一方、「Microsoft Teamsに過去のデータが残っており、動作が重い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft Teamsのデータを削除する方法やメリット・デメリットを中心に解説します。
- 不要な情報を適切に削除し、業務を効率的に進められるようにしたい
- Teamsのメリット・デメリットを知り、今後も使い続けるか判断したい
- Teamsよりも簡単に社内情報を管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすれば、Microsoft Teamsのデータを適切に管理する方法が分かり、よりスピーディに業務を進められるようになります。
目次
Microsoft Teamsのデータを削除する方法とは
以下では、Microsoft Teamsのデータを削除する方法を解説します。過去のデータが残っており、動作が重く業務スピードに影響が出ている方は必見です。
チャネルからファイルを削除する
不要になったファイルをMicrosoft Teamsから削除する方法は、以下の3ステップです。
- チャネルの[ファイル]を選択する
- ファイルにカーソルを合わせて[・・・]をクリックする
- オプションが表示されるので[削除]を選択する
以上の操作で、不要なファイルを削除できます。
また、メッセージからファイルを削除したい場合には、送信済みのメッセージを編集する画面で選択できます。
チャネルからチャットを削除する
使わなくなったチャットがある場合には、以下の3ステップで削除しましょう。
- チャネルの[チャット]を選択する
- 削除したいチャットにカーソルを合わせて[その他のオプション]を開く
- [その他のオプション]から[削除]を選ぶ
以上の操作で、使わないチャットを削除できます。
Androidはチャットを長押し、iPhoneはチャットを左にスワイプすれば、削除のオプションが表示されます。
チームやメンバーを削除する
使わなくなったチームは、以下の3ステップで削除しましょう。
- 管理センターのログイン画面を開き、[Teams]をクリックする
- 削除するチームを選択する
- [削除]を選択して、確認メッセージにも同意する
また、メンバーを削除する手順は以下の通りです。
- チームリストから該当チーム名を選択する
- [その他のオプション]をクリックし、[チームを管理]を選ぶ
- [×]を選択してメンバーを削除する
以上の操作で、チームとメンバーを完全に削除できます。
Microsoft Teamsを使い続けるメリットとデメリット
ここからは、Microsoft Teamsを使い続けるメリットとデメリットを紹介します。以下を参考にすれば、Teamsを今後も運用するか否かを簡単に判断できるようになります。
Microsoft Teamsを使うメリット
以下は、Microsoft Teamsを業務で利用する3つのメリットです。
- Microsoftアプリとの親和性が高い
- 通話機能がある
- 豊富な外部アプリと連携できる
Microsoft Teamsは、WordやExcel、PowerPointとの親和性が高いです。そのため、Teamsで共有されたファイルを、ほかのツールを使わずにTeams上で編集することもできます。
Microsoft Teamsにはチャットだけでなく、メンバーと通話できる機能も備わっています。テキストだけでは伝わりづらいことも、すぐに共有できるのです。
Microsoft Teamsはあらゆる外部アプリと連携できるため、足りない機能を補えます。たとえば、プロジェクト管理ツールのTrelloと連携すれば、Teams上にボードを表示することも可能です。
このように、Microsoft Teamsはビジネスに役立つ機能が豊富に備わっています。
Microsoft Teamsを使うデメリット
以下は、Microsoft Teamsの3つのデメリットです。
- 多機能なので使いこなすのが難しい
- 過去のやりとりや情報が見つかりづらい
- ファイルとタスクとチャットがばらばら
Microsoft Teamsには高度な機能が豊富に備わっており、多くの外部アプリと連携できるカスタマイズ性もあります。一方で、多機能なことでITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があるので注意が必要です。
Microsoft Teamsは情報をストックして活用する使い方に向いていない可能性があります。実際に、「過去のメッセージが検索しづらい」「階層が複雑になってファイルが見つからない」というユーザーの声もあるのです。（※参照：ITreview）
仕事に必要な3つの機能は揃っていますが、ばらばらに管理されているので非効率です。会議資料などの「情報」と進捗管理の「タスク」、連絡手段の「メッセージ」を紐づければ、より効率的に作業できます。
このように、Microsoft Teamsにはメリットだけでなく、多くの利用ユーザーが感じる「使いづらさ」もあります。そのため、情報とタスクとメッセージを紐づけて管理したい場合は、あらゆる情報を簡単にストックできる「Stock」のようなツールが最適です。
【これで解決】Microsoft Teamsの代替に最適なツール
以下では、Microsoft Teamsのデメリットをカバーする代替ツールをご紹介します。
Microsoft Teamsには高度な機能が豊富に備わっていますが、ITに慣れていないメンバーが使いこなせず、仕事ではあまり利用しないケースも多いです。そのため、必要な機能に過不足がないツールでなければなりません。
また、「情報管理」「タスク管理」「コミュニケーション」の機能を備えていても、Teamsではそれぞれが独立しているので、目的の情報へすぐにアクセスできません。それゆえに、「すぐに目的の情報を見つけられる代替ツール」が必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」に「タスク」と「メッセージ」が紐づいている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、直感的な「フォルダ」で管理されます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」で、話題が混ざることなくやりとりやタスク管理ができる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Microsoft Teamsのデータを削除する方法まとめ
これまで、Teamsのデータを削除する方法や、Teamsを使い続けるメリット・デメリットを解説しました。
不要なTeamsのデータを削除すれば、動作が軽くなり効率よく作業できるようになります。また、Teamsはビジネスに役立つ機能が豊富に揃っており、多くの外部アプリと連携もできるので、あらゆる用途に使えます。
一方、Teamsでは情報やタスク、チャットの機能が独立しているため、情報が分散してしまい「どこに何の情報があるか」が分からなくなる可能性が高いです。したがって、「情報、タスク、メッセージを紐づけて管理できるアプリ」が必要になるのです。
結論、自社で導入すべきツールは非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単に情報を共有・管理できるStock一択です。現在、非IT企業を含む150,000以上に導入され、情報管理におけるストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、面倒な情報管理をスムーズにしましょう。
