リモートワークとはオフィスから離れた遠隔地で働くという新しい働き方です。在宅勤務が可能なため、空いた時間を有効活用できる点がメリットの一つです。
一方、リモートワークを実施するには社員だけでなく企業にも体制づくりやシステムの導入といった必要なものが多くあります。そのため、リモートワークの実施に必要なものが揃っているかが分からず導入が進まないチームも多いのではないでしょうか。
そこで、今回は、社員・企業がリモートワークで必要なものを中心に解説します。
- 会社からリモートワークの実施を伝えられたが、必要なものが分からない
- リモートワークを導入したいが、社員に何を揃えてほしいか分からない
- リモートワークの円滑な実施に向けて、過不足なくソフトウェアを揃えたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、リモートワークに必要なものや実施における注意点を理解しながら、効率よくリモートワークを実施できます。
目次
【社員向け】リモートワークを始めるために必要なもの
まずは、社員がリモートワーク実施に必要なものをご紹介します。リモートワーク実施の前に、以下の機器やソフトが揃っているか確認しましょう。
パソコン
パソコンはリモートワークの業務や情報共有に利用するため、必ず準備しなければなりません。
リモートワーク用のパソコンには社員自身の所有物を利用するケースと、会社が支給する社用PCを利用するケースの2つがあります。とくに、前者の場合には適切なセキュリティ対策ができていたり、十分なスペックを持つものでなければ情報漏洩や業務に支障が発生する可能性がある点に注意しましょう。
また、セキュリティ対策の観点から自身の所有するパソコンを利用する場合は、必ず最新のOSに更新しておきましょう。
周辺機器
Web会議用のイヤホンやヘッドフォン、サブモニターを用意しておくと、効率よくリモートワークを進められます。
Web会議を行うときにイヤホンやヘッドフォンを利用すると、会議の内容が漏洩するリスクを防止できます。また、サブモニターを利用すると、Web会議に参加しながら資料を確認できるのです。
また、ノートパソコンでリモートワークを実施している場合はノートパソコンスタンドを、デスクトップパソコンの場合はモニターアームを利用すると、長時間のデスクワークで姿勢が悪くならず、疲労が溜まりにくくなるのでおすすめです。
インターネット環境
リモートワークを実施するうえで、インターネット環境は必須です。
インターネット環境には有線LANと無線LANがあります。有線LANはLANケーブルとパソコンを繋いで、インターネット接続を行い、無線LANはパソコンとルーターを無線でインターネット接続します。以下の表では、有線LANと無線LANそれぞれのメリット・デメリットを示しています。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 有線LAN |
|
|
| 無線LAN |
|
|
また、外出先でリモートワークを行う場合は、公衆のフリーWi-Fiに接続するケースが多いですが、安全性に問題があるため注意しなければなりません。フリーWi-Fiを利用する場合は機密事項を扱わないようにしましょう。
セキュリティソフト
リモートワーク中の情報漏洩を未然に防ぐためにも、必ずセキュリティソフトをインストールしておきましょう。
自宅で作業していても、業務に関係ないWEBサイトの閲覧やフリーソフトウェアのダウンロードによってウイルス感染を起こす可能性があります。仮に、セキュリティソフトがインストールされていない場合、社内の情報が外部に漏洩してしまうのです。
したがって、社員が所有するパソコンでリモートワークを実施する場合は、事前に必ずセキュリティソフトをインストールしておくべきです。
【企業向け】リモートワーク始めるために必要なもの
次に、企業がリモートワーク実施に際して準備すべきものを解説します。リモートワーク体制を整備するためには数種類のツールやシステムが必要なので、以下を参考に準備を行いましょう。
労務管理システム
リモートワークでは上司が社員の働く姿を直接確認できないため、労務管理システムを導入し、全社で労務管理を行う必要があります。
出勤と退勤の打刻などをシステムで管理すると、勤怠管理に失敗し適切に給料が支給されないという問題を未然に防止できるのです。
また、リモートワークにありがちな、社員がオンオフの区別ができず隠れ残業を行なってしまうケースも防止可能です。残業を防止すると、社員としても「冗長に働くのではなく、時間を意識して効率的に業務を行う」意識をつけられるのです。
リモートアクセスツール
リモートアクセスツールを導入すると、会社のPCに外部から簡単にアクセスできるようになり、リモートワークの情報管理を効率化させます。
