Notionは、ドキュメントやタスク、データベースなどを一元管理できる便利なツールですが、機種変更やアカウント整理、ワークスペースの統合などを機にデータ移行が必要になるケースも少なくありません。
「Notionのデータを安全に移行する方法が知りたい」「移行時の注意点や失敗しやすいポイントを把握しておきたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionのデータを移行する手順と注意点を中心に紹介します。
- Notionのデータを別アカウント・別ワークスペースへ移行したい業務改善担当者
- Notionのバックアップ方法やエクスポート手順を正しく把握したい情シス担当者
- Notionから、よりシンプルで運用しやすいツールへの移行を検討している管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Notionの移行方法や注意点を把握でき、安全にデータを移行できるようになります。
目次
Notionとは
Notionは、文書作成や表計算、データやタスク管理をひとつのワークスペースに集約できる統合型の情報管理ツールです。ページやデータベースを柔軟に組み合わせて、プロジェクト管理やナレッジ共有、社内wikiなどさまざまな用途に対応します。
Notionでは、テキスト・画像・ファイルを含む文書を自由に作成・編集でき、情報（リスト・カンバン・ギャラリー・カレンダーなど）の見せ方を自由に切り替えられます。また、階層構造のため、たくさんの情報を細かく分類して保管可能です。
さらに、2025年には「Notion AI」が従来のサポート型からAIエージェントや議事録作成ができるAIミーティングノートのような高度な機能へと進化し、作業を自動化できる範囲が増えました。加えて、外部ツールとの連携や、AIモデル選択も進んでいます。
このように、Notionは単なるメモツールにとどまらず、AIやデータベース機能によって情報の集約・活用・自動化を実現するプラットフォームとして進化を続けています。
Notionから移行を検討する企業が増えている理由
Notionから他ツールへの移行を検討する企業が増えている理由は、多機能で自由度が高い反面、情報管理が複雑になり、現場に定着しにくくなるためです。
Notionでは、誰でも自由にページやデータベースを作成できるため、ある人は予定表に、別の人は普通のメモに書き込むなど、社員によって情報の管理方法がバラバラになります。その結果、情報が分散し、必要な情報を見つけにくくなるのです。
そのため、現在Notionで「情報が見つからない」「メンバーによって使い方が異なる」と感じている場合は、データ移行だけでなく、誰でも迷わず情報を蓄積・共有できる仕組みへ見直すことも重要です。
Notionのデータを移行するときの手順とは
以下では、Notionからのデータ移行するための手順を2パターン解説します。画像付きで解説するので「移行の流れが分からない」という方は必見です。
【シーン1】別アカウントにデータをコピー・移動する方法
以下では「あるアカウント（以下アカウントA）のコンテンツをほかのアカウント（以下アカウントB）に移行したい」という方向けに手順を紹介します。操作手順は、以下の通りです。
- はじめに、NotionのアカウントＡにログインします。
- ログインしたら、左のサイドバーの下にある[＋新規ページボタン]をクリックして、新しいページを作成します。
- 新規ページ（以下、最上位ページ）が表示されたら、移行したいページをドラッグ＆ドロップして、すべてのページを最上位ページにまとめます。
- 最上位ページの右上にある[共有]をクリック後[招待ボタン]を押します。そしてアカウントBで使用しているメールアドレスを入力して[フルアクセス権限]でページを共有します。
- 続いて、画面左上にあるワークスペースの切り替えメニューより、アカウントBにログインします。その後、同じく切り替えメニューのメールアドレス横にある[⋯]からアカウントAをログアウトします。
- ログイン後、ワークスペース切り替えメニューをクリックすると、アカウントAから共有されて最上位ページが表示されます。
- アカウントAで最上位ページに結合された子ページをすべてドラッグして選択した後[ブロックハンドル（⋮⋮アイコン）]をクリックして[別ページ]を押します。
- 子ページの異動先のワークスペースの名前を検索して、概要のスペースを選択すれば、移行完了です。
万が一、[別ページボタン]を押してもワークスペースが表示されないときは「他のワークスペースへのページの複製を無効にする」という設定がされていることがあります。その場合、サイドバーにある[設定]の[セキュリティ]にて無効にしてください。
