「おすすめのタスク(ToDo)管理ツールは？」
こんなお悩みを持っている方々に向けて、
・おすすめタスク(ToDo)管理ツール11選
今回の記事では、上記2つをご紹介します。
また、タスク管理ツールを選ぶ上で、何をポイントに選んでいくかの説明も合わせて解説していきます。
それでは、タスク管理の概念から具体的なツールまで、幅広く見ていきましょう！
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目次
タスク(Todo)管理とは？
身近な例を挙げると、1日の業務内容を洗い出したり、優先順位をつけたりすることも「タスク(ToDo)管理」に含まれます。
ちなみにタスクとToDoの違いは、期限が決まっているものは「タスク」、先延ばしできるものが「ToDo」です。
正式には意味は違うのですが、あまり区別されずに使われているのが現状です。そこで、今回の記事では「タスク」＝「ToDo」として扱っていきます。
タスク(ToDo)管理をするメリットと方法
では実際のビジネスシーンにおいて、具体的にどのようなメリットがあり、どのような方法で業務効率化が達成されるのでしょうか？
タスク（Todo）管理をするメリット
タスクの優先順位が明確になる
頭の中でタスクの優先順位を考えず、目の前のタスクに集中することができるので、迷いなくタスクに取り組むことができ、結果的に業務効率化に繋がります。
効率よく仕事を進めることができる
また、タスクの期限も同時に設定できるため、タスクのやり忘れも防ぐことができます。
プロジェクト達成までに必要な道のりが分かる。
さらに、そこから逆算して業務を細分化しプロジェクトを進める上でのマイルストーンを立てていくことで具体的にどのような業務をこなしていけばゴールに辿り着くのかを明確に認識することが可能になります。
タスク（Todo）管理の方法
タスクやToDoの優先順位をつける
なぜなら、優先順位をつけることで、ただ闇雲に与えられた順にタスクをこなすのではなく、「緊急度」や「重要度」に応じてタスクを可視化し、処理していくことが可能だからです。
それにより、後回しにしても問題ないタスク(ToDo)との区別ができ、取り組む必要性の高い作業から進めていくことができます。
他にも、タスクごとの時間を見積もり、作業時間から逆算して一日にこなすタスクを選択することもおすすめです。
ふせんやツールを使う
まずは「ふせん」を使った方法です。
ふせんに文字を書き、ボードに貼ってタスクを管理するという少々アナログな管理方法にはなりますが、直感的にふせんを付けたり剥がしたりして管理できるので複雑なツールなどに抵抗がある方にはおすすめです。
次に「ツール」を使った方法です。
ツールを使うことで、チームでの情報共有やチャット、プロジェクト管理なども行うことができます。
例えば、Googleのスプレッドシートでは誰でも簡単にTodoリストを作成できる機能があります。またGoogleカレンダーでは個人の予定をチームで共有することができ、お互いのスケジュールを把握することが可能になります。
このように様々なツールがあり、どれもタスクを効率的にこなすことができるようになるので、自分にあったものを使用すると良いでしょう。
情報共有
その場合、チーム全体の進捗状況・情報共有をすることがタスク効率化に繋がります。
進捗状況を共有することで、遅延が発生した場合のタスクの割り振りの変更や、作業時間の見積もり直しなどが迅速に対応可能になります。
タスク(ToDo)管理ツールの選定ポイント
では具体的にどのような基準でツールを選べばよいかのポイントを、3つご紹介します。
必要機能の有無
複数人でタスクの共有を行いたいのに、共有機能が無かったり、チャット機能がついていなかったりしては本末転倒です。
そのため、タスク(ToDo)ツールを使う前に必要機能を洗い出し、使いたいツールに機能が備わっているかを確認しましょう。
コスト
無料ツールはコストこそかかりませんが、個人利用に限られていたり、機能を制限されている場合が多いです。
その点有料版では、機能制限や人数制限がない場合がほとんどです。
自分とチームが求めている条件に満たしているかどうか、ツールを使う前に確認しましょう。
操作性・利便性
特に非IT企業の方々にとっては、エンジニア向けのツールや操作が難しいツールはお勧めしません。なぜなら、操作や使用方法の習得に時間がかかり、かえって作業効率が落ちてしまうからです。
できるだけシンプルなデザインかつ、必要最小限の機能を備えているタスク(ToDo)ツールを使うことで、効率よくツールを使用することができます。
チャット機能付きタスク(ToDo)管理ツール11選
次に、ここまでの内容を踏まえて、おすすめのタスク（Todo）管理ツールをご紹介させていただきます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
Nozbe(ノズビー)
＜Nozbeの特徴＞
- どのデバイスでも使用できる
Windows、Mac、スマートフォンと、どのデバイスでもアプリがある他、web版も存在します。
- セキュリティが強固
Nozbeのセキュリティは、銀行のセキュリティ基準と同等です。大切な顧客情報や内部情報をしっかりと守ってくれます。
- 料金形態は3種類
solo duo((1~2人)¥880~/月)/small business((8人まで)¥1,980~/月)/business ¥8,800~/月 の3つプランがあります。
