企業活動で得た情報は経営に必要な情報資産であり、正しい管理が欠かせません。管理が適切でない場合、情報漏えいやデータ紛失につながり、重大な業務トラブルを引き起こす原因になってしまいます。
しかし、情報資産の重要性は理解していても「どのように管理すればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は情報資産の定義や具体的な管理方法・ポイントを中心に解説します。
- 情報資産の定義を踏まえて、全社でリスク認識を統一させたい
- 情報漏えいなどのトラブルを避けるため、情報資産の具体的な管理方法を知りたい
- 情報資産管理のポイントを押さえ、管理業務を改善したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、情報資産について正しく理解できるだけでなく、適切な管理方法が分かります。
目次
情報資産の定義とは
情報資産とは、企業や組織が集めた「ヒト・モノ・カネ」に関する情報全般を指します。
資産という言葉が含まれている通り、企業に対して資産価値を生む情報であればすべて情報資産となるのです。具体的には以下のような項目が該当します。
- 顧客との取引情報
- 社員の個人情報
- 取引先との契約書
- 人事情報
- 顧客の購入履歴
- 財務情報
- 社内システムのIDやパスワード情報
以上のような情報資産は、企業経営の根本となる重要な情報であるため、正しく保管・管理しなければなりません。
情報資産の重要性と漏えいによるリスク
情報資産は経営において重要度が高く、漏えいすれば企業に重大な影響を及ぼすリスクを抱えています。
ペーパーレス化が推進されている昨今、社内情報をデジタル管理する企業が増えています。結果として、データの収集・蓄積・分析が容易になり、より経営に活用しやすくなっているのです。
大量のデータを保存しやすくなった一方で、サイバー攻撃や内部不正によって情報資産が漏えいする可能性は高まっています。情報資産の重要度の高まりとともに、脅威に晒されやすくなったのです。
そのため、情報資産は「Stock」のように厳格なセキュリティ基準で保護されたツールを用いて管理しましょう。
情報資産を守るために把握すべきこと
ここでは、具体的に把握すべき内容についてご紹介します。情報資産を守り、正しく管理するには以下のように適切に状況を把握する必要があります。
保存媒体の把握・管理
まずは、紙やExcel・USBメモリ・タブレットなどの情報資産を保存している媒体の把握・管理を徹底しましょう。
「どの媒体にどの情報が保存されているのか」が不明だと見つけ出すのに時間がかかり、必要な情報へすぐにアクセスできません。
したがって、自社の情報資産の分類ごとにどのような保存媒体で管理しているのか明確にしておきましょう。また、情報資産を一元管理すれば情報が分散しないので、ファイルが煩雑化したり情報を探すのに時間がかかったりしません。
データの操作ログの把握・管理
データの操作ログの把握や管理も重要なポイントです。
データの紛失や漏えいの事故が生じた場合でも、操作ログの把握・管理によって迅速な原因究明やリカバリーが可能になります。
したがって、操作ログを正確に追うためにも、データは紙媒体ではなく電子化しましょう。とくに、個人情報・機密情報・社外秘データにおける操作ログの把握・管理はマストです。
データを電子化した場合、検索や保存・管理の手間がかからない一方、役職に応じたデータ編集制限やアクセス制限などの権限を適切に割り振ることも大切です。
セキュリティ性の把握
資産情報を守るためには、セキュリティ性を把握するのも重要です。
セキュリティ性は、利用するデバイスだけに留まらず、データを扱う社員のセキュリティ性も含まれる点に注意しましょう。
強固な管理体制が敷かれていても、人的ミスによる情報漏えいが発生する状況では、情報資産が安全に管理されているとはいえません。とくに、デバイスのアップデート漏れやセキュリティ対策がされていない場合、サイバー攻撃を受けるリスクも上昇します。
したがって、人的ミスや不正アクセスを防ぐには自社のセキュリティが安全か確認する必要があるのです。また、「高いセキュリティは、情報を守るだけではなく社員を守ることにもつながる」ことを全社で共有すれば、セキュリティへの意識向上に役立ちます。
情報資産の分類とは
情報資産は一般的に「情報」と「情報システム」に分類されます。
「情報」には、紙媒体・ノウハウ・外部情報・映像・音声などが含まれます。一方、「情報システム」には、ネットワーク機器・アプリケーション・情報共有ツール・クライアントサービスなどが含まれるのです。
また、情報資産が持つ「重要性」で分類されるケースもあります。たとえば、重要度の高い「企業の信頼や生産力に関わる情報」は強固な管理方法で保管し、重要度の低い「ホームページなどで公開済みの企業情報」は、管理方法も強固なものは求められません。
