ノートは紙とペンがあれば時間を問わず簡単にメモを書き残せるツールですが、業務でのパソコン利用が一般的になった昨今でも使われ続けています。
しかし、業務にノートを利用しているものの、見やすいノートの作り方や業務が円滑になる使い方が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで役立つノートの使い方や5つのポイントをご紹介します。
- 業務を円滑に進めるノート作りのアイデアが知りたい
- 社会人歴の浅い社員に対して効果的なノートの使い方を周知したい
- 業務における情報やノウハウを簡単に整理できる仕組みを作りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事で利用するノートの作り方が分かり、業務でのナレッジやノウハウを蓄積する仕組みが実現できます。
目次
【仕事用】ノート作りのポイント5点
ここでは、ノート作りの際に注意すべきポイントを5点ご紹介します。作成のポイントを実践し、業務を円滑に進めるノートを作成しましょう。
(1)余白を作る
ノートをとるときは広くノートを使って余白を作りましょう。
たとえば、文章やリストは内容ごとに行間を開けておくと余白が生まれ、整理されて読みやすくなるうえに重要な情報を際立たせられます。逆に、余白なく書き込むと、文章の読みやすさや情報を追記するすき間がなくなり、情報が雑然としてしまいます。
したがって、ノートの見た目と内容を整理するには余白を持たせることが重要です。
(2)記載における明確なルールを設定
情報を整理して記録するには、ノート記載時のルールを明確化しておく必要があります。
たとえば、営業活動に関するノートで商談内容と所感を混在して記録すると、振り返った際にどの情報が契約締結に関係があるのか一見して判断できません。しかし、事前にノートの記載ルールを設定しておけば、情報の書き方や記載場所が統一され、必要な情報を見落とすといった状況も防げます。
情報が整理された見やすいノートを作成するには記載ルールを決めておきましょう。空白ページに罫線を引いておくなどルールに則ったページを先に作っておくと記載時の手間が省けます。
(3)便利なアイテムと組み合わせる
ふせんやペンを利用するとノートが簡単にレイアウトでき、情報が管理しやすくなります。
たとえば、チェックリスト付きのふせんを使えばノートにチェックボックスを書く手間の軽減につながります。また、「課題点は赤、改善点は青」など、ノートで使うペンの色をあらかじめ決めておけば、ノートを見返した際にも必要な情報を迅速に発見できます。
ノート作成時に文章を書くだけでなく、後から見返した際に「必要な情報を素早く発見できる状態」にしておくと、業務が円滑に進行できるのです。
(4)習慣化する
ノートを業務で活用するためには「習慣化」が必要です。
ノートに長期的な記録を続けていくと、ナレッジやノウハウが蓄積され情報が資産化されます。ただし、不完全な情報は整理しつつ蓄積し、正確性を保たなければ情報資産とはならないので、ノートには継続して情報を残す必要があります。
たとえば、毎日夕方17:00から30分はノートをまとめるといった日々の業務ルーティンに記録のスケジュールを加えると、長期的な継続につながります。
(5)目次とインデックス(見出し)をつける
目次やインデックス（見出し）をつけると、内容をすぐに見返せるノートになります。
たとえば、以下の手順で目次をつけると目次に対応したページの行端が塗りつぶされインデックス化するので、一目でページを探せるようになります。
- 目次1ページに項目を記載します。
- 目次に対応する行の端を、辞書の索引のように塗りつぶします。
- 目次に対応したページを開くと、該当の情報を見つけやすくなります。
ほかにも、項目ごとにラベルシールを貼ってページを開きやすくする方法も有効です。以上のように、目次やインデックスを活用してノート内の情報をすぐに探せるような対策をしましょう。
仕事におけるノートの使い方NGポイント2点
以下では、仕事におけるノートの使い方NGポイントを2点ご紹介します。業務でのノート利用には、リスクを理解し業務を滞らせない工夫が必要です。
(1)ノートの種類と目的が合っていない
ノートの種類が用途と合わなければ、うまく運用できずにノートが形骸化してしまいます。
ノートは装丁の違いや罫線のありなしといったページの作り方までさまざまな種類があり、目的によってふさわしいノートは異なります。たとえば、アイデアをメモする目的でノートを買ったが、ページに罫線が入っているせいで自由に書き込みができずノートの利用が消極的になってしまったというケースもあるため、選び方には注意が必要です。
デザインやコストパフォーマンスの良さなどの理由から購入するのではなく、買う前に使用目的を設定し、マッチしたノートを購入する必要があります。
(2)見返したときに読めない・どこが重要か分からない
