IT化が進む現代において安全に業務を行うには、全ての社員が情報を適切に扱わなければなりません。情報を活用・発信する際に注意を怠ると、情報漏洩などのトラブルが発生してしまうため、社内全体の情報リテラシーを向上させる必要があります。
しかし、具体的な情報リテラシー向上のイメージが持てず、社内の情報管理に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報リテラシーの不足で発生しがちな問題や高める3つの方法を中心に解説します。
- 情報リテラシーを高めて情報漏洩のリスクを防止したい
- 情報に関するトラブルを回避して企業の信頼性を高めたい
- IT化のトレンドに倣って組織的に情報管理体制を構築したい
という方は本記事を参考にすると、情報リテラシーが不足していることのリスクや高める方法が分かり、企業情報を安全に管理できるようになります。
目次
情報リテラシーとは
情報リテラシーとは、情報を正しく読み取ったり発信したりして、適切に活用する能力を指します。
情報通信技術の発展に伴い、誰でも容易に情報を発信できる一方で、真偽の不確かな情報やフェイクニュースも流布されるようになりました。そのため、情報リテラシーを高めて、膨大な情報の中から自身に必要な情報を取捨選択しなければなりません。
また、情報リテラシーの類語としてメディアリテラシーが挙げられます。全ての情報を対象とする情報リテラシーに対して、メディアリテラシーはとくにメディアの発信する情報を活用する点において異なります。
情報リテラシーが低いと起こり得る問題とは
以下では、情報リテラシーが低いと起こり得る問題について解説します。これらの問題は、企業に対する信頼を低下させるうえに、金銭的な損害が発生する恐れもあるのです。
情報漏洩が発生する
情報リテラシーが低いと、情報漏洩が発生するリスクが高まります。たとえば、情報漏洩の原因として以下の内容が挙げられます。
- 迷惑メールの開封による不正なソフトウェアへの感染
- 操作ミスによるメールの誤送信
- 悪質なWebサイトの閲覧によるウイルス感染
情報漏洩は、事前にリスクを把握して対策を講じていれば回避できる場合も多いです。しかし、情報リテラシーが不足しているとセキュリティ意識が浸透しないため、サイバー攻撃や誤操作によって情報漏洩が発生してしまうのです。
情報の真偽を判断できない
情報リテラシーが不足していると、インターネット上の情報の真偽を判断できません。
インターネットが普及した現代では、検索によって膨大な情報を収集できます。一方で、不確かな情報も簡単に流布されているので、情報を正しく取捨選択しなければ、フェイクニュースに騙されたり詐欺被害に遭ったりしてしまうのです。
そのため、全ての情報を鵜吞みにせず、一次情報を確かめたり複数の情報を比較したりして、正しい情報を見極める必要があります。
不適切な情報を発信してしまう
情報リテラシーが欠けていると、不適切な情報を発信する恐れがあります。
近年、SNSを活用した企業広報が活発化しています。しかし、経営者や社員、企業の公式アカウントが不適切な発言をしたり著作権やプライバシー権を侵害したりすれば、企業の信頼が大きく損なわれてしまうのです。
そのため、ガイドラインや運営上のルールを整備して、情報リテラシーを向上させなければなりません。SNSは企業ブランディングにも使われるので便利なツールですが、扱い方には個人レベルから全社で注意するように呼び掛けましょう。
情報リテラシーを高める3つの方法とは
ここでは、情報リテラシーを高める3つの方法について解説します。今日の企業におけるIT化のトレンドに対応するために、非IT企業であっても以下の手法を実践して、情報リテラシーの向上に取り組むべきと言えます。
情報教育を徹底する
情報リテラシーを高めるには、情報教育を徹底する必要があります。
たとえば、基本的なIT知識を身につけたり、発生が予想される詐欺被害やトラブルの事例を共有したりすれば、当事者意識を持ってセキュリティ対策に取り組めます。また、サイバー攻撃の手口は巧妙化が進んでいるため、定期的に研修を行って新しい知識を取り入れなければなりません。
