Slackのチャット機能を使ったやりとりでは、お知らせやノウハウなどをメールよりも気軽に共有できます。
ただし、Slack単体では共有した情報が流れるので、ナレッジは「社内wikiツール」で管理するのが一般的です。とはいえ、「Slackで仕事のやりとりをしているので、何とかSlackでナレッジ管理する方法はないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Slackで社内wikiのようにナレッジを管理する方法を中心に解説します。
- Slackを使っているが情報がことごとく流れて困っている
- Slackでナレッジ管理するにあたり適切な方法が分からない
- Slackで共有されたナレッジに、いち早くアクセスする方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Slackを社内wikiとして活用する方法が分かり、共有した情報へすぐにアクセスする仕組みも作れるようになります。
目次
Slackで社内wikiのようにナレッジを管理する方法2選
Slackには「社内wiki」は備わっていませんが、メッセージに備わっている機能を活用すればナレッジの管理ができます。以下では、代表的な2つの使い方をご紹介します。
方法1｜ポスト機能を活用する
ポスト機能を活用すれば、お知らせやナレッジをひとつのドキュメントにまとめられるうえ、特定のチャンネルでメンバーに共有できます。
具体的な手順は以下の通りです。
（1）社内wikiを管理するための専用チャンネルを用意します。チャンネルを新規作成する場合は、左のメニューから［チャンネルを追加する］をクリックしましょう。
（2）左下のプラスアイコンをクリックし、［ポストを作成する］を選択します。
（3）下図のように、社内wikiを直接入力します。
（4）チャンネルにポストを共有します。
（5）すると、作成したポストが下図のようにチャット欄へ共有されます。また、必要に応じて内容の編集もできます。
方法2｜ブックマーク機能を利用する
ブックマーク機能を使えば、あとからメッセージを見返せるようになります。しかし、個人のナレッジのみしか管理できない点に注意が必要です。
＜ブックマーク機能の使い方＞
（1）メッセージにカーソルを合わせると、メニューからブックマークを付けられます。
（2）画面左のサイドバーから［ブックマーク］をクリックすると、該当のメッセージだけを閲覧できます。
以上の操作でブックマークが付けられるので、重要なメッセージもあとからすぐに振り返れます。
一方、「どの情報も重要でブックマークは意味がない」というチームでは、何もしないとナレッジが上に流れてしまいます。このようなケースに対応するには、すべての情報を簡単に残せる「Stock」との連携が有効です。
Slackでナレッジを管理する3つのデメリット
ここでは、Slackでナレッジを管理するデメリットを3つ解説します。Slackはナレッジ管理用のツールではないため、利用するうえでは以下の点に注意しなければなりません。
（1）共有した情報が流れてしまう
はじめに、Slackには共有した情報が流れてしまうデメリットがあります。
Slackのようなチャットツールではメッセージが次々と流れてしまうため、必要な情報はさかのぼって探さなければなりません。また、メッセージの検索機能があるものの、該当するメッセージが多い場合は確認するのが面倒です。
以上のように、Slackはチャットツールという特性上、重要な社内wikiが流れてあとから見返しづらいのです。
（2）情報をまとめるのが面倒
次に、情報をまとめるのが面倒なのもSlackでナレッジ管理するデメリットです。
たとえば、「部署」や「プロジェクト」のようにチャンネルごとでナレッジを送信している場合、分散したナレッジは個人でまとめなければなりません。
それゆえ、各チャンネルに大量の情報があれば、ナレッジだけを抽出してまとめるのに手間がかかります。その結果、誰も社内wikiを参照しなくなる恐れもあるのです。
（3）無料プランではナレッジの保存期間が短い
最後に、Slackの無料プランではナレッジの保存期間が短いことにも注意が必要です。
Slackのフリープランで閲覧できるメッセージは「直近90日間分」に制限されています。つまり、有料プランでなければ、3ヶ月前に共有されたメッセージやファイルを参照できないのです。
企業で活用されているナレッジには半年前や数年前の情報も多いです。しかし、Slackと連携して3ヶ月以上前のナレッジを保管できる「Stock」を使うと、無料プランのままでもSlackを使い続けられます。
【これで解決】Slackと連携できる社内wiki・ナレッジ管理ツール
以下では、Slackと連携できる社内wiki・ナレッジ管理ツールをご紹介します。
Slackはチャットツールなので、メッセージが次々と流れてあとから見返しづらい状況になります。したがって、データ化した資料や業務マニュアルを残すには、別のツールと連携しながら管理すべきです。
一方、社内wikiとして使えるツールは多いですが「シンプルな社内wikiツール」は限られます。大半の社内wikiツールは多機能であり、メンバー全員がツールを使いこなせないので社内に浸透しません。
そのため、Slackと連携すべきツールは、社内wikiに必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳でも簡単に使える「Stock」が最適なのです。