このように、情報資産の分類は、重要度に対応した管理レベルや管理手法を決定する役割を果たします。したがって、社内情報を事前に分類することが必要です。
利活用ができる情報資産の管理方法とは
ここでは情報資産の3つの管理方法を解説します。情報資産を利活用できている企業は以下のような管理を実践しているのです。
情報資産管理台帳を使う
管理方法のひとつに情報資産管理台帳があります。
情報資産管理台帳とは、社内にある情報資産の把握・管理を目的とした台帳です。台帳に情報資産をリスト化し、それぞれの情報の利用者範囲や管理部署、保存媒体や機密性などを記入して分類・管理をします。
情報資産管理台帳が用意されていない場合、社内にどのような情報資産があるのかが正確に把握できません。また、万が一情報が漏えいしてしまった際に、情報漏えいした状況にすら気付けない恐れもあるのです。
情報資産管理台帳を利用して管理する際は、台帳内の情報を常に最新のものを反映させておく点に注意しましょう。
クラウドや共有サーバーを使う
クラウドや共有サーバーを利用した管理方法もあります。
クラウドや共有サーバーでの管理には、情報共有がしやすい・場所や時間を問わずアクセスできる特徴があります。
しかし、データで管理されている情報資産は、ネットワークを通して脅威に晒される危険性があるので、セキュリティ対策の実施が必須です。外部からの不正アクセスに備えて、データを暗号化するなどの対策を練り、適切に情報資産を保護しましょう。
また、社内に構築されたサーバーで管理する場合は、機器やネットワークを設定し、社員以外のアクセスを制限するなどの工夫も必要になります。
バックアップをとる
バックアップの取得も管理方法において大切です。
データとして保存されている情報資産は、適切にバックアップをしなければなりません。データの更新頻度に合わせて曜日ごとのスケジュールを設定し、定期的にバックアップをとりましょう。
また、情報によっては一回きりのバックアップだけではなく、過去の複数データを保管し、指定した時点のデータを復元できるようにする「データの世代管理」も取り入れてみましょう。
したがって、情報に何か不具合が発生した場合でも、すぐにデータを復元可能な体制を整えておく必要があります。
情報資産を管理する際のポイントとは
ここでは、情報資産を管理する際のポイントを解説します。情報資産の管理に失敗しないためには、以下のポイントを押さえておくのが大前提です。
情報すべてを可視化する
まず、情報をすべて可視化する必要があります。
情報資産には、現状価値があるものの将来的には役に立たなくなる情報も含まれています。一方で、今は情報資産としての価値が低い情報も、将来的には役立つ可能性があるのです。
そこで、まずはデータを蓄積する基準を制定しましょう。たとえば、すべてのデータが情報資産であると仮定し蓄積する、あるいは自社の状況を顧みながら取捨選択して蓄積する方法があります。
そのため、すべての情報を可視化したうえで、いずれの方法で情報資産を管理していくかの基準を制定する必要があるのです。
適切なソフトウェアの導入
情報資産を管理には、適切なソフトウェアの導入も大切です。
ExcelやWordなどのソフトを使って情報資産を管理している企業もありますが、目視によるチェックや手動更新での管理は時間がかかるうえ、人的ミスを引き起こしやすくなってしまうのです。
そこで、ExcelやWordなどのアナログな手法ではなく、一元管理が可能なソフトウェアで情報資産を管理しましょう。たとえば、「Stock」のようなシンプルな機能のソフトウェアであれば、即日で全社員が使いこなせます。
保守・運用ルールの制定
情報資産を保守・運用するうえで守るべきルールを制定するのもポイントです。
たとえば、管理担当部署を決め責任の所在を明らかにする、情報を持ち出すときには持ち出し管理簿に記載するなどのルールがあります。
また、USBメモリは紛失やウイルス感染のリスクが高い記録媒体であるため、運用ルールを細かく定めておきましょう。
以上のように、「自社で利用できるUSBは部署ごとにひとつのみにする」「USBメモリを使用する際には上司の許可をとる」などのルールを定め、USBリスクの軽減に努める必要があるのです。
社内の周知と理解を得る
社内の周知と理解を得るのもポイントのひとつです。
どのようなデータであっても情報資産であり、会社にとって重要なものであるという意識をすべての社員に根付かせ、理解を得ておく必要があります。
日々の個人業務で扱っている情報は、そのデータが情報資産であることを意識しにくくなります。社員の更新したファイル・閲覧したデータが情報資産である認識が薄くなった結果、データを削除したり誤送信したりして人的ミスを発生させてしまうのです。
したがって、データの質や重要性を問わず、社内に存在する情報はすべて情報資産であるという認識を根付かせ、社員のセキュリティ意識を向上させましょう。
リスクアセスメントを徹底する（CIA）
