メールやチャットなど、社内で多くの連絡がやり取りされる中で、その伝え方について悩まれている方は多いのではないでしょうか。
 
そんなときに、社内連絡ツールがあると、効率的に情報を相手へと伝えることができるようになります。
 
そこで、今回の記事では、社内連絡を円滑に進めるための社内連絡ツールについて、導入のコツからおすすめツールまでをご紹介させていただきます。
 
上手に伝えるコツや、社内連絡における課題点などについても解説していますので、相手に伝えるのが苦手と感じている方や、無駄な連絡が多くなってしまって困っているという方は是非最後までご覧ください。
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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社内連絡ツールを選ぶポイントとは

社内での様々な情報を連絡するには、社内連絡ツールを導入するのがおすすめです。
 
しかし、様々なツールがある昨今、どのツールを選択すればいいのかお悩みの方も多いのではないでしょうか?
 
ここでは、社内連絡ツールを選ぶためのポイントについて見ていきましょう。

使いやすさ

社内連絡ツールは、業務の中で頻繁に使用することになるツールです。
そのため、機能が複雑すぎたり、分かりにくい表示になるものはなるべく避けるようにしましょう。
 
なぜなら、使いづらいツールは他のメンバーが気軽に使うことができず、浸透しづらいからです。
 
また、社内のすべての人がPCやスマートフォンの使用に長けているわけではありません。そのツールが「分かりにくいかどうか」は社内のITリテラシーレベルに合わせて考える必要があります。
 
全員がもれなく使いこなせるレベルのものを導入することで、ツールの使用を促進することができます。

対応デバイス

ツールをこれから導入するというのであれば、マルチデバイス対応のものを選択することをおすすめします。
 
対応デバイスが複数あるものを選択することで、自分のスマートフォンやタブレットからも社内PCと同じように連絡や情報共有を行えるようになるため、メッセージの見逃しなどを防ぐことができます。
 
そもそも、社内連絡ツールの導入は社内連絡における課題を解消することが目的です。伝達スピードを改善するために導入したはずが、特定のデバイスでなければツールを開けないとあっては元も子もありません。
 
伝達スピードを上げるためにも、マルチデバイス対応のものを選びましょう。

コスト

社内連絡ツールは一定期間だけ使って終わりではなく、継続的に利用していくことになるツールです。
 
そのため、利用するのにどれくらいのコストが発生するのかはきちんと確認していく必要があります。
 
社内連絡ツールには、無料で利用できるものと、有料で利用できるものとがあります。
 
無料のものでも基本的な機能を利用できることが多いですが、一部制限が発生するものが多いです。
 
また、セキュリティの面でも、最低限のセキュリティの実装となっている場合が多いため、通信の暗号化やアクセス制限などの高セキュリティを望むのであれば、有料のものを選択するようにしましょう。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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社内の円滑な連絡に繋がるツール10選

社内連絡ツールの選び方について、理解できたでしょうか。
 
ここでは、実際におすすめの社内連絡ツールを5つご紹介させていただきます。
先ほどの選び方の点に注目しながら、ツールを見ていきましょう。

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、連絡事項に関する背景や具体的な内容を簡単に残しておくことができます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、依頼したい内容をタスク化したり、疑問点などのやり取りをノート単位でできるため、チャットツールのように色々な話題が錯綜することがありません。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

短い文章をチャット形式で流していきたいときに使えるツール

「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャット形式で文章をどんどん送れますが、記載した流れてしまうため、後から振り返るには難しいかもしれません。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 



「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
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「Slack」
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Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
チャットのため情報がどんどん流れてしまいまうため、重要な連絡を投稿するには向いていないかもしれません。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 


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カジュアルな連絡が多い場合に使えるツール

「Workplce by Facebook」

Workplce by Facebookのトップページ

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
個人のFacebookを利用している感覚で使えるため、カジュアルな連絡をするには向いています。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多すぎる
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
  • フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 



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「トークノート」

トークノートのトップページ

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内イベントの情報など、ビジネスに関係のない連絡が多い場合には、使いやすいツールです。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  • 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  • 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 


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データのやり取りが多い場合に使えるツール

「Dropbox」

Dropboxのトップページ

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
あらゆるファイルの管理が可能なため、ファイルのやり取りが多い方向けに適しています。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 



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「Google One」
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Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合に利用できるサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携もスムーズです。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


