美容室やサロンでは、顧客の施術履歴や要望をまとめた「顧客カルテ」をもとに、顧客に合ったサービスを提供します。また、昨今ではカルテをアプリ上で管理する方法が浸透しており、カルテの電子化が進んでいます。
一方で、「自店舗でも顧客カルテを電子化したいが、アプリの種類が多く、どれが良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客カルテを管理できるアプリ8選を中心にご紹介します。
- 顧客情報が管理しやすいサロン向けカルテ管理アプリを探している
- 美容室で利用するカルテ管理アプリの選定ポイントが知りたい
- カルテの情報を活かしてリピーターを増やしたい
という方はこの記事を参考にすると、自店舗に最適なアプリが見つかり、カルテ管理の負担を解消できるようになります。
目次
美容室・ネイルサロンにおける顧客カルテ(電子カルテ)とは
美容業界では、顧客の来店・施術履歴の管理にカルテを使用します。
とくに昨今では、アプリを使って顧客情報を管理する「電子カルテ」を利用する美容院やサロンが増えています。アプリであれば、カルテの保管場所が不要なうえ、系列店舗との情報共有もスムーズになります。
また、顧客カルテに残す情報として、美容院では「顧客の髪質やカット・カラー履歴」、ネイルサロンでは「ネイルスタイルの履歴や経過」などが挙げられます。
このように、カルテにストックした情報をもとに、うまく顧客のニーズを分析したり、接客時の会話に取り入れたりすれば、リピーターの増加にもつながります。
【リピート率向上】美容院の顧客カルテに書くべき内容とは
美容院の顧客カルテには、以下の内容を記載すると、自店舗や担当客のリピート率向上につながります。
- 顧客の個人情報
- 髪質
- 体質
- 施術内容
- その他(備考)
氏名・住所・電話番号・生年月日・職業・メールアドレスなどの個人情報を記入します。取り扱いには十分注意しましょう。
顧客の髪質をカルテに記入しておくことで、美容師は薬剤の調合やケア方法を調整できます。
薬剤の成分へのアレルギーやゴムアレルギー、金属アレルギーなどに注意しましょう。
来店日時とともに、希望したヘアスタイルやカットの詳細、使用した薬剤や仕上がりなどを細かく記入します。
ライフスタイルや会話の内容、服装のテイストなども記録しておくと、再来店時の提案に役立ちます。
上記は、美容院の顧客カルテに記入すべき基本情報のため、漏れがないように正しく記入しましょう。また、顧客カルテは個人情報にあたるので、安全性の高い方法で管理しなくてはならない点にも注意が必要です。
顧客カルテを作る2つの方法
ここでは、顧客カルテの作り方を2つご紹介します。以下を参考に、自社に合った顧客カルテの管理方法を見つけましょう。
(1)Excelのテンプレートを使う
まずは、顧客カルテを作る方法として、Excelのテンプレートがあります。
一般的に、Excelのテンプレートは無料で利用できるケースが多く、すぐにダウンロードして使えます。また、自店舗に必要な項目を自由に増やせる点も特徴です。
ただし、Excelはリアルタイムでの情報共有ができないので、顧客データが属人化しやすいデメリットもあります。また、ファイルの数が多くなると、目的の情報が埋もれてしまうことも少なくありません。
【無料ダウンロード】美容室の顧客カルテのテンプレート
こちらは、テンプレート祭りが提供するExcelの美容室カルテのテンプレートで、登録等不要で無料ダウンロードできます。
顧客ごとのExcelファイルを作成するカルテで、「日付」「顧客番号」「技術内容」「会話」「技術料金」などの基本的な項目を備えたシンプルなテンプレートです。
(2)クラウド型の顧客管理システムを使う
次に、クラウド型の顧客管理システムを使う方法もあります。
クラウド型アプリであれば、あらゆる端末で使えるため、スタッフは必要な情報を瞬時に確認できます。さらに、アプリであればExcelファイルとは異なり情報がリアルタイムで共有されるため、顧客データを常に最新に保てるのです。
ただし、多機能なツールは、メンバーが使いこなせないリスクがあるほか、美容院やネイルサロンでは使わない機能があるため避けましょう。一方、機能に過不足のない「ナレカン」であれば、導入してすぐに運用をはじめられます。
【無料あり】美容室やサロンの顧客カルテを管理できるアプリ8選
以下では、美容室やサロンの顧客カルテを管理できるアプリ8選をご紹介します。
顧客カルテをExcelで作成すると、「更新したファイル共有に手間がかかる」「スマホでは見づらい」点がデメリットです。そこで、カルテ管理アプリを使うとスマホでも使いやすいうえ、カルテをツール上にまとめられるので、顧客情報をメンバー間で共有しやすくなります。
しかし、顧客カルテの情報をまとめていても、施術のノウハウや製品の使い方が共有されていなければ、サロン全体の技術力向上にはつながりません。したがって、「カルテだけでなくノウハウ共有も可能なアプリ」を選ぶべきなのです。
