業務パフォーマンスを向上させるための振り返りとして「週報」を採用している企業は多くあります。とくに、新入研修では、報連相といった基礎的なビジネスマナーを身に着けながら、上司とコミュニケーションをとる目的としても、週報は用いられているのです。
週報を継続的に運用すれば、進捗の共有がスムーズになったり情報資産として活用したりできるメリットがあります。一方、「週報をただ作成するだけで、上手く業務に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報を作成する目的や必要な項目、週報をムダにしないポイントを中心にご紹介します。
- 社内で「週報を書くのがめんどうだ」という声があり困っている
- 週報を作成する目的を明確にし、社員の理解を得たい
- 週報を社員の「ナレッジ」として蓄積できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、週報を効率的に運用する方法が分かり、業務パフォーマンスの向上に役立てられます。
目次
週報（週次報告）とは
週報とは、1週間の業務について、上司やマネジメント層へ報告する書類です。
また、週報を作成することで、1週間の業務のなかで得られた成果や目標達成度など、自身の振り返りにもなります。加えて、自身の業務に対する改善策や、上司からのアドバイスを週報に記載しておけば、「ナレッジ」として次の業務に活かせるのです。
以上のように、週報は上司が正確に進捗を把握するためだけでなく、社員自身が目標の達成度や振り返るのに欠かせない役割を果たします。
＜週報と日報の違い＞
同じ業務報告を目的とした書類として「日報」が挙げられます。
日報は「詳細な業務内容の報告」が主な目的であるのに対し、週報は「目標の達成度を共有する目的」で作成される点に違いがあります。
このように、週報を「ナレッジ」として正しく蓄積、運用すれば、部署内の業務パフォーマンス向上や全社の業務効率化を実現するのに役立つのです。
週報を作成する3つの目的とは
週報を作成する目的は、主に以下の3種類に分類できます。週報を作成する必要性を正しく社員に認識させ、自発的な取り組みを目指しましょう。
（1）業務改善につなげるため
週報を作成する1つ目の目的は、業務改善につなげるためです。
一週間の業務を可視化して振り返ると、業務を進めるうえでの課題が明確化され、改善策を考案・実施できます。結果として、業務を効率的に進められるようになり、各社員や部署全体の課題解決する力も育つのです。
また、経験やノウハウが豊富な上司が週報にフィードバックをすれば、社員の新たなアイデアや気づきのきっかけとなるコミュニケーションが取れます。このように、週報は業務改善へのアプローチとなる重要な書類となるのです。
（2）作業進捗の報告・共有を図るため
週報を利用する2つ目の目的は、作業進捗の報告・共有をスムーズにするためです。
上司は部下から共有される週報を確認し、個人の業務からプロジェクト全体の進捗を把握します。また、週単位で実施することで、上司は部下が上手くタイムマネジメントできているか判断したり、作業に遅れがでている場合は課題を発見したりできるのです。
このように、週報は業務進捗の正確な把握に活かせるので、作成後は速やかに提出する必要があるのです。
（3）仕事の情報資産にするため
週報を活用する3つ目の目的は、情報資産として運用するためです。
週報には、週間ごとの課題や解決策、業務達成率などが記載されているので、蓄積することで企業の情報資産となります。たとえば、過去の週報から課題解決へのアプローチ法を模索したり、顧客情報として活用したりできます。
ただし、週報を情報資産として活用するには、作成した週報を簡単に振り返れる環境が欠かせません。昨今では、情報へのアクセス性の悪い紙ベースでの週報ではなく、「ナレカン」のようなITツールを使い、一元管理するのがトレンドです。
週報の基本構成と必要な5つの項目
ここからは、週報の基本構成と必要となる5つの項目をご紹介します。
＜週報の基本構成＞
週報は主に「週の目標・計画」「業務内容と成果」「振り返り」の3つで構成されています。週の目標を立てるときは、前週で振り返った内容を反映させるのが効果的です。
ただし、週の振り返りを単純に「反省」で終わらせるだけでは、新しい目標を的確に立てられません。失敗の原因を追求するのはもちろん、目標に対して今後どのような行動を取れば目標を達成できたのか、までセットで考える必要があるのです。
以上のように「週の振り返り→新しい目標の設定→週の振り返り」の流れを繰り返し、各社員の成長につなげましょう。
＜週報に必要な5つの項目＞
以下5つの項目をフォーマットに組み込めば、業務状況を過不足なく確認できます。
- 項目1 一週間の目標
- 項目2 業務報告/成果
- 項目3 所感(良かった点/改善点)
- 項目4 次週の目標
- 項目5 相談・共有事項
「〇〇％まで進める」のように、数字を使って定量的に目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならず、改善策も出しづらくなるので注意しましょう。
一週間の業務内容とその結果を記載します。この項目では、主観的な感想や所感ではなく事実のみを明示します。
業務のなかで気付いたことや課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく、再現方法を記入するように注意しましょう。
