IT化が進む現代において、安全に業務を進めるためにすべての社員が情報を適切に扱わなければなりません。情報の活用・発信時に注意を怠ると、情報漏えいなどのトラブルが発生してしまうため、社内全体の情報リテラシーを高める必要があります。
しかし、なかには「社内で情報リテラシーが改善されない原因が分からない」「改善策を知りたい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の情報リテラシーが改善されない理由や改善法を中心に解説します。
- 情報リテラシーの詳しい意味が分からないビジネスパーソン
- 誤情報の拡散や情報漏えいリスクに不安を感じている担当者
- 社内の情報リテラシーが低いことに悩む経営層・管理者
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、社内の情報リテラシーが改善されない構造的原因を把握・解消でき、企業情報を安全に扱えるようになります。
目次
【簡単解説】情報リテラシーとは
情報リテラシーとは、情報を正しく読み取ったり発信したりして、適切に活用する能力を指します。
現代では、情報通信技術の発展に伴い、誰でも容易に情報を発信できる一方で、真偽の不確かな情報やフェイクニュースも流布されるようになりました。
そのため、膨大な情報の中から信頼できる情報を見極め、正しく理解・分析・評価できるスキルとして情報リテラシーが求められるようになったのです。
情報リテラシーとメディアリテラシー・情報モラルの違いは？
情報リテラシーは「情報を扱う総合力」、メディアリテラシーは「情報の読み解き力」、情報モラルは「情報の使い方のルール」と役割が異なります。
具体的には、情報リテラシーは収集・整理・発信まで含む広い概念で、メディアリテラシーは主に情報の真偽や意図を見抜く力、情報モラルは法律やマナーなど行動面にフォーカスしていると言えます。
たとえばSNSの情報を扱う場合、情報リテラシーは「必要な情報を集めて活用する力」、メディアリテラシーは「その情報が正しいか疑う力」、情報モラルは「誤情報を拡散しない・適切に発信する姿勢」にあたります。
つまり、情報リテラシーを土台として、メディアリテラシーと情報モラルが補完する関係にあり、3つをバランスよく身につけることが重要です。
情報リテラシーが低いとどうなる？潜む3つの危険
以下では、情報リテラシーが低いことで起きる3つの危険をご紹介します。社内の情報リテラシーが低いことによるリスクを具体的に把握できていない方は必見です。
情報漏えいが発生する
情報リテラシーが低いと、情報漏えいが発生するリスクが高まります。たとえば、おもな原因として以下が挙げられます。
- 迷惑メールの開封による不正なソフトウェアへの感染
- 操作ミスによるメールの誤送信
- 悪質なWebサイトの閲覧によるウイルス感染
こうした情報漏えいは、事前にリスクを把握し、適切な対策を講じていれば防げるケースも少なくありません。しかし、情報リテラシーが低いとセキュリティ意識が浸透せず、対策が不十分なまま、サイバー攻撃や誤操作による漏えいが発生してしまいます。
情報の真偽を判断できない
情報リテラシーが低いと、インターネット上の情報の真偽を判断できません。
現代では、検索によって膨大な情報を容易に収集できますが、そのなかには不確かな情報も多く含まれています。そのため、適切に取捨選択しなければ、フェイクニュースに惑わされたり、詐欺被害に遭ったりするリスクがあります。
こうした被害を防ぐには、すべての情報を鵜吞みにせず、一次情報を確かめたり複数の情報を比較したりして、正しい情報を見極めることが重要です。
不適切な情報を発信してしまう
情報リテラシーが欠けていると、不適切な情報を発信する恐れがあります。
近年、SNSを活用した企業広報が活発化しています。しかし、経営者や社員、企業の公式アカウントが不適切な発言をしたり著作権やプライバシー権を侵害したりすれば、企業の信頼が大きく損なわれてしまうのです。
そのため、ガイドラインや運営上のルールを整備して、情報リテラシーを高めなければなりません。SNSは企業ブランディングに有効な一方で、個人レベルから全社的に適切な運用を徹底する必要があります。
なぜ社内の情報リテラシーが改善しないのか
社内の情報リテラシーが改善しない原因は、個人の意識や教育不足ではなく、「情報の管理構造」にあります。
情報がメール・チャット・ファイルに分散している環境では、どれだけルールや教育を徹底しても、正しい情報にたどり着けず、結果的にミスや属人化が発生してしまうのです。
- 個人任せにしている
情報リテラシーを身につける術が個人レベルにとどまっていると、社内で意識の差が生まれ、水準が揃いません。その結果、一部のメンバーが原因となり、情報漏えいのリスクが高まります。 - 教育しても現場で再現できない
研修やマニュアルで知識を伝えても、日常業務の中で実践できる仕組みがなければ定着しません。現場で「どう使うか」が具体化されていないと、結局は元のやり方に戻ってしまいます。 - ルールが形骸化している
情報管理のルールを定めても、守られなければ意味がありません。運用のチェック体制や仕組みがない場合、徐々にルールが形骸化し、現場では守られなくなります。 - 情報が埋もれている
メールやチャット、ファイルサーバーに情報が散在し、目的の情報が埋もれていると、メンバーはどれが正しい情報か判断できません。その結果、人によって参照する情報が異なり、誤った情報や古い情報を利用するリスクが高まります。
以上のように、社内の情報リテラシーが改善しない原因は、個人の意識ではなく「情報の管理構造」にあります。情報が分散している環境では、どれだけ教育やルールを整備しても、正しい情報にたどり着けず、結果的にミスや属人化が発生してしまうのです。