結論、美容院やサロンには、マニュアルなしでも簡単に使える、スマホからも情報を確認しやすいアプリ「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはテキストをはじめ、画像や動画もスマホから簡単に残せるので、施術の合間で簡単にカルテを作成できます。また、過去の事例などを質問する機能も備わっているので、サロン内でのノウハウ共有にも最適です。
【ナレカン】顧客カルテとマニュアルを一か所に保管できるアプリ
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】顧客カルテを作成・管理できるシンプルなアプリ
サロン独自で管理したいカルテ内容がある場合、はじめからカルテの記載項目が決められているアプリを使うと、残したい情報がかえってうまく記録できなくなってしまいます。
したがって、「真っ白なノートに書くように、自由に情報を記載したい」「簡単にメモを残したい」場合は、シンプルなノート型アプリの「Stock」の利用が適しています。
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【LiME】スマホで美容室のカルテ管理ができるアプリ
<LiMEの特徴>
- 美容師が企画・制作している
- 予約情報や売上データを管理できる
実際の美容師がツールの企画・制作をしているため、美容室やサロンでの使いやすさが重視されています。
顧客情報に加えて、売上データやHOT PEPPERの予約情報をまとめて管理できます。
<LiMEの機能・使用感>
- カルテ管理
- スマホアプリ
カルテには顧客の基本情報だけでなく、最終来店時期や平均予算なども表示できます。施術情報を網羅的に管理するのに役立ちます。
スマホアプリを最初に立ち上げたときに、各機能の使い方を説明するチュートリアルが開始されます。そのため、アプリの利用に不慣れな場合でも使いやすい点がメリットです。
<LiMEの注意点>
- 売上により利用料金が変動する
- LINE連携は有料プランのみ対象
店舗の売上によって利用料金が変動するため、導入コストを事前に確認しましょう。
LINEを連携し予約を受け付けられる一方で、LINE連携機能は無料プランでは利用することができません。
<LiMEの料金体系>
- 無料プラン:0円
- カルテ管理プラン:1,980円/月(上限金額)
- ネット予約プラン:5,780円/月(上限金額)
支払金額は1か月間の売上金額によって変動するので、詳細はHPをご確認ください。
【美歴】カルテ情報を無制限で管理できるアプリ
<美歴の特徴>
- カルテを無制限に登録できる
- ポイントカード機能がある
有料プランの場合はカルテの保存数に制限がないので、全顧客を美歴ひとつで管理できます。
店舗独自のポイントを発行する機能があり、ポイントカードもデジタル化できます。
<美歴の機能・使用感>
- カルテでの施術情報の管理
- お客様リストの作成
- 他店舗のカルテを取り込める
カルテには1施術につき9枚まで写真を残せます。また、アプリでありながら手書き機能にも対応している点が特徴です。
顧客情報をリスト化し、任意の条件で絞り込みや並べ替えが可能です。
2024年1月には、同一企業で複数店舗がある場合、他店舗のカルテを取り込める機能が実装されました。系列店が多いサロンに適していると言えます。
<美歴の注意点>
- 有料の機能が多い
- 書きかけのカルテが消える恐れがある
無料プランは機能制限が多いため、幅広い機能を利用する場合は有料プランへの加入が前提になります。
ユーザーから「記載途中でカルテの内容が消えた」というコメントが寄せられています。(参考:App Store)
<美歴の料金体系>
- Trial:0円
- Team:初期費用44,000円~+15,400円/月
「Web予約機能」や「クーポン作成機能」などはオプション機能になるため、別途支払いが必要です。
関連記事: 美歴とは?機能や料金、評判や口コミまで紹介
【KaruteKun】機能が豊富なカルテ管理アプリ
<KaruteKunの特徴>
- サロン系店舗向けツール
- カウンセリング機能がある
カルテに写真を残せるため、美容室のほかリクラゼーションサロンやネイルサロンで多く利用されています。
「カウンセリング機能」を使えば、利用者のアンケートを集められるので、顧客ニーズの把握に手間がかかりません。
<KaruteKunの機能・使用感>
- カルテの作成・管理
- カウンセリングシートの設定
作成したカルテはカード上にまとめられて一覧で確認が可能です。また、QRからカルテを作成することもできます。
来店時のカウンセリングシートを作成する機能です。設問を任意に設定できます。
<KaruteKunの注意点>
- 無料プランがない
- 集計したデータの細かい内訳が分からない
