企業活動を行ううえで、わたしたちはさまざまな情報収集を行い、その情報を利用することで利益を得ています。営業活動の情報は企業にとって必要不可欠なものであり、管理が適切に行われずに情報漏洩や紛失などが起こってしまえば企業にとって重大な問題となりかねません。
 
このような企業にとって重要な価値のある情報を「情報資産」と言い、情報資産の管理は今や企業にとって重要な業務のひとつとなっています。
 
しかし、情報資産という言葉は聞いたことがあっても具体的にどのような情報を指すのかわからないという人もいるのではないでしょうか。また、管理の重要性は分かっていても実際にどのように管理すればいいのかわからないという人もいるかもしれません。
 
そこで今回の記事ではそもそも情報資産とは何かという定義から、情報資産の具体的な管理方法や注意点などについてご紹介します。
 
  • 情報資産とはどのような情報を指すのか知りたい
  • 情報資産の管理方法が分からない
  • 情報資産のリスクアセスメントの手順を知りたい
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を読むことで、情報資産について正しく理解でき、情報資産の適切な管理とリスク測定ができるようになります。


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情報資産の定義とは

情報資産とは、一言で言うと「データ」のことであり、企業や組織が収集した「ヒト・モノ・カネ」に関する全ての情報を指します。
 
情報は、紙の書類だけではなく、パソコンのハードディスク内やUSBメモリに保管されているデータなど多岐に渡ります。また、蓄積された経営や営業活動に関するノウハウも情報資産と見なされます。
 
資産という言葉が含まれている通り、企業に対して何らかの形で資産価値を生む情報が情報資産です。
 
情報資産は持っているだけで価値のある情報ですが、一方で不適切に扱い漏洩などが起これば、一転して企業や組織の負債となります。そのため、情報を正しく保管・管理していくことは企業にとって重要な業務だと言えます。

情報資産を守るために把握すべきこと

情報資産を守り、正しく管理するためには適切に状況を把握する必要があります。ここでは具体的に把握すべき内容についてご紹介します。

保存媒体の把握・管理

まずは、情報資産を保存している媒体の把握・管理を行います。どの媒体に情報が保存されているのかわからなければ適切な管理が行えないからです。紙の資料からUSBメモリ、外付けドライブやタブレットなど社内や組織内における保存媒体を全てチェックしましょう。
 
情報資産を管理する意識が低い場合、「どの媒体」の「どこ」に情報が保存されているのかさえわからない場合もあるでしょう。そのため、保存媒体をおおよそだけでチェックするのではなく、必ず全てをチェックします。
 
万一、廃棄予定のハードディスクなどに情報が保存されたままだった場合を想像すれば、漏洩や紛失のリスクの高さがお分かりいただけるかと思います。こうした事態を防ぐために、管理外にある情報をなくしておきましょう。
 
また、この時可能であれば保存媒体を絞り込んでおくのがおすすめです。情報資産が散在して保管されているのではなく一元管理できていれば、その後の管理の手間を省けるからです。

データの動作ログの把握・管理

保存媒体に関わらず、データや情報の読み書きや移動、保存などの動作ログの保存や監視も重要なポイントです。動作ログを正確に追うためにも、紙の書類であっても可能な限り電子化しておきましょう。電子化を行うことで、検索や保存・管理の手間が格段に下がります。
 
また、業務に関するすべてのパソコンの操作ログの保管や監視は難しいですが、個人情報や機密情報・社外秘のデータなどについては動作ログを正しくとっておくべきです。
 
加えて、役職に応じたデータ編集制限やアクセス制限などの権限を適切に割り振っておくことも、忘れてはいけません。

セキュリティ性の把握

データの管理方法が定まったら、次は実際に運用するためのセキュリティ性を把握します。ここでいうセキュリティ性は、利用するデバイスだけに留まらず、データを扱う従業員のセキュリティ性も含まれます。
 
どんなに強固な管理体制を敷いていても、うっかりミスやヒューマンエラーによって情報漏洩する可能性があれば、安全に管理されているとは言えません。特に、デバイスのアップデート漏れやセキュリティ対策がきちんとされていない場合は、サイバー攻撃を受けるリスクも上昇してしまいます。
 
大きなインシデントに繋がる前に確実にセキュリティ面のチェックをしておきましょう。
 
また、こうしたセキュリティ性の把握と同時に、内部不正に対する対策も考える必要があります。内部不正がいかにハイリスクローリターンであるか従業員に周知することはもちろん、「システム上で安易にデータをコピーや印刷できないようにする」などの物理的な対策も練っておきましょう。
 
