細かく細分化した仕事のことを「ToDo」と言いますが、業務全体の遅延を防ぐためにはToDoを適切に管理しなければなりません。そのため、職場のホワイトボードやエクセルを活用してToDo管理をする企業もあります。
一方で、「チームにToDo管理が苦手な社員がいて、上手く仕事が回らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。ToDo管理が上手くいかないケースでは「ToDo管理は面倒」という課題が生じているので、ToDo管理ツールで効率化しましょう。
そこで今回は、ToDo管理の苦手を克服するおすすめツール5選を中心にご紹介します。
- ToDo管理が苦手な社員でも簡単に使いこなせるツールが知りたい
- 部下が何の仕事をどこまで進めているのかを簡単に把握したい
- ツールを検討する時間がないので、厳選されたToDo管理ツールから選びたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、これまで進捗が分からなかったToDoが可視化できるツールが見つかります。
目次
ToDo管理とは
ToDo管理は、複数の小さな作業に分割された仕事(ToDo)が適切に処理され、遅延やトラブルがないかをチェックする手法の一つです。
ビジネスにおいてToDo管理をしていないケースでは次々と溜まるToDoを管理しきれず、業務遅延や品質低下などのミスを引き起こします。そのため、業界業種問わずあらゆる仕事にToDo管理が求められているのです。
逆に、適切なToDo管理をすれば「次にするべき仕事」が明確になるので、ToDoの優先順位を見誤ることなく効率的に業務を進められます。
ToDo管理のメリット
仕事のToDo管理をするだけで以下の3つのメリットが得られます。
仕事の優先順位が明確になる
ToDo管理をすれば仕事の優先順位が明確になります。
ToDo管理の最初のステップは、担当するすべてのToDoを洗い出して一覧にすることです。ToDoを一覧にすれば業務全体を俯瞰できるので、「何から取りかかれば期限に間に合うか」がすぐに分かるのです。
また、タスクの優先順位を簡単につけるためには、ToDoの「重要度」と「緊急度」を確認しましょう。とくに、重要度と緊急度が両方高いToDoは成果に直結する仕事なので、より多くの時間と労力をかけて処理する必要があります。
以上のように、ToDo管理のプロセスのなかでToDoの優先順位が無理なく判断できるので、仕事のムダを徹底的に減らして仕事を進められるようになるのです。
作業のやり忘れを防止できる
ToDo管理をすれば作業のやり忘れを防止できるメリットもあります。
ToDo管理をしていなくても定型的な仕事であれば記憶できますが、急遽依頼されたToDoなどの不定期な仕事は忘れてしまうリスクが高いです。ToDo管理を怠ったことによる仕事のやり忘れは、個人のミスにとどまらずチーム全体に影響を及ぼすので注意です。
「人は覚えたことの70%以上を翌日には忘れる」と言われているので、記憶に頼らずにToDo管理しましょう。
仕事の全体像を把握できる
ToDo管理をすれば仕事の全体像を把握できるようになります。
担当のToDoを一覧管理すれば、「どの程度の仕事が溜まっているのか」「いつまでに完了できそうか」などが瞬時に判断できます。一方で、ToDo管理をしなければ目の前の仕事しか見えないので、「期限間際になって仕事が終わらないことに気がつく」という事態になってしまいます。
さらに、ToDo管理をすればゴールから逆算して中間目標を立てたり、緊急で依頼された仕事も余裕を持って対応したりと、業務の全体像を大局的に把握できるのです。
ToDo管理が上手い人が実践しているコツ
「ToDo管理をした経験がない人」もしくは「ToDo管理が苦手な人」は、上手い人が実践している以下の3つのコツを真似しましょう。
- ToDoを可能な限り、細かく分解する
- ToDoは必ず一か所で管理する
- ToDo管理ツールで面倒な管理を簡略化する
抽象的すぎるToDoを割り振られた部下は、具体的に何をすれば良いのか判断できません。そのため、誰が見てもすぐに行動に移せるくらい分かりやすいToDoに分解しましょう。
ToDoをいたる場所で管理してしまうと、仕事の抜け漏れのリスクが高まります。そのため、仕事に関するすべてのToDoは一か所で管理しましょう。
ToDo管理は作成、管理、共有、修正、依頼、報告などいくつもの面倒な手順を踏まなければなりません。そのため、ToDo管理に必要な機能を搭載するツールを活用して、面倒な管理を簡略化しましょう。
とくに、3つ目の「ToDo管理ツールで面倒な管理を簡略化する」は重要です。ToDo管理の効果は一朝一夕で得られるものではなく継続して初めて実感するものなので、ストレスなく管理できる環境を整えましょう。
ToDo管理ツールが注目される理由
ToDo管理が上手い人はToDo管理ツールで面倒な管理を効率化していますが、ほかにもToDo管理ツールには注目すべき点が3つあります。
