プロジェクトや業務上のやるべきことをリスト化したものを「タスク」と言います。タスクを管理することで余計な作業が減り、集中すべき作業が明確になるので、業務効率や生産性が大幅に向上します。
 
しかし、人力でのタスク管理は想像以上に手間がかかります。そのため、最近ではタスクを簡単に管理できるITツールが登場しており、多種多様な機能や特徴を兼ね備えたツールが増え続けています。
 
選択肢が増えるのは良いことですが、タスク管理ツールの導入を検討している担当者の方のなかには、「自社の環境や社員に合うのは何のツールか」「結局どのツールを選べば良いのか」とお悩みの方が多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「チームや部署で使えるタスク管理ツール8選」「社内でタスク共有するメリット」「タスク管理のメリットを最大化する3つのポイント」をご紹介します。
 
  • タスク管理ツールの導入を検討したが、自社に合うツールがまだ見つけられていない
  • タスク管理を社員ひとりひとりに任せるか、チームや部署全体で行うか決めかねている
  • タスク管理の担当者として、会社に貢献したという成果を得たい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくことで、自社の環境や社員にマッチするツールや管理方法が見つかります。
 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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チームや部署で使えるタスク管理ツール8選

以下では、チームや部署など、社内のタスク管理に有効なツールを8つに厳選してご紹介します。
 
タスク管理ツールはタスクマネジメントの手間を大幅に改善して、効率的かつ効果的に社員のタスクを管理できる環境を整えられます。しかし、タスク管理に特化し、多種多様な機能を兼ね備えたツールを導入したのにも関わらず、タスク管理がうまくいかなかった事例が複数あります。
 
一部のタスク管理ツールが失敗した原因は、多機能ゆえの「分かりにくさ」と「使いにくさ」です。ツールはあくまでも業務効率を高めるためのサポートの役割しかないので、ITツールを使い慣れている人しか理解できないタスク管理ツールでは本末転倒です。
 
結果、リテラシーの低い職場環境であってもタスク管理ができるツールは、説明がいらないくらい誰でも簡単に使えるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目の情報共有ツールであり、業界・業種問わず定評があります。

Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことができます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

Trello

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Trelloは、付箋のようにドラッグ・アンド・ドロップしてタスクを管理できるツールです。

<Trelloのポイント>

  1. カンバン方式でタスク管理する
    カンバン方式はタスクを左から右に移動させて、タスクの進捗を管理する手法です。
    シンプルなデザインで、タスクカードをドラック・アンド・ドロップしてタスクの進捗状態を変更します。
  2. 複数人で管理しやすい
    直感的な操作が可能なので、管理を複数人にしても全員が理解して操作できます。
    また、社員ごとに色を決めておくことで、複数人が同時にタスクを進められます。
  3. 3つの料金プラン
    「Free」「Business Class」「Enterprise」の3つの料金プランが用意されています。
    Freeプランでは利用できるボード数に制限があるので、複数のプロジェクトや業務がある企業は有料プランへの登録が必要です。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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Microsoft Lists

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Microsoft Listsは、Microsoft 365で利用できるアプリケーションの一部で、情報追跡や作業整理できるツールです。

<Microsoft Listsのポイント>

  1. 社内情報をリスト化する
    社内情報をリストに整理して、担当者や進捗を見える化できます。
    リストによる情報管理はシンプルでカスタマイズ性に富んでいるメリットがあります。
  2. テンプレート機能
    一からリスト作成もできますが、テンプレートを利用すれば簡単にタスク管理が可能です。
    例えば、作業の進捗状況トラッカーやコンテンツスケジューラーなどがあります。
  3. Microsoft 365への登録が必要
    Microsoft Listsを利用するためにはMicrosoft 365のアカウントが必要です。


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Todoist

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Todoistは、頭のなかにあるタスクを紙に書き出すように追加して、整理できるツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクにラベルを付ける
    タスクにラベルを付けることで、タスクの優先順位などを視覚的に把握できます。
    ラベルは自由に作成できるので、自社に合うようにカスタマイズ可能です。
  2. 拡張機能でより便利に
    拡張機能を利用することで、さらに身の回りのタスク管理が効率化します。
    例えば、Chromeの拡張機能を使えば、届いたメールをそのままタスクに登録ができるので、タスクの消化忘れを防止できます。
  3. 3つの料金プラン
    「無料」「プロ」「ビジネス」の3つの料金プランが用意されています。
    それぞれのプランには、作成できるプロジェクト数や共有できる人数、アップロードできるファイル容量などに違いがあります。