この時、システム上での監視や管理は情報を守るためだけではなく、従業員を守るためであることについても理解を得られるようにすれば、社員の意識も同時に向上できます。


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情報資産の管理方法とは

情報資産はどのように管理していけばいいのでしょうか。ここでは3つのポイントに焦点を当てて、情報資産の管理方法をご紹介します。

情報資産管理台帳を使う

情報資産管理台帳は、企業にどのような情報資産があるのかを把握・管理するための台帳です。
 
台帳に情報資産を記載し、それぞれの情報の利用者範囲や管理部署、保存媒体や機密性などを記入して分類・管理を行います。
 
こうした台帳が用意されていない場合、どのような情報資産があるのかを正確に把握できず、万が一情報漏洩してしまった際に情報漏洩したことにすら気付けない恐れもあります。そのため、台帳内の情報は常に最新のものを反映させる必要があります。

クラウドや共有サーバーを使う

紙ではなく電子化されたデータとして管理される情報資産は、ネットワーク上での脅威に晒されるため、セキュリティ対策の実施が必要不可欠です。外部からの不正アクセスに備えるほか、データの暗号化などの対策を練り、適切に情報資産を保護しましょう。
 
社内に構築されたサーバーで管理する場合は、機器やネットワークの設定を行い、従業員以外のアクセスを制限するなどの工夫も必要になります。
 
インターネット上で管理するクラウドサービスを利用する際は、社内サーバー以上に情報漏洩リスクが高まることから、より高度なセキュリティ対策があるサービスを選択するようにしましょう。

バックアップを行う

データとして保存されている情報資産は、適切にバックアップを行うようにしましょう。データの更新頻度に合わせて毎日や曜日ごとなどのスケジュールを設定し、定期的なバックアップ運用を行います。
 
情報によっては、データの世代管理を行うこともおすすめです。また、情報に何か不具合が発生した場合、すぐにデータを復元できる体制についても整えておくようにしましょう。


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関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!

情報資産を管理する際の注意点とは

情報管理を行う際には、どのような点に注意すればいいのでしょうか。ひとつずつ見ていきましょう。

全てを可視化する

情報資産とは資産価値を生む情報ですが、現状では将来的にどのデータが情報資産となるのかわからないという場合もあるでしょう。その時は情報資産になるとは思えないようなデータも、将来的に役立つ可能性もあります。
 
そのため、まずはデータを蓄積する基準を制定する必要があります。全てのデータが情報資産であると仮定し蓄積していくか、自社の状況等を顧みながら取捨選択して蓄積するのかによって、蓄積されるデータの量が異なるからです。
 
しかし、どちらの方法で蓄積するにしても、まずは広い視野を持ち、全ての情報を可視化・把握することが重要です。
 
すべての情報を可視化したうえで、どちらの方法で情報資産を管理していくのかの基準を制定しましょう。

適切なソフトウェアの導入

情報資産を管理するためには、適切なソフトウェアの導入とルールの制定が何よりも大切です。
 
エクセルなどのソフトを使って管理している企業もあるかもしれませんが、目視によるチェックや手動更新は管理ミスを招きやすいため、リモートで一元管理が可能なソフトウェアを導入することをおすすめします。
 
ソフトウェアを導入する際は情報資産管理だけができるツールを選ぶのか、マルチに利用できる情報共有ツールを選ぶのかを選択する必要があります。しかし、情報資産の多くは企業活動に必要不可欠な情報であることから、昨今では該当の情報を情報資産として管理しつつも、ツール内でマルチに利用できる情報共有ツールが人気になっています。

保守・運用ルールの制定

適切なソフトウェアを導入したら、情報資産を保守・運用するうえで守るべきルールを制定しましょう。管理を担当する部署を決め、責任の所在を明らかにするのはもちろん、例えば紙媒体の文書であれば保管庫には鍵をつけるのかどうかなど物理的な運用ルールも定めます。
 
また、情報の持ち出しを行う際には持ち出し管理簿に記載する、保管庫の鍵を使用する際には記録簿に必ず記載するなどのルールも効果的です。
 
特に、USBメモリは紛失やウイルス感染のリスクが高い記録媒体であるため、運用ルールは細かく定めておく必要があります。「自社で利用できるUSBは部署ごとに1つのみにする」「USBメモリを使用する際には上長の許可をとる」などのルールを定め、リスクの軽減に努めましょう。

社内の周知と理解を得る

日々の業務で扱っている情報だと、そのデータが情報資産であることを意識しにくいという人もいるでしょう。また、情報資産に対する意識の低い環境であれば、従業員ひとりひとりが自身の行った作業や更新したファイル、閲覧したデータが情報資産であると考えない結果、思わぬヒューマンエラーやうっかりミスなどを引き起こしてしまいかねません。
 
そのため、どのようなデータであっても情報資産であり、会社にとって重要なものであるという意識をすべての社員に根付かせる必要があります。
 
データの質や重要性を問わず、社内に存在する情報はすべて情報資産であるという認識を根付かせることで、従業員のセキュリティ性を向上させられるでしょう。


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選

情報資産のリスクアセスメントとは

リスクアセスメントとは職場にあるさまざまなリスクを見つけ出し、そのリスクが原因で起こることが予測される労働災害の重大さをリスクの大きさから見積もり、大きいものから順に対策を講じていくという手法を言います。
 