チームで進捗を共有できる
ToDo管理ツールを活用すれば、チームで進捗の共有ができるようになります。
上司は部下の進捗をToDo管理ツールを通して把握できるので、仕事の遅れなどの兆候をいち早く察知することが可能です。また、手書きのToDoを共有する方法もありますが最新情報の共有はできないので、意思決定の材料として利用するのは困難です。
そのため、チームをマネジメントする立場としては最新情報を簡単に共有できるToDo管理が最適と言えます。
コミュニケーションが図れる
一部のToDo管理ツールには、社内でコミュニケーションがとれるメッセージ機能が備わっているものがあります。
たとえば、ToDoを処理するときに「上司に確認したいこと」や「緊急で連絡をすべきこと」をすぐにメッセージできれば、ストレスなく仕事に取り組めるのです。また、別のチャットツールを併用する必要がないので情報が分散する心配がなく、運用コストも大幅に抑えられます。
以上のことからも、ToDo管理ツールには「ToDo管理機能」だけでなく、社員間でコミュニケーションがとれる「メッセージ機能」が必須と言えます。
必要な情報を可視化できる
また、一部のToDo管理ツールに必要な情報を可視化できる機能があります。
一般的に、ToDoを処理するときに必要な資料やデータは、社内サーバーやストレージツールに保存されているので探し出す手間がかかります。
一方で、ToDoに関するあらゆる情報をまとめて蓄積できるToDo管理ツールを活用すれば、「ToDo」と「情報」を紐づけられるので面倒な操作が一切なくなります。
以上のように、ToDoに必要な情報を可視化して、いつでも簡単にアクセスできるように管理するのもToDo管理ツールのメリットです。
ToDo管理ツールの3つの選定ポイント
ToDo管理ツールは数多くあるので選定には多くの時間と労力を費やします。そこで以下では、自社に合うToDo管理ツールを絞りこむための選定ポイントをご紹介します。
(1)必要な機能に過不足がないか
はじめに、必要な情報に過不足がないかを確認しましょう。
チームでToDoを共有したいのに共有機能がなかったり、コミュニケーションを取りたいのに「メッセージ機能」がなかったりするのは本末転倒です。そのため、ToDo管理ツールの導入目的から必要な機能を洗い出しましょう。
逆に、多機能なToDo管理ツールを導入してしまうとデジタルが苦手な社員は使いこなせません。そして、次第に誰でも利用しなくなり高い運用コストだけ支払い続けることになるのです。
(2)低コストで運用できるか
次に、ToDo管理ツールを低コストで運用できるかを確認しましょう。
ToDo管理ツールのなかには無料から利用できるものもありますが一部の機能に制限があるので、最大限のパフォーマンスを発揮するためには有料プランが最適です。
ToDo管理ツールごとの料金の幅は広く、利用できる機能の量などに比例します。そのため、デジタルに詳しい社員ばかりで豊富な機能を求める場合には高コストの多機能ツールが適しています。
一方で、低コストで運用できるToDo管理ツールを求める場合には、ToDo管理に必要な機能を過不足なく搭載するシンプルなツールを採用しましょう。
(3)シンプルで使い勝手が良いか
最後に、ToDo管理ツールがシンプルで使い勝手が良いかを確認しましょう。
ToDo管理は作成、管理、共有、修正、依頼、報告などの面倒なことが多いので、ツール自体は簡単に使いこなせるものでなければなりません。そのため、社内のデジタルが苦手な人を基準にして、誰でも直感的に操作できるToDo管理ツールを導入しましょう。
また、ToDo管理ツールがシンプルな仕様であれば、新入社員や中途社員に一から操作方法を教育するコストを削減できるのです。
ToDo管理の苦手を克服するおすすめツール5選
以下では、ToDo管理の苦手を克服するおすすめツール5選をご紹介します。
チームにToDo管理ツールを導入する際に重要な3つの選定ポイントは以下の通りです。
- 必要な機能に過不足がないか
- 低コストで運用できるか
- シンプルで使い勝手が良いか
とくに、「シンプルで使い勝手が良いか」はデジタルに詳しくない社員が多い企業が運用する場合には、もっとも重要な指標になります。複雑な多機能ツールを導入すると誰も使いこなせないので、高い運用コストだけがかさんでしまうのです。
そのため、社員がストレスなく直感的に操作できる「Stock」のようなToDo管理に必要な機能を過不足なく搭載している使い勝手の良いToDo管理ツールを導入しましょう。
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のToDo管理ツールであり、誰でも簡単にToDoの作成・管理・共有ができます。
【Stock】誰でも簡単にToDo管理できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Asana】豊富な機能を搭載しているツール
