業務の「属人化」は、担当者不在時に作業が停滞したり、ノウハウが共有されず組織全体の生産性が伸び悩んだりする原因になります。近年では、人材の流動化やリモートワークの普及により、属人化の解消は多くの企業にとって重要な経営課題となっています。
一方で、「属人化が発生する原因や、属人化した情報を共有・管理する最適な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、属人化が発生する原因や属人化解消に最適な解決策を中心にご紹介します。
- 属人化の解消に失敗する共通点を学びたい
- 属人化した情報を社内で共有する仕組みを整えたい
- 属人化解消を実現した事例を参考に、自社の取り組みに役立てたい
という方はこの記事を参考にすると、属人化を解消する具体的な解決策が分かり、自社の生産性を向上できるようになります。
目次
業務の属人化とは
業務の属人化とは、特定の担当者しか業務内容や対応方法を把握していない状態を指します。
たとえば、ある作業手順や顧客対応の方法が個人の経験や記憶に依存している場合、他の担当者は同じ水準で業務をおこなうことができません。その結果、作業品質にばらつきが生じたり、引き継ぎに多くの時間を要したりする状況が発生します。
そのため、業務の属人化を放置するのではなく、ノウハウや情報を組織全体で共有できる仕組みを整え、業務の平準化を進めることが重要です。
なぜ起きる？属人化が発生する原因2選
ここでは、属人化が発生してしまう主な原因について解説します。自社で属人化が起きている理由を整理したい方は必見です。
（1）業務の専門性が高い
業務の専門性が高い場合、特定の担当者に知識や対応方法が集中しやすく、属人化が発生しやすくなります。
専門性の高い業務では、慣れるまでに時間がかかるため、自然と経験豊富な担当者に業務が集中し、他の社員が関与する機会が少なくなります。その結果、知識や判断基準が個人の中に蓄積され、社内に共有されない状態が生まれます。
例えば、専門的なシステム設定や複雑な手続き対応などを一部の担当者だけが担っている場合、その人が不在になると業務が止まったり、対応に時間がかかったりするケースが発生します。
そのため、専門性が高い業務ほど、手順や判断基準をマニュアル化し、複数人で対応できる体制を整えることが重要です。
（2）ノウハウを蓄積する体制が整っていない
ノウハウを蓄積・共有する仕組みがない場合、経験や知識が個人の中にとどまり、属人化が進んでしまいます。
業務の進め方や成功事例を記録する場所がなかったり、情報共有のルールが定まっていなかったりすると、各担当者が個別に情報を管理することになります。その結果、必要な情報が組織全体で活用されず、業務の再現性も低下します。
そのため、ノウハウを組織内で蓄積・共有できる環境を整備し、誰でも情報にアクセスできる仕組みを作ることが属人化防止につながります。とくに、「Stock」のように残した情報が任意のメンバーに即反映されるツールであれば、情報の更新・共有が容易です。
属人化の解消に失敗する共通点
ここでは、属人化解消の取り組みがうまく進まない企業に共通するポイントについて解説します。改善を進めているのに成果が出ない企業の担当者の方は、自社の状況を見直す参考にしてください。
情報保管の場所が散らばっている
情報を管理する場所が統一されていない場合、属人化解消の取り組みはうまく進みません。
なぜなら、情報が複数の場所に分散していると、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、結果として「詳しい人に聞く方が早い」という状況が生まれてしまうからです。これでは、情報共有の仕組みを作っても現場で活用されません。
そのため、社内のあらゆる情報を一元管理し、「まずここを見れば分かる」という環境を整えなければ、属人化は解消されないのです。
メールやチャットで流れている
メールやチャットだけで情報共有をおこなうと、重要な情報が蓄積されず流れてしまい、属人化解消につながりません。
メールやチャットはスピーディーな連絡には便利ですが、情報が時系列で流れていくため、後から検索しにくく、過去のやりとりを見つけるのに手間がかかります。その結果、担当者へ直接確認する手間が発生し、業務を円滑に進めることができません。
そのため、組織内で共有すべき情報は、高度な検索機能で容易に振り返れる「Stock」のようなツールで、一元的に管理することが属人化解消には不可欠です。
Excelで探すのに時間がかかっている
情報管理にExcelを活用している場合も、属人化解消の障壁になりやすいです。