リスクアセスメントも情報資産を管理するのに役立ちます。リスクアセスメントとは、職場の危険性や有害性の特定について調査し、その結果に基づいた対策を講じる方法です。
情報資産におけるリスクアセスメントは、対象の情報資産の価値を把握し、管理方法を決定する作業であり、以下の3つを考慮して決定されます。
- 機密性(Confidentiality)：情報が漏えいした場合の自社への影響度
- 完全性(Integrity)：情報が改ざんされた場合の影響度
- 可用性(Availability)：情報そのものが利用できない場合の影響度
3つの頭文字をとってCIAと呼ばれ、それぞれをスコア化して3～4段階に分けて評価するのが一般的です。スコアの数値が高いものほどリスクが高く、管理を厳重にする必要があります。
ただし、リスクアセスメントの数値は、あくまでもリスクを評価した上での数値となるため、法令などで管理措置が求められた場合は、措置を優先する必要があります。また、海外企業とのやりとりでは、国際法であるEUデータ保護指令の遵守が欠かせません。
情報資産のリスクアセスメントの手順とは
ここでは、実際にリスクアセスメントの手順を解説します。正確に情報資産を管理するためにも、以下の手順を必ず押さえましょう。
- 情報資産の洗い出し
- 重要度の確認
- 脅威性と脆弱性の洗い出し
- リスクレベルの決定と評価
- セキュリティ対策の実施
まずは、自社の情報資産にどのようなものがあるのかを洗い出します。顧客情報や企業間で交わした契約書、人事情報や生産計画など、社内にあるさまざまな情報資産をリスト化しましょう。
情報資産をリスト化したら、今度は記載されている内容に重要度を設定します。
重要度をつけた情報資産にどのような脅威性と脆弱性があるのかを確認します。たとえば、「該当データを管理するサーバーにはアクセス制限がなく、誰でも閲覧ができる」など、情報資産が持つ漏えいリスクを確認しリストにまとめましょう。
完成した情報資産リストに対して、現在の情報資産の管理方法を評価します。そして、リストの各項目ごとに、CIAに基づきリスクの大きさを設定します。
情報資産の重要度の確認・リスク評価が済んだら、それぞれの項目に対してどのようなセキュリティ対策を練るべきかを検討・実施しましょう。
情報資産は常に増減を繰り返すため、脆弱性や脅威性は日々増していきます。したがって、リスクアセスメントは定期的に実施し、情報資産を最適な状況で管理していくのが大切なのです。
情報資産の管理に役立つツール
以下では、非IT企業でも利用できる情報資産の管理に役立つツールをご紹介します。
情報資産の管理には、情報資産管理台帳やWord・Excelなどのアナログな手法がありますが、ファイルが煩雑化して必要な情報へすぐアクセスできない、人的ミスによる情報漏えいのリスクが高まる問題があります。
したがって、シンプルな操作ができ一元管理が可能な、高度なセキュリティ性を持つツールを導入しましょう。多機能なツールでも操作が複雑では、社員の操作ミスなどによって情報漏えいのリスクが高まるうえ、社内で浸透しません。
結論として、非IT企業の社員でも、即日で情報資産を正しく共有・管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
国際セキュリティ資格を持つStockは「ノート」へ社内情報を安全かつ簡単に残しつつ、任意の社員へリアルタイムで共有可能です。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づけられるので、話題が混ざらずに情報資産を一元管理できます。
チームの情報資産を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報資産の定義や管理方法まとめ
ここまで、情報資産の定義から、具体的な管理方法・ポイントを中心に解説しました。
情報資産は企業に対して資産価値を生むので、情報漏えいやデータ紛失は避けなければなりません。一方、アナログ手法での管理では、「ファイルの煩雑化」「人的ミスの多発」などの問題があるため、情報を「簡単に」一元化できる高セキュリティなツールが必要です。
シンプルなツールでなければ、情報資産の管理はできてもその後の活用にあたって、必要な情報へとすぐに辿り着けないストレスが発生します。結果、情報が「資産」として活用されずに、散乱したまま蓄積されるのみとなってしまうのです。
そのため、非IT企業における65歳以上の社員でも、即日で使えるほどシンプルな情報管理ツール：Stockを使って、大切な情報資産を安全に管理すべきです。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上が、情報資産の管理による業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報資産の管理・運用に役立てましょう。
