プロジェクトを成功に導くには「全容を把握しつつ、適切に管理するスキル」が求められます。とはいえ、個人のスキルが高くても、プロジェクト管理に適した仕組みが整っていなければ、最大限の成果を出すことは困難です。
そのため、昨今では「WBSツール」を使って、タスク管理を効率化する企業が増えているのです。しかし、「自社に最適なWBSツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのWBS作成ツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- WBSとは何なのかを詳しく知りたい
- WBSツールを使いたいが、どれを選べばよいかわからない
- 自社に合ったWBSツールを導入してプロジェクトを円滑に進めたい
という方はこの記事を参考にすると、WBSツールの選定ポイントが分かるだけでなく、プロジェクトを円滑に進めるための最適な環境を整えられます。
目次
WBSとは
はじめに、WBSとは何かを解説します。ツールを選ぶ前に、「定義」や「基本機能」を確認しましょう。
WBSの定義
WBSとは「Work Breakdown Structure（作業分解構成図）」の略称で、プロジェクト全体の作業を分解・構造化した後、各作業のタスクを細かく洗い出して管理する手法です。
具体的には、トップダウン式に作業を細かく分解して、作業の階層構造でタスク管理します。また、図に表記した作業の最小単位のまとまりを「ワークパッケージ」と言います。
ワークパッケージごとに、それぞれの作業にかかる日数や要員数、作業内容を明確にすることで、タスク漏れや進捗の遅延の防止につながるのです。
また、トップダウン式に分解したタスクは、スケジュール管理のために下図のようにリスト化して整理するのが一般的です。
WBSとToDoリストの違い
WBSとToDoリストは、双方「タスク管理」を目的としているものの、活用するタイミングに違いがあります。
WBSの作成は、プロジェクトのはじめにタスクを洗い出すことで「タスクと担当者を紐づけること」が目的となります。一方、ToDoリストは、「WBSで洗い出したタスクが適切に遂行されているか」をマネジメントするために作成するのです。
結論、WBSはプロジェクト開始前、ToDoリストはプロジェクト期間中に活用します。
WBSとガントチャートの違い
リストにまとめたWBSをもとに作られるのが、ガントチャートです。
WBSで細分化したタスクに、「担当者・開始日・期限」等の情報を入れて、横軸に日程と進捗状況を横長のバーで表したものを「ガントチャート」と言います。ガントチャートを作成すると、プロジェクトのスケジュールや繁忙期・閑散期を視覚的に把握できます。
上図のように、WBSとガントチャートを同一のファイルで管理すれば、タスクの抜け漏れがなくなり、進捗を一目で把握できます。つまり、ガントチャートを作成する前の準備として、必ずWBSを作る必要があるのです。
Excel（エクセル）でWBSは作成できるか
Excel（エクセル）を使ってWBSを作成することは可能です。
Excelは、特別なツールを導入しなくてもWBSを作成できるため、手軽に始められます。ただし、1からWBSを作成するのは手間なので、インターネット上にあるテンプレートを活用すると効率的です。
一方で、Excelはリアルタイムでの情報共有・編集がしづらい、スマホだと扱いづらいなどのデメリットもあります。そこで、適切にWBSを作成・管理するなら、専用のWBSツールの導入をおすすめします。
WBSツールとは
WBSツールとは、作業を細かく分解し、効率的なタスク・スケジュール管理が行えるツールのことです。WBSツールの基本機能には以下の4つがあります。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
作業の分解と割り当て |
プロジェクトを形成するタスクを分解し、タスクごとに担当者を割り当てる機能です。必要なタスクが見える化され、効率良くプロジェクトを進めることができます。 |
|
工数管理 |
細分化したプロジェクトのタスクごとに、かかる工数を事前に見積もれます。そのため、予定工数と実績を比較して、作業の遅れがないか管理できるのです。 |
|
スケジュール作成 |
リスト化したWBSをもとに、プロジェクト全体のスケジュールを作成する機能です。WBSにまとめたタスクは、ガントチャートに書き起こすと、プロジェクト全体のスケジュールを俯瞰できます。 |
|
情報共有 |
WBSに登録した情報をチームメンバーと共有できます。例えば、タスクが更新されると通知がされるので、簡単にメンバーとの情報共有が可能です。
|
