近年は業務効率を高めることを目的として、勤怠管理や顧客管理などを「IT化」する企業が増加しています。
一方で、必要書類は全て手書きで作成・管理するといったアナログな社内文化が浸透している企業では、IT化の進め方が分からず悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、IT化の定義やメリット、施策の具体例を中心に解説します。
- IT化が自社にもたらすメリットをイメージできない
- 施策などを参考に、IT化を実践して業務効率を向上させたい
- 社内業務のIT化推進に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、効果的にIT化を進める方法が分かり、社内のIT化が進められるようになります。
目次
IT化の定義とは？
IT化を効果的に推進するには概要の把握が不可欠です。そこで以下では、IT化と似た用語である「DX（デジタルトランスフォーメーション）化」との違いや、IT化が必要な理由について紹介します。
IT化とDX化の違い
「IT化」と「DX化」は意味が異なり、具体的には下記のように定義されています。
| IT化 | DX化 | |
|---|---|---|
| 定義 |
ITやデジタル技術の活用によりアナログな作業をデジタルに変換すること |
ITやデジタル技術の活用により、今までにない価値を社会に提供して業務や組織などを改善すること |
| 目的 |
業務効率化やコスト削減 |
大局的なビジネスの変革 |
| 効果 |
手動で実施していた作業をツールで代替・自働化するので、仕事の工数の減少や費用削減が期待できる |
ITやデジタルの技術を用いた新たなビジネスモデルを確立することで、企業競争の優位性が高まる |
| 実施例 |
・勤怠管理をタイムカードからツールに乗り換えて、勤怠をデータ化し有給休暇の残日数を自動で算出する
・会計管理にツールを用いて、計算を自動化する |
・利用情報からユーザーの購買行動の傾向を分析して、別の商品やサービスを提案する
・陸路での輸送が困難である場所に、ドローンを使って物資を運ぶ |
ITとはInformation Technologyの略語で、コンピューターとネットワーク技術の総称です。また、DXはDigital Transformation(デジタルトランスフォーメーション) の略語であり、直訳すると「デジタル化による(社会・ビジネスの)変革」という意味になります。
IT化による業務効率化が実現することで、世の中にインパクトを与えるようなDX戦略を実行できます。したがって、DX化の実現をするには、まずは身近な業務のIT化が欠かせません。
IT化が必要な理由
IT化は、「業務負担の軽減」「情報管理の円滑化」をもたらすため、ビジネスにおいて取り組む必要があります。
＜業務負担の軽減＞
IT化により業務が自動化されると、手作業で取り組む負担が解消されるので、結果的に業務負担を軽くすることにつながります。
無駄な業務を省くIT化の例としては「勤怠管理の機械にICカードをかざすと打刻され、勤怠データをまとめられる」「音声解析ツールで自動で議事録を文字起こしできる」などが挙げられます。
＜情報管理の円滑化＞
IT化によって情報をデジタルで残せば、情報の管理がスムーズになります。
情報管理をスムーズに進めるIT化の例としては「オンラインストレージによって、文書の管理場所が必要なくなり、簡単に分類可能になる」「書類のデータ化により、PCやタブレット端末から確認が可能になる」などが挙げられます。
このように、IT化に取り組むと業務を効率化できます。とくに、ITツールとして「Stock」のような社内情報を蓄積・共有するサービスを利用れば、業務に関係する情報が探しやすくなる効果が期待できます。
IT化がもたらす3つのメリット
以下では、IT化によって企業が得られるメリット3点についてご紹介します。企業に良い影響をもたらすので、今日では業界業種問わず多くの企業でIT化が進んでいます。
(1)生産性や利益が向上する
IT化の推進によって「生産性」と「利益」が向上するメリットがあります。
仕事がIT化すると事務的な作業が自動化されるため、業務の時間短縮につながります。さらに、誤入力などの人的ミスを減らせるので、業務品質を一定に保てるのです。
したがって、限られた資源で効率的に成果を出せるので、仕事の「生産性」と「利益」が増大すると言えます。
(2)社内情報の共有・管理の利便性が向上する
IT化によって、社内情報の共有・管理がしやすくなる点もメリットのひとつです。
情報をIT化すれば場所や時間に縛られることなく確認・管理・共有する体制を整えられるのです。たとえば、書類をデータ化すれば社内だけでなく自宅からでも確認可能になるので、テレワーク中でも出社時と変わらず業務が進められます。
また、情報がデータ化していれば、FAXなどを利用せずとも簡単に共有できます。したがって、社内情報をいつでも簡単に管理・共有するにはIT化が必須なのです。
(3)DX戦略の推進に繋がる
IT化は、DX戦略の推進においても大きなメリットがあります。