情報資産におけるリスクアセスメントとは、対象の情報資産の価値を把握し、管理方法を決定するための作業を言います。情報資産の価値は、主に以下の3つを考慮して決定されます。
 

機密性(Confidentiality):情報が漏えいした場合の自社への影響度
完全性(Integrity):情報が改ざんされた場合の影響度
可用性(Availability):情報そのものが利用できない場合の影響度

3つの頭文字をとってCIAと呼ばれ、それぞれをスコア化して3~4段階に分けて評価するのが一般的です。スコアの数値が高いものほどリスクが高く、管理を厳重にする必要があります。
 
ただし、リスクアセスメントの数値は、あくまでもリスクを評価した上での数値となるため、法令などで具体的な管理措置が求められる場合は、指示された措置を優先する必要があります。さらに、海外とのやり取りを行う企業であれば、さらに国際法であるEUデータ保護指令についても遵守する必要があるため、注意が必要です。


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?

情報資産のリスクアセスメントの手順とは

リスクアセスメントについて知ったところで、実際に行うための手順を見ていきましょう。情報資産のリスクアセスメントを行う場合には、下記の手順を行う必要があります。
 
①情報資産の洗い出し
まずは、自社の情報資産にどのようなものがあるのかを徹底的に洗い出していきます。
顧客情報や企業間で交わした契約書、人事情報や生産計画など、社内にあるさまざまな情報資産をリスト化していきます。
 
②重要度の確認
情報資産をリスト化したら、今度は記載されているリストそれぞれに重要度を設定します。
 
③脅威性と脆弱性の洗い出し
重要度をつけた情報資産にどのような脆弱性があるのかを確認していきます。
 
たとえば、「該当の書類は施錠管理がされていないキャビネットで管理されている」「該当のデータを管理しているサーバーはアクセス制限がなく誰でも閲覧ができる」など、その情報資産が持つ漏洩リスクを確認してリストにまとめます。
 
④リスクレベルの決定と評価
完成した情報資産リストに対して、現在の情報資産の管理方法を評価します。そして、リストの各項目ごとに、CIAに基づきリスクの大きさを設定します。
 
⑤セキュリティ対策の実施
情報資産の重要度の確認とリスク評価が行えたら、それぞれの項目に対してどのようなセキュリティ対策を練るべきかを検討し、実施します。
 
情報資産のリスト化からセキュリティ対策の実施までを行うリスクアセスメントは、一度行えば終わりというわけではありません。なぜなら、情報資産は常に増減するものであり、脆弱性や脅威性は日々増していくものだからです。
 
そのため、定期的なリスクアセスメントを行い、情報資産を最適な状況で管理していくことが大切です。


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関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!

情報資産の管理に役立つツール

情報資産を適切に管理していくためには、ソフトウェアの導入は必要不可欠なものですので、以下では情報資産の管理に役立つツールをご紹介します。
 
情報管理に役立つソフトウェアは多数ありますが、大切な情報資産を管理するという点から高度なセキュリティ性を持ち、一元管理ができるツールであるという点をみなすソフトウェアであることはソフトウェアを選定するうえで必要不可欠な要素です。
 
今回ご紹介するStockは、情報資産管理にも使える情報共有ツールです。
 
国際セキュリティ資格であるISO27001(ISMS)を取得し、世界でも最高レベルのセキュリティと信頼性を持つデータセンターであるAmazon Web Servicesが利用されているため、セキュリティ面においてはまさに情報資産を管理するのに最適だと言えます。
 
導入社数が70,000社を超える実績も、セキュリティの高さがなせる業だと言えます。
またアクセス制限やIPアドレス制限を設定すれば情報の不要な持ち出しが防げるほか、指定した担当者のみが該当のファイルへアクセスできるような制限も可能です。
 
ITツールに不慣れな方でも簡単に利用できるほど操作性の高いため、業務に関わる資料やデータをすべて「Stockへとストックする」習慣を社内に根付かせさえすれば「データの保存媒体が分からず情報資産を紛失してしまう」リスクを防ぐことができるでしょう。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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情報資産の定義や管理方法まとめ

企業にとって資産価値を持つ情報資産は、適切な管理が必要とされる重要な情報です。そして、適切なソフトウェアやITツールを利用して紛失や漏洩を防ぎながらも、最大限活用できるように管理することが大切です。
 
情報資産を管理するツールは各社から数多くリリースされています。しかし、より効果的に情報資産を企業活動に役立てていくためには、管理ツール内で情報管理以外にもマルチに役立つツールの導入がおすすめです。
 
今回ご紹介した「Stock」では、情報資産の管理機能のほかにタスク機能やメッセージ機能などが利用できます。保管してある情報をもとにプロジェクトを進めたり、コミュニケーションがとれるようになるため、情報資産の管理だけでなく業務効率の向上にも役立ちます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して情報資産の管理・運用に役立てましょう。
 
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