項目1～3をもとに次週の目標を設定します。上司のフィードバックも参考に現実的な目標を設定しましょう。
円滑なコミュニケーションはもちろん、仕事上の部下の悩みを把握することを目的に相談・共有の欄を設けます。
このように、業務の振り返りの効果を最大限に得られるように項目を設定しましょう。
週報の作成・共有に利用できるツール
以下では、ツールで週報を管理する3つの方法をご紹介します。それぞれのメリットとデメリットを比較し、自社に最適なツールを選定しましょう。
メール
1つ目は、メールの本文に週報を記載して上司に送信する方法です。
メールは送信後の編集ができないので、証拠として正しく残る点がメリットです。一方、週報の集計や分析が難しい、ほかのメールに埋もれてしまうなどのデメリットも多くあります。
また、情報共有のときにもCCやBCCの設定や定型文の挿入など、メンバー間で共有しにくい点も無視できません。
Word/Excel
2つ目は、Microsoft365のWordやExcelで週報を作成する方法です。
WordやExcelのメリットは、馴染みのあるツールのため教育コストがかからない点です。また、テンプレートを作成しておけば、週報の書式を統一できます。
ただし、WordやExcelは、共有するときに別のツールを使わなければなりません。そのため、共有するのが手間に感じたり、ファイルを添付したメッセージが、ほかのメッセージで埋もれてしまうデメリットがあるのです。
ITツール
3つ目は、ITツールを使って週報を作成・共有する方法です。ITツールを運用するには費用がかかりますが、以下5つの理由から最適な週報管理の方法と言えます。
- 週報の一元管理ができる
- スマホでも使える
- 時間や場所を問わずに共有できる
- テンプレートを使って手間を省ける
- 作成・共有・管理がひとつのツールで完結する
以上のように、メールやExcel/Wordで感じるストレスをITツールであれば、払拭できるのがメリットです。なかでも、週報の作成・管理に必要な機能に過不足のない「ナレカン」のようなツールであれば、従来の週報の悩みが一気に解決できます。
週報が「めんどくさい」「ムダ」になる原因とは
週報が「めんどくさい」「ムダ」と思われがちな原因は、義務化された週報が「提出するだけ」になっていることです。
時間を割いて作成した週報も「マネジメント側が確認した後はファイルに溜まっていくだけ」になっている企業が少なくありません。そのため、業務の課題を発見・解決できず、部下も作成する意欲が低下してしまうのです。
そこで、「形骸化した週報」から脱却するには、部下側の週報作成・共有の手間を軽減しつつ、上司のフィードバックや週報管理もまとめて効率化できる環境を整えましょう。
具体的には、書式を統一して簡単に週報を作成しつつ、共有後のフィードバックや管理も簡単にできる仕組みを構築すれば、社員がめんどくさい・ムダだと感じる週報の問題点を解決できます。
めんどうな週報の作成・管理を効率化するツール
以下では、面倒な週報の共有・管理を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
ITツールを使って週報を作成すれば、そのままメンバーに共有できるので、メールやExcelのようなムダな工数を省けます。また、ITツールは、週報をはじめとした文書管理にも役立てられるので、ナレッジとしていつでも簡単に振り返れるようになるのです。
以上のように「週報をナレッジとして蓄積できる仕組み」を整えれば、社内全体の業務パフォーマンスの向上にもつながります。ただし、誰でも簡単に使いこなせるツールでなければ、社内に浸透しないので注意しましょう。
結論、週報の運用には、週報を簡単に作成できる「記事」と気軽にやりとりできる「コメント機能」が備わったシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した週報は、思い通りの多階層に分けられる「フォルダ」を使って社員ごとに管理できるので、大規模企業の運用にも向いています。また、記事に紐づく「コメント」を使えば、上司から部下へのフィードバックまで完結するのが特徴です。
大規模企業でも週報をナレッジとして蓄積できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜比較表＞週報の作成におすすめのツール5選
以下では、週報の作成におすすめのツール5選の比較表をご紹介します。はじめてツールを導入する方はもちろん、既存のツールから乗り換えを検討している方も必見です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | kintone | Notion | OneNote | Sharepoint | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
面倒な週報の作成・管理がまとめてできるツール |
自社に合った週報アプリを作成できるツール |
カスタマイズ性の高い週報が作成できるツール |
チームで共有型のビジネス資料を作成できるツール |
社内向けポータルサイト作成アプリケーション |
| サポート体制 |
【〇】※専任サポートあり |
【〇】※動画・セミナーあり |
【〇】※コミュニティあり |
