近頃、ビジネスのシーンで「RPA」という言葉を耳にします。労働人口の減少などで業務効率化が重視され、その結果、「RPA」への注目が高まっているためです。
しかしながら、「RPAとはどんなもので、何ができるのかよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、RPAの意味や、RPAを導入するメリットを中心にご紹介します。
- RPAとは何なのか知りたい
- RPAを導入するメリットを知りたい
- RPAの導入を検討しているが、具体的に何ができるか知りたい
という方はこの記事を参考にすると、RPAのことを簡単に理解できます。
目次
RPAとは？
初めに、RPAの概要を簡単に解説します。RPAのことがよく分からない方は必ず確認しましょう。
RPAの意味
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、ロボットによる業務自動化を指します。
PC画面上で人間がおこなう操作を、予め登録することで、ロボットが自動で代行するのです。また、ロボットに覚えさせるのは、繰り返しの多い定型業務が適しています。
結論、RPAとは、「ロボットがビジネスにおける定型業務を、自動で代行してくれる仕組み」のことです。
RPAの仕組み
RPAは、自動化したい業務を登録して、ロボットに記憶させることで成り立っています。
具体的には、まず自動化したい作業を手順ごとにフローチャート化します。その手順を１段階ずつ登録することで、ロボットが手順ごとの操作を記憶し、再現できるのです。
また、ロボットに操作を記憶させる方法は、使用するRPAツールによって異なります。プログラミングコードを使うケースと、マウス操作などで比較的簡単にできるケースがあるのです。
以上のように、人間がおこなっているデータ入力などの作業を、手順ごとに分解しロボットに覚えさせることで作業を自動化できます。
AIとの違い
ロボットによる自動化という点で同じようなものに感じられますが、AIとRPAには以下の違いがあります。
AIの特徴
- データを収集し、自ら判断する
- 正確な判断ができるようになるまで、学習に時間がかかる
RPAの特徴
- 判断はせず、記憶した定型操作を遂行する
- 覚えたことをそのまま遂行するので、設定後すぐに使える
このように、AIとRPAは機能や学習期間に明確な差があり、そのため得意とする作業も大きく違います。
RPAでできること
RPAで自動化できる業務には以下のようなものがあります。
- 顧客情報登録
- 営業実績の収集
- メール送信
顧客情報を複数のアプリケーションで管理する際、1つのフォーマットに手動入力すると自動で他のアプリケーションに転記される。
社内データベースから定期的に自動で営業実績の数値を収集し、レポートにまとめる。
受信対象者を自動で分析し、リマインドなどの定型メールを予め設定されたタイミングで送信する。
以上のように、RPAでは複数のアプリケーションを横断する仕事でも自動化できます。また、RPAによる自動化は、定期的におこなう必要がある定型業務に向いているのです。
RPAを導入する3つのメリット
以下ではRPAを導入する3つのメリットを解説します。RPA導入を考えている方は、必ず確認しましょう。
（1）人件費の削減
RPA導入の1つ目のメリットは、人件費の削減です。
システムが人間の業務を肩代わりできる分、企業は人件費を削減できます。また、RPAシステムは人間と違い異動や退職をしないため、採用活動や教育にかかるコストの削減にもつながります。
RPA導入により人件費を削減し、他の部分にリソースを有効活用できることは大きなメリットです。
（2）人的ミスの削減
RPA導入の2つ目のメリットは、人的ミスの削減です。
例えば、システムはデータの入力やチェックにおいて、人間よりもミスなく正確に作業できます。また、疲れを感じることがないため、いつでも安定したパフォーマンスを発揮できるのです。
つまり、RPAシステムは単なる代行ではなく、人間よりも得意な作業があります。そういった作業にRPAを導入することで、時間短縮にとどまらない効果を得られるのです。
（3）従業員満足度の向上
RPA導入のメリットの3つ目は、従業員満足度の向上です。
単調になりがちな定型作業が自動化されることで、従業員はより複雑で創造性のある業務にじっくり取り組めます。これにより期待できるのが、従業員のモチベーションアップと、生産性の向上です。
以上のように、RPAで自動化する業務と人間が担当する業務の住み分けが適切におこなわれることで、従業員満足度が向上し、生産性も高まります。
RPAを導入するときの注意点
多くのメリットがある一方で、RPAの導入には注意点もあります。RPA導入の最大の注意点とは、プログラミングの専門知識が必要なことです。
コードを使わずに設計できるRPAツールもありますが、RPAを運用するには、最低限プログラミングを理解している必要があります。なぜならば、導入したシステムにエラーや不具合が出た際に、原因を分析し、システムを調整する必要があるからです。
このように、RPAの導入は比較的簡単と言われていますが、運用を続けるには専門知識を持つ従業員が必要であるという注意点があります。
専門知識がなくても業務効率化を実現できるツール
以下では、専門知識がなくても業務効率化を実現できるツールをご紹介します。
RPAで業務の一部を自動化すれば、業務効率化を図れます。しかし、RPAには初期設計や導入後の調整が必要なので、プログラミング経験者がいないと運用に行き詰まるのです。
そのため、経験者がいない企業は大規模な自動化ではなく、どの業務にも必要な「情報共有」を効率化しましょう。ただし、多機能な情報共有ツールを導入するとITに詳しくないメンバーが使いこなせないので、必要な機能に過不足がないツールを選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる社内情報を残せる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の方でも使える「Stock」一択です。
Stockで情報共有をするとLINEやSlackと違い、必要な情報が流れません。さらに、Stockは「ノート」に紐づけてメッセージを送れるので、やり取りが入り乱れないのです。
非IT企業の65歳でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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RPAの概要やメリットを簡単に解説まとめ
これまで、RPAの意味や導入のメリット、注意点を中心にご紹介しました。
RPA導入による業務の自動化には様々なメリットがあり、業務効率化を図れます。しかし、比較的簡単に導入できると言われるRPAでも、運用には専門知識が必要で、経験者がいないと運用に行き詰まるのです。
なので、RPAで大規模な自動化をする前に、まずはどの業務にも必要な「情報共有」を効率化しましょう。ただし、多機能な情報共有ツールを導入するとITに詳しくないメンバーが使いこなせないので、必要な機能に過不足がないツールを選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる社内情報を残せる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に情報共有ができる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して情報共有を改善し、業務効率化を実現しましょう。
