新型コロナウイルスの感染拡大により、リモートワークが進んでいる昨今、人との接触を避けるために会議はオンラインで行っているという企業も増えてきています。
 
こうしたオンライン会議の際に役立つのが、オンライン会議ツールであるZoomです。Zoomではパソコンやスマートフォンのカメラ機能を利用して相手の顔を見ながら会議が行えるため、電話やメールでは伝わりにくい内容も効果的に相手に伝えることができます。
 
また、Zoomにはファイル共有機能があるため、資料を事前に配布しなくても簡単にファイルの共有を行うことができます。
 
しかし、まだZoomでのファイル共有のやり方が分からず、メールやチャットなどで資料を配布しているという方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、Zoomでのファイル共有の手順や設定方法、おすすめの共有設定や画面共有ができない時の解決策についてご紹介します。
 
  • Zoomでのファイル共有のやり方がわからない
  • Zoomでの画面共有のやり方がわからない
  • Zoomで画面共有ができないため対処法が知りたい
とお悩みの方は、今回の記事を読むことでZoomでの資料共有や画面共有の手順がわかり、オンライン会議を円滑に進行できるようになります。
 


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Zoomでのファイル共有の手順と設定方法

Zoomでファイル共有をする場合、大きく分けて2つの手段があります。
 
1つがチャットを利用してファイル共有をする方法、そしてもう1つが画面共有を利用してファイル共有をする方法です。
 
ミーティングの参加者にファイルをダウンロードしてほしいという場合にはチャットを、ダウンロードは不要だが一緒に画面を共有しながら説明などを行いたいという場合には画面共有を利用しましょう。
 
なお、チャットでのファイル共有はパソコンでのみ利用できる機能となっており、スマートフォンでは利用ができないため、利用時には注意が必要です。


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チャットでのファイル共有の手順と設定方法

まずは、Zoomにログインし、設定画面を開きます。
次に、ファイル送信をオンにします。
 
Zoomの設定画面
 
設定が変更できたらチャットタブを開きます。
 
Zoomの画面
 
下部にあるファイルをクリックしましょう。
 
Zoomの画面
 
ファイルが格納されている場所を選択し、ファイルを共有します。
 
Zoomの画面
 
これでチャットでのファイル共有が完了します。


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画面共有でのファイル共有の手順と設定方法

ここでは画面共有でのファイル共有の手順についてご紹介します。
画面共有では、ファイルからWebページ、情報共有ツールなどさまざまな画面の情報を相手に共有できます。

ホストが画面共有を行う場合

ミーティングの主催者であるホストが画面共有を行う場合は以下の手順になります。
まずはZoomを起動し、画面下部のツールバーにある画面共有をクリックします。
 
Zoomの設定画面
 
一覧が表示されるので、共有したいファイルを選択し、画面右下にある共有ボタンをクリックします。
 
Zoomの設定画面
 
これで画面共有が完了します。
 
共有ファイルの一覧画面は「ベーシック」「詳細」「ファイル」の3種類のタブが表示されます。各タブごとに選択できるファイルは以下になります。
 
  • ベーシック:画面・ホワイトボード・iPhone・iPad・その他起動中のアプリ
  • 詳細:パワーポイントや画面の一部、コンピューター音声など
  • ファイル:オンラインストレージなど
資料共有として利用する場合は、ベーシックタブから必要なデータを選択することが一般的です。

スマートフォンから画面共有をする方法

スマートフォンから画面共有をする場合は、まず画面下部にある共有をタップします。
 
Zoomの設定画面
 
共有したいものをタップすれば、画面共有が完了します。
 
Zoomの設定画面

参加者が画面共有を行う場合

Zoomでは、ホスト以外の参加者が画面共有を行うことも可能です。操作方法はホスト同様の手順になりますが、事前にホストが参加者の設定を変更しておく必要があります。
 
画面共有の設定を変更するには、画面下部のセキュリティをクリックします。
 
Zoomの設定画面
 
参加者に許可する権限の一覧が出てくるので、画面の共有をクリックします。
 
Zoomの設定画面
 
これで、参加者も画面共有ができるようになります。

表示する画面の切り替え方

資料共有を行っている最中でも、画面上部にあるツールバーから新しい共有をクリックすれば別の資料に切り替えることができます。
 
Zoomの設定画面

画面共有の停止方法

画面共有を停止するには、画面上部のツールバーより共有を停止をクリックしましょう。
 
Zoomの設定画面


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おすすめ共有設定

Zoomの画面共有機能は、資料の共有以外の使い方があります。ここでは、おすすめの使い方とその設定方法についてご紹介します。

リモート制御

Zoomでは、相手側の画面を制御し、遠隔操作が行える機能があります。
リモート制御を行うには、まず相手リモート制御を行いたい相手に画面共有をしてもらいます。
 
次に、画面上部のツールバーにあるリモート制御をクリックして、遠隔操作のリクエストを送信します。
 
Zoomの画面
 
相手がリクエストを承認すれば、リモート制御が行えます。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能とは、白紙の画面を共有し、直接テキストやイラストの書き込みができる機能を指します。ホストと参加者どちらからでも書き込みができることに加えて、ホワイトボードの内容を画像データとして保存することもできます。
 
