新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴いリモートワークが進んでいる昨今、人との接触を避けるために会議はオンラインで行っているという企業も増えてきています。
 
こうしたオンライン会議の際に役立つのが、オンライン会議ツールであるZoomです。Zoomではパソコンやスマートフォンのカメラ機能を利用して相手の顔を見ながら会議が行えるため、電話やメールでは伝わりにくい内容も効果的に相手に伝えられます。
 
しかし、まだZoomでのファイル共有のやり方が分からず、メールやチャットなどで資料を配布しているという方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Zoomでのファイル共有の手順や設定方法、おすすめの共有設定や画面共有ができない時の解決策をご紹介します。
 
  • Zoomでのファイル共有のやり方がわからない
  • Zoomでの画面共有のやり方がわからない
  • Zoomで画面共有ができないため対処法が知りたい
とお悩みの方は今回の記事を読むと、Zoomでの資料共有・画面共有の手順が理解でき、オンライン会議の円滑な進行が可能になります。


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Zoomでのファイル共有の手順と設定方法

Zoomでファイル共有をする場合、大きく分けて2つの手段があります。
 
ひとつがチャットを利用してファイル共有をする方法、そしてもうひとつが画面共有を利用してファイル共有をする方法です。
 
ミーティングの参加者にファイルをダウンロードしてほしいという場合にはチャットを、ダウンロードは不要だが一緒に画面を共有しながら説明などを行いたいという場合には画面共有を利用しましょう。
 
なお、チャットでのファイル共有はパソコンでのみ利用できる機能となっており、スマートフォンでは利用ができないため、利用時には注意が必要です。


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チャットでのファイル共有の手順と設定方法

まずは、Zoomにログインし、設定画面を開きます。次に、ファイル送信をオンにします。
 
※以下はMacでの説明となります。
Zoomの設定画面
 
設定が変更できたらチャットタブを開きます。
 
Zoomの起動画面
 
下部にあるファイルをクリックしましょう。
 
Zoomでファイルをクリックした画面
 
ファイルが格納されている場所を選択し、ファイルを共有します。
 
Zoomでファイル格納場所を選択する画面
 
これでチャットでのファイル共有が完了です。


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画面共有でのファイル共有の手順と設定方法

ここでは画面共有でのファイル共有の手順についてご紹介します。
画面共有では、ファイルからWebページ・情報共有ツールなどの画面共有が可能です。

ホストが画面共有を行う場合

ミーティングの主催者であるホストが画面共有を行う場合は以下の手順になります。まずはZoomを起動し、画面下部のツールバーにある画面共有をクリックします。
 
Zoomでの画面共有をクリックする画面
 
一覧が表示されるので、共有したいファイルを選択し、画面右下にある共有ボタンをクリックします。
 
Zoomの共有画面一覧
 
これで画面共有が完了です。
 
共有ファイルの一覧画面では「ベーシック」「詳細」「ファイル」というタブが表示されます。各タブではそれぞれ選択できるファイルが異なります。
 
  • ベーシック:画面・ホワイトボード・iPhone/iPadの画面・起動中のアプリ
  • 詳細:パワポや画面の一部、コンピューター音声など
  • ファイル:オンラインストレージなど

スマートフォンから画面共有をする方法

スマートフォンから画面共有をする場合は、まず画面下部にある共有をタップします。
 
スマートフォンで共有をタップする画面
 
次に、共有したいものをタップして画面共有の完了です。
 
スマートフォンで共有リストが表示される

参加者が画面共有を行う場合

Zoomでは、ホストだけでなく参加者も画面共有が行えます。操作方法はホスト同様の手順になりますが、事前にホストが参加者の設定を変更しておく必要があります。
 
まず画面下部のセキュリティをクリックします。
 
セキュリティ設定をクリック
 
参加者に許可する権限の一覧が出てくるので、画面の共有をクリックします。
 
参加者への画面共有を許可
 
これで、参加者も画面共有ができるようになります。

表示する画面の切り替え方

資料共有を行っている最中でも、画面上部にあるツールバーから新しい共有をクリックすれば別の資料に切り替えることができます。
 
Zoomでの画面共有の切り替え

画面共有の停止方法

画面共有を停止するには、画面上部のツールバーより共有を停止をクリックしましょう。
 
Zoomでの画面共有の停止


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共有時に役立つおすすめの設定

Zoomの画面共有機能は、資料の共有のほかにも活用できます。ここでは、おすすめの使い方とその設定方法についてご紹介します。

リモート制御

Zoomでは、相手側の画面を制御し、遠隔操作が行える機能があります。
リモート制御を行うには、まずリモート制御を行いたい相手に「画面共有」の依頼をし、共有してもらいます。
 
次に、画面上部のツールバーにあるリモート制御をクリックして、遠隔操作のリクエストを送信します。
 
Zoomでのリモート制御
 
相手がリクエストを承認すれば、リモート制御が行えます。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能では、白紙の画面が共有され、その画面上に直接テキストやイラストの書き込みができます。ホストと参加者どちらからでも書き込みができることに加えて、ホワイトボードの内容を画像データとして保存もできます。
 