このように、WBSを作成することで、プロジェクト遂行のために”やるべきこと”を整理して、スケジュールを管理できます。また、プロジェクトの関連情報も一元管理できる「Stock」のようなツールを使えば、マニュアルや議事録の共有に別のツールを使う必要がありません。
WBSツールを選定するときの3つのポイント
以下では、WBSツールの選定ポイントを3つ紹介します。「ツールを探してみたけれど、いまいち決め手が分からない」という方は、以下のポイントを参考にしましょう。
（1）1つのツールで完結するか
1つ目に、1つのツールで管理が完結するかを確認しましょう。
たとえば、メッセージ機能が付いていなかったり、テキストでしか情報を共有できなかったりすると、ほかの連絡手段を使わなければなりません。そのため、情報が分散してしまい、確認漏れや対応漏れが起きてしまうのです。
対応漏れのようなトラブルを防ぐためにも、プロジェクトに関する情報管理を1つのツールで完結させて、欲しい情報にすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。
（2）必要な機能に過不足がないか
2つ目に、必要な機能に過不足がないか確認しましょう。
WBSを作成すればプロジェクトの進捗を一目で把握できて便利ですが、一から作成すると時間と手間がかかります。そのため、テンプレートを活用して、効率良く作成するようにしましょう。
その際、管理や共有がしやすいExcel等のテンプレートが最適です。しかし、Excelでのタスク管理は操作がしにくいため、時間や場所の制約が無く円滑にタスク管理できるITツールが最適です。
（3）誰でも簡単に使えるか
3つ目に、誰でも簡単に使える操作性であるか注目しましょう。
たとえば、プロジェクトが新しく始まったり、新規メンバーが追加されたりしたときに、すぐに使えないツールでは、プロジェクトの進行に悪影響を及ぼしかねません。また、操作方法を一から指導すると、教育コストもかかってしまいます。
以上のように、「ツールを導入したことで、かえって効率が悪くなってしまった」という事態を避けるためにも、誰でも簡単に使えるツールを選ぶことが重要なのです。
たとえば、あらゆる情報を残せる「Stock」の「ノート」を使えば、プロジェクト管理だけでなくマニュアル管理にも活用できるので、余計な教育コストがかかりません。
無料あり！WBS作成・タスク管理におすすめのツール8選
以下では、WBSの作成、タスク管理におすすめのツールを8選紹介します。
WBS作成ツールを使ってタスクを正確に洗い出しておくと、プロジェクトを円滑に進められます。しかし、多機能なツールは便利である一方、操作が難しく社員が使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。
WBS作成のために複雑なツールを導入してしまうと、操作に慣れるまでに時間がかかり、かえって作業効率が低下する可能性もあるのです。そのため、「プロジェクト運営に必要な情報をシンプルに残しつつ、誰でも簡単に使えるツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、「ノート」「タスク」「メッセージ」機能が付いていて、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にプロジェクトに関する情報を残せば、リアルタイムでチームに共有できます。さらに、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理だけでなく、メンバーとのやりとりも一元化できるのです。
【Stock】情報の管理・共有に最適なツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Planner】マイクロソフトが提供するツール
Microsoft Plannerの特徴
- タスクを1か所で管理できる
- 豊富なビュー機能が備わっている
Microsoftアプリ内のすべてのタスクをまとめて管理かのうです。そのため、プロジェクトのゴールやタスクの依存関係も簡単に把握できます。
リストやボード、スプリントなど、チームに適したビュー機能を活用できるので、プロジェクトを円滑に進められます。また、各メンバーの状況も把握できるので、チーム間の作業バランスの改善にもつながります。
Microsoft Plannerの機能・使用感
- Microsoft製品と親和性が高い
- Copilotで業務の効率化を図れる
同社の提供する「Microsoft Teams」と連携することで、プロジェクトメンバーと円滑にコミュニケーションがとれます。また、「Power Automate」を使用すれば、メールやチャットを起点にタスクを設定できる、対応漏れを防げます。