DXによるビジネスモデルを生み出すには、前提としてITやデジタル技術への理解が必要になります。そこで、社内の業務やタスク管理からIT化を始めると、業務でのIT活用が当たり前になり、DX戦略が立てやすくなるのです。
したがって、DX化への取り組みを検討している企業は、ITツールを活用した身近な業務のIT化から始める方法が効果的です。
IT化が遅れている原因とは
ここでは、IT化が遅れている原因を紹介します。IT化を促進しても業務で効果が得られない企業は、以下の原因に当てはまっていないか確認し、改善策を実行しましょう。
「人材」「資金」「知識」が不足している
おもに中小企業では「人材」「資金」「知識」の不足がIT化の推進を妨げています。
IT化のためには社内へのIT人材の配置が必要となるため、普段の業務で慢性的な人手不足が発生している場合、IT化は困難です。また、IT化にはハードウェアやソフトウェア、インターネット環境などのコストがかかります。
さらに、実際の現場で働く社員にITに関する知識がないときには、ITリテラシーに関する教育も実施が必要です。
そこで、低コストで運用可能かつ操作が簡単なITツールを導入すると、「人材」「資金」「知識」に問題がある場合でもIT化を進めやすくなります。企業の運用負担が最小限のツールを導入すれば、中長期的な維持コストの損失も抑えられます。
費用対効果を短期的に実感できない
ITツールが社内に浸透するまでには時間がかかるため、費用対効果を実感できず、社員のIT化へのモチベーション低下を招いている恐れがあります。
IT化は、長期的に見れば事業機会の拡大やコスト削減などのメリットがありますが、IT化からすぐに効果を実感するのは困難です。社内で「費用対効果が小さい」と判断されると、効率の悪さから従来のアナログな手法での業務に戻る恐れがあるのです。
そのため、ツールを導入した効果は具体的に周知しましょう。たとえば「ツールの利用により業務効率が向上して、残業時間が縮小した」といった数値で見せられる結果を公表することで、IT化の実績を効果的に社内に伝えられます。
複雑なシステムやツールを使っている
ITツールやデジタル技術を導入しているものの、うまくIT化が進んでいない場合は複雑なシステムやツールが原因です。
業界の慣習や伝統、企業文化などもIT化が遅れている要因として挙げられますが、実はIT化自体が要因となっている可能性もあるのです。たとえば、新たにITツールを導入した場合、使い方が複雑で「かえって効率が悪くなった」「ITに詳しくない人が敬遠して実際は利用されていない」状況に陥る企業が多くあります。
そのため、IT化に用いるITツールは、必ず自社のITリテラシーにマッチしたものでなければなりません。
会社のIT化をサポートするおすすめのツール
以下では、非IT企業のIT化に役立つおすすめのツールを紹介します。
IT化で効率化できる業務は多岐に渡りますが、一度にすべてをIT化しようと社内の混乱を招きかねません。そのため、まずは最も身近な情報管理やタスク管理に対して「ITツール」で改善をアプローチする方法が効果的です。
また、人材リソースが限られている中小企業は、日々の業務と並行してツールの選定や社員へ利用方法の周知を行う必要があります。そこで「誰でも簡単に使えるツール」を判断基準に選ぶと選定に時間がかからないうえに、導入時の教育コストも抑えられるのです。
したがって、IT化で最初に導入するツールは社員のITリテラシーを問わず誰でも使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」の情報は任意の社員にリアルタイムに共有可能なほか、検索機能もあるので必要な情報をいつでも簡単に見つけられます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいており、ほかの話題と混ざらずに関連情報がやりとりできるのです。
IT化をスムーズに実現する情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【成功事例】IT化に効果的な施策の具体例とは？
以下では、IT化に成功した事例から効果的な施策を紹介します。IT化が実現した企業は、具体例として以下のような取り組みを行っています。
＜IT化成功事例の施策例＞
- 飲食店における「セルフオーダー」システムの導入
- ツール利用による遠隔でのコミュニケーション促進
- RPA（ロボットによる自動化）での事務作業の簡略化
- SNSの活用による広告宣伝
タブレットによるセルフオーダーでの注文を取り入れた結果、人手不足による注文対応の負担の解消に成功した企業があります。
ツールの利用により遠隔でのコミュニケーションが実現したことで、結果として出社が難しい子育て世代が働きやすい環境の整備にもつながります。
RPAを用いると定型的な作業を自動で実施可能なため、たとえば顧客情報のリスト作成に活用して、事務作業の負担を軽減させた企業事例があります。
SNSでの宣伝活動に注力した旅館が、利用客の口コミにより予約を伸ばした事例もあります。
このように、IT化に成功した企業は身近な業務の改善に取り組み、企業や社員の負担を解消しています。
IT化の進め方4ステップ