ノートを見返した際に、文字が読み取れなかったり重要な部分が分からなかったりすると、残した記録が業務に生かされません。
ノートが整理されていなければ、読み取れないストレスで次第に振り返りが面倒になり、正しいノウハウが蓄積されなくなってしまうからです。また、読み間違いによる齟齬や情報の欠落が、業務ミスに繋がるリスクもあります。
したがって、字を丁寧に書くのはもちろん「重要な点を赤ペンで囲む・太字にする」などの強調を工夫をすると、後から見返しても分かりやすいノートになります。
紙のノートがビジネスに不十分な理由
紙のノートは個人の思い付きをアウトプットするには手軽なツールではありますが、業務での利用には注意すべき側面もあります。そこで以下では、紙のノートがビジネスに不十分な理由をご紹介します。
多くのノートを持ち運べない
ノートが多くなると持ち運びの負担が発生し、業務に支障を及ぼすリスクがあります。
情報を書き残すノートの冊数が多くなれば通勤時にすべてのノートの持ち運びが困難になります。また、会社のデスクに保管できる量も限られているので、必要な情報を記載しているノートが手元で確認できなければ業務が止まってしまうのです。
ノートの冊数が増えても情報を適切に管理するためには「個人用と業務用でノートの区別する」「情報をデータ化する」といった対策が必要です。
検索性が低い
紙のノートは必要な情報への検索性が低く、情報を見落とすリスクがあります。
紙のノートで情報を探す際、目印がなければ書いてありそうなページを1枚ずつ確認する必要があるので、情報へなかなかたどりつけず探す手間や労力がかかります。情報が見つからなければ業務が中断されるため、仕事も停滞してしまうのです。
そこで、情報を素早く見つけるには目次やインデックス、ふせんをつけて情報を探しやすくする工夫をしましょう。
複数人で閲覧できない
紙のノートは複数人で同時に閲覧できないリスクもあります。
紙のノートは複製が難しく、複数人でノートの内容を確認するには回し読みするしかありません。とくに、関係者が数十人単位となれば、回し読みに無駄な時間が発生し全体への情報共有が遅れ、業務の進行も後ろ倒しになってしまうのです。
したがって、チーム単位での仕事に関する情報は「Stock」のようなノート型ITツールで一元管理すると、関係者が同時に情報を確認でき、円滑に業務が進められます。
デジタルのノートを使った情報共有におすすめなツール
以下では、デジタルのノートでの情報共有を効率化するツールを紹介します。
紙のノートは気軽にメモを残せる利点がありますが、一方で書き込みや閲覧は個人単位でしか行えないため、複数人が関係する業務での情報共有には紙のノートは不向きです。また、個人でのノート利用はチームとしてノウハウが蓄積されないデメリットもあります。
そのため、業務情報やノウハウを散らばらないように「ノート型のITツール」を活用し、情報を一元管理することが重要です。電子化したノートへ情報をストックさせると情報が可視化され、チームの課題発見や業務状況の把握などが簡単に行えるようになります。
とはいえ、複雑なITツールを導入すると、紙のノートを利用していた社員にとっては使いにくくなり、社内で定着せず放置されてしまうのです。したがって、ノート型ITツールとしては、非IT企業の65歳以上のメンバーでも説明なしで使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は文字や表挿入はもちろんファイルまで、紙のノートと変わらない感覚で情報を残しつつ任意のメンバーへ共有可能です。また、関連情報はノートに紐づく「メッセージ」でやりとりすれば、ほかの話題が錯綜せずノウハウが蓄積できます。
「ノート」を使って最も簡単に情報共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスで役立つノートの使い方まとめ
ここまで、ビジネスで役立つノートの使い方や5つのポイントを紹介しました。
仕事用のノートは記載のルールを決め、見やすく情報を探しやすいページを習慣的に作ると業務のノウハウが蓄積できます。一方で、業務でのノート利用は「持ち運びの負荷」「検索性の低さ」「複数人での共有の難しさ」の点でリスクがあるため、情報共有における手法には対策が必要です。
そこで、チーム単位でノートを活用するには、複数人で簡単に多くの情報を管理できる「ノート型ITツール」の利用が適しています。ノート型ITツールを活用すれば、紙のノートのデメリットである「情報の探しにくさ」「複数人で閲覧できないストレス」が解消されるのです。
ただし、アナログからデジタル化の移行でストレスが発生しないように、Stockのようなシンプルな操作で誰でも直感的に使える「ノート型の」情報共有ツールが必須です。その使いやすさから業界・業種問わず200,000社以上の企業が導入し、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有を素早く行い、仕事を円滑に進めましょう。