Copilotと連携すれば、優先度の高いタスクや潜在的なリスクなどが把握でき、効率的に業務を進められます。また、Copilotが明確かつ測定可能な目標を設定してくれるなど、プロジェクトの成功をアシストします。
Microsoft Plannerの注意点
- 操作が難しい傾向にある
- タスクが反映されるのにタイムラグがある
Microsoft Plannerは分析や他ツールとの連携もできる多機能なツールです。そのため、覚えるべき操作が多く、使いこなすのが難しい傾向にあります。
利用しているユーザーからは「理由はわからないが、たまになかなか反映されず2～3分待つことがある。」という声があります。（引用：ITreview）
Microsoft Plannerの料金体系
Microsoft Plannerは、無料から使えます。なお、有料化する場合は「サブスクリプションプラン」もしくは「買い切り」から選べます。
- サブスクリプションプラン
- 買い切り型
・Planner Plan 1 ：1,499円/ユーザー/月
・Planner and Project Plan 3：4,497円/ユーザー/月
・Planner and Project Plan 5：8,245円/ユーザー/月
・Project Standard 2024：120,780円
・Project Professional 2024：201,490円
・Project Server：要問合せ
【Asana】他のアプリと連携できるプロジェクト管理アプリ
Asanaの特徴
- プロジェクトの全体像を把握できる
- タイムマネジメントしやすい
プロジェクトの目標と目標達成度を一か所にまとめることができ、メンバー全員が全体像を把握しながら作業を進められます。その結果、パフォーマンス向上につながると言えます。
作業の期日を指定したり、タスクの開始日を設定したりすることでタイムマネジメントをしやすくなります。
Asanaの機能・使用感
- ガントチャート表示できる
- 自動化により業務効率を高める
- 他のアプリと連携できる
有料プランでのみ使える機能ですが、リスト形式で入力したWBSの情報を「ガントチャート」で表示できます。表示方法は1クリックで「ボード（カンバン形式）」や「カレンダー」に切り替えられるので、各メンバーが見やすい形でスケジュール管理できるのです。
日常的なタスクの自動化やテンプレート機能の使用によって、負担の少ないワークフローを作成でき、重要な仕事により多くの時間を費やせます。
「Google Workspace」や「Microsoft」などのアプリと連携して、メールの内容をAsanaのタスク化したり、Asanaで作成したタスクをカレンダーに表示したりできます。
Asanaの注意点
- 予算に合わない可能性がある
- アプリ版の機能性の低さ
チームでプロジェクト管理をするには、有料プランにする必要があります。1ユーザーあたりの料金もチーム規模によって変動があるため、予算をオーバーしないように注意しましょう。
利用しているユーザーからは「ガントチャート機能やフィルター機能など、デスクトップ版では使える機能がアプリでは使えない」という声があります。（引用：Google Play）
Asanaの料金体系
- Personal：0円
- Starter：1,475円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
- Enterprise+：要問い合わせ
【Brabio!】ガントチャートの使いやすさに特化したツール
Brabio!の特徴
- 簡単に操作できる
- 外部の方にも資料を共有できる
マウスでドラッグ&ドロップするだけで、ガントチャートの内の「期日や期間」を変更できます。
Brabio!には「ゲスト機能」が付いており、取引先との連携も可能です。さらに、スタッフとゲスト間で情報の公開・非公開を設定できるので、一から資料を作り直す手間がかかりません。
Brabio!の機能・使用感
- ガントチャートを作成できる
ガントチャート作成後は期限等を簡単に変更できます。一方で、初回にタスクを登録する際にリスト上では期限等を入力できず、都度編集用画面を開かなければならない点が煩雑に感じます。
- 担当状況ビューで効率的に仕事を進められる
担当状況ビューではメンバーの空き情報が可視化されるため、仕事の割り振りがしやすく、効率良くプロジェクトを進めることができます。
Brabio!の注意点
- 情報が流れやすい
- 自動更新されない
コメントの通知はメールに届くので、ほかの業務のメールと混ざりやすく見落としのリスクがあります。
利用しているユーザーからは「自動更新機能がなく、更新ボタンをクリックしないと反映できないため、複数人で使う際に不便」という声があります。（引用：ITトレンド)
Brabio!の料金体系
プランによって、価格やユーザーの上限が変わるので詳しくはHPをご確認下さい。
