業務をスムーズに進めるためには、個人や組織単位でやるべきこと（ToDo）を把握し実行しなければなりません。ToDo管理にはITツールの利用が効果的ですが、使い慣れたExcelで管理する企業も多いです。
一方で、「より効率的に管理したいが、自社に適したToDo管理ツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、脱Excelに適したタスク・ToDo管理ツールを7選を紹介します。
- 社内メンバーのToDoを把握し、適切に管理したい
- 自社に適したToDo管理ツールを探している
- デジタルに詳しくない現場にも浸透するツールがあれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なToDo管理の方法が分かり、ミスマッチの無いツールが選べるようになります。
目次
ToDo管理とは
「ToDo管理」とは、仕事を進めるためにやるべきこと（ToDo）を整理・管理することを指します。また、「ToDo」と「タスク」の違いとして、期限が明確に設定されている「タスク」と比べて、「ToDo」は期限が明確に設定されていない点が特徴です。
ToDoを管理する方法としては、以下のツールが挙げられます。
- ToDo管理ツール
- Excel・Googleスプレッドシート
- 付箋
- スケジュール帳
ToDo管理を導入すると、業務を可視化し、優先順位をつけて作業を進められるようになります。また、ほかのメンバーの進捗を把握できるので、メンバー同士が互いにサポートしながら、社内メンバーの連携を強められるメリットがあります。
Excelを使ったToDoリストの運用におけるデメリット
以下では、Excelを使ったToDoリストの運用におけるデメリットを紹介します。Excelでは、以下のデメリットが発生するため、早急に改善を検討する必要があります。
（1）情報共有がしにくい
まず、ExcelでToDo管理をすると情報共有が難しくなります。
Excelは同時編集に対応しておらず、誰かが編集中の場合、ほかのメンバーは読取専用でしか開けなくなります。そのため、ToDo完了の旨を書き込みたくても、ほかのメンバーが記入完了するまで待たなければならず、完了報告に遅れがでてしまうのです。
したがって、Excelでは全員の進捗をリアルタイムで把握することが困難になります。このように、ToDo管理をエクセルで実施すると、各メンバーの進捗が不透明となり、プロジェクト全体の遅延が発生するリスクも伴います。
（2）スマホでの操作がしにくい
次にExcelは、スマホでの操作性が悪いと言えます。
Excelは、PC向けの表計算ツールとして利用される前提で設計されています。そのため、スマホでの操作に適しておらず、小さな画面では操作性が悪いと言えます。
ToDo管理は、出張先や外回り時でもこまめに入力することで、正確な進捗状況を共有できます。しかし、スマホでの操作性が悪いとメンバーが入力に手間取り、効率的なToDo管理が実現しません。
そこで、対応デバイスやOS（オペレーティングシステム)に制限が無い「Stock」のようなToDo管理ツールなら、時間や場所を選ばないのでストレスもかかりません。
（3）ファイルでの管理が面倒
最後に、Excelはとくにファイル管理が面倒になりやすいと言えます。
案件ごとにメンバーのToDo管理をするには、Excelを複数のファイルに分ける必要があります。そこで、多くの案件を抱えるメンバーのToDoを確かめるには、複数のファイルを開かなければ確認できず、必要な情報へスムーズにアクセスできません。
そもそも、Excelには共有機能がないので、ほかのツールを併用する必要が生じます。したがって、作業工程が増え、確認漏れや共有ミスなどが起こりやすくなる点にも注意しましょう。
【脱Excel】ToDo管理ツールに必要な3つの機能
以下では、脱ExcelをするうえでToDo管理ツールに必要な3つの機能をご紹介します。以下の条件に当てはまるツールを選定し、煩雑なExcel管理から脱却しましょう。
（1）ToDoの絞り込み検索
一つ目は、ToDoを条件やキーワードで絞り込む機能です。
絞り込み機能では、設定されたToDoのうち特定のキーワードを含むものや、期限やステータス（完了/対応中など）を指定して探せます。たとえば、「今日中にやるべきことをチェックしたい」という場面で役立つのです。
このように、ToDoの絞り込み機能があれば、情報を探す手間が省け”大量のToDo”や”ジャンルの違う仕事”を抱えていても、見直したいToDoへ素早くアクセスできます。
（2）ToDoの依頼
二つ目は、ToDoを依頼する機能です。
ToDoの「依頼者」が「担当者」を指定したうえで、締め切りや進捗度などの具体的なToDo内容を設定できます。依頼機能はプロジェクトのメンバーへ仕事を割り振ったり、部下から上司へ資料確認を依頼したり、業務担当者を明確化するときに役立つのです。
メールや口頭で仕事を伝えると、担当者が業務を忘れたり、メールが埋もれて見逃したりしてしまいます。すなわち「依頼機能」はToDo管理ツールに必須の機能となるのです。
（3）ToDoのリマインド
三つ目の機能は、ToDoの期限をリマインドする機能です。
「期限が近づいたら思い出せるように通知すること」をリマインドと言います。とくに、常に持ち歩く「スマホの通知」を介して、リマインドする機能があれば、ToDoを消化し忘れるリスクを減らせるのです。
また、業務を始めたい時間にリマインドを設定するとToDoの優先順位が分かり、仕事を効率的に進められます。したがって、長期的にToDo管理ツールを運用するためには、リマインダー機能が不可欠です。
＜組織向け＞タスク・ToDo管理に役立つツール・アプリ3選
