「タスク管理って具体的にどういうこと?」
「おすすめのタスク(ToDo)管理ツールは?」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

タスク管理の定義とメリット
おすすめタスク(ToDo)管理ツール11選
 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

また、タスク管理ツールを選ぶ上で、何をポイントに選んでいくかの説明も合わせて解説していきます。

それでは、タスク管理の概念から具体的なツールまで、幅広く見ていきましょう!



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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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タスク(Todo)管理とは?

タスク(ToDo)管理とは、タスクやToDoを効率的に行うための方法を指します。

身近な例を挙げると、1日の業務内容を洗い出したり、優先順位をつけたりすることも「タスク(ToDo)管理」に含まれます。

ちなみにタスクとToDoの違いは、期限が決まっているものは「タスク」、先延ばしできるものが「ToDo」です。
正式には意味は違うのですが、あまり区別されずに使われているのが現状です。そこで、今回の記事では「タスク」=「ToDo」として扱っていきます。



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関連記事: 仕事を効率化する!やることリストの作り方と管理方法をご紹介

タスク(ToDo)管理をするメリットと方法

タスク(ToDo)管理を行うと定義の通り、業務が効率化されます。

では実際のビジネスシーンにおいて、具体的にどのようなメリットがあり、どのような方法で業務効率化が達成されるのでしょうか?

タスク(Todo)管理をするメリット

ここではビジネスシーンに限定して、タスク(Todo)管理を行うと得られるメリットをご紹介していきます。

タスクの優先順位が明確になる

常日頃からタスク(Todo)管理をする習慣をつけておくと、自分がすべきことを明確に可視化することができる為、自分が今どのようなタスクを抱えていて、いつまでに完了させなくてはならないのかを常に把握しておくことができます。

頭の中でタスクの優先順位を考えず、目の前のタスクに集中することができるので、迷いなくタスクに取り組むことができ、結果的に業務効率化に繋がります。

効率よく仕事を進めることができる

タスクの優先順位を定めることにより、手間のかかるタスクを後回しにし、手間のかからないタスクを先にこなしてしまうなど、タスクごとにかかる時間的なコストも計算した上で予定が立てられるようになります。

また、タスクの期限も同時に設定できるため、タスクのやり忘れも防ぐことができます。

プロジェクト達成までに必要な道のりが分かる。

タスクを具体化し、Todoリストを作成しておくと自然とタスクの全体像を把握することができます。

さらに、そこから逆算して業務を細分化しプロジェクトを進める上でのマイルストーンを立てていくことで具体的にどのような業務をこなしていけばゴールに辿り着くのかを明確に認識することが可能になります。

タスク(Todo)管理の方法

ここからは、具体的なタスク(Todo)管理の方法やおすすめのツールなどをご紹介していきます。

タスクやToDoの優先順位をつける

タスク(ToDo)管理で一番重要なことは、優先順位をつけることです。

なぜなら、優先順位をつけることで、ただ闇雲に与えられた順にタスクをこなすのではなく、「緊急度」や「重要度」に応じてタスクを可視化し、処理していくことが可能だからです。

それにより、後回しにしても問題ないタスク(ToDo)との区別ができ、取り組む必要性の高い作業から進めていくことができます。

他にも、タスクごとの時間を見積もり、作業時間から逆算して一日にこなすタスクを選択することもおすすめです。

ふせんやツールを使う

上記でご紹介した優先順位を決める為の方法として、ここでは具体的に「ふせん」を使った方法と「ツール」を使った方法の2種類をご紹介していきます。

まずは「ふせん」を使った方法です。
ふせんに文字を書き、ボードに貼ってタスクを管理するという少々アナログな管理方法にはなりますが、直感的にふせんを付けたり剥がしたりして管理できるので複雑なツールなどに抵抗がある方にはおすすめです。

次に「ツール」を使った方法です。
ツールを使うことで、チームでの情報共有やチャット、プロジェクト管理なども行うことができます。

例えば、Googleのスプレッドシートでは誰でも簡単にTodoリストを作成できる機能があります。またGoogleカレンダーでは個人の予定をチームで共有することができ、お互いのスケジュールを把握することが可能になります。

このように様々なツールがあり、どれもタスクを効率的にこなすことができるようになるので、自分にあったものを使用すると良いでしょう。

情報共有

自営業の方を除き、企業に勤めている限り複数人での作業が一般的です。

その場合、チーム全体の進捗状況・情報共有をすることがタスク効率化に繋がります。
進捗状況を共有することで、遅延が発生した場合のタスクの割り振りの変更や、作業時間の見積もり直しなどが迅速に対応可能になります。



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関連記事: 【仕事を効率化するノート術】ToDoリスト、メモ、日報の作り方をご紹介!

