新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴いリモートワークが進んでいる昨今、人との接触を避けるために「Zoom」を利用してオンライン会議を実施する企業が増えています。
Zoomでは相手の顔を見ながら会議できるため、電話やメールでは分かりづらい内容も正確に伝えられるが特徴です。一方、通常の会議のようにPDF資料や文書等を配布しなければ、詳細な部分は話し合えません。
そこで、「Zoomでファイルを共有する方法が分からない」「メールやチャットで資料を配布するのが面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Zoomでファイルや画面を共有するための基本設定を中心に紹介します。
- オンライン会議をスムーズに進めるためにファイル共有の方法が知りたい
- Zoomでの画面共有のやり方が分からない
- リモートワークのメンバーとも円滑な意思疎通を可能にしたい
という担当者の方は記事を参考にすると、Zoomでの資料共有や画面共有の手順が分かり、オンライン会議を円滑に進められるようになります。
目次
Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？
Zoomでファイル共有をする方法は「チャット」と「画面共有」の2種類です。
メンバーにファイルをダウンロードしてほしい場合はチャットを、ダウンロードはせずに資料を見ながら説明したい場合は画面共有を利用しましょう。
ただし、チャットでのファイル共有はパソコンでのみ利用できる機能で、スマートフォン版Zoomには対応していないため注意が必要です。
以下では、チャットや画面でファイルを共有する手順を解説します。
【方法1】チャットによるファイル共有の手順
Zoomにログインして設定画面を開いたあと、[ファイル送信]をオンにします。
※以下はWindowsでの説明となります。
設定が変更できたらチャットタブを開きます。
上図のように、画面右下に表示されている[ファイル]をクリックしましょう。次に、共有したいファイルを選択して送信します。
以上の操作で、チャットでのファイル共有が完了します。また、設定画面より送信できる最大ファイルサイズを2048MBまで指定可能です。
【方法2】画面共有によるファイル共有の手順
＜ホストが画面共有をする場合＞
ミーティングの主催者であるホストが画面共有をする手順は以下の通りです。まずはZoomを起動し、画面下部のツールバーにある[画面の共有]をクリックします。
一覧が表示されるので、共有したいファイルを選択し、画面右下にある[共有]ボタンをクリックします。以上の操作で、画面共有が完了です。
共有ファイルの一覧画面では「ベーシック」「詳細」「ファイル」というタブが表示されます。各タブでそれぞれ選択できるファイルは以下の通りです。
- ベーシック：ホワイトボード、iPhone/iPadの画面、起動中のブラウザやアプリ
- 詳細：パワーポイントや画面の一部、コンピューター音声など
- ファイル：オンラインストレージ（オンライン上でファイル共有するサービス）など
＜スマートフォンから画面共有する場合＞
スマートフォンから画面共有をする場合は、まず画面下部にある[共有]をタップします。
最後に、共有したい画面やアプリをタップすれば画面共有ができます。
＜参加者が画面共有をする場合＞
Zoomでは、ホストだけでなく参加者も画面共有ができます。操作方法はホストと同様の手順ですが、事前にホストが参加者の設定を変更しておかなければなりません。
はじめに、画面下部の[セキュリティ]をクリックします。
参加者に許可する権限が一覧で出てくるので、[画面の共有]をクリックします。以上の操作で、参加者も画面共有ができるようになります。
＜表示する画面の切り替え方＞
画面上部にあるツールバーから[新しい共有]をクリックすれば、共有中の資料やWebページから別の資料に切り替えられます。
＜画面共有の停止方法＞
画面共有を停止するには、画面上部のツールバーの[共有を停止]をクリックしましょう。
ただし、全画面共有をしている場合は参加者に起動しているアプリやブラウザのタブなどがすべて見えているため、ホストは注意しなければなりません。
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Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール
ここでは、Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツールをご紹介します。
Zoomでのファイル共有は、チャットや画面共有を利用するケースがほとんどです。しかし、チャットでは発言が増えるたびにファイルが流れてしまい、画面共有では資料をあとから共有する手間がかかります。
したがって、オンライン会議を円滑に進めるためには、顔を合わせた議論はZoomなどの「オンライン会議ツール」で、資料の共有や管理は「情報共有ツール」でというように使い分けをしましょう。
ただし、使いづらいツールでは慣れないオンライン会議も相まって仕事がしづらくなります。結論、Zoomと併用すべきなのは、65歳以上の社員でも使いこなせるほど簡単な情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に保存した資料はチャットのように流れることがなく、簡単にアクセスできるので手間もかかりません。また、ノートの編集箇所はリアルタイムで反映されるため、資料を再送する必要もありません。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
共有時に役立つおすすめの機能と設定
以下では、Zoomの画面共有をさらに使いこなすためのおすすめ機能と設定をご紹介します。オンライン会議をスムーズに進められるように、以下の機能を活用しましょう。
（1）ホワイトボード機能
Zoomのホワイトボード機能とは、共有された白紙の画面上にテキストやイラストを書き込める機能です。ホストと参加者どちらからでも使えるうえ、ホワイトボードを画像データとして保存もできます。
ホワイトボード機能を利用するには、[画面の共有]をクリックして、ベーシックタブのなかから[ホワイトボード]を選択しましょう。
以上の操作で、ホワイトボード機能が利用できるようになります。
（2）ポインター機能