以下では、組織のタスク・ToDo管理に役立つおすすめツール3選をご紹介します。
組織内にタスク・ToDo管理ツールを導入するなら、全員の進捗をリアルタイムで把握できるように、情報共有のしやすいツールを選ばなくてはなりません。また、PCはもちろんスマホからもToDoリストの入力や確認ができれば、正確な情報共有につながります。
しかし、多機能なツールは操作が煩雑になり、デジタルに不慣れなメンバーは使いこなせません。そこで、必要な機能が過不足なく備わったシンプルなツールの導入が求められるのです。
したがって、自社のタスク・ToDo管理には、非IT企業の65歳以上の方でも、簡単に使えるToDo管理ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では業務の進捗をはじめとした社内の情報をリアルタイムで共有可能です。また、ノートには「タスク」を紐づけられ、タスクの振り分けやリマインドの設定が簡単になります。
【Stock】業種を問わず簡単にToDo管理できるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Jooto】カンバン方式のToDo管理ツール
Jootoの特徴
- タスクのステータスを即座に把握できる
- プロジェクト横断管理機能がある
未着手・進行中・完了など、タスクのステータス（進行状況）を把握できます。
複数のプロジェクトを横断してタスクを確かめられるように、プロジェクト横断管理機能が搭載されています。
Jootoの機能・使用感
- 工数管理に取り組める
- タスク内でコミュニケーションをとれる
作業の工数を管理したい場面では、タスクごとに予定と実績の数値を設定できます。仮に、タスクが未達になってしまったとしても原因を分析しやすいです。
タスク内にコメント機能が備わっているので、タスクに関する円滑なやりとりに貢献します。
Jootoの注意点
- 無料プランの制限が厳しい
- タスク量が多くなると分かりづらくなる
無料プランは4人までしか使えないほか、データ上限も100MB/組織という制限があり、ビジネスで継続的に利用するのが難しいといえます。
ユーザーの口コミでは「タスクが多くなるとボード内でスクロールが発生して隠れてしまうので、タスクの存在に気づきにくくなる」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Jootoの料金体系
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- タスクDXプラン：要問い合わせ
【Wrike】部署の垣根を超えてToDo管理が可能なツール
Wrikeの特徴
- ガントチャート機能がある
- カンバン方式のタスク管理ができる
有料プランでは、ToDoごとのつながりや期限を把握できる「ガントチャート機能」を使えます。そのため、ToDoだけでなくプロジェクトの全体像も把握できるのです。
タスクをドラッグ＆ドロップで動かすことによって進行状況がひとめで分かる「カンバン方式」のタスク管理が可能です。
Wrikeの機能・使用感
- 豊富なテンプレートが備わっている
- タスクを自動化できる
「受信リクエスト」「製品の立ち上げ」などの豊富なテンプレートが備わっているので、今すぐタスク管理に取り組みたい場面で、体裁を整える手間がかかりません。
「自動ワークフロー」「リクエストフォーム」などのプロジェクト管理ソフトウェアが備わっており、タスクを自動化したいときに役立ちます。
Wrikeの注意点
- 使いこなすのが難しい
- 学習コストがかかる
ガントチャートやカスタムワークフローなどの、高度な機能を使い分けられるITリテラシーが必要です。したがって、非IT企業やデジタル人材が少ない企業では、使いこなせない可能性があります。
ユーザーの口コミでは「直感的な操作とまではいかず、ラーニングも説明が分かり易いとは言えず不十分」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Wrikeの料金体系
- Free：$0
- Team：$9.80/ユーザー/月
- Business：$24.80/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Pinnacle：要問い合わせ
組織向けタスク・ToDo管理ツール3選の比較表
以下は、組織向けタスク・Todo管理ツール3選をまとめた比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Jooto | Wrike | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
業種を問わず簡単にToDo管理できるツール |
カンバン方式のToDo管理ツール |
部署の垣根を超えてToDo管理が可能なツール |
| メッセージ機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| リマインド機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、ガントチャートの機能はない |
タスク量が多くなると分かりづらくなる |
使いこなすのが難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは$9.80/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Jooto」の詳細はこちら |
「Wrike」の詳細はこちら |