タスク(ToDo)管理ツールの選定ポイント

以上のように、ツールを使うことで、タスク管理効率化に繋がると説明しました。

では具体的にどのような基準でツールを選べばよいかのポイントを、3つご紹介します。

必要機能の有無

最も重要なことは、自分または自分のチームが必要としている機能が備わっているかどうかです。

複数人でタスクの共有を行いたいのに、共有機能が無かったり、チャット機能がついていなかったりしては本末転倒です。

そのため、タスク(ToDo)ツールを使う前に必要機能を洗い出し、使いたいツールに機能が備わっているかを確認しましょう。

コスト

ツールの中には、無料のものと有料のものがあります。

無料ツールはコストこそかかりませんが、個人利用に限られていたり、機能を制限されている場合が多いです。

その点有料版では、機能制限や人数制限がない場合がほとんどです。
自分とチームが求めている条件に満たしているかどうか、ツールを使う前に確認しましょう。

操作性・利便性

最後に、ツールを使う上で重要なのが、操作性や利便性です。

特に非IT企業の方々にとっては、エンジニア向けのツールや操作が難しいツールはお勧めしません。なぜなら、操作や使用方法の習得に時間がかかり、かえって作業効率が落ちてしまうからです。

できるだけシンプルなデザインかつ、必要最小限の機能を備えているタスク(ToDo)ツールを使うことで、効率よくツールを使用することができます。



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関連記事: ToDoリストの管理ツールおすすめ14選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!

チャット機能付きタスク(ToDo)管理ツール11選

では、実際にどのようなツールを選べば間違いがないのでしょうか。
次に、ここまでの内容を踏まえて、おすすめのタスク(Todo)管理ツールをご紹介させていただきます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Nozbe(ノズビー)

Nozbe

Nozbeは、生産性・移動性に優れたタスク(ToDo)管理ツールです。

<Nozbeの特徴>

  1. どのデバイスでも使用できる
    Windows、Mac、スマートフォンと、どのデバイスでもアプリがある他、web版も存在します。
  2. セキュリティが強固
    Nozbeのセキュリティは、銀行のセキュリティ基準と同等です。大切な顧客情報や内部情報をしっかりと守ってくれます。
  3. 料金形態は3種類
    solo duo((1~2人)¥880~/月)/small business((8人まで)¥1,980~/月)/business ¥8,800~/月 の3つプランがあります。
 


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Asana(アサナ)

Asana

Asanaは、エンジニアの方向けのタスク(ToDo)管理ツールです。

<Asanaの特徴>

  1. プロジェクト管理機能も備わっている
    タスク管理機能はもちろん、チームメンバーのプロジェクト進捗度の把握などの機能も多くあります。
  2. エンジニア向け
    SlackやGitHubなどのエンジニアツールと連携が豊富です。
  3. 4つの料金形態
    無料・プレミアム(¥1,200/月)・ビジネス(¥2,700/月)・エンタープライズ(お問い合わせ)の4つの料金形態があります。無料版では15名までチームとして使うことが可能です。。
 


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Evetnote(エバーノート)

Evernote

Evernoteは、ノート単位でメモやタスクを管理をするタスク(ToDo)管理ツールです。

<Evernoteの特徴>

  1. タスク管理やチャットもできる
    Evernoteは個人で使うツールだと思われがちですが、チャット機能もあり、上手く機能を使うことでタスク管理を行うことも可能です。
    evenoteでのタスク管理の方法
  2. 3つの料金体系がある
    Evernoteは無料・プレミアム(600円/月)・ビジネス(1100円/月)の3つのプランがあります。有料プランにすることで、ノート枚数の上限やpdfなどのアップロード容量の上限が解放されます。

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkのトップページ

Chatworkは、電話・会議・チャットを全て行えるタスク(ToDo)管理ツールです。

<Chatworkの特徴>

  1. 音声電話・ビデオ電話が可能
    Chatwork内でビデオ電話を行うことができるので、ZoomやSkypeなどの外部ツールを使う必要性がなくなります。
  2. 4つの料金形態
    フリー/ビジネス(1ユーザー・¥600/月)/エンタープライズ(1ユーザー・¥960/月)の4つのプランがあります。
    料金が上がるにつれて、管理者機能やストレージの容量が増えていきます。

 

Wrike(ライク)