ホワイトボード機能を利用するには、まず画面共有をクリックします。
 
画面共有をクリック
 
ベーシックタブの中から、ホワイトボードを選択します。
 
共有一覧よりホワイトボードを選択
 
これでホワイトボード機能が利用できるようになります。

スマートフォンの画面をパソコンで共有する

パソコンでZoomを利用しながら、iPhoneやiPadの画面も共有できます。まず画面下部のツールバーから画面の共有をクリックします。
 
画面の共有をクリック
 
iPhone/iPadを選択し、共有をクリックします。
 
共有一覧よりiPhone/iPadを選択
 
プラグインを要求する文言が出たら、「インストール」をクリックし、端末にプラグインをインストールします。パソコンにこのような表示が出たら、パソコンでの設定は終了です。
 
iPhone/iPadとの連携設定画面
 
次に、iPhone・iPadの設定画面から「画面ミラーリング」をタップします。
 
画面ミラーリング設定
 
一覧から「Zoom-○○○○」をタップしたらミラーリングが完了です。
 
ミラーリングの完了画面
 
ミラーリングでは、iPhone・iPadに保存されているファイルではなく、そのタイミングでiPhone・iPadに表示されている画面がそのまま共有されます。


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画面共有ができないときの対処法は?

上記の手順通りに進めているのに、画面共有ができないケースもあります。ここでは、画面共有に失敗する場合の原因と対処法についてご紹介します。

最新版のZoomアプリをダウンロードする

画面共有ができないときにまず確認すべきなのは、インストールされているZoomのバージョンです。
 
ホストや参加者が最新版以外のZoomアプリを利用している場合、機能が利用できないことがあります。
 
アプリの更新状況は、パソコンの場合アプリの設定画面から、スマートフォンやタブレットの場合はApp StoreまたはGoogle Playから確認できます。
 
古いバージョンのアプリを利用している場合は最新版にアップデートしておきましょう。
 
また、最新版のアプリを使っていても、利用する端末のOSが古いと資料共有ができない場合があります。アプリの更新に加えて、OSのアップデートも実行しておきましょう。

共有権限を確認する

「ホストからは資料共有ができるのに、参加者からの資料共有がうまくいかない」という場合は権限が付与されていない可能性があります。
 
参加者からは制限に関わる設定を変更できないため、ホストに権限を変更してもらうように依頼しましょう。

スマートフォンとパソコンのネットワークを確認する

iPhone・iPadとのミラーリングができない場合は、スマートフォンとパソコンで利用しているネットワークが異なる可能性があります。
 
異なる回線で利用している場合、ミラーリングは行えません。そのためミラーリングを行いたいときは、利用するデバイスが同じネットワーク上で接続されているかの確認が必要です。


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Zoomでの画面共有に役立つおすすめのツール

ここでは、Zoomでの画面共有に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
Zoomでのファイル共有は、今回ご紹介した画面共有を利用するというケースが多く、共有資料は1クリックで簡単に切り替えができます。しかし、資料そのものを「情報共有ツール」にまとめて保管しておけば、そのツールの起動画面を共有するだけで、切り替えの手間なく複数の資料を共有できます。
 
とはいえ、操作が複雑なツールにまとめてしまえば「共有自体はすぐにできたものの、実際にツールの操作に手間取った」というような事態に陥りかねません。したがって、資料を管理するツールは、直感的な操作が可能なツールである必要があります。
 
たとえば、複雑なITツールが多いなかでも直感的な操作が行え、かつZoomと親和性が高い「Stock」であればオンライン会議時の情報共有のストレスを解消できます。
 
Stockでは資料などのファイル管理はもちろん、ノートにそのまま書き込むことで会議の議事録も作成できます。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、パソコンのない環境でも簡単に画面共有が行えます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Zoomにおけるファイル共有・画面共有の設定方法まとめ

ここまで、Zoomを使ったファイル共有・画面共有の手順、共有ができないときの対処方についてご紹介しました。
 
新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、今後もZoomを利用したオンライン会議は増えていくと考えられます。画面共有の操作に慣れていない方が主体となって会議を進めていけば、余計な時間がかかってしまい、業務効率の低下も招きかねません。
 
また、資料ごとに共有画面を切り替え、その都度該当のファイルを探すのは効率がいいとは言えません。効率的にオンライン会議を進めていくためには、情報共有ツールで正しく資料を管理し、そのツールの起動画面を共有とすればツールの横断も発生しません。
 
資料の管理ツールは、会議時だけでなく日々の業務にも密接に関連するツールです。したがって、ITリテラシーの差によらず誰もが使いこなせるツールでなくてはなりません。
 
今回ご紹介したStockは、現在非IT企業を含む100,000社以上の企業に導入されている情報共有ツールです。非IT企業のユーザーでも説明なしに使いこなせるほど簡単なので、難しさからツールが社内に浸透しないといった事態も防げます。
 
登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してオンライン会議での資料共有を効率化しましょう。
 
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