組織でタスク・Todo管理に取り組むときは「メンバー全員が使いこなせるうえ、タスクを共有できるツール」を導入すると、スムーズに作業を進められます。
＜個人向け＞タスク・ToDo管理に役立つツール・アプリ4選
以下でご紹介するのは、個人向けにおすすめのタスク・ToDo管理ツール4選です。
【Todoist】日々の細かなタスクを整理できるツール
Todoistの特徴
- タスク画面を変えられる
- 進捗状況が可視化される
ボード、ラベル、フィルター、テーマといった複数のタスク表示画面から、自身のワークフローや使いやすさに応じて変えられるのが特徴です。
設定したタスクのうち”いくつ達成しているか”が可視化されるので、生産性向上につながります。
Todoistの機能・使用感
- 仕事を一括管理できる
- 優先順位をつけてタスク管理ができる
「メール」「ファイル」「カレンダー」を連携できるので、ワークフローの一括管理に役立ちます。
優先順位をつけて作業を進めたいケースでは、最重要タスクをハイライト（強調表示）したり、重要なタスクにラベルをつけたりできるので、ToDoを整理するのに便利です。
Todoistの注意点
- リマインダーは有料のみ
- プロジェクト管理には不向き
Todoistの無料プランには、リマインダー機能が搭載されていません。そのため、タスクの抜け漏れが発生しかねないことに注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「タスクの期限を期間で指定することができないのは不便」「特にプロジェクト管理などには不向き」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Todoistの料金体系
- 無料：0円
- プロ：588円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：888円/ユーザー/月（月払い）
【Google ToDo リスト】連携してタスク管理するツール
Google ToDo リストの特徴
- さまざまなデバイスから利用できる
- Googleサービスと連携できる
GoogleアカウントがあればWindowsやMac、iPhone、Android、iPadなどのさまざまなデバイスから使えます。
Gmailの受信メールをタスク化や、GoogleカレンダーにToDoを表示が可能など、ほかのGoogleサービスとの連携が可能です。
Google ToDo リストの機能・使用感
- メールを簡単にタスク化できる
- 組織でタスク管理を進められる
Gmail内のメールをタスクに追加したい場面では、ドラッグ＆ドロップでメールをそのままタスク化できる点が便利です。
Google Chatでチャットスペースを作成すると、タスクをほかのメンバーと共有できるので、組織でのタスク管理に役立ちます。
Google ToDo リストの注意点
- すべてのToDoを一覧表示できない
- 不具合が生じる恐れがある
Google ToDo リストにはToDoを分類する「リスト」がありますが、リストを横断してToDoを一覧表示させる手段がありません。
ユーザーの口コミでは「設定した時間通りにアラームが鳴らない」「一度完了を押すとなぜか繰り返し設定をしていても完了のところに移動されてしまう」という声も挙がっています。（参考：Google Play）
Google ToDo リストの料金体系
- Googleアカウントを持っていれば無料で使えます。
【Microsoft To Do】今日やることに集中できるツール
Microsoft To Doの特徴
- 時間や場所を問わずアクセスできる
- 組織でリストを共有できる
PC版だけでなくスマホ版もリリースされているため、移動中や社用PCがない場所からもToDoを確かめられます。
ToDoが分類されたリストにメンバーを招待することで、ToDoの共有が可能です。
Microsoft To Doの機能・使用感
- タスクに情報を追加できる
- スムーズに1日の計画を立てられる
タスクに「ステップ」（サブタスク）「重要度」「メモ」「タグ」「カテゴリ」などを設定できるので、タスクの整理に役立ちます。
1日の計画を立てる場面では、最も重要なタスクが自動で提案されるので、スピーディーに作業を始められます。
Microsoft To Doの注意点
- 直感的に把握しづらい
- タスク表示が見づらい
タスクの期限が近づいても、赤文字で表示されるような分かりやすい仕様ではないので、タスクの抜け漏れが起こりかねません。
ユーザーの口コミでは「UIのタスク表示が少し見にくいので、もう少し見やすいレイアウトになるといい」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
Microsoft To Doの料金体系
- Microsoftアカウントを持っていれば無料で使えます。
【iPhone リマインダー】スマホでToDoリストを確認できるアプリ
iPhone リマインダーの特徴
- 同一のAppleIDなら、デバイスを問わず共有できる
- リマインド通知がスマホで受け取れる
AppleIDが同一であれば、iPhoneからでもiPadからでも同じリストを共有できます。
タスクに設定した期日や場所に基づいた通知をスマホで受け取ることができます。
iPhone リマインダーの機能・使用感
- ジャンルごとにリストを作れる
- 繰り返し設定でタスク漏れを防止する
仕事やプライベートのタスクをジャンルごとにリストを作成できるので、タスクの整理が簡単になります。
繰り返し設定で、毎週しなくてはいけないタスクを管理できるので習い事や病院の予定など、ルーティーンの管理に便利です。
iPhone リマインダーの注意点