Asanaの特徴
- 多種多様な機能を搭載している
- オートメーション機能でToDo管理を自動化する
Asanaで管理されるToDoはリストだけでなく、ボードやガントチャートなどのさまざまな形式で表示できます。
AsanaでToDo管理のルールを設定すれば、定期的なToDoを自動的に作成できます。
Asanaの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 運用コストがかかる
Asanaでは豊富な機能が利用できますがデジタルに詳しくない人が使いこなすのは難しく、結果的に社内にも浸透しないという事態が考えられます。
Asanaの機能を最大限に活用するためには有料プランが最適ですが、ユーザー1人あたり1,475円/月〜の運用コストがかかります。
Asanaの料金体系
- Basicプラン：¥0
- Premiumプラン：¥1,475/ユーザー/月（月間払い）
- Businessプラン：¥3,300/ユーザー/月（月間払い）
- Enterpriseプラン：導入前に問い合わせが必要です。
【Todoist】グラフで進捗を把握するツール
Todoistの特徴
- グラフで進捗管理できる
- 外部との連携に優れている
TodoistにはToDoの進捗を可視化できるグラフが利用可能です。
カレンダーや音声アシスト、コミュニケーションなど外部ツールとの連携ができます。
Todoistの注意点
- 締切を忘れてしまう可能性がある
- ToDoに関連する情報の管理は難しい
Todoistの無料プランにはリマインダーがないので、重要なToDoを管理する場合には注意が必要です。
Todoistに記載できる情報量の制限があるので、「ToDo」と「情報」を紐づけて管理する活用法は使えません。
Todoistの料金体系
- 無料：0円
- プロ：588円/月(月間払い)
- ビジネス：888円/ユーザー/月(月間払い)
- 非営利団体向けのディスカウントプランは、ビジネスプランの50%OFFです。
【Microsoft To Do】今日やることに集中できるツール
Microsoft To Doの特徴
- ”今日の予定”にToDoが分類される
- チームでリストを共有できる
期限が設定されたToDoは、締切日になると”今日の予定”に自動的に分類されます。
ToDoが分類されたリストにメンバーを招待することで、ToDoの共有ができます。
Microsoft To Doの注意点
- 直感的に把握しづらい
タスクの期限が近づいても赤文字で表示されるような分かりやすい仕様ではないので、タスクの抜け漏れが起こる可能性があります。
Microsoft To Doの料金体系
- Microsoftアカウントを所有していれば、すべての機能を無料で利用できます。
【Google ToDo リスト】連携してタスク管理するツール
Google ToDo リストの特徴
- さまざまなデバイスから利用可能
- Googleサービスとの連携
GoogleアカウントがあればWindowsやMac、iPhone、Android、iPadなどのさまざまなデバイスから利用可能です。
Gmailの受信メールをタスク化したり、GoogleカレンダーにToDoを表示したりできるなど、ほかのGoogleサービスとの連携が可能です。
Google ToDo リストの注意点
- ToDoの共有には向かない
- すべてのToDoを一覧表示できない
Google ToDo リストはチームで共有したり部下に割り振ったりできないので、円滑なタスク共有が必要な仕事には向きません。
Google ToDo リストにはToDoを分類する”リスト”がありますが、リストを横断してToDoを一覧表示させる手段がありません。
Google ToDo リストの料金体系
- Googleアカウントを所持していれば、すべての機能を無料で利用できます。
ToDo管理の苦手を克服するおすすめツールまとめ
これまでToDo管理のメリットや苦手を克服するコツ、おすすめのツール5選を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- ToDo管理をするチームでは業務全体を把握しながら仕事ができる
- ToDo管理が上手い人は面倒なことをツールで効率化している
- ToDo管理ツールは簡単に使えるシンプルなものを選ぶ
つまり、ToDo管理が苦手な社員が多いチームでは、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したToDo管理ツールのStockは非IT企業に勤める65歳以上の社員でも説明なしで操作できるほどシンプルです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してToDo管理が苦手な社員のストレスを取り除きましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