- 無料プラン：0円
- エントリープラン：3,300円～/グループ/月
- ミッドレンジプラン：33,000円～/グループ/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
【Redmine】進捗管理に役立つフリーソフト
Redmineの特徴
- 料金コストがかからないので導入しやすい
- 「チケット」をもとにプロジェクト管理できる
Redmineは、無料で利用できるので「とりあえずガントチャートの使い勝手を知りたい」という方も気軽に導入できます。
「チケット」に記載されたタスク内容や期日などの情報がガントチャートに反映され、情報をチームで可視化できます。
Redmineの機能・使用感
引用：Redmine｜デモ画面
- 情報を一括管理できる
- ガントチャートを自動作成できる
プロジェクトによってタスクを分けて管理できたり、逆に関連メモ、文書はまとめて管理できたりもするため、プロジェクトによって複数のアプリを併用している場合にアプリを一元化できます。
記録した日にちをもとに、計画と実績の進捗状況を表すガントチャートを自動作成できるため、無駄な時間をかけず簡単にメンバーの進捗管理ができます。
Redmineの注意点
- サポート体制が整っていない
- プログラミングの知識が必要
- 一括で情報の変更ができない
Redmineはオープンソースアプリのため、サポートしてくれる担当者がいません。そのため、操作手順などは、ネット上の情報をかき集めなければなりません。
Redmineはダウンロードや初期設定でコードを書く必要があるため、プログラミングに対してまったく知識がないと導入が難しいです。また、ツールのカスタマイズにもコード入力が必要になります。
利用しているユーザーからは「一括でのステータス変更や情報変更ができない」という声があります。（引用：ITreview）
Redmineの料金体系
無料で使用できます。
【Notion】WBSのテンプレートを使えるツール
Notionの特徴
- 様々な方法でプロジェクト管理できる
- AI機能が使える
Notionは、ノートに”様々なコンテンツや項目”を挿入して業務管理するツールです。そのため、ノートの編集の自由度が高く、「ToDoリスト」から「ガントチャート」まで、様々な方法でプロジェクト管理できます。
追加料金を支払うと、AI機能の「Notion AI」を使えます。AIに質問して”Notionのノートに記載された情報”を見つけ出したり、記載の補助機能を使えたりするのです。
Notionの機能・使用感
- テンプレートからWBSやガントチャートを作成できる
- プロジェクト管理以外の業務にも利用できる
公式サイトにあるテンプレートを選択して、簡単にWBSとガントチャートを作成できます。Notionのノートは項目等を簡単にアレンジできますが、編集の自由度が高いぶん、管理する項目を増やしすぎないよう注意が必要です。
Notionのテンプレートは、採用管理から営業資料の作成まで、幅広い業務をカバーしています。ただし、海外製のツールのため、公式サイトから選択できるテンプレートには英語のものも多いです。
Notionの注意点
- シートの設計に手間がかかる
- 共有の設定がやりづらい
テンプレートも利用できますが、Notionのノートは編集の自由度が高いので、使い始める前に自社の業務に合わせてシートを設計する必要があります。そのため、シートの設計に時間や手間がかかる恐れがあるのです。
利用しているユーザーからは「共有の際のユーザーとゲストの違いや、それぞれに付与できる権限の扱いが直感的ではなく、戸惑った」という声があります。（引用：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Jira】WBS・ガントチャートが確認できるツール
Jiraの特徴
- チーム全体のタスクやスケジュールを一元管理できる
- カスタマイズ性が高い
Jiraでは、カンバンボードやタイムライン機能などの様々な機能を用いて、チームのタスクやスケジュールを簡単に管理できます。
チーム全体のタスクやスケジュールを管理しやすいように自由に設定ができるカスタマイズ性の高いツールです。
Jiraの機能・使用感
- タイムライン機能
- レポート機能
タイムライン機能では、チーム全体の課題やタスクを詳細に設定できます。また進捗状況をかんたんに可視化し、チームメンバー共有できます。
ボードやプロジェクトからデータが収集され、チームのそれまでの進捗状況や目標到達見込みなどが表示されます。
Jiraの注意点
- 使いこなすのが難しい場合がある
- 他メンバーにツールを浸透させるのに時間がかかる
ボードやタイムライン、レポートなどプロジェクト管理に使えるさまざまな機能が搭載されており、カスタマイズ性も高いためすべての機能を使いこなすのは難しい恐れがあります。
