企業活動ではさまざまな情報収集を行い、その情報の利用によって利益を得ています。営業活動の情報は企業にとって必要不可欠なものであり、管理が適切に行われずに情報漏洩や紛失などが起こってしまえば企業にとって重大な問題となりかねません。
 
こうした企業にとって重要な価値のある情報を「情報資産」と言い、情報資産の管理は今や企業にとって重要な業務のひとつとなっています。
 
しかし、情報資産の重要性は理解していても、どのように管理すればいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回はそもそも情報資産とは何かという定義から、具体的な管理方法・注意点について解説します。
 
  • 情報資産とはどのような情報を指すのか知り、全社でリスク認識を統一させたい
  • 情報資産の管理方法が分からないので、トラブルを避けるために理解を深めたい
  • 情報資産のリスクアセスメントの手順を知り、自社の情報リスクを低減したい
という担当者の方は今回の記事を読むと、情報資産について正しく理解でき、情報資産の適切な管理とリスク測定が可能になります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産の定義とは

情報資産とは、簡単に言うと「データ」であり、企業や組織が収集した「ヒト・モノ・カネ」に関する全ての情報を指します。
 
ここで言う情報は、紙の書類の情報だけではなく、パソコンのハードディスク内やUSBメモリに保管されているデータなど多岐に渡ります。また、蓄積された経営や営業活動に関するノウハウも情報資産と見なされます。
 
資産という言葉が含まれている通り、企業に対して何らかの形で資産価値を生む情報であればそれはすべて情報資産となります。
 
情報資産は持っているだけでも価値のある情報ですが、一方で不適切に扱い漏洩などが起これば、一転して企業や組織の負債となります。そのため、情報を正しく保管・管理することは企業にとって重要な業務だと言えます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産を守るために把握すべきこと

情報資産を守り、正しく管理するには適切に状況を把握する必要があります。ここでは具体的に把握すべき内容についてご紹介します。

保存媒体の把握・管理

まずは、情報資産を保存している媒体の把握・管理を行います。どの媒体に情報が保存されているのかわからなければ適切な管理が行えないからです。紙の資料から、外付けドライブ・タブレットなど社内にあるすべての保存媒体をチェックしましょう。
 
とくに情報資産管理に対する意識が低い場合、「どの媒体」の「どこ」に情報が保存されているのかさえわからない可能性もあります。したがって、保存媒体はおおよそだけでチェックするのではなく、必ずすべてをチェックします。
 
万一、廃棄予定のハードディスクに情報が保存されたままになっていれば、情報漏洩を引き起こしかねないからです。こうした事態を防ぐために、管理外にある情報をなくしておきましょう。
 
また、この時可能であれば保存媒体を絞り込んでおくのがおすすめです。情報資産を分散させずに一元管理できていれば、その後の管理の手間が省けるからです。

データの動作ログの把握・管理

保存媒体に関わらず、データや情報の読み書きや移動・保存といった動作ログの保存や監視も重要なポイントです。動作ログを正確に追うためにも、すべてのデータを可能な限り電子化しておきましょう。
 
電子化を行うことで、検索や保存・管理の手間が格段に下がります。
 
また、業務に関するすべてのパソコンの操作ログの保管や監視は難しいですが、個人情報や機密情報・社外秘のデータなどについては動作ログを正しくとっておくべきです。
 
加えて、役職に応じたデータ編集制限やアクセス制限などの権限を適切に割り振るのも忘れてはいけません。

セキュリティ性の把握

データの管理方法が定まったら、次は実際に運用するのにどのようなセキュリティ性があるかを確認します。ここでいうセキュリティ性は、利用するデバイスだけに留まらず、データを扱う従業員のセキュリティ性も含まれます。
 
どんなに強固な管理体制が敷かれていても、ヒューマンエラーによる情報漏洩の可能性がある状態では、情報資産が安全に管理されているとは言えません。とくに、デバイスのアップデート漏れやセキュリティ対策がされていない場合、サイバー攻撃を受けるリスクも上昇しかねません。
 
大きな事故に繋がる前に、セキュリティ面のチェックを徹底しましょう。
 
また、こうしたセキュリティ性の把握と同時に、内部不正に対する対策も考える必要があります。内部不正がいかにハイリスクローリターンであるかの周知はもちろん、「システム上で安易にデータをコピーや印刷できないようにする」といった物理的な対策も練っておきましょう。
 
このとき、システム上での監視や管理は「情報を守るだけではなく、従業員を守るためにも繋がる」ことにも理解を得られれば、社員の意識も同時に向上できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産の分類とは

情報資産はその情報が持つ「重要性」によって分類し、それぞれ管理方法を決めて管理します。
 
たとえば、個人情報や技術情報など企業の信頼や生産力に大きく関わるような情報は重要度が高いので、より強固な管理方法で保管する必要があります。
 
一方で、ホームページなどから閲覧できる公開済みの企業情報などは重要性が低いため、管理方法もそこまで強固なものは求められません。
 
このように、情報資産の分類は、同程度の価値や重要度を持つ情報に関しての管理の強固さや方法を決定するラベルの役割を果たします。したがって、社内にある情報の事前の分類が必要となります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