社内の情報リテラシーを高める3つの方法
以下では、社内の情報リテラシーを高めるためにできる3つの方法を解説します。個人の努力や力量に頼らず、仕組みを作って解決しましょう。
社内ルールを整備する
社内ルールを整備すれば、組織的に情報リテラシーを高められます。検討すべき点として、以下の内容が挙げられます。
- 社内情報へのアクセス・編集の権限を制限する
- データを移行できる端末を限定する
- ビジネスデータへのアクセス時に二段階認証やアラートを設定する
- VPNを利用するなどテレワークの運用ルールを作成する
- OS・セキュリティソフト・デバイスをアップデートする
- 情報セキュリティに関する担当者を設置する
上記のように、社内ルールを制度化してシステム環境を整備すれば、社員もスムーズにセキュリティ対策を進められます。ただし、ルールは定期的に見直し・運用状況をチェックしなければ形骸化してしまうため、継続的な改善が欠かせません。
情報教育を徹底する
情報リテラシーを高めるには、情報教育を徹底する必要があります。
たとえば、基本的なIT知識を学ぶ研修の実施や、想定される詐欺被害・トラブル事例の共有によって、当事者意識を持ってセキュリティ対策に取り組めるようになります。また、サイバー攻撃は年々巧妙化しているため、最新の知識や対策を継続的にアップデートすることも重要です。
さらに、知識のインプットにとどめず、「日常業務でどう活用するか」まで具体化することで、現場でも再現できるスキルとして定着します。
情報を1か所に蓄積する仕組みを作る
情報リテラシーを高めるには、社内の情報を1か所に蓄積する仕組み作りが重要です。
社内に情報が分散していると、必要な情報を探す手間が増えたり、最新情報がどれか分からなくなったりして、誤った情報を参照するリスクも高まります。そのため、ITツールを活用して、情報を一元管理できる環境を構築しましょう。
たとえば、「Stock」のようなノート形式のツールを活用すれば、社内の情報を一元管理できるだけでなく、リアルタイムで更新・共有されるため、常に最新情報をもとに業務を進められ、情報リテラシーを高めることにつながります。
【必見】誰でも正しく情報を扱えるようにするツール
以下では、誰でも正しく情報を扱えるようにするツールをご紹介します。
社内の情報がメールやファイルサーバーなどに分散していると、どこに正しい情報があるか分からず、メンバーによって参照する情報が異なります。その結果、古い情報や誤った情報が業務で利用されてしまうのです。
しかし、ExcelやWordなどのファイル形式の情報管理では、都度ファイルを開かないと中身が分からず、どれが最新情報か判断するのに無駄な時間がかかってしまいます。
個人の注意や運用ルールに依存するのではなく、「正しい情報が1か所に集まり、誰でも同じ情報にアクセスできる環境」を整えなければ、根本的な解決にはなりません。
そこで、情報共有ツール「Stock」なら、ノートに記載した内容がリアルタイムでメンバーに共有されるため、メンバーのITスキルを問わず誰でも正しい情報を扱えます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」によって、ノートの内容に関連する連絡もスムーズにできるため、社内の情報共有・管理が1か所で完結します。
最も簡単に社内情報を管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報のバージョン管理をする方法
Stockのノートは、編集履歴から簡単に内容を復元できるので、社内のメンバーが誤って情報を削除した場合でも安心です。
また、履歴を復元するだけでなく、「いつ・誰が・どんな内容を編集したのか」まで確認可能なので、変更内容の追跡やトラブル発生時の原因特定にも役立ちます。
今日からできる！情報リテラシーを身につける3つのコツ
仕組みづくりに加え、情報リテラシーは「疑う・整理する・共有する」の3つを意識するだけで、日常の中で実践的に高めることができます。
情報の質は「受け取り方」と「扱い方」で大きく変わるため、特別なスキルよりも日々の行動習慣を変えることが効果的だからです。具体的には、以下の3つを徹底することがポイントです。
- 情報をすぐ信じず複数ソースで確認する
- メモやツールで情報を整理して後から使える状態にする
- 必要な人に正確に共有する
この3つを習慣化するだけで、情報に振り回される状態から脱し、仕事でも活用できる実践的な情報リテラシーが身につきます。
情報リテラシーが改善しない理由・改善法まとめ
ここまで、情報リテラシーが改善しない理由や社内の情報リテラシーを高める方法を中心に解説しました。
社内の情報リテラシーが改善しない原因は、単なる個人の意識不足だけでなく、情報の運用や管理体制にもあります。そのため、社内ルールの整備や情報教育の徹底に加え、情報を1か所に集約し、誰もが正しく扱える環境を整えることが重要です。
ただし、情報の更新や閲覧に手間がかかると、次第に使われなくなってしまいます。そのため、直感的に操作でき、記載した内容がすぐに共有されるツールを選ぶべきです。こうした環境を整えることで、常に最新の情報を活用できるようになります。
なかでも、ノート形式で誰でも簡単に情報を記録・蓄積し、リアルタイムで共有できるツール「Stock」は、メンバー全員が正しく情報を扱うために最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、社内の情報リテラシーを高めましょう。