ホワイトボード機能を利用するには、まず画面共有をクリックします。
 
Zoomの画面
 
ベーシックタブの中から、ホワイトボードを選択します。
 
Zoomの画面
 
これでホワイトボード機能が利用できるようになります。

スマートフォンの画面をパソコンで共有する

パソコンでZoomを利用しながら、iPhoneやiPadの画面を共有させることもできます。
なお、現在のところAndroidについては非対応となっているので、利用する際には注意が必要です。
 
まず画面下部のツールバーから画面の共有をクリックします。
 
Zoomの画面
 
iPhone/iPadを選択し、共有をクリックします。
 
Zoomの画面
 
「iPhone/iPadの画面を共有するにはプラグインが必要です。」と表示された場合は「インストール」をクリックしましょう。パソコンにこのような表示が出たら、パソコンでの設定は終了です。
 
Zoomの画面
 
次に、iPhone・iPadの設定画面から「画面ミラーリング」をタップします。
 
Zoomの設定画面
 
一覧から「Zoom-○○○○」をタップしたらミラーリングが完了です。
 
Zoomの設定画面
 
ミラーリングの場合、iPhone・iPadに保存されているファイルを選択するのではなく、現在iPhone・iPadに表示されている画面がそのまま共有されます。


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画面共有が出来ないときの対処法は?

手順通りに進めているのに、画面共有が上手くできないということもあります。ここでは、画面共有に失敗する場合の原因と対処法についてご紹介します。

最新版のZoomアプリをダウンロードする

画面共有ができないときにまず確認すべきなのは、インストールされているZoomのバージョンです。
 
ホストや参加者が最新版以外のZoomアプリを利用している場合、資料共有をはじめとした機能に不具合が生じることがあります。
 
アプリの更新状況は、パソコンの場合アプリの設定画面から、スマートフォンやタブレットの場合はApp StoreまたはGoogle Playから確認することができます。
 
古いバージョンのものを利用している場合は最新版にアップデートしておきましょう。
 
また、最新版のアプリを使っていても、利用する端末のOSが古いものだと資料共有が出来ないことがあります。アプリの更新に加えて、OSのアップデートも実行しておくことが大切です。

共有権限を確認する

「ホストからは資料共有ができるのに、参加者からは資料共有ができない」という場合は権限設定に不備がある可能性が高いです。
 
参加者からは設定を変更できないため、ホストに権限を変更してもらうように依頼しましょう。

スマートフォンとパソコンのネットワークを確認する

iPhone・iPadとのミラーリングができない場合は、スマートフォンとパソコンで利用しているネットワークが異なることが原因の可能性があります。
 
異なる回線で利用している場合、ミラーリングが行えなくなります。そのためミラーリングを行いたいときは、利用するデバイスが同じネットワーク上で接続されていることを確認しましょう。


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Zoomでの画面共有に役立つ情報共有ツールとは?

Zoomでファイル共有を行う際、今回ご紹介した画面共有を利用する方が多いのではないでしょうか。
 
共有資料は1クリックで簡単に切り替えができますが、資料そのものを情報共有ツールにまとめて保管しておけば、そのツールの起動画面を共有するだけで、切り替えの手間なく複数の資料を共有できます。
 
そのため、画面共有を行う場合、1つ1つの資料ページを共有するのではなく、ツールの起動画面を共有すると、ひとつのツール内で瞬時に切り替えて共有ができます。
 
複雑なITツールが多いなか、非IT企業やITリテラシーが異なる社内でもすぐに使用可能、Zoomと親和性が高いStockが情報共有のストレスを解消します。
 
資料などのファイル管理はもちろん、ノートにそのまま書き込むことで会議の議事録も作成できます。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、パソコンのない環境でも簡単に画面共有が行えます。
 
Zoomでの画面共有を有効的に利用したいとお考えであれば、おすすめの情報共有ツールです。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Zoomにおけるファイル共有・画面共有の設定方法まとめ

ここまで、Zoomでのファイル共有・画面共有の手順、共有が出来ない時の対処方についてご紹介しました。
 
新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、今後もZoomを利用したオンライン会議は増えていくと考えられます。
 
画面共有の操作に慣れていない方が主体となって会議を進めていけば、余計な時間がかかってしまい、業務効率の低下も招きかねません。
 
また、資料ごとに共有画面を切り替えて、その都度該当のファイルを探していては、効率がいいとは言えません。効率的に画面共有を利用して、オンライン会議を進めていくためには、情報共有ツールで正しく資料を管理し、そのツールの起動画面を共有元とすることがおすすめです。
 
今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」の利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入してオンライン会議での資料共有を効率化しましょう。
 
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