利活用ができる情報資産の管理方法とは

以下では3つのポイントに焦点を当てて、情報資産の管理方法をご紹介します。情報資産を利活用できるように管理するにはどのような点に気を付ければいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。

情報資産管理台帳を使う

情報資産管理台帳とは、社内にある情報資産の把握・管理を行う台帳です。台帳に情報資産を記載し、それぞれの情報の利用者範囲や管理部署、保存媒体や機密性などを記入して分類・管理を行います。
 
こうした台帳が用意されていない場合、社内にどのような情報資産があるのかが正確に把握できず、万が一情報漏洩してしまった際に情報漏洩したことにすら気付けない恐れもあります。
 
なお、情報資産管理台帳を利用して管理する際は、台帳内の情報を常に最新のものを反映させるよう注意が必要です。

クラウドや共有サーバーを使う

紙ではなく電子化されたデータとして情報資産を管理する場合、常にネットワーク上での脅威に晒されるため、セキュリティ対策の実施が必要不可欠です。外部からの不正アクセスに備えるほか、データの暗号化などの対策を練り、適切に情報資産を保護しましょう。
 
社内に構築されたサーバーで管理する場合は、機器やネットワークの設定を行い、従業員以外のアクセスを制限するなどの工夫も必要になります。
 
また、インターネット上の管理を行うクラウドサービスを利用する際は、社内サーバー以上に情報漏洩リスクが高まることから、より高度なセキュリティ対策があるサービスを選択しましょう。

バックアップを行う

データとして保存されている情報資産は、適切にバックアップを行うようにしましょう。データの更新頻度に合わせて毎日や曜日ごとなどのスケジュールを設定し、定期的なバックアップ運用を行います。
 
また、情報によっては一回きりのバックアップだけではなく、二回三回と以前のバックアップを行うデータの世代管理もおすすめです。
 
さらに、情報に何か不具合が発生した場合でも、すぐにデータを復元できるよう、体制についてもあわせて整えておきましょう。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産を管理する際の注意点とは

以下では、情報管理を行う際の注意点について解説します。情報間管理を行う際、どのような点に注意すればいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。

すべてを可視化する

情報資産は資産価値を生む情報ですが、現状では将来的にどのデータが情報資産となるのかわからないという場合もあるでしょう。そのときは情報資産になるとは思えないようなデータも、将来的に役立つ可能性もあります。
 
そのため、まずはデータを蓄積する基準を制定する必要があります。すべてのデータが情報資産であると仮定し蓄積していくか、自社の状況を顧みながら取捨選択して蓄積するのかによって、蓄積されるデータの量が異なるからです。
 
しかし、どちらの方法で蓄積するにしても、まずは全ての情報を可視化・把握することが重要です。
 
すべての情報を可視化したうえで、どちらの方法で情報資産を管理していくのかの基準を制定しましょう。

適切なソフトウェアの導入

情報資産を管理には、適切なソフトウェアの導入とルールの制定が何よりも大切です。
 
エクセルなどのソフトを使って営業活動で発生した情報を管理している企業もありますが、目視によるチェックや手動更新での管理はミスを招きやすいです。したがって、リモートで一元管理が可能なソフトウェアの導入をおすすめします。
 
ソフトウェアを導入する際は情報資産管理だけができるツールと、マルチに利用できる情報共有ツールのどちらを選ぶかを選択する必要があります。
 
しかし、情報資産の多くは企業活動に必要不可欠な情報であることから、昨今では該当の情報を情報資産として管理しつつも、ツール内でマルチに利用できる情報共有ツールが人気になっています。

保守・運用ルールの制定

適切なソフトウェアを導入したら、情報資産を保守・運用するうえで守るべきルールを制定しましょう。管理担当部署を決め、責任の所在を明らかにするのはもちろん、紙媒体の文書であれば保管庫には鍵をつけるのかどうかといった物理的な運用ルールも定めます。
 
また、情報の持ち出しを行う際には持ち出し管理簿に記載する、保管庫の鍵を使用する際には記録簿に必ず記載するなどのルールも効果的です。
 
とくに、USBメモリは紛失やウイルス感染のリスクが高い記録媒体なので、運用ルールを細かく定めておく必要があります。
 
「自社で利用できるUSBは部署ごとに1つのみにする」「USBメモリを使用する際には上長の許可をとる」などのルールを定め、リスクの軽減に努めましょう。

社内の周知と理解を得る

どんなデータであっても情報資産であり、会社にとって重要なものであるという意識をすべての社員に根付かせ、理解を得る必要があります。
 
日々の業務で扱っている情報だと、そのデータが情報資産であることを意識しにくいという人もいるでしょう。また、情報資産に対する意識の低い環境であれば、従業員ひとりひとりが自身の行った作業や更新したファイル、閲覧したデータが情報資産であると考えない結果、思わぬヒューマンエラーを引き起こしかねません。
 