Zoomのポインター機能は、共有した画面のなかで注目させたい部分があるときに活用できます。聞き手の注目を1か所に集められるので、一人ひとりの表情が見えづらいオンライン会議で役立つ機能です。
ポインター機能を利用するために、まずは[画面の共有]をクリックして資料を画面共有し、[注釈]を選択しましょう。
以下のような画面が表示されるので、[スポットライト]から左側のポインターマークを選択します。
上図のようにポインターが表示されていれば成功です。ポインターを削除したい場合は、赤い✕印をクリックしましょう。
（3）リモート制御
Zoomのリモート制御機能とは、画面共有をしているメンバーの画面を自分のパソコンから遠隔操作する機能のことです。
はじめに、Zoomの参加者に画面共有をさせます。次に、画面上部のツールバーにある[リモート制御]をクリックして、遠隔操作のリクエストを送信しましょう。
相手がリクエストを承認すれば、リモート制御ができます。
（4）スマートフォンの画面をパソコンで共有する
パソコンでZoomを利用しながら、iPhoneやiPadの画面も共有できます。まずは画面下部のツールバーから[画面の共有]をクリックしましょう。
次に、[iPhone iPad]を選択して、[共有]をクリックします。
上図の画面が表示されたら「インストール」をクリックし、端末にプラグインをインストールします。以上で、パソコン側の設定は終了です。
次に、iPhoneまたはiPadの設定画面から「画面ミラーリング」をタップします。
一覧から「Zoom-○○○○」をタップしたらミラーリングが完了です。ミラーリングでは、iPhoneやiPadに保存されているファイルではなく、iPhoneやiPadの画面がそのまま共有されます。
画面共有ができないときの対処法3選
以下では、画面共有ができないときの対処法について解説します。万が一の際に慌てずに済むように、事前に対処法を把握しておきましょう。
（1）最新版のZoomアプリをダウンロードする
はじめに確認すべきなのは「Zoomのバージョンは最新か」です。ホストや参加者が古いバージョンのZoomアプリを利用している場合、機能が利用できないことがあります。
アプリの更新状況は、パソコンの場合アプリの設定画面から、スマートフォンやタブレットの場合はApp StoreまたはGoogle Playから確認できます。
また、最新版のZoomアプリを使っていても、利用端末のOSが古いと資料共有ができない場合もあるので注意しましょう。
（2）共有権限を確認する
「ホストからは画面共有できるのに、参加者からはできない」という場合は、権限が付与されていない可能性があります。
参加者からは制限に関わる設定を変更できないため、ホストに権限を変更してもらうように依頼しましょう。ホストが権限を変更する手順は以下の通りです。
（1）画面下部の[セキュリティ]をクリックする。
（2）参加者に許可する権限の一覧が出てくるので、[画面の共有]をクリックする。
以上の操作で、ホスト以外の参加者も画面共有ができます。
（3）スマートフォンとパソコンのネットワークを確認する
iPhoneやiPadの画面共有でファイルが出てこない場合、iPhoneやiPadとのミラーリングができていない可能性があります。
この場合は、スマートフォンとパソコンで利用しているネットワークが別々ではないかを確認しましょう。異なる回線だった場合はミラーリングができないので、同じネットワークに接続しなければなりません。
【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット
以下では、Zoom上で資料やファイルを共有するデメリットについて解説します。共有する前に知っておけば対策を講じられるため、ここで確認しましょう。
（1）保存し忘れるリスクがある
1つ目のデメリットは、メンバーが共有資料を保存し忘れるリスクがあることです。
チャットで送信したファイルを画面共有しながら会議した場合、手元の資料よりも画面の方が見やすいので、メンバーは資料のダウンロードを忘れかねません。
その結果、メールやチャットで資料を再送する必要があり非効率です。また「メンバーが資料をダウンロードしたか」は送信者側から把握することはできません。
（2）更新したあと共有し直す必要がある
2つ目のデメリットは画面共有した資料に編集を加えた場合、改めて共有し直す必要があることです。
たとえば、「会議で話し合った内容を、翌日資料に反映させた」「共有したエクセル資料の数値を翌週更新した」といったケースでは、後日改めてファイルを共有し直さなければなりません。
このような「資料の送り直し」が何度も重なると、頻繁にメールやチャットを送信するのが面倒になります。そのうえ、受信者側もどれが最新のファイルか分からないので管理が複雑になる可能性があるのです。
（3）参加者以外に共有し直す必要がある
3つ目のデメリットは、会議の参加者以外に資料を共有しなければならないことです。
Zoom上で資料を共有できるのは、会議に参加しているメンバーに限られます。そのため、参加していないメンバーには改めて別の方法で共有し直さなければなりません。
その結果、資料の共有漏れによる認識の齟齬が起こりやすくなるうえに「共有した、していない」という水掛け論によるトラブルになりかねないのです。
そのため、たとえばビジネスに必要な資料を一元管理できて、任意のメンバー全員に共有する「Stock」のようなツールをZoomと併用するのもひとつの方法です。
Zoomにおけるファイル共有・画面共有の設定方法まとめ
ここまで、Zoomを使ったファイル共有や画面共有の手順や、共有ができないときの対処法を紹介しました。
Zoomでファイルを共有するには、チャットや画面共有を活用する方法があります。しかし、チャットだとダウンロードを忘れるリスクがあり、画面共有では画面を切り替えたり不参加のメンバーに共有し直したりする手間がかかって非効率です。
効率的にオンライン会議を進めるためには「情報共有ツール」で事前に資料を共有しておき、会議で画面共有するのが最適解です。ただし、多機能で操作が難しいツールは社内に浸透しづらく、会議が滞りかねません。
したがって、情報管理・共有に最適なStockのように、資料共有に必要な機能が過不足なくそろっており、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。
無料登録は１分で完了します。ぜひ「Stock」をZoomと併用して、オンライン会議を効率的に進めましょう。
