業務パフォーマンスの向上には、振り返りが重要です。そのため多くの企業が、直属の上司に一週間単位で振り返りを提出する「週報」を採用しています。
 
週報のモチベーションの源泉は、「目的の共有」や「効果の実感」です。しかし、「事務的な作業であり本来の目的が意識されていない」、または「提出された週報の内容が薄い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、週報を作成する目的や、効果的な週報に必須な項目をご紹介します。
 
  • 週報の目的を部下に伝え、作成への意欲を引き出したい
  • 週報のフォーマットを準備して内容を充実化させたい
  • 週報の無駄をITツールで削減し、本来の業務に割ける時間を増やしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、週報を効果的・効率的に運用する方法が分かり、業務パフォーマンスの向上に役立てられます。


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週報とは

以下では、週報の概要を日報と比較しながらご紹介します。効果的な振り返りを実践するために、週報の目的を正しく部下に伝えましょう。

週報の目的

週報を作成する目的は企業によってさまざまですが、主に以下の3つに分類できます。
 
  1. 業務を改善する
  2. 一週間の業務を振り返ることで課題が明確化され、改善の動機付けが行われます。これを毎週繰り返すと社員のスキルアップが図れるのです。また、経験やノウハウを豊富にもつ上司が週報にフィードバックすると、さらに改善が促進されます。
     
  3. 仕事の進捗を共有する
  4. 上司は部下から共有される週報を確認し、プロジェクト全体の進捗を調整します。進捗の遅れの兆候を発見できるので、早い段階での対策が可能です。
     
  5. PDCAサイクルを身につける
  6. 一週間で前週の課題を解決する必要があるため、自然とPDCAサイクル(計画、実行、評価、改善のサイクル)が身に付きます。同時に目標達成に近づく実感も得られます。

週報・日報は無駄なのか?

一週間の業務をまとめて振り返る「週報」のほかに、一日の業務の振り返りを記録する「日報」があります。週報や日報の作成は無駄ではなく、目標を確実に達成するために必須の手段です。
 
たとえば、短期的な日報の目標は、中期的な週報の目標から逆算して設定されます。そのため、週報と日報を両方とも記録すれば、スキルアップに向けた取り組みに抜け・漏れがなくなり、確実な目標達成に近づきます。
 
週報と日報の両方から得られる相乗効果によって、個人の業務パフォーマンスの向上や全社の業務効率化を実現できるのです。
 
関連記事: 【今すぐ実践】週報の目的と書き方を解説!日報との違いもご紹介


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業務の週報に必要な項目

以下では、週報に必要な5つの項目をご紹介します。振り返りの効果を最大限に得るには、適切な項目を設けて毎週の成長を可視化する必要があります。
 
 
  • 項目1 一週間の目標
  • 数値を利用した定量目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならないため、改善策も生み出しにくくなります。
  • 項目2 業務報告/成果
  • 一週間の業務内容とその結果を記載します。ここでは、主観的な感想や想像ではなく事実のみを明示します。
  • 項目3 所感(良かった点/改善点)
  • 業務のなかで気付いたことや、課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく再現方法を記入するように注意しましょう。
  • 項目4 次週の目標
  • 項目1~3もとに次週の目標を設定します。
  • 項目5 相談
  • 部下の悩みを把握するために、相談の欄を設けます。
 
関連記事: 【テンプレート付き】日報に書くべき内容5選!種類に合わせた文章例も解説!


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週報の作成に利用するツール

以下では、ツールを利用した3つの週報の管理方法をご紹介します。それぞれのメリット・デメリットを比較し、効率化のために最適なツールを選択しましょう。

メール

1つ目は、メールの本文に週報を記載して上司に送信する方法です。パソコンやスマートフォンなど、あらゆるデバイスで作成できるメリットがあります。
 
一方で、週報の集計や分析が難しい、他のメールに埋もれてしまう、チーム全体で共有しにくいなどのデメリットがあります。

ワード/エクセル/パワーポイント

2つ目は、Microsoft365に含まれるワード・エクセル・パワーポイントのようなツールを用いて週報を作成する方法です。
 
Microsoftツールで作成された週報はクラウドストレージツールやチャットツールで共有されます。そのため、メールのように送信の文章の体裁を整える必要がなく素早く共有できることがメリットです。
 
しかし、作成ツールと共有ツールが別なので二度手間になる、過去の情報を振り返りにくいデメリットもあります。

情報共有ツール

3つ目は、情報共有ツールで週報を作成・共有する方法です。情報共有ツールは以下の5つのメリットにより、最適な週報管理の方法と言えます。
 
  1. 週報の一元管理ができる
  2. チーム全体で共有ができる
  3. テレワーク下でも時間や場所を問わずに共有できる
  4. テンプレートを登録して、作成の手間を省ける
  5. 作成・共有・管理がひとつのツールで完結する
とくに、週報の作成・共有・管理がひとつのツールで完結するのは大きなメリットです。
 