【シーン2】ほかのツールからNotionにデータを移行する方法
ここでは、ほかのツールからデータをインポートする手順を3種類解説します。DOCX・CSV・テキストといった「ファイル」、「Evernote」「Trello」といったサードパーティツールは、Notionへのデータ移行が可能です。
（1）DOCX・CSV・テキスト・Markdown・HTML・EPUBデータのインポート手順
DOCX・CSV・テキスト・Markdown・HTML・EPUBデータは、ページ右上にある[⋯]からインポートを選択すると表示される、[インポートまたは移行]からファイルを移行できます。
EvernoteからNotionへの移行手順
次に、「Evernote」からのインポートの手順です。まずは、（1）同様に[インポートまたは移行]の画面を開き、[Evernote]をクリックします。
すると、Evernoteへのログイン画面、連携画面が表示されるので[承認]を押します。最後に、インポートしたいノートのチェックボックスにチェックを入れ、[インポート]をクリックすれば移行完了です。
TrelloからNotionへの移行手順
最後に、「Trello」のインポートの手順を解説します。こちらも[インポートまたは移行]から、[Trello]を選択します。
すると、アクセス許可を求める画面が表示されます。画面下部にある[ログインボタン]をクリックし、Trelloのアカウントにログインします。最後に、インポートしたいボードにチェックを入れて[インポート]をクリックすれば、移行完了です。
【シーン3】別のワークスペースへページを移動する方法
まずは移動対象のページを、1つの新規ページ配下にドラッグ＆ドロップで整理しておきます。
ページ右上にある[⋯]から[別ページへ移動]を選択します。下図のように、ポップアップの右下から移動先のワークスペースと配置場所を選びます。
最後に、警告が表示されるので[承諾して複製する]をクリックします。これで、移動したいページは複製されます。
元のワークスペースから完全に移行したい場合は、複製したデータが壊れていないかを確認した後、元のワークスペースに戻って削除しましょう。
Q＆A｜Notionの移行でよくあるトラブルと対処法
ここでは、Notionのデータ移行をするときによくあるトラブルと対処法を紹介します。Notionの移行方法やバックアップ方法に疑問のある方は必見です。
Q1.Notionの全データをエクスポートするには？
Notionでは、ワークスペースごとにページをHTML・Markdown形式、データベースをCSV形式でエクスポートができます。
まずは、画面左のサイドバーから[設定]→[一般]を開きます。スクロールすると、エクスポートというセクションがあるので、[ワークスペースコンテンツ]の横にある[エクスポート]をクリックしましょう。
サイドバーの[受信ボックス]またはメールで届いたダウンロードリンクから、Zipファイルのダウンロードをして手順は完了です。
Q2.Notionのデータはバックアップできる？
Notionのデータは自動的にバックアップされているため、基本的には手動操作は必要ありません。ただし、移行時には、ワークスペースのデータをエクスポートし、手元に保管しておくとより安全です。
また、過去のバージョン履歴もさかのぼって表示・復元できますが、プランによってさかのぼれる期間に差があるため注意しましょう。プランごとの期間は以下の通りです。
- フリープラン：7日間
- プラスプラン：30日間
- ビジネスプラン：90日間
- エンタープライズプラン：無期限
Q3.スマホの機種変更でNotionを移行するには？
機種変更でも、特別な操作や事前バックアップは必要ありません。新しいスマホでNotionをインストールし、引き継ぎたいアカウントでログインするだけで同期が完了します。
Notionから移行するときのツール選びのポイント
Notionから移行するときのツール選びのポイントは、以下の3つです。
- ITに詳しくない社員でも使えるか
誰でも直感的に操作できるツールを選ぶことで、導入後の教育コストを抑え、現場への定着につながります。 - 必要な情報をすぐ見つけられるか
検索機能やフォルダ構成が分かりやすいツールであれば、業務に必要な情報を探す時間を減らせます。 - 情報共有とタスク管理を一元化できるか
資料・議事録・タスクを同じ場所で管理できるツールを選ぶことで、確認漏れや伝達ミスを防ぎやすくなります。