利用しているユーザーからは「とにかく機能が多いので、シンプルなプロジェクトテンプレートを用意してほしい。他のメンバーが使い始める時のハードルを下げたい」という声があります。（参考：ITreview）
Jiraの料金体系
- Free：0円
- Standard：～1,240円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～2,500円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Wrike】すべてのチームで使用できるオールインワンツール
Wrikeの特徴
- Wrikeひとつで全部門を管理できる
- テンプレートが豊富
Wrikeでは、すべての作業を一つのプラットフォームに一元化できます。汎用性の高いプラットホームなので、部門ごとに別のツールを使う必要がありません。
Wrikeには、「イベント管理」や「会議メモ」など、さまざまなテンプレートがあります。どのテンプレートもビジネスに特化しているほか、カスタマイズも可能なので、これまで以上に円滑にプロジェクトを進行できます。
Wrikeの機能・使用感
- 可視性が高い
- ほかのツールと連携できる
Wrikeは、あらゆるものの可視性が高いツールです。例えば、「誰がどれくらいのタスクを抱えているのか」をグラフにして一目で見ることができます。
Wrikeとほかのツールを連携することで、すべての情報を一元管理できます。
Wrikeの注意点
- プランによって制限の差が激しい
- スマホだと見づらい
Wrikeは、無料プランでは多くの機能が制限されています。さらに、その次のTeamプランも、さらに上位のプランと比べると、機能の差がおよそ2倍ほどあります。
利用しているユーザーからは「スマホで閲覧した際に見やすいかというとそれはまだ改善の余地があると思います。」という声があります。（引用：ITreview）
Wrikeの料金体系
- Free:$0
- Team:$10/ユーザー/月
- Business:$25/ユーザー/月
- Enterprise:要問い合わせ
- Pinnacle:要問い合わせ
比較表｜無料から使えるおすすめのWBS作成ツール・ソフト
こちらは、WBS作成ツール・ソフトの機能を比較した一覧表です。（右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Microsoft Planner | Asana | Brabio! | Redmine | Notion | Jira | Wrike | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
情報の管理・共有に最適のツール |
マイクロソフトが提供するツール |
他のアプリと連携できるプロジェクト管理アプリ |
ガントチャートの使いやすさに特化したツール |
進捗管理に役立つフリーソフト |
WBSのテンプレートを使えるツール |
WBS・ガントチャートが確認できるツール |
すべてのチームで使用できるオールインワンツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※他のMicrosoftアプリとの連携で使用可能 |
【〇】 |
【〇】※グループチャットはできない |
【×】 |
【〇】※ページ内のみ |
【〇】※コメント機能 |
【×】 |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※専用アプリはないが、Webブラウザでの利用は可能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
AI機能は備えていない |
操作が難しい傾向にある |
予算に合わない可能性がある |
自動更新機能がない |
プログラミングの知識が必要 |
シートの設計に手間がかかる |
使いこなすのが難しい |
プランによって機能に差がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,499円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,475円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円～/グループ/月～ |
・無料で利用可能 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,240円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは$10/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Planner」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら |
