GmailやOutlookのメールは、添付ファイルを付けてメッセージを送れる便利なツールです。しかし、いざ添付ファイル付きのメールを送ろうとすると、エラーにより送信失敗になることがあります。
なかには、「今すぐ添付ファイルを共有する必要があるのに送付できない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、添付ファイルがメールで送れない代表的な原因と3つの対処法をご紹介します。
- 添付ファイルが送信できない原因が分からない
- 添付ファイルが送れないときの対処法を知りたい
- スムーズにファイルを共有して業務を効率化したい
という方は今回の記事を参考にすると、添付ファイルを確実に送る方法が分かり、ストレスのない情報共有ができます。
目次
メールで添付ファイルが送れない3つの原因とは
ここでは、メールで添付ファイルが送れないときの代表的な原因を3つ紹介します。添付ファイルの送信に失敗する方は、以下を踏まえて原因を特定しましょう。
相手に制限がかかっている
送付先に受信制限がかかっていると、添付ファイルを送れなくなってしまいます。
受信ボックスが容量上限を超えると、メールが受信されなくなる仕様になっているのが原因です。また、昨今セキュリティの観点から「添付ファイル付きのメール」を禁止している企業も増えており、文部科学省でも2022年4月1日から運用を変更しています。
つまり、メール送信に失敗したときには、「相手側のシステム等に問題がないか」の確認が必要です。添付ファイル付きのメールを受け付けていない企業には、メール以外の手段でファイルを送りましょう。
通信速度が遅い
送付時の通信速度が遅いことも、メールで添付ファイルが送れない原因のひとつです。
メール送付時の通信状況が悪いと送信に時間がかかり、ファイルの送付ができません。通信にはスマホのデータ通信やWi-Fiの速度が影響するため、送信に失敗するときには状況を確認しましょう。
通信速度が遅い場合は、たとえば「WiFiルーターを再起動する」「パソコンやスマートフォンのOSを最新にアップデートする」ことで改善するケースもあります。
ファイルの容量が大きい
添付ファイルを送れない最大の原因として、「ファイル容量の超過」があります。
各メールサービスでは、添付可能なファイル容量の上限が決まっています。そのため、ファイルの容量が上限よりも大きい場合、大容量の添付ファイルを送るにはメール送信を複数回に分けたり、「ファイル転送サービス」を使ったりする必要があります。
しかし、メールを何回も送るのは手間がかかるうえ、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。
以上のように、さまざまな対策をしても、容量の大きいデータをメールでやりとりする煩雑さは解消されません。そこで、ファイル共有をスムーズにするために、「メールを介さずともファイルを共有できる仕組み」を整えることも解決策として有効です。
メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法
以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法を紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。
ファイルを変換する
添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の変換」です。
たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。
また、ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。
このように、ファイルの形式を変えると、添付ファイルを送信できることがあります。
複数回に分けて送る
添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。
1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。したがって、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。
以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになる際は、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴います。
外部ツールを活用する
添付ファイルを送る3つ目の方法は、「外部ツールの活用」です。
どうしてもメールで添付ファイルを送りたい場合は、「ファイル転送サービス」を使って大容量のファイルを共有しましょう。一方で、無料で使えるファイル転送サービスの多くはセキュリティが担保されない点に注意が必要です。
また、「ファイル共有ツール」の利用もひとつの手段ですが、ファイルの『管理』と『共有』を分けていると、情報共有の煩雑さは解消しません。そのため、「ナレカン」のように日頃から「ファイル管理と共有を同時にできるツール」を利用するのがおすすめです。
【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは
以下では、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因を紹介します。自身が使っているメールサービスは必ず確認しておきましょう。
Outlookの場合
Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- セキュリティ上送信できないファイル
- Web ブラウザのキャッシュの影響
Outlookのメールサイズには容量制限が設けられており、すべてのテキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができません。（参考：Outlookのメールの容量制限）
OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付することができません。（参考：Outlookで送信できないファイル）
Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、シークレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響）
上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。
Gmailの場合
Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- セキュリティ上送信できないファイル
Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信することができません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限）
Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付することができません。（参考：Gmailで送信できないファイル）
上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。
Yahoo！メールの場合
Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- ファイル数が上限を超えている
- ファイル名が長い
Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができません。
Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。
Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。
上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。
【必見】添付ファイル共有で生じるストレスを解消できるツール
以下では、添付ファイル共有で生じるストレスを解消できるツールをご紹介します。
添付ファイルを確実に共有するには、容量が上限を超えないことが重要です。そのため、ファイル転送サービスが選択肢に上がりますが、セキュリティの観点からファイル転送サービスを禁止する企業も多く、ビジネス利用に適しているとは言えません。
そこで、安全性に優れた情報共有ツールを活用すれば、メールを使わずに簡単にファイル共有できます。ただし、多機能なツールはITに詳しくない社員が活用できず、社内でのファイル共有がスムーズに進まなくなってしまいます。
そのため、社内メンバーの誰もがシンプルな操作で情報共有できるツールを選びましょう。したがって、メールを使える方ならば、すぐに使えるほど簡単なツールの「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、テキストと共にファイル添付できるうえ、内容をフォルダ分けしてまとめられるため、ファイルを探す手間がかかりません。また、情報は大企業レベルの高いセキュリティで守られており、安全性も確保されています。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「ナレカン」
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メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ
これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介してきました。
添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けたファイルの送信」や「ファイル転送サービスの使用」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。
また、仮にメールを送れたとしても、受信側が添付ファイルを適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。したがって、円滑に仕事を進めるには「メールを使わずに、リアルタイムで簡単に情報共有できるツール」が必要です。
そこで、非IT企業の65歳以上の社員でも使えるほど簡単な、シンプルなツールの「ナレカン」を使いましょう。ファイルをはじめ、テキストで社内情報や質問も残せるので、メールよりも情報共有がスムーズに進みます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。