Asana（アサナ）
＜Asanaの特徴＞
- プロジェクト管理機能も備わっている
タスク管理機能はもちろん、チームメンバーのプロジェクト進捗度の把握などの機能も多くあります。
- エンジニア向け
SlackやGitHubなどのエンジニアツールと連携が豊富です。
- 4つの料金形態
無料・プレミアム(¥1,200/月)・ビジネス(¥2,700/月)・エンタープライズ(お問い合わせ)の4つの料金形態があります。無料版では15名までチームとして使うことが可能です。。
Evetnote(エバーノート)
＜Evernoteの特徴＞
- タスク管理やチャットもできる
Evernoteは個人で使うツールだと思われがちですが、チャット機能もあり、上手く機能を使うことでタスク管理を行うことも可能です。
evenoteでのタスク管理の方法 - 3つの料金体系がある
Evernoteは無料・プレミアム(600円/月)・ビジネス(1100円/月)の3つのプランがあります。有料プランにすることで、ノート枚数の上限やpdfなどのアップロード容量の上限が解放されます。
Chatwork(チャットワーク)
＜Chatworkの特徴＞
- 音声電話・ビデオ電話が可能
Chatwork内でビデオ電話を行うことができるので、ZoomやSkypeなどの外部ツールを使う必要性がなくなります。
- 4つの料金形態
フリー/ビジネス(1ユーザー・¥600/月)/エンタープライズ(1ユーザー・¥960/月)の4つのプランがあります。
料金が上がるにつれて、管理者機能やストレージの容量が増えていきます。
Wrike(ライク)
＜Wrikeの特徴＞
- 大手企業での導入実績が多数
GoogleやAirbnbなどの大企業での導入実績が多数あります。つまり、大手のような複雑な作業でも対応できるほど、多くの機能が備わっています。
- 4つの料金プラン
フリー・Professional($9.8/月.1ユーザ)・Business($24.8/月.1ユーザ)・Enterprise(お問い合わせ)の4つの料金形態です。マーケティングやエンジニア向けのプランが用意されているのがとてもお勧めポイントです。
個人でもおすすめタスク(ToDo)管理ツール5選
Microsoft To Do(マイクロソフトトゥードゥー)
＜Microsoft To Doの特徴＞
- Microsoft Outlookと連携できる
Outlookで受信したメールをタスクに追加が可能です。Outlookを日常的に使う方にはお勧めです。
- 無料で使える
完全無料で使用することができます。しかし、チャット機能がない点や、共有に少し工数がかかる点がネックです。
Trello(トレロ)
＜Trelloの特徴＞
- 操作性に優れている
タスクをカードのようにドラッグ＆ドロップで扱うことができるので、タスクの入れ替えや移動を簡単に行うことができます。
- チームでも利用することができる
チャット機能はありませんが、タスクを表示するボードを共有することができます。したがって、プロジェクトごとにボードを作成し、共同で作業を進めていくことができます。
- 3つの料金形態
無料・ビジネス($9.99/1ユーザ／月)・エンタープライズ($17.5以下/1ユーザ／月)の3つの料金形態です。有料版に切り替えると、セキュリティが強固になり、アップロード制限も解除されます。
Google Keep(グーグルキープ)
＜Google Keepの特徴＞
- シンプルで使いやすい
機能が絞られているため、誰でもすぐに使いこなすことができます。また、デザインもシンプルなので操作性に加えて利便性にも優れています。
- タスクの共有が可能
チャット機能はありませんが、Googleアカウントを持つメンバー同士なら、メモやタスクの共有が可能です。
- 無料で使用できる
Googleが提供しているサービスなので、Gmailやスプレッドシート同様に無料で使用が可能です。
Todoist(トゥードゥーイスト)
＜Todoistの特徴＞
- 使いやい機能と操作性
複雑な機能がなく、タスク管理に特化した機能のみが備わっています。また、直感的に分かるデザインをしているので、誰でも簡単い使いこなすことが可能です。
- どのデバイスでも使用可能
iOS、Android、macOS、Windowsどのデバイスでもアプリケーションが存在します。全てにおいて同期が可能なので、外出先ではスマートフォン、職場ではPCといった使い方が可能です。
- 3つの料金体系
無料・プレミアム(¥448/月.1ユーザ)・ビジネス(¥678/月.1ユーザ)の3つの料金形態です。Todoistは主に個人向けですが、チームでも使用することができます。
Backlog(バックログ)
＜Backlogの特徴＞
- プロジェクト管理機能が豊富
プロジェクトの進捗状況可視化に特に優れており、「ガントチャート」「カンバンボード」などの機能が備わっています。
- コード管理が可能
BacklogをGitリポジトリとして利用することが可能です。
- 4つの料金形態
無料・スタンダードプラン(¥11,180/月)・プレミアムプラン(¥19,800/月)・プラチナプラン(¥50,000/月)の4つの料金形態です。使用人数に制限はどのプランでもありませんが、容量やセキュリティ面で大きく変わってきます。
まとめ
- チャット機能
- コスト
- 利便性・操作性
となります。
この3ポイントを押さえ、自分の都合にあったタスク(ToDo)管理ツールを使ってください！