データの質や重要性を問わず、社内に存在する情報はすべて情報資産であるという認識を根付かせ、従業員のセキュリティ性を向上させましょう。
 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産のリスクアセスメントとは

リスクアセスメントとは職場にあるさまざまなリスクを見つけ出し、そのリスクが原因で起こることが予測される労働災害の重大さをリスクの大きさから見積もり、大きいものから順に対策を講じていくという手法をいいます。
 
情報資産におけるリスクアセスメントは、対象の情報資産の価値を把握し、管理方法を決定する作業です。情報資産の価値は、おもに以下の3つを考慮して決定されます。
 
  • 機密性(Confidentiality):情報が漏えいした場合の自社への影響度
  • 完全性(Integrity):情報が改ざんされた場合の影響度
  • 可用性(Availability):情報そのものが利用できない場合の影響度
3つの頭文字をとってCIAと呼ばれ、それぞれをスコア化して3~4段階に分けて評価するのが一般的です。スコアの数値が高いものほどリスクが高く、管理を厳重にする必要があります。
 
ただし、リスクアセスメントの数値は、あくまでもリスクを評価した上での数値となるため、法令などで具体的な管理措置が求められる場合は、指示された措置を優先する必要があります。
 
さらに、海外とのやり取りを行う企業であれば、さらに国際法であるEUデータ保護指令についても遵守する必要があるので、注意が必要です。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産のリスクアセスメントの手順とは

リスクアセスメントについて知ったところで、実際に行うための手順を見ていきましょう。情報資産のリスクアセスメントを行うには、下記の手順を踏む必要があります。
 
  1. 情報資産の洗い出し
  2. まずは、自社の情報資産にどのようなものがあるのかを徹底的に洗い出していきます。顧客情報や企業間で交わした契約書、人事情報や生産計画など、社内にあるさまざまな情報資産をリスト化していきます。
     
  3. 重要度の確認
  4. 情報資産をリスト化したら、今度は記載されている内容に重要度を設定します。
     
  5. 脅威性と脆弱性の洗い出し
  6. 重要度をつけた情報資産にどのような脆弱性があるのかを確認していきます。
    たとえば、「該当データを管理するサーバーにはアクセス制限がなく、誰でも閲覧ができる」など、その情報資産が持つ漏洩リスクを確認しリストにまとめます。
     
  7. リスクレベルの決定と評価
  8. 完成した情報資産リストに対して、現在の情報資産の管理方法を評価します。そして、リストの各項目ごとに、CIAに基づきリスクの大きさを設定します。
     
  9. セキュリティ対策の実施
  10. 情報資産の重要度の確認とリスク評価が行えたら、それぞれの項目に対してどのようなセキュリティ対策を練るべきかを検討し、実施します。
情報資産のリスト化からセキュリティ対策の実施までを行うリスクアセスメントは、一度行えば終わりというわけではありません。なぜなら、情報資産は常に増減する一方で、脆弱性や脅威性は日々増していくものだからです。
 
そのため、定期的なリスクアセスメントを行い、情報資産を最適な状況で管理していくことが大切です。
 
関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産の管理に役立つツール

以下では、非IT企業でも利用できる、情報資産の管理に役立つツールをご紹介します。
 
情報管理に役立つソフトウェアは多数ありますが、大切な情報資産を管理するという点から高度なセキュリティ性を持ち、一元管理ができるツールであるという点をみなすソフトウェアであることは選定するうえで重要な要素です。
 
したがって、情報資産の管理には、「Stock」のような非IT企業でもシンプルに情報が管理できるツールが最適です。
 
国際セキュリティ資格であるISO27001(ISMS)を取得しているので、情報資産を管理するのに最適です。高度なセキュリティ体制がある一方、ITリテラシーの低い方でも使いこなせるほど操作が簡単で、社内浸透に時間がかかりません。
 
業務に関わる資料やデータをすべて「Stockへとストックする」習慣が自然と根付くので「データの保存媒体が分からず情報資産を紛失してしまう」リスクが防げます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報資産の定義や管理方法まとめ

ここまで、情報資産の定義から、具体的な管理方法・注意点を解説してきました。
 
企業にとって資産価値を持つ情報資産は、適切な管理が必要とされる重要な情報です。したがって、適切なソフトウェアやITツールを利用し、紛失や漏洩を防ぎながらも最大限活用できるよう管理しなくてはなりません。
 
今日では情報資産を管理するツールは各社から数多くリリースされています。ただし、より効果的に情報資産を企業活動に役立てていくには、「情報管理以外にもマルチに役立つツール」の導入がおすすめです。
 
今回ご紹介したStockでは、情報資産の管理のほかにタスク機能やメッセージ機能などが利用できます。保管してある情報をもとにプロジェクトを進める、情報に関するコミュニケーションをツール内でとるといった使い方ができ、情報資産の管理だけでなく業務効率の向上にも役立ちます
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して情報資産の管理・運用に役立てましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!