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グループウェアの一機能を利用したツール

「Zoho Connect」

Zoho Connectのトップページ

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectのポイント>

  1. 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
    掲示板やイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理することができます

<Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点>

  • 概念や用語が分かりにくい
    情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります
 



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「Kintone」

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kintoneは、開発者がいなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、掲示板アプリを自社向けのシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 



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「GRIDY」

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GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

<GRIDYのポイント>

  1. 完全無料で使える
    ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません
  2. アクセス制限が可能
    企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能になっています

<GRIDYを使う上で気をつけておきたい点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートを受けることができません
  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
 


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社内連絡における課題とは

社内連絡ツールを導入することで、社内連絡におけるさまざまな課題を解消することができるようになります。
 
では、社内連絡における課題とはいったい何なのでしょうか?1つずつ見ていきましょう。

伝達スピードの遅さ

社内連絡において一番利用されているツールといえばメールではないでしょうか。
 
しかし、メールはビジネスメールのマナーとして様々な形式が設定されていることから、長文になりがちな傾向があります。
 
また、そうして送られたメールは、内容を見るためにも時間がかかるうえ、その後の返信を作成するのにもまた時間がかかってしまいます。
 
こうした状況が続くと、1往復2往復とするだけで数十分の時間が必要になりかねません。
 
そもそも、メールの受信件数が多い人であれば、メールを見逃してしまい、返信自体が遅れてしまうこともあるでしょう。
 
ビジネスチャットツールのような社内連絡ツールを使うことで、必要な点だけを連絡することができるため、メール作成にかかる時間を短縮することができます。

伝え漏れや伝達ミスの発生

社内連絡での伝え漏れや伝達ミスは、時として致命的な失敗に繋がる恐れがあります。
 
特に口頭で連絡する場合、受け手に正しく伝わっているかどうか確認することが難しいため、「言った、言わない」のトラブルに発展することもあり得ます。
 
社内連絡ツールを導入することで、テキストとしてツール上に情報を残しておけるため、内容の確認がしやすく、結果として伝え漏れや伝達ミスを防ぐことができるようになります。
 
また、ツール内にある過去のメッセージの内容や情報を検索できるため、以前に共有してもらった情報を再度確認したり、これまでのやり取りを確認したりすることも可能です。

情報が整理されていない

メールの場合、それが何の件についての連絡であるのか、過去のメールでのやりとりを見直す必要があります。
 
また、電話でのやりとりであっても、過去のメモや資料などを探す手間が発生してしまいます。
 
相手や案件によっては情報が整理されており、何の連絡なのか分かりやすくなっていることもありますが、常に全員に同じような整理を求めるのは難しいでしょう。
 
社内連絡ツールを導入することで、やりとりの相手や目的に応じてグループを設定することができるため、誰が何の件について発言しているのかが一目でわかるようになります。
 
そのため、情報が整理された状態から会話を始めることができるようになります。


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相手に伝わる書き方のポイントとは

いくら社内連絡ツールを導入しても、伝わりにくい書き方で連絡をしていては、効果が十分に発揮できません。
 
相手に分かりやすく伝えるためには、次のようなポイントに注意して連絡をする必要があります。

すぐに内容が把握できるようにする

まずは文章を見たときに、相手に何をしてほしいかが一目で分かるようにする必要があります。
 
そうすることで、リアクションがしやすくなり、スムーズな連絡になり、何度もやり取りが往復することはありません。
 
また、簡潔に伝えることで、相手の記憶にも強く残るようになります。
 
ポイントをしっかり押さえて伝えるようにしましょう。

伝えたい内容の背景などを記載する

これまであまりコミュニケーションがなかった人とのやり取りをする場合には、物事の背景を伝えることで、連絡がスムーズになることがあります。
 
なぜ連絡をしているのかを含め、背景をしっかりと伝えることで、相手に伝わりやすい書き方になるでしょう。

改行や文字装飾で文章を見やすくする

重要な箇所には赤文字や太字にするなど、相手に知らせたい部分を強調することで伝わりやすくなります。
 
そのためには、「何を伝えて」「相手に何をしてほしいのか」を明確にすることが大切です。
 
視覚効果を十分に使って、内容を見やすく伝えるようにしましょう。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
相手に情報をうまく伝えるには、書き方の工夫のほかにも、連絡した内容を振り返りしやすい形で残しておくことが大切です。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、円滑な社内連絡に繋げていただければと思います。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!