さらに、「情報検定(J検)」「ITパスポート」「情報セキュリティマネジメント試験」などのIT資格の取得を推奨して、個人レベルで情報リテラシーを高める点も手法の一つです。企業として情報リテラシーの向上をサポートすることで、社員のモチベーション維持にも繋がります。
社内ルールを整備する
社内ルールを整備すれば、組織的に情報リテラシーを向上できます。検討すべき点としては、以下の内容が挙げられます。
- 社内情報へのアクセス・編集の権限を制限する
- データを移行できる端末を限定する
- ビジネスデータへのアクセス時に二段階認証やアラートを設定する
- VPNを利用するなどテレワークの運用ルールを作成する
- OS・セキュリティソフト・デバイスをアップデートする
- 情報セキュリティに関する担当者を設置する
上記のように、社内ルールを制度化してシステム環境を整備すれば、社員も明確にセキュリティ対策を行えます。
また、社内ルールをマニュアル化しておけば、社内浸透を促進できます。とくに、マニュアルを定着しやすくするには、リアルタイムで情報共有できる「Stock」のようなITツールを使うのがトレンドです。
「誰でも使える」情報共有ツールを導入する
社員個々の情報リテラシーを向上しつつ「誰でも使える」情報共有ツールを導入すれば、セキュリティ対策を強化して安全に情報を管理できます。
また、情報共有ツールの多くはあらかじめセキュリティ対策が施されているうえ、社内情報の一元管理もできます。そのため、自社で一から開発したツールで発生する「セキュリティ対策のコスト」を削減しつつ、情報トラブルのリスクを最小限に抑えられるのです。
ただし、ツールの操作方法が複雑では情報への迅速なアクセスができないほか、操作ミスをはじめとした人的ミスの可能性が上がってしまいます。したがって、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを導入する点がポイントです。
【非IT企業必見】情報リテラシーがなくとも使える情報共有ツール
以下では非IT企業でも使える、情報リテラシーがなくとも使えるおすすめのツールをご紹介します。
ビジネスでは、業界・業種を問わずあらゆる業務で「情報」を扱うため、管理方法の効率化が欠かせません。しかし、情報リテラシーの高い人材を確保できなければ運用までに必要以上の時間や工数がかかり、費用対効果が悪いIT化になってしまうのです。
費用対効果高く情報管理を効率化させるには、場所や時間に縛られずに情報を確認できるITツールの導入が不可欠です。そこで、情報リテラシーが不足している場合は必ず、ITツールに合わせて社内のリテラシーを教育するのではなく、今ある社内の情報リテラシーにツールを合わせなければなりません。
結論、情報リテラシーがなくとも情報共有・管理を効率化させるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、ストレスなく使える情報共有ツールの「Stock」が必須です。
国際セキュリティ資格を持つStockの「ノート」に社内情報を残しながら共有も可能、かつ直感的な「フォルダ」で情報を一元管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜せず、情報共有におけるストレスが発生しません。
最も簡単に情報共有・管理を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報リテラシーの不足による問題や高める方法まとめ
ここまで、情報リテラシーの不足による問題や高める3つの方法を中心に解説しました。
情報リテラシーが低いと、情報漏洩や不適切な情報発信によって企業の信頼が損なわれる恐れがあります。そのため、情報教育を徹底したり社内ルールを整備したりして、組織的に情報リテラシーを向上させる必要があるのです。
一方で、情報管理を効率化させるにはITツールの導入が欠かせません。そこで、情報リテラシーが不足していても必要以上のコストをかけずに安全な情報管理を行うには「人的ミスが発生しないほど分かりやすい情報共有ツール」を使うべきなのです。
したがって、Stockのように誰でも導入即日で情報を管理・共有できるツールが最適です。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報管理を効率化して、蓄積した情報を業務に活用しましょう。