Excelは手軽に情報を管理できる一方で、データ量が増えると検索や更新に時間がかかります。また、同じようなExcelファイルが乱立し、どれが最新情報なのか分からなくなるケースも多く、正確な情報をすぐに参照できなくなる問題も発生します。
その結果、結局は「詳しい担当者に直接聞く方が早い」という状況が生まれ、知識が特定の人に集中してしまいます。そのため、情報を誰でも簡単に検索・更新できる環境を整えない限り、属人化解消は実現しません。
【必見】属人化解消に最適な解決策とは
ここでは、属人化解消に最適な解決策をご紹介します。
業務が属人化してしまうと、特定の担当者に負荷がかかってしまうだけでなく、担当者の不在時に業務が停滞してしまう恐れがあります。そこで、属人化を解消するために「社内にノウハウを蓄積する仕組み」を構築し、業務の標準化を促しましょう。
たとえば、「業務に関するあらゆる情報を一元管理できる情報共有ツール」を導入すれば、社内のナレッジを1つに集約できます。また、残した情報が任意のメンバーにリアルタイムで反映できるものであれば、情報の更新・共有が容易です。
結論、属人化解消に最適なのは、属人化した情報の共有・管理に最適なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる方法でノウハウをまとめられるほか、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、高度な「キーワード検索」で目的の情報に即アクセスできるため、情報を探す手間もかからず業務が停滞しません。
属人化した情報の共有・管理に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像あり】Stockで情報管理する例
以下は、Stockで組織内の情報を管理する例です。
Stockの「ノート」では、自社に合った形で見やすく情報をまとめられます。また、作成したノートはテーマごとに分けて管理できるため、自身の欲しい情報がどこに格納されているかが瞬時に分かります。
【事例】ITツールで業務の属人化を解消した例
企業紹介
栃木SCは、栃木県宇都宮市をホームタウンとするプロサッカークラブです。トップチームの運営以外にも、サッカーを軸としてスクール事業やホームタウン事業等の事業展開をおこなっています。
Stock導入前の課題
Stock導入前に、同クラブが抱えていた課題は以下のとおりです。
- 各業務は1人の専属担当者が回す形になっており、他メンバーにはなかなか情報共有がされていなかった
- チケット販売担当スタッフの退社により、チケット販売業務が停滞していた
- 各メンバーの業務が属人化しており、チーム内のナレッジを一元管理する方法を探していた
このように、チーム内での情報共有の仕組みがうまく整備されていないという課題がありました。そこで、各部署で属人化していた業務に関する情報を「Stock」で一元管理することで、スムーズな情報共有を実現したのです。
Stockの導入効果
今回の事例による効果は、以下のとおりです。
- 「ノート」で情報を分かりやすくまとめ、ナレッジを一元管理できる
- 「フォルダ」で情報を見やすく階層化し、必要な情報をすぐに確認できる
- 『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題を解消できる
このように、Stockはメンバーが自然とナレッジを蓄積していく環境を作ることができるため、『ナレッジが属人化しやすい職場』におすすめのツールです。
属人化発生の原因や解消に最適な解決策まとめ
ここまで、属人化が発生する原因や属人化解消に最適な解決策を中心に解説しました。
業務の属人化は、特定の担当者にノウハウや情報が集中することで発生し、担当者不在時の業務停滞や応対品質の低下を招きます。さらに、情報の保管場所が分散していたり、Excelで必要な情報を見つけにくかったりする環境では、結局「詳しい人に聞く」状況が続き、属人化解消が進みません。
そのため、業務ノウハウや対応履歴を誰でも簡単に蓄積・検索・共有できる環境を整え、情報を人ではなく組織に残す仕組みを構築しましょう。あらゆる情報を一元管理することで、業務の標準化が進み、属人化を防ぎながら組織全体の生産性向上を実現できます。
したがって、属人化解消に最適なのは、散在するあらゆる情報を一元管理し、誰でも必要な情報をすぐに検索・共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰が担当しても安定して業務を進められる組織体制を実現しましょう。