IT化には進め方に順序があり、闇雲に取り組んでも効果は十分に発揮されません。そこで以下では、IT化の進め方をステップごとに解説します。
IT化する対象を設定する
まずは、IT化する業務や作業の対象を決め、実施までのスケジュールを立てましょう。
業務内容によってはIT化が困難だったり、IT化の費用対効果が得られなかったりする恐れがあります。そのため、自社のIT化を効果的に進めるには、IT化の「優先度と難易度」を基準に業務を洗い出し、スケジュールを立てることが重要です。
また、スケジュールを立てる際にIT化に関する予算も併せて定めましょう。とくに、サービス等生産性向上IT導入支援事業のIT補助導入金を活用すると、中小企業はITツール導入の補助金を受けられるため、申請時期などの対応を加味して予定を立てると効果的に進められます。
段階的にIT化していく
ITに詳しくない人でもツールやシステムを使いこなせるようになるために、段階を踏んでIT化しましょう。
一度にあらゆる業務をIT化すると、従来よりも作業手順が複雑になる恐れがあります。そのため、まずは社員の混乱を防ぐために徐々にIT化を推し進めましょう。全社でIT化に取り組めば社内の抵抗感も生まれにくく、効率化の実現もしやすくなります。
とくに、非IT企業においては社員へのIT化に関する教育を実施しつつ、簡単な業務からIT化する方法が効果的です。
周囲の理解と協力を得る
社内のIT化は、実際の現場でITを活用する社員の理解と協力が不可欠です。
IT化後に実際に業務に取り組むのは現場のメンバーであり、経営陣や担当者だけが推進しても効果はありません。そのため、なぜ今までの業務フローから慣れないITツールに切り替えるのか「目的」を正しく説明し、浸透させる必要があります。
また、高機能・高性能なツールでも、実際に使う社員がうまく使いこなせなければ効果を実感できません。ITツールの導入ハードルを下げるには、「Stock」のようなITに詳しくない人でも簡単に使えるシンプルなツールが適しています。
現場からのフィードバックを得ながらIT化を進める
ツールを利用するのは現場の社員になるので、定期的に導入したツールに関するフィードバックをヒアリングしましょう。
「ツールが使いこなせない社員」がいた場合、利用に強い抵抗感が生まれ、結果として情報共有が滞ってしまいます。また、ツールを導入する目的は「IT化を円滑に進める手段」であるため、ツールが業務に有効的に活用されているか確実に確かめましょう。
とくに、ツールの選定者や決裁権のあるメンバーだけではなく、実際に現場で使用する社員の声を拾い上げてIT化を進めることが重要です。
IT化が進めにくい業界
以下では、IT化が進めにくい業界をご紹介します。以下の業界に属している企業はいち早くIT化を推進、かつ効果的な運用を実現すれば競合との差別化も可能です。
製造業
日本の製造業では、資本力のある一部のメーカーは積極的にIT化を推進していますが、業界全体としてみるとまだ完全にIT化が実現している状況ではありません。
古いシステムに業務を合わせているので、新しいシステムを導入しにくいといった問題が起こっています。
また、新しいテクノロジーへの知識や技術、資金などの不安要素から積極的に検討ができない点も挙げられます。
農業
高い成長率が見込まれる業界ですが、比較的IT化が遅れているのが現状です。
現時点でもドローンでの農薬散布や、認証技術を活用した栽培のサポートなどの取り組みはありますが、規模が小さいため業界全体のIT化があまり進んでいません。
また、農業が大きな産業割合を占める地域は地方のため、ITが盛んな首都圏とは離れているのもIT化が進んでいない要因のひとつです。
医療
医療業界では、紙文書やFAXでの情報共有が主流であり、メールさえもあまり使われていない傾向があります。
医療は多くの個人情報を取り扱うので、データの管理やセキュリティの問題があり、積極的な導入ができていない現状です。一方で、クラウドタイプの電子カルテの普及や受付業務のオートメーション化（自動化）が少しずつ広がってきています。
今後、高齢化による医療の需要増加と人材不足が深刻化する恐れがある医療業界では、速やかにIT化を進めていく必要があると言えます。
IT化とDX化の違いやメリット・進め方 まとめ
これまでIT化に関する定義やメリット、施策の具体例やIT化の進め方をご紹介してきました。
IT化は情報共有・管理などの利便性を高め、生産性や利益を向上させるメリットがあります。IT化を成功につなげるには、スケジュールを立てて社内の理解と協力を得ながら、段階的に社内にITツールを浸透させることが重要です。
とくに、情報管理やタスク管理といった身近な部分からIT化を開始すれば、社員のITツールに対する関心が高まりIT化の一層の推進につながります。ただし、複雑なツールを導入すると社員が使い方を覚えるまでに時間がかかり、IT化が遅れてしまいます。
そのため、企業が最小限の負担でITツールを運用するには「シンプルなツール」を選びましょう。結論、IT化の第一歩を推し進めるには、非IT企業の65歳以上でも直感的に操作可能な情報共有ツールのStockが最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、IT化を実現しましょう。