Notionからの移行を成功させるには、データを移すだけでなく、情報共有の仕組み自体を見直すことが大切です。現場の社員が迷わず使い続けられるシンプルなツールを選ぶことで、移行後の混乱を防げます。
Notionからの移行後すぐに使いこなせるツール
以下では、Notionからの移行後すぐに使いこなせるツールを紹介します。
Notionの運用に課題を感じたまま使い続けると、ページやデータベースが増え続け、必要な情報を見つけるまでに時間がかかるようになります。また、Notionは多機能であるがゆえに、ITに不慣れな社員にとっては使い勝手が悪いのです。
Notionを使用している場合、データを移行するにあたって「別アカウントにコンテンツを移行する」「Notionから別の情報共有ツールへ移行する」ケースがあります。しかし、データを移行するだけでは根本的な課題は解決しません。
そのため、Notionから移行するときは、必要な情報を簡単に残せて、誰でも迷わず使い続けられるシンプルな情報共有ツールを選ぶことが重要です。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報を「ノート」に集約して管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せて、2階層の「フォルダ」に分けて管理できるので、そもそも複数アカウントを作る必要がありません。また、ノートに紐づく「タスク」を使えば、タスク管理も一元化できます。
スムーズな情報共有・管理を実現するツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notion移行でよくある失敗
ここでは、Notion移行でよくある失敗と、その対策を紹介します。事前に注意点を把握しておくと、データ消失や運用トラブルを防ぎながら移行できます。
エクスポートせずに移行してデータを失う
1つ目は、エクスポートせずに移行してデータを失うことです。
たとえば、業務マニュアルに添付していたPDFが表示されない、案件管理データベースの項目が欠落するケースがあります。別アカウントへコンテンツをコピーしたり、他ツールへデータをインポートするときに、データが正常に変換されないことがあるためです。
そのため、移行前には必ずワークスペース全体をエクスポートし、バックアップデータを保存しましょう。あらかじめバックアップを保存しておくことで、ページや添付ファイルなどの重要な情報を失うリスクを防げます。
権限設定を見直さず情報漏洩する
2つ目は、権限設定を見直さず、情報漏洩することです。
たとえば、役員会議の議事録や人事評価資料が全社員に公開されてしまうと、本来アクセスできない社員まで情報を閲覧できてしまいます。Notionと移行先ツールでは共有設定や閲覧権限の仕様が異なるため、初期設定のまま利用することは危険です。
そのため、移行後は部署・役職ごとに閲覧権限と編集権限を設定し、アクセスできる範囲を確認するようにしましょう。これにより、社内の機密情報が意図せず公開されるリスクを防げます。
移行後も情報共有が改善されない
3つ目は、Notionから移行後も情報共有が改善されないことです。
たとえば、「案件情報はどこに登録すればよいのか」が統一されていないと、ある社員はツール、別の社員はチャットというように管理方法がばらばらになります。その結果、必要な情報が分散するため、Notionで抱えていた情報共有の課題を解消できません。
そのため、誰でも直感的に使えるツールに移行し、運用ルールもあわせて整備しましょう。ITリテラシーが低い社員が多くても、情報共有を定着させやすくなります。
Notionを移行するための手順と注意点まとめ
ここまで、Notionを移行するための手順と注意点、Notionから移行するときのツール選びのポイントを中心に解説しました。
Notionのデータ移行を成功させるには、正しい手順でバックアップや権限設定をすることはもちろん、移行後も現場で継続して使える環境を整えることが重要です。データを移すだけでなく、情報共有の仕組みそのものを見直すことが求められます。
そのため、移行先のツールは、非IT人材でも迷わず使える操作性や、情報共有とタスク管理を一元化できる機能を備えているかという観点で選びましょう。
なかでも、Notionの複雑な運用を見直して情報管理をシンプルにしたい方には、非IT人材でも迷わず使え、情報共有とタスク管理を一元化できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、Notionの移行をきっかけに情報管理をシンプルに見直したい方は、移行先に「Stock」を使って、データを移行する手間をなくしましょう。