30日間のお試し期間はありますが、継続的に利用するには、有料プランへの申し込みが必要です。
利用しているユーザーからは「集計したデータは各メニューの内訳が分からず月間データとして使えない」との意見が寄せられています。(参考:App Store)
<KaruteKunの料金体系>
- 複数人のサロン
スタンダードプラン:11,000円/月
スタンダードプラン+LINEオプション付き:22,000円/月
- 個人のサロン
スタンダードプラン:5,500円/月
スタンダードプラン+LINEオプション付き:11,000円/月
【BEFORE AFTER】写真でのカルテ管理に特化したアプリ
<BEFORE AFTERの特徴>
- 写真での顧客管理に特化している
- 手書きでのカルテ記入に対応している
美容室やサロンのほか、整体やエステ、スポーツジムでの顧客管理にも対応しています。カルテに写真を残せるので、施術の状況や経過の確認が簡単です。
手書きモードであれば、紙と同じように記録できるため、ITに不慣れなスタッフが多い場合も活用しやすいです。
<BEFORE AFTERの機能・使用感>
- カルテ関連の機能
- 写真関連の機能が豊富にある
カルテは文字入力だけでなく、タッチペンで手書き入力することも可能です。カルテの項目は自由に設定できます。
基準となる写真を透過させて撮影ができる「透過ガイド機能」や10枚連続で撮影できる「連続撮影機能」など、写真撮影に役立つ機能が豊富な点が使いやすいです。
<BEFORE AFTERの注意点>
- 無料プランでは保存容量が少ない
- 予約機能はない
無料プランでは写真の保存容量が100MBしかありません。そのため、カルテに多くの写真をストックする場合は、有料プランに加入する必要があります。
予約管理をするには、ほかのツールと併用しなければなりません。
<BEFORE AFTERの料金体系>
- 無料プラン:無料
- Sプラン:3,300円/月
- Mプラン:5,400円/月
- Lプラン:8,100円/月
- 使い放題:9,800円/月
【STORES予約】オンラインレッスンにも対応できるアプリ
<STORES予約の特徴>
- 美容スクールに特化している
- オンラインレッスンを簡単に実施できる
フィットネスやヨガスクール、整体などで利用されており、基本的な予約管理のほか、レッスン振替やスタッフ指名にも対応しています。
ZoomのミーティングIDやURLを自動で発行する機能があるので、オンラインレッスンの準備に手間がかかりません。
<STORES予約の機能・使用感>
- 顧客管理
- 予約通知のメール送付
予約が入ると自動でカルテを作成します。カルテは上限数無制限で登録できるので、多くの顧客の情報を残したい場合に役立ちます。
顧客が予約をすると通知メールが送付されます。また、通知メールの文言はカスタマイズ可能です。
<STORES予約の注意点>
- フリープランの制限が厳しい
- 料金が高い傾向にある
無料で使えるフリープランもありますが、月間予約数の上限が100件なので、本格的な利用には有料プランへの加入が必要です。
利用しているユーザーからは「無料プランで予約数の枠などが足りないので有料プランに変更しなければならないが、最低料金でも結構な年額になってしまう」という声が上がっています。(参考:ITreview)
<STORES予約の料金体系>
- フリープラン:0円
- スモールプラン:9,790円/月~
- チームプラン:19,690円/月~
- ビジネスプラン:28,600円/月~
- エンタープラン:66,000円/月~
【Google Keep】メモのように顧客情報を管理できるアプリ
<Google Keepの特徴>
- Googleアカウントと連動できる
- パネル形式で表示される
Googleアカウントがあれば、あらゆる端末から顧客カルテを確認できます。
保存したカルテはパネル形式で表示されるため、経過の把握もしやすいです。
<Google Keepの機能・使用感>
- メモ機能
- リスト機能
付箋のようにメモを残し、カルテとして使うことが可能です。文字だけでなく画像や音声も残せるので、文字入力以外の情報の記録を重視している方に適しています。
メモをリスト上にまとめられます。たとえば、チェックリストを作成し、リスクとを関係するメンバーに共有することができるのです。
<Google Keepの注意点>
- フォルダではなくラベルで管理する
- 最小限のテキスト機能である
Google Keepはラベル管理のみに対応しており、フォルダの階層的な管理ができません。そのため、慣れるまではカルテを見つけるのに時間がかかる可能性があります。
口コミでは「フォントや太字、色付けなどができないため、そのような機能が付くとより見やすくなる」という声があるように、テキスト機能は最小限であると言えます。(参考:ITreview)
<Google Keepの料金体系>
- 無料で利用できます。
