法人向けの社用スマホとして広く導入されている端末にiPhoneやiPadがあります。Appleの端末は使い勝手が良く、直感的な操作ができるのが大きな特徴です。
 
社用スマホが利用されるのは社内外の電話連絡やスケジュール管理、そしてメモなどの情報管理をするシーンです。とくに、iPhoneは常に携帯する端末なのですぐにメモできるアイテムとして活躍します。
 
しかし、iPhone・iPadに初めからインストールされている標準のメモAppを使うビジネスマンの多くは、個人のメモ帳として利用しているので「チームで情報共有ができていない」という課題があります。
 
そこで今回は、iPhone/iPadに標準で搭載されている「メモ」Appでメモを共有・編集する方法をご紹介します。
 
  • メモなどの情報をチームで共有できる環境をつくりたい
  • 社員にはiPhone、iPadを使いこなして仕事を効率化してほしい
  • 社用スマホを使いこなせない社員でも簡単に情報管理できるアプリを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にするとiPhone・iPadで作成したメモを共有する方法が学べ、さらに仕事をより効率的にするメモアプリの条件なども理解できます。


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iPhone/iPadのメモAppでメモを共有する方法

今回は2021年12月段階で最新ソフトウェア(15.1.1)にアップデートしたiPhoneを使用します。そのため、古いソフトウェアのiPhoneでは操作が異なる場合があります。
 
社用スマホは常に最新の状態にアップデートしておきましょう。より強化されたセキュリティ下でサービスを利用できます。
 
それでは、以下でiPhone/iPadでメモを共有する方法を、社用スマホとして利用されるiPhoneを使ってご説明します。
 
はじめに、iPhoneもしくはiPadにインストールされているメモAppから、共有したいメモを選択しましょう。次に、画面右上の[⋯]をタップして操作オプションを開きます。
 

iPhoneのメモで操作オプションを開く画像

iPhoneのメモでコピーを送信するを選択する画像

表示された操作オプションなかから[コピーを送信]を選択しましょう。
 

iPhoneのメモで共有するアプリを選択する画像

次に、「LINE」や「メッセージ」など、メモのコピーを送信できるアプリが一覧で表示されます。共有したい相手にメモを送信できるアプリをタップしましょう。
 
今回は一例としてGoogle社が提供するGmailを選択します。
 

iPhoneのメモでGmailからメモを共有する画像

Gmeilなどのメールアプリを選択すれば上図のような画面が表示されます。相手のメールアドレスを入力すればすぐに送信できるのが便利です。
 
以上の操作で、iPhone/iPadの標準メモAppのメモをほかの人に共有できます。
 
最新のメモAppではメモのコピーしか送信できないので、「頻繁に追記や修正をする」「チームで共同編集する」などのニーズには合いません。そのため、ビジネス目的であればほかのメモアプリを検討する必要があります。


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メモAppの便利な機能4選

iPhone・iPadの標準メモAppには、メモの共有機能のほかにも便利な機能が搭載されています。そこで以下では、多くの機能の中でもビジネス向きの便利な4つの機能をご紹介します。

Siriによる音声入力

iPhoneのメモで音声入力する画像

キーボードを表示した状態で右下のマイクボタンをタップして話しかけてみましょう。音声認識機能が話したことを自動的にテキストに変換してくれます。
 
取引先への移動中や忙しくて手が空かないときに簡単にメモできるので便利です。ただし、100%の精度でメモできるわけではないので静かな環境で利用しましょう。

手書きによるメモ入力

iPhoneのメモで手書きメモを作成する画像

文字入力に加えて手書き入力にも対応しています。画面右下にあるペンボタンをタップすれば、鉛筆や蛍光マーカー、消しゴムなどが利用できます。
 
オンラインのメモアプリでありながら本物のメモ帳のように使えます。しかし、iPhoneの画面は手書き入力するには小さいのが難点です。

ToDoリストの作成

iPhoneのメモでToDoリストを作成する画像

メモAppで簡単にToDoリストが作成できます。画面左下にチェックリストボタンがあるのでタプすれば、画面にチェックボックスが表示されます。
 
チェックボックスをタップすれば黄色のチェックが付くので、タスクの一覧管理に向いています。ただし、通知機能はないので重要な仕事を管理する際には十分注意しましょう。

紙資料のスキャン

iPhoneのメモで紙資料をスキャンした画像

文字を入力するだけでなく紙の資料をスキャンして保存できます。画面右下のカメラボタンをタップすれば、撮影モードに切り替わるので資料を撮影しましょう。
 
資料がかさばってしまい管理に困っているビジネスマンには最適なアプリです。しかし、保存した資料データを分類したりフォルダ管理したりできないのが難点です。


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ビジネスでメモAppを利用する際の3つの注意点

ここまで標準のメモAppで利用できる機能をご紹介しましたが、実際に仕事で運用する際にはいくつか注意すべきことがあります。以下では、ビジネスでメモAppを利用する際の3つの注意点をご紹介します。