「Brabio!」の詳細はこちら |
「Redmine」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Jira」の詳細はこちら |
「Wrike」の詳細はこちら |
ツールによってできることや、注意しなければばらないことは異なります。そのため、それぞれのツールを比較したうえで、自社に最適なツールを選定しましょう。
WBSツールを導入する3つのメリット
ここでは、WBSツールを導入するメリットについて解説します。導入前に自社にどのようなメリットがあるのか確認しておきましょう。
（1）プロジェクト進捗を一元管理できる
WBSツールを導入すれば、プロジェクトの進捗を一元管理できます。
WBSツールにより、作業ごとの進捗状況を確認しやすくなり、容易に工数管理ができるようになります。さらに、タスク全体を把握しやすくなるため、担当者の急な病気や発注ミスなどの問題が生じても、スケジュールをスムーズに調整できます。
このように、突発的な問題にもスムーズに対応できるよう、WBSツールを活用してプロジェクトの情報を一元管理しておきましょう。
（2）作業の効率化が見込める
作業を効率化させ、時間の短縮が図れる点もWBSツールのメリットです。
WBSを作成すると、プロジェクトの状況を把握しやすくなり「どのタスクにどの程度の人員を割けばよいのか」といった情報を明確にできます。そして、情報が明確になれば、無駄な作業にかける時間を削減することにもつながるのです。
以上より、WBSツールを導入すれば作業の無駄を省き、より重要度の高い仕事に時間と人員を割くことができ、プロジェクトの効率化が実現できます。
（3）タスクを可視化できる
さらに、WBSツールはタスクを可視化できるため、スケジュール管理をしやすくなります。
WBSツールではスケジュール管理をするために、小さなタスクに関しても担当者や工数を明確にする必要があります。そうすることで、従来は厳格に管理していなかった細かな作業にまで目を向けられるようになり、結果として業務の質が高まります。
以上のように、タスクを可視化するとスケジュールを管理しやすくなり、目の前の仕事に集中できるようになるため、結果として質の高い業務ができるようになります。よって、業務品質を上げたい企業はWBSツールの導入をおすすめします。
WBSツールを導入する2つのデメリット
最後に、WBSツールを導入するデメリットを2つ紹介します。WBSツール導入を検討している人は、運用を成功させるために押さえておきましょう。
操作が難しい場合がある
WBSツールの中には、操作が難しく社員が簡単に使いこなせないものもあります。
操作が難しいツールを導入すると、使いこなすのに時間がかかってしまい、すぐにWBSを作成することができません。無駄を省くためにツールを導入したのに、新たな手間が生まれてしまいます。
「WBSツールを導入したら、かえって効率が悪くなった」ということがあるので、注意しましょう。
高額な場合がある
WBSツールは、多機能なものほど高額になりやすく、費用対効果を慎重に見極める必要があります。
なぜなら、ガントチャートや工数管理、権限設定など多くの機能が搭載されるほど、初期費用や月額料金が高くなる傾向にあるためです。たとえば、プロジェクト管理機能をフル活用できない場合でも、不要な機能を含んだプランを契約することで、費用だけがかさんでしまうケースもあります。
そのため、自社に本当に必要な機能を見極め、業務規模に見合ったツールを選ぶことが重要です。
WBS作成・タスク管理におすすめのツール8選まとめ
ここまで、WBS作成、タスク管理におすすめのツール8選と選定ポイントを中心に紹介しました。
WBS作成ツールを活用してタスク管理すれば、対応漏れを防いだり、チームで作業進捗を共有できるメリットがあります。しかし、WBS作成ツールは多機能で操作が難しい傾向にあるので注意が必要です。
そのため、ITに不慣れな方が多い現場や、情報をシンプルにまとめたい場合は「ひとつのツールで完結するか」「機能に過不足がないか」「誰でも簡単に使えるか」の3つのポイントを押さえたツールを使いましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一元管理でき、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるシンプルな操作性のツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、WBS作成、タスク管理を最適化しましょう。
