのメッセージを見たかどうかを既読通知として表示できる機能が備わっている場合があります。
しかし、メールにはこのような機能は備わっていません。
そのため、送信したメールに返信が来ないと、「内容を見たうえで検討しているため返事が来ないのか」「そもそもメールを見ていないのか」がわからなくなってしまいます。
相手からの返答がないと作業が進まない場合などは、こうした時間が作業の進行を妨げる要因となりかねません。
②メッセージの削除が出来ない
ビジネスチャットにはメッセージの取り消し機能や修正機能があります。
そのため、送ったメッセージに誤りがあった場合、相手が見る前であれば内容を取り消したり修正することができます。
しかし、メールの場合、送信したものは基本的に取り消すことができません。
こうした間違いを防ぐためにも、送信前に内容の確認を徹底するようにしましょう。
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使い分けのポイント
メールとチャットの使い分けに困った場合は、以下のような分け方で考えてみるのがいいでしょう。
・クライアントとのコミュケーションはメール
・社内でのコミュニケーションはチャット
チャットとメールの特徴で説明した通り、誠実で改まった文章を送る必要性があるクライアントにはメール。
迅速なやりとりや会話ベースで進めていきたい場合には、チャットの方が適切かと思います。
また、チャットでは内容を削除でき、メールでは削除できないという点から、やり取りの履歴を残す必要の有無によってどちらを使っていくかを選択することも重要です。
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おすすめビジネスチャットのご紹介
ここでは社内で使えるおすすめのビジネスチャットをご紹介します。
ツールによって機能や特徴が異なるため、自社に沿ったツールを選択してみてください。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Slack
Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
コロナウイルスによりリモートワークへの移行が進んでいる中で、社内でのコミュニケーションツールとして大変広く使われているツールです。。
コロナウイルスによりリモートワークへの移行が進んでいる中で、社内でのコミュニケーションツールとして大変広く使われているツールです。。
＜Slackのポイント＞
- 他サービスとの互換性が良い
上記で紹介した「Stock」との連携のほか、Googleカレンダーとも同期が可能です。
＜Slackを使う上で気を付けておきたい点＞
- 重要な情報を見失ってしまう
チャットは流れが早く、入力した情報がどんどん流れていってしまいます。
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LINE WORKS
LINE WORKSは、スマートフォンなどで使うLINEとは違い、スケジュール管理などが行える、「ビジネス版LINE」です。
＜LINE WORKSのポイント＞
- 操作が簡単
チャットに関しては、LINEと使い方が同じなので、操作に困ることなく使えることができます。
- 機能が豊富
通常のチャットだけでなく、スケジュール管理やファイル管理なども可能です。
＜LINE WORKSを使う上で気をつけたい点＞
- 利用の手続きに手間がかかる
認証手続きやグループの設定など、使うまでの一連の準備が長いことが特徴です。
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まとめ
チャットとメールの大きな違いは、複数人とのやりとりが容易か、リアルタイムでのやりとりが可能か、ということでした。
二つのツールを上手に使い分け、便利なチャットツールを導入することで、会社内でのコミュケーションが効率化されるかと思います。
今回の記事を参考に、チャットツールを活用し、業務効率を向上させていただけますと幸いです。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