【×】※ただし、HPから問い合わせ可 |
【×】※ただし、HPから問い合わせ可 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】※フォーマットを設定できる |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
自動で週報を収集したり期限通りに提出されているかを集計したりはできない |
機能が多いため使いこなすまでに時間がかかる |
操作には高いITリテラシーが必要 |
3階層構造による整理・分類が難しい |
ExcelやWordを共有するのでファイル管理のデメリットを解消できない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり600円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは780円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは$10/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは630円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
「SharePoint」の詳細はこちら |
週報のように、長期的に運用していくには「手厚いサポートが受けられるか」は重要です。なかでも、「ナレカン」は手厚いサポートに加え、PDFやExcelなど既存データをすべて移管できるので、過去の週報もナレッジとして蓄積したい企業に最適だと言えます。
週報をムダにしないための4つのポイント
ここでは、週報をムダにしないための4つのポイントをご紹介します。週報によって業務をスピーディに遂行できている部署では、以下のポイントが押さえられています。
（1）テンプレートを活用する
1つ目のポイントは、テンプレートの活用です。
業務スピードの向上など、週報による効果が得られない原因のひとつは「内容が薄い」ことです。そして、内容が薄くなる背景としては、手間がかかる週報の作成に、社員が「面倒くさい」と感じているケースが挙げられます。
そこで、週報作成のわずらわしさを取り除くには、週報のテンプレートを用意して作成時間を短縮させることが有効です。週報のひな形をあらかじめ提供して社員の負担を減らし、その分振り返りや改善策を考案できるように整備しましょう。
また、テンプレートの導入により週報の様式が統一されるため、部下の週報をチェックする上司の負担も軽減されます。
（2）PDCAサイクルが回っているか確認する
2つ目のポイントは、PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）が回っているか確認することです。以下の4つの項目を参考に、週報が次に活かせる内容になっているか検証しましょう。
- Plan：業務計画の目的やゴールが明確になっているか
- Do：何を実行したのかはもちろん、課題の分析が抜け漏れなくされているか
- Check：過去の週報が活かされ、失敗を繰り返していないか
- Action：適切な目標が設定されているか
このように、PDCAサイクルを意識した週報は社員自身が成長を実感しやすく、週報に対して主体的に取り組めるようになるメリットもあります。
（3）必ずフィードバックする
3つ目のポイントは、部下から共有された週報は必ずフィードバックすることです。
定期的なフィードバックがない「提出して終わり」の週報では、部下のモチベーションも低下してしまいます。一方、フィードバックする習慣をつければ、部下と会話する機会も増え、悩みなどを聞くきっかけにもなるのです。
とくに、部下の意欲を高めるためには、新しい視点を与えるフィードバックを意識しましょう。具体的な答えを提示するのではなく、部下が自発的に行動できるようなアドバイスが最適です。
（4）週報とコメントを一元管理する
4つ目のポイントは、週報とコメントを一元管理することです。
たとえば、週報のファイルやフィードバックをチャットで共有すると、ほかの業務に関するやりとりで埋もれたり、時間経過とともに流れたりする恐れがあります。その結果、ノウハウとして週報を活用するのも難しくなるのです。
そこで、週報とコメントを紐づけられるITツールを使うと、一か所ですべての情報を管理できるため、振り返りもしやすくなります。
週報の目的やムダにしないためのポイントまとめ
ここまで、週報を作成する目的や週報をムダにしないためのポイントを中心にご紹介しました。
週報は、部署内の進捗共有や業務改善に役立つ重要な書類です。そのため、社員が週報作成を「面倒だ」「ムダだ」と感じないように、テンプレートを活用したり適切にフィードバックしたりする必要があるのです。
しかし、共有や管理に手間がかかると、週報が放置される原因になってしまいます。そこで、「誰でも簡単に週報を作成でき、ナレッジとして管理できるツール」を使って、作成・共有・管理が簡単にできる環境を構築しましょう。
結論、週報の運用には「ナレカン」のように、週報の作成・共有・管理に必要な機能に過不足がなく、あらゆる情報を一元管理できるツールが必須です。
ぜひ「ナレカン」で週報を効率的に運用し、業務パフォーマンス向上を実現しましょう。
関連記事： 【すぐわかる】週報のメリット・デメリットとは？