Stockでは顧客や案件ごとに「フォルダ」を作成し、フォルダ内の「ノート」にナレッジを残せるので、情報が流れる心配がありません。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、社内wikiに関するやりとりもスムーズにできます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
＜Slackと連携する方法＞
（2）画面右上の[設定]から名前をクリックします。
（3）画面左側メニュー[Slack連携]から、[連携する]ボタンをクリックします。
（4）Slackとの連携画面で[許可する]ボタンをクリックします。
（5）Slackとの連携設定が完了したら、[Slack連携をテスト]をクリックします。
（6）Slackにテストメッセージが表示されていれば、連携は完了です。
一方、SlackのメッセージをStockに残す手順は以下の通りです。
（1）ストックしたいメッセージにカーソルを合わせ、[︙]から[この発言をストックする]を選択します。
（2）Stockの格納先の「フォルダ」と「ノートタイトル（任意）」を入力し、[ストックする]ボタンをクリックします。
（3）Slackに以下のようなメッセージが表示されるので、リンクをクリックします。
（4）すると、SlackのメッセージがStockのノートとしてストックされます。
＜Stockとの連携でできること＞
SlackとStockを連携すれば、Slack上のメッセージからStockのノートを作成できます。
したがって、Slackでは流れてしまう情報を簡単にStockへまとめられるのです。その結果、目的の情報へもアクセスしやすくなります。
エンジニア向けの多機能なツール「Confluence」
＜Confluenceの特徴＞
- プロジェクト管理ツールとの連携
- テンプレートが豊富に用意されている
プロジェクト管理ツール「Jira Software」と連携すれば、開発関連のドキュメントをスムーズに共有できます。
チーム向けには40種類以上、個人向けには5種類以上のテンプレートが用意されているため、ナレッジの構成をはじめから考える必要がなくなります。
＜Confluenceの注意点＞
- エンジニア向けツール
Jira Softwareとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの社員が使いこなすのは難しいです。
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：690円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：1,310円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜Confluenceと連携する方法＞
（1）SlackのAppディレクトリのConfluence Cloudページにアクセスする
（2）[Slackに追加]をクリックします。
（3）下記の画面[許可する]を選択します。
（4）連携完了の画面が出れば完了です。
＜Slackとの連携でできること＞
SlackとConfluenceを連携すれば、Confluence内のドキュメントが更新されたときに、Slackで通知を受け取れます。
外国企業が運営する社内wikiツール「Guru」
＜Guruの特徴＞
- モバイル対応
- さまざまなアプリと連携できる
外出中や移動先など場所を問わずナレッジを閲覧できます。
Slackだけでなく、Microsoft TeamsやGmailとも連携できます。
＜Guruの注意点＞
- 無料プランでは権限管理ができない
無料プランではナレッジの作成者や閲覧者といった権限を制限できません。
＜Guruの料金体系＞
- Starter：￥0
- Starter：$6/ユーザー/月（月間払い）
- Builder：$12/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜Guruと連携する方法＞
（1）SlackのAppディレクトリのGuruページにアクセスします。
（2）[Slackに追加]をクリックします。
（3）Guruにサインアップします。
（4）右上のアカウントのロゴから[Team Setting]を選択します。
（5）左側メニューの[Apps and Integrations]を選択し、Slackの[Add workspace]をクリックします。
（6）画面下部の[許可する]を選択します。
（7）連携完了の画面が出れば完了です。
＜Slackとの連携でできること＞
SlackとGuruを連携すると、Slack上からGuruにあるナレッジの編集や閲覧ができます。
Slackで社内wikiのようにナレッジ管理する方法まとめ
これまで、Slackで社内wikiのようにナレッジを管理する方法から、社内wikiとして使えるおすすめの連携ツールを中心にご紹介しました。
Slackはリアルタイムでのコミュニケーションをするのに便利ですが、メッセージが増えると情報が流れてしまいます。そのため、マニュアルや議事録などの「ストック情報」を管理する社内wikiとしては不向きなのです。
そこで、「社内wikiの作成はもちろん、あらゆる情報を簡単に残せるツール」との連携が必要になります。ただし、多機能なツールでは社員が適切に使いこなせない恐れもあるので「ITが苦手な人でも使いこなせるか」を基準にしなければなりません。
結論、自社が選定すべきなのは、社内wikiに必要な機能に過不足がなく、Slackとも簡単に連携できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内wikiを作成し、Slackとも連携しながら円滑な情報管理をしましょう。