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Notion

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Notionは、タスク管理をはじめとして、ドキュメント管理、表計算などもできる多機能ツールです。

<Notionのポイント>

  1. マークダウン方式で記入する
    マークダウン方式とは、簡単に見出しや段落、改行などの文章を見やすくする工夫ができる書き方です。
    ただし、初めは書き方のルールを覚える必要があります。
  2. データベース機能
    入力データを一覧で確認できるほか、表示方法をカレンダーやカンバン、ギャラリー形式にもできます。
    また、Excelデータのインポートも可能です。
  3. 4つの料金プラン
    「Personal」「Personal Pro」「Team」「Enterprise」の4つのプランが用意されています。
    チームで利用する場合には共同ワークスペースを使えるTeamプラン、もしくはEnterpriseプランへの登録が必要です。


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TickTick

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TickTickは、日常のタスクから仕事のタスクまで、丸ごとタスク管理ができるツールです。

<TickTickのポイント>

  1. ポロモード機能
    短時間の作業と休憩を繰り返すことができるポロモード機能で、タスクの作業時間を管理できます。
    なかなか作業に集中できない場合にポロモードを利用すれば、作業効率を高められます。
  2. 習慣化したいことを管理できる
    Habit機能を利用してタスクの習慣化による効率を得られます。
    例えば、日常的に繰り返すタスクを設定すれば、タスクの消化忘れなどを防止して習慣を作れます。
  3. 2つの料金プラン
    「無料版」「プレミアム版」の2つのプランが用意されています。
    無料版では作成できるリストやタスク、メンバーなどが制限されています。


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Wrike

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Wrikeは、タスクやスケジュールの進捗をチームメンバーと共同で管理できるツールです。

<Wrikeのポイント>

  1. タスクをあらゆる方法で可視化する
    登録したタスクはリスト形式、ボード形式、ガントチャートなどで見える化されます。
    チーム全体の進捗を確認できるので、プロジェクトの遅延を防止できます。
  2. 他ツールとの連携
    外部のツールと連携することで、さらに利便性が高まります。
    例えば、エクセルデータのインポートも可能です。
  3. 基本プランと2つの業務別プラン
    基本プランは「Free」「Professional」「Business」「Enterprise」の4つです。
    また、マーケティング・デザイン業務やコンサルティングなどの対クライアント業務に特化したプランもあります。


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Jooto

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Jootoは、使いやすいデザインでスムーズなタスク管理を実現するツールです。

<Jootoのポイント>

  1. 進捗管理機能
    ガントチャート機能でプロジェクトの進捗具合を常時把握できます。
    また、スケジュールの調整は直感的にタスクを移動するだけで完了します。
  2. プロジェクト横断管理機能
    フィルター検索をすれば、担当者や期間などでタスクを絞り込むことができます。
    また、期限の近いタスクの日付には色が付くので、瞬時に優先順位を判断できます。
  3. 3つの料金プラン
    「無料プラン」「スタンダードプラン」「エンタープライズプラン」の3つのプランが用意されています。
    無料プランでも基本機能を全て利用できますが、1ファイルのサイズやユーザー数などに制限があります。


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チームや部署でタスクを共有する3つのメリット

「タスク管理は個人でやるもの」というイメージの方もいるかもしれませんが、チームや部署など、社内でタスクを共有して仕事をすることには重要な意味があります。
 
以下では、チームや部署でタスク共有する3つのメリットをご紹介します。

タスクの期限を守れるようになる

チームでタスクが共有されることで適度な緊張感を持ってタスクに取り組め、タスクを期限内に完了できるようになります。
 
個人でタスク管理するメリットは期限を柔軟に変更できる点です。一方で、チームでタスクを共有すると他の社員にも期限が共有されるので、基本的には個人の理由で期限の変更ができません。
 
また、他の社員のタスクと自分のタスクとの関連性が把握できると、自分のタスクの進捗の影響が見える化するので、より期限に対してコミットできます。無理のない期限設定の場合に限っては、チームでタスクを共有することは適度な緊張感が社員の生産性を高める可能性があります。