<比較表>美容室やサロンの顧客カルテを管理できるアプリ8選
以下は、美容室やサロンの顧客カルテを管理できるアプリ8選の比較表です。(表は左右にスクロール可能)
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LiME | 美歴 | KaruteKun | BEFORE AFTER | STORES予約 | Google Keep | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
顧客カルテとマニュアルを一か所に保管できる |
顧客カルテを作成・管理できるシンプルなアプリ |
売上により利用料金が変動する |
有料の機能が多い |
無料プランがない |
無料プランでは保存容量が少ない |
フリープランの制限が厳しい |
フォルダではなくラベルで管理する |
iOS・Android対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】※ただし、ラベル機能はあり |
【×】 |
【×】※ただし、ラベル機能はあり |
検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
注意点 |
貼り付けた画像に情報を書き込めない |
画像はノートに貼って管理する |
売上により利用料金が変動する |
有料の機能が多い |
無料プランがない |
無料プランでは保存容量が少ない |
フリープランの制限が厳しい |
フォルダではなくラベルで管理する |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは売上によって変動 |
・無料プランあり
・有料プランは初期費用44,000円~+15,400円/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは9,790円/月~ |
・無料 |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
顧客カルテをクラウドで管理するメリット3選
ここでは、顧客カルテをクラウドで管理する3つのメリットを解説します。未だに紙やExcelでカルテ管理している方は必見です。
(1)写真や動画をまとめて管理できる
まずは、カルテ管理アプリのメリットとして、テキストと写真・動画をまとめて管理できることが挙げられます。
カルテに写真や動画などのデータを残しておくと、テキストのみでは分かりづらい些細な変化も把握でき、認識齟齬を防ぎやすくなるのです。また、写真に直接文字を書き込める「編集機能」がついたアプリを使えば、複数のアプリを併用することなく完結します。
その結果、顧客のオーダーに沿った施術ができるため、トラブルのリスクも軽減します。
(2)場所や時間を問わず情報を確認できる
次に、場所や時間を問わずに情報を確認できることもメリットです。
紙のカルテの場合、情報を確かめられるのはカルテの保管場所に限られます。一方、カルテ管理アプリはクラウドにカルテが保管されるので、店舗にいなくても情報へアクセスできるのです。
その結果、カルテを確認するためだけに出勤する必要もなくなり、従業員のストレス解消にもつなげられます。
(3)引き継ぎに手間がかからない
最後に、アプリ内で情報が管理されていると引き継ぎも簡単です。
アプリであれば、顧客の要望や施術履歴を一か所で共有できるため、担当を引き継ぐときにメールや電話をする必要がありません。また、口頭での連絡にありがちな「言った・言わない」のトラブルも防げます。
とくに、あらゆる情報を流さずに蓄積できるアプリ「ナレカン」は、カルテを顧客ごとに「フォルダ」で分けられるので、目的のデータをすぐに探し出せます。したがって、引き継ぎに無駄な工数がかかりません。
美容室・サロンの顧客カルテを管理できるアプリまとめ
ここまで、美容室・サロンの顧客カルテを管理できるアプリ8選や、導入メリットを中心にご紹介しました。
カルテをクラウド型アプリで管理すると、Excelでのカルテ管理で発生する「情報共有の手間」が解消できます。ただし、顧客カルテを作るだけでは最適な施術につながらないので、日ごろからノウハウや業務マニュアルをサロン内で共有することが重要です。
そこで、「カルテやノウハウを誰でも簡単に共有できるアプリ」が必須になるのです。直感的に使いやすいアプリを選べば、使い方のレクチャーにも時間がかからず、すぐに運用に載せられます。
結論、美容室やサロンで利用すべきカルテ管理アプリは、スマホからも快適に使えて、ITの知識がなくとも情報を蓄積・共有できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、顧客情報やノウハウ管理を効率化しましょう。
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