Wrikeのトップページ

Wrikeは、Googleでも採用されているプロジェクト管理ツールです。

<Wrikeの特徴>

  1. 大手企業での導入実績が多数
    GoogleやAirbnbなどの大企業での導入実績が多数あります。つまり、大手のような複雑な作業でも対応できるほど、多くの機能が備わっています。
  2. 4つの料金プラン
    フリー・Professional($9.8/月.1ユーザ)・Business($24.8/月.1ユーザ)・Enterprise(お問い合わせ)の4つの料金形態です。マーケティングやエンジニア向けのプランが用意されているのがとてもお勧めポイントです。


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個人でもおすすめタスク(ToDo)管理ツール5選

Microsoft To Do(マイクロソフトトゥードゥー)

Microsoft to do

Microsoft To DoはMicrosoft社が提供している、シンプルさが売りのタスク(ToDo)管理ツールです。

<Microsoft To Doの特徴>

  1. Microsoft Outlookと連携できる
    Outlookで受信したメールをタスクに追加が可能です。Outlookを日常的に使う方にはお勧めです。
  2. 無料で使える
    完全無料で使用することができます。しかし、チャット機能がない点や、共有に少し工数がかかる点がネックです。

Trello(トレロ)

Trelloのトップページ

Trelloは、タスクをカードのように扱うカンバン方式のタスク(ToDo)ツールです。

<Trelloの特徴>

  1. 操作性に優れている
    タスクをカードのようにドラッグ&ドロップで扱うことができるので、タスクの入れ替えや移動を簡単に行うことができます。
  2. チームでも利用することができる
    チャット機能はありませんが、タスクを表示するボードを共有することができます。したがって、プロジェクトごとにボードを作成し、共同で作業を進めていくことができます。
  3. 3つの料金形態
    無料・ビジネス($9.99/1ユーザ/月)・エンタープライズ($17.5以下/1ユーザ/月)の3つの料金形態です。有料版に切り替えると、セキュリティが強固になり、アップロード制限も解除されます。

Google Keep(グーグルキープ)

Google Keepの起動画面

Google Keepは、メモ帳としても使用できるタスク(ToDo)管理ツールです。

<Google Keepの特徴>

  1. シンプルで使いやすい
    機能が絞られているため、誰でもすぐに使いこなすことができます。また、デザインもシンプルなので操作性に加えて利便性にも優れています。
  2. タスクの共有が可能
    チャット機能はありませんが、Googleアカウントを持つメンバー同士なら、メモやタスクの共有が可能です。
  3. 無料で使用できる
    Googleが提供しているサービスなので、Gmailやスプレッドシート同様に無料で使用が可能です。

Todoist(トゥードゥーイスト)

Todoistのトップページ

Todoistは、FacebookやDisneyなどにも導入実績を持つタスク(ToDo)管理ツールです。

<Todoistの特徴>

  1. 使いやい機能と操作性
    複雑な機能がなく、タスク管理に特化した機能のみが備わっています。また、直感的に分かるデザインをしているので、誰でも簡単い使いこなすことが可能です。
  2. どのデバイスでも使用可能
    iOS、Android、macOS、Windowsどのデバイスでもアプリケーションが存在します。全てにおいて同期が可能なので、外出先ではスマートフォン、職場ではPCといった使い方が可能です。
  3. 3つの料金体系
    無料・プレミアム(¥448/月.1ユーザ)・ビジネス(¥678/月.1ユーザ)の3つの料金形態です。Todoistは主に個人向けですが、チームでも使用することができます。

Backlog(バックログ)

Backlogのトップページ

Backlogは、エンジニアに特化したタスク(ToDo)管理ツールです。

<Backlogの特徴>

  1. プロジェクト管理機能が豊富
    プロジェクトの進捗状況可視化に特に優れており、「ガントチャート」「カンバンボード」などの機能が備わっています。
  2. コード管理が可能
    BacklogをGitリポジトリとして利用することが可能です。
  3. 4つの料金形態
    無料・スタンダードプラン(¥11,180/月)・プレミアムプラン(¥19,800/月)・プラチナプラン(¥50,000/月)の4つの料金形態です。使用人数に制限はどのプランでもありませんが、容量やセキュリティ面で大きく変わってきます。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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まとめ

上記で述べた通り「タスク管理ツールの選定のポイント」は、

  • チャット機能
  • コスト
  • 利便性・操作性

となります。

この3ポイントを押さえ、自分の都合にあったタスク(ToDo)管理ツールを使ってください!

 
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