メモの共有ができない場合がある

iPhoneやiPadのソフトウェアが古いとメモが共有できないことがあります。ソフトウェアのアップデートは無料なので、常に最新の状態で利用するようにしましょう。
 
iPhoneやiPadのソフトウェアの状態は以下の手順で確認できます。
 
  1. 設定Appを開く
  2. 一般をタップする
  3. ソフトウェア・アップデートをタップする
「iOSは最新です」と表示されれば問題ありません。最新のバージョンにすれば新機能が使えたり、セキュリティが強化されたりするので積極的にアップデートをしましょう。

メモが消えてしまう場合がある

iPhone・iPadの標準メモAppはごく稀にデータが消えてしまうことがあります。メモが消えてしまう条件としては以下のものが挙げられています。
 
  • iPhone、iPadで脱獄(不正行為のひとつ)またはアップグレードした場合
  • iPhone、iPadに故障がある、または破損している場合
  • メモを同期するときに誤ったメールアドレスを利用した場合
  • 気づかずにノートを削除してしまった場合
消えてしまったメモはインターネット上の保存先から復元できます。しかし、インターネット上にもデータがない場合は一切の復元ができないので注意が必要です。
 
そのため、重要なデータをメモアプリに残す場合は定期的に別の場所にデータを保存しましょう。

メモが勝手に同期されてしまう場合がある

作成した覚えのないメモが、ごく稀に同期されている場合があります。同期とはインターネット上にあるメモの情報が手元の端末に反映されることを指します。
 
勝手に同期されてしまう現象は同一のアカウントを複数人で使用している場合に発生します。メモの情報は端末ではなくアカウント単位で紐付けされているので、同じアカウントで作業している人の編集内容が反映されてしまうのです。
 
そのため、1つのアカウントをチームで利用するのは避け、大切な情報が意図せずに削除されないようにしましょう


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安心安全のセキュリティでメモを共有できるおすすめアプリ

以下では、安心安全のセキュリティでメモを共有できるおすすめアプリをご紹介します。
 
iPhone・iPadの標準メモAppを仕事で利用するのは不便です。たとえば、メモを共有するためにはコピーを送信しなければならないので共同編集ができません。
 
一方で、同一のアカウントを複数人で使えば共同編集に近い形でメモを共有できます。しかし、重要な情報が誤って削除されてしまったり、セキュリティに不安要素があったりと多くの問題があるので推奨できません。
 
つまり、チームでメモ情報を共有したい企業は、標準のメモApp以外のセキュリティが強固なクラウドのメモアプリを導入する必要があるのです。
 
たとえば、今回ご紹介する情報共有ツール「Stock」メモを作成するだけですぐにチームへ共有でき、かつすべてのメモは暗号化され第三者から大切な情報を保護します

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるアプリ

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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iPhone/iPadの「メモ」で情報を共有・編集する方法まとめ

これまで、iPhone/iPadの「メモ」で情報を共有・編集する方法や注意すべき点をいくつかご紹介してきました。
 
iPhone・iPadのメモAppでメモを共有するためには、メモのコピーを別アプリから送信しましょう。最新のバージョンでは共同編集できる共有機能が廃止されたので、別途チャットツールを用意しなければなりません。
 
また、標準のメモAppをビジネス利用するのには不便な点が多いです。たとえば、円滑なメモの共有ができないことはもちろんですが、必要なメモをすぐに探し出すための検索機能が不十分な点や、Android端末やWindowsPCからはメモにアクセスできない点などが挙げられます。
 
社用のiPhone・iPadを使いチームにおけるメモの管理・共有を効率化したい企業は、今回ご紹介したStockのようなツールを導入しましょう。
 
Stockは簡単かつすぐにメモを共有でき、ITに詳しくなくても直感的に使いこなせるほどシンプルなアプリです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してチームでメモを共有し情報を有効活用できる環境を整えましょう。
 
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