週報が社員の負担となる原因のひとつに、週報の作成から提出までのプロセスに手間がかかることが挙げられます。作成・共有の手段を一元化し、週報への心理的ハードルが低下すればストレスなく週報が作成でき、さらに週報の質の向上も期待できます。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」は5つのメリットをすべて網羅し、導入初日から誰でも使いこなせるほど簡単なツールです。Stockを社内で運用すれば、週報管理のストレスが取り除かれます。
 
関連記事: 業務日報は無駄で意味がない?メリット・デメリットや必要性も解説


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週報を管理する上でのポイント

以下では、週報管理の4つのポイントをご紹介します。週報の効果を高めるために実践しましょう。

テンプレートを活用する

1つ目のポイントは、テンプレートの活用です。
 
週報の効果が期待通りではない原因の一つは、「内容がおろそかである」ことです。この背景には、手間がかかる週報の作成を社員が面倒に感じていることが挙げられます。
 
週報作成のわずらわしさを取り除くには、週報のテンプレートを用意して作成時間を短縮させることが有効です。週報のひな形をあらかじめ提供して社員の負担を減らし、その分振り返りや改善策を充実化させましょう。
 
また、テンプレートの導入により週報の様式が統一されるため、複数の部下の週報をチェックする上司の負担も軽減されます。

PDCAサイクルが回っているか確認する

2つ目のポイントは、PDCAサイクルが回っているか確認することです。以下の4つの項目を参考に、週報が次に活かせる内容になっているか検証しましょう。
 
  • 何を根拠にし、何を実行したのかを明確に記載しているか
  • 課題の分析が抜け漏れなくされているか
  • 過去の週報が活かされ、失敗を繰り返していないか
  • 適切な目標が設定されているか
社員が週報に対して主体的に取り組めるよう、成長を実感できる週報作成を上司が指導しなくてはなりません。

必ずフィードバックする

3つ目のポイントは、部下から共有された週報に必ずフィードバックすることです。
 
定期的なフィードバックがなければ、部下のモチベーションが低下する恐れがあります。また、フィードバックする習慣をつければ部下と会話する機会も増え、部下の悩みを聞くきっかけにもなるのです。
 
とくに、部下の意欲を高めるためには新しい視点を与えるフィードバックが有効です。具体的な答えを提示するのではなく、部下の思考を促し、自走するように導くコメントが最適です。

週報とコメントを一元管理する

4つ目のポイントは、週報とコメントを一元管理することです。
 
週報へのフィードバックの方法として、週報を作成したファイルをSlackのようなチャットツールで共有しやりとりする方法があります。
 
しかし、他の業務に関するやりとりに埋もれたり、時間と共にファイルやコメントが流れたりして過去の振り返りができなくなります。そのため、週報の効果が十分に発揮されない可能性があるのです。
 
そこで、「Stock」のように週報のテキストとコメントを紐づけられるツールの導入により、部下の週報と上司のコメントを一か所で管理できるため振り返りやすくなります。


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週報の運用におすすめのツール

以下では、週報の運用におすすめのツールをご紹介します。
 
週報の運用にはメールやMicrosoftツール、チャットツールを組み合わせながら効率化を目指す方法があります。
 
しかし、複数ツールの併用は情報の分散の原因になります。情報が分散すると週報の振り返りやフィードバックのやりとりが放置されかねません。結果として、本来の目的である業務改善の効果が得られない可能性があるのです。
 
したがって、作成・共有・フィードバックの機能が搭載されて週報を一元管理できる情報共有ツールの導入が求められます。
 
また週報には社員全員が関わることがほとんどであり、情報共有ツールのなかでもシンプルな仕様で簡単に使いこなせるツールが必須です。とくに非IT企業の場合、多機能で複雑なツールは利用者の混乱を招く可能性があるため注意しましょう。
 
結論、最も効率的な週報運用を目指すならば、週報を一元管理でき、かつ非IT企業向けで導入初日から使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」機能で週報を作成・共有し、ノートに紐づいた「メッセージ」機能でフィードバックする、という運用が可能です。

【Stock】最も簡単に週報を運用できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
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効率的な週報の作成と管理方法 まとめ

ここまで、週報を作成する目的や、効果的な週報に必須な項目を中心にご紹介しました。
 
週報作成によって社員のPDCAサイクルが確立され、積極的な改善活動が行われれば、全社レベルの業務効率化につながります。週報は無駄な業務ではなく、会社を支える重要な業務なのです。
 
しかし、週報が社員の負担にならない工夫が必要です。作成にテンプレートを活用したり、振り返りやフィードバックがしやすい環境を整えたりしなければなりません。
 
したがって、Stockのように、週報作成に必要な機能が過不足なく備えられていて、週報をストレスなく一元管理できるツールの導入が求められるのです。
 
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関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!