コミュニケーションが生まれる

タスクの共有により、社内にコミュニケーションが生まれます。例えば、タスクの依頼をする際に進捗や悩みを聞くことや、共有されたタスクのアドバイスなどができます。
 
また、ツールを導入してタスク管理する場合には、タスクに紐づいたコミュニケーションが取れるツールを選ぶことでタスク管理の効率を最大化できます。さらに、タスクに関するやりとりが円滑になるので、コミュニケーション・ロスやストレスが低減して、生産性の向上も実現できます。

他のメンバーの動きが見える化する

なかには「社員がタスクを確実にこなしているか分からない」と不安を感じるタスクマネジメントをする担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし、タスクをチームや部署で共有することで社員のタスクの状況が一目瞭然になり、円滑なマネジメントが可能になります。
 
例えば、進捗状況が好ましくない社員がいることに早い段階で気づければ、原因を突き止めてタスク担当者を変更するなど、問題が大きくなる前に対処できます。


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チームや部署のタスク管理における3つのポイント

チームや部署でタスクを共有すると、社員はタスク完了の期限を守れるようになり、管理者の方は社員の動きが見える化してマネジメントが効率化するなどのメリットが享受できます。
 
以下では、社内タスク管理のメリットを最大化するための3つのポイントをご紹介します。

割り振るタスクを細分化する

タスクを社員に割り振る前に、タスクを細分化します。タスクの対象範囲が広い、もしくは抽象度が高いと、タスクを割り振られた社員は「何を、どこまで終わらせればいいのか」と混乱します。
 
例えば、複数のファイルデータの処理作業タスクがあった場合、「データ処理」のタスクとして一括にするのではなく、ファイルデータごとにタスク分けをします。ファイルの性質によって作業方法や手順、工数にばらつきが生じるので、一つのタスクに統合してしまうと進捗が正確に把握できません。
 
タスクの細分化をすることで、社員がすぐにタスクに着手できるようになるので、ムダやムラが低減します。

タスクを適切に配分する

タスクの適切な配分は、タスクマネジメントをする担当者の方にとって重要なスキルです。タスクの配分を誤ると、負担が集中する社員と手持ち無沙汰な社員が生まれ、社内全体の作業効率が大幅に低下します。
 
タスクを適切に配分するためには、以下の3つのポイントを押さえましょう。
 
  • 社員のスキルレベル
  • タスクの期限
  • タスクの優先順位
タスクマネジメントをする上で、社員のスキルレベルを把握しておけば、タスクごとに最適な人材の割り振りが可能になります。
 
また、タスク完了の期限を設定する際に、後からタスク分担の変更やスケジュール調整が発生する可能性を考慮して、ある程の余裕を持った日程設定をしましょう。

タスクに関連情報を記載する

タスク管理で見落としがちなポイントが、タスクの遂行に必要な情報をタスクに紐づけておくことです。従来のタスク管理の方法やツールでは、タスク名や期限、担当者などの最低限の情報しか記載されておらず、タスクに着手するために必要な資料やデータを他の場所から探す必要があり非効率でした。
 
また、以下のように近年、さまざまな用途に特化したツールが社内に導入され、情報環境が複雑化している背景から、業務の非効率化がさらに加速しています。
 
  • タスクに関するコミュニケーションはチャットツール
  • タスクに関する情報はクラウドストレージツール
  • 社員のタスクはタスク管理ツール
タスクはプロジェクトや業務の土台となる重要な仕事なので、適切かつ効率的な管理が求められます。
 
例えば、今回ご紹介したツールのひとつである「Stock」は、タスク管理はもちろんのこと、コミュニケーションを活性化するメッセージ機能や、社内の情報を蓄積できるノート機能を兼ね備えたオールインワンのツールなので、チームのタスク管理におすすめです。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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チームのタスク管理におすすめのツール8選 まとめ

これまで、タスク管理を成功させる3つのポイントやおすすめのツールなどをご紹介してきました。タスク管理する際のポイントは以下となります。
 
  1. 割り振るタスクを細分化する
  2. タスクを適切に配分する
  3. タスクに関連情報を記載する
タスクを管理する際にはチームで共有できるツールを選択しましょう。タスクをチームで共有することで、タスクの期限を厳守できたり、プロジェクト全体が俯瞰できたりするなどのメリットを享受できます。
 
今回ご紹介したタスク管理ツールのひとつであるStockは非IT企業でも、導入したその日からタスク管理で業務効率化が実現できる、導入実績70,000社を誇るツールです。
 
無料で利用でき、登録は1分で完了するので、ぜひチームや部署のタスク管理にStockを試してみてください。