- 実行済みリマインダーが溜まるとスマホの容量を圧迫する
- 通知が煩わしい
タスクを完了すると自動的に実行済みリストに移動され、手動で消去するまで蓄積し続けます。そのため、放置しているとスマホの容量を圧迫する可能性があります。利用しているユーザーからも「容量を圧迫する」との声があります。（参考：app store）
リマインド通知でタスク漏れを防げる一方、同一のアカウントで複数デバイスからアクセスするとリマインド通知が全ての端末に届き、それぞれで完了をタップしなくてはならないので、複数端末を利用している人は注意が必要です。
iPhone リマインダーの料金体系
- iPhoneやiPad、Apple Watchがあれば無料で使えます。
個人向けタスク・ToDo管理ツール4選の比較表
以下は、個人向けタスク・Todo管理ツール4選をまとめた比較表です。個々の特徴や注意点を比較して、自分に合ったツールを選びましょう。
| Todoist | Google ToDo リスト | Microsoft To Do | iPhone リマインダー | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
日々の細かなタスクを整理できるツール |
連携してタスク管理するツール |
今日やることに集中できるツール |
iPhoneに標準装備されているツール |
| リマインド機能 |
【○】※有料版のみ |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| マルチデバイス対応 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】※iPhone、iPad、Apple Watchのみ |
| 注意点 |
リマインダーは有料のみ |
すべてのToDoを一覧表示できない |
直感的に把握しづらい |
スマホの容量を圧迫する |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは588円/ユーザー/月～ |
・Googleアカウントを持っていれば無料で使えます。 |
・Microsoftアカウントを持っていれば無料で使えます。 |
・iPhoneやiPad、Apple Watchがあれば無料で使えます。 |
| 公式サイト |
「Todoist」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
「iPhone リマインダー」の詳細はこちら |
ToDo管理ツールの3つの選定ポイント
ToDo管理ツールは数多くあるので、選定には多くの時間と労力を費やします。そこで以下では、ミスマッチ無くToDo管理ツールを選べるポイントを3つご紹介します。
（1）必要な機能に過不足がないか
まず、必要な情報に過不足がないかを確認しましょう。
たとえば、組織でToDoを共有したいのに「共有機能」がなかったり、コミュニケーションをとりたいのに「メッセージ機能」がなかったりすれば、ツールをうまく運用できません。そのため、ToDo管理ツールの導入目的から必要な機能を検討しましょう。
一方で、多機能なToDo管理ツールを導入してしまうと、デジタルが苦手な従業員は使いこなせません。社内へ浸透させるには、必要な機能を過不足なく備えたツールを選ぶべきです。
（2）低コストで長期運用できるか
次に、ToDo管理ツールを低コストで運用できるかを確認しましょう。
ToDo管理ツールには無料から使えるものもありますが、ビジネスシーンでは機能不足なことが多いです。したがって、有料プランを選択しましょう。
昨今では、低コストでありながら、ToDo管理に必要な機能を過不足なく搭載するツールも多くあり、コストパフォーマンスが高いと言えます。ただし、自社で使わない機能を有するツールでは、費用対効果が低下しやすいため注意が必要です。
（3）シンプルで使い勝手が良いか
最後に、シンプルで使い勝手が良いToDo管理ツールか確認しましょう。
ToDo管理にあたっては、「ToDoの作成、管理、共有、修正、依頼、報告」と必要な工数が多いので、簡単に使いこなせるツールでなければなりません。そのため、デジタルが苦手な人を基準にして、誰でも直感的に操作できるToDo管理ツールを導入しましょう。
また、ToDo管理ツールがシンプルな仕様であれば、新入社員や中途社員への教育コストを減らせるメリットもあります。
タスク・ToDo管理に役立つツール・アプリ7選まとめ
ここまで、タスク・ToDo管理のメリットや苦手を克服するコツ、おすすめツール7選を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- ExcelはPC向け表計算ツールであり、ToDo管理には向いていない
- ToDo管理に必要な機能を過不足なく備え、低コストなツールが最適である
- ToDo管理ツールは、簡単に使えるシンプルなものを選ぶべき
とくに、ToDo管理が苦手な従業員が多い組織や非IT企業では、「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」であることは大前提です。なぜなら、多機能なツールでは現場の従業員が使えずに最終的には放置されてしまうリスクがあるからです。
したがって、導入即日から説明なしで操作できるほどシンプルなToDo管理ツール「Stock」がおすすめです。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上が導入し、ToDo管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ToDo管理によって業務をスムーズに進めましょう。