社内の情報を社員の所有端末に保存して持ち出す場合、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。そこで、リモートアクセスツールを利用すると社員自身の端末にはファイルが保存されず、情報漏洩を未然に阻止できるのです。
ただし、リモートアクセスツールは通信状況が悪い場合は動作が悪くなり、作業に支障が出る可能性があるため、事前にインターネット環境を整備して利用する必要があります。
コミュニケーションツール
リモートワーク中のチームメンバー間や上下間の情報共有をスムーズに行うためにも、コミュニケーションツールの導入は必須です。
リモートワーク中の情報共有の方法として一般的なのは、メールやチャットツールです。しかし、メールでは定型文はccの設定など入力項目が多くスピード感を阻害し、チャットツールは情報が流れて、必要な過去の情報がすぐに探せないデメリットがある点に注意しましょう。
そこで、リモートワーク中のやりとりや情報共有には、情報の残しながら錯綜なくやりとりができる「Stock」を使うと、情報共有におけるストレスが発生しません。
【セキュリティ】リモートワークを始めるうえでの注意点とは
ここでは、リモートワーク実施における注意点を解説します。以下の注意点を守ってリモートワークを実施しなければ、情報漏洩のリスクが発生するため、必ず自社のリモートワークに反映させましょう。
コンプライアンスを遵守する
リモートワーワーク中のコンプライアンスを社員に遵守させることが必要です。
たとえば、社内資料を簡単に持ち帰られるような管理体制では、故意ではなかったとしても情報漏洩につながる危険性が高くなってしまいます。しかし、社員がコンプライアンスを遵守していれば行動に気遣い、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられるのです。
とくに、機密書類は紙で保存しているケースが多く、許可のない紙の資料の持ち帰りは紛失などのリスクがあるため、社内ルールで禁止すべきです。紙や電子書類問わず、リモートアクセスにおける社内資料の扱いは確実に周知させましょう。
また、社員がカフェや駅などの公共の場所でリモートワークを行う場合には、「情報漏洩のリスクに配慮するべき」のようなルールを事前に制定する必要があります。
離席時におけるPCの扱い
コワーキングスペースなどでリモートワークを実施する際には、離席時におけるPCの扱いを全社で統一しておかなければなりません。
たとえば、「トイレに行くときにはパソコンを閉じてから向かう」、「パソコンには必ずロックをかけておき、推測されにくいパスワードを設定する」等のルールを設定すると、情報漏洩のリスクを軽減できます。
また、業務中にも周りからパソコンの画面を覗き込まれている可能性があるため、パソコンの画面に覗き見防止フィルムを貼っておくと、気づかないうちに情報漏洩を行なっていたというケースを未然に防止できます。
リモートワークの効率化に貢献するツール
以下では、リモートワークの効率化に貢献するツールをご紹介します。
リモートワークでは社員同士がオフラインでやりとりができないため、スムーズに情報共有ができるツールが必須です。しかし、メールやチャットツールでは、「情報共有に工数がかかる」や「必要な情報が流れて見つけられない」といった問題が解消できません。
そのため、「簡単に情報共有ができること」はもちろん、共有した情報を「正しく簡単に管理できる」条件を両立したツールが求められます。ただし、多機能なツールでは管理工数が必要以上にかかり、ITリテラシーの高くない社員が使えないので注意しましょう。
したがって、リモートワークを効率化するには、非IT企業の社員でも簡単に利用可能、かつ情報が流れず正しく蓄積できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には情報を正しく残せるので、必要なときにすぐに取り出せます。そして、「メッセージ」はノートに紐付けられるため、情報の錯綜なくやりとりができます。また、国際基準のセキュリティ資格を保有することから、リモートワーク下の利用でも安心です。
最も簡単にリモートワークの情報共有を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークを始めるために必要なもののまとめ
ここまで、リモートワークに必要なものを中心に解説しました。
社員がリモートワークに必要なものはパソコンや周辺機器、インターネット環境がメインですが、とくにセキュリティソフトはインストールしておかなければ情報漏洩のリスクが高まってしまう点に注意しましょう。
また、企業はリモートワークを効率よく実施するためにも労務管理システム・リモートアクセスツール・コミュニケーションツールが必須です。とくに、コミュニケーションツールの導入はスムーズな情報共有を促し、リモートワーク下での業務効率化に大きく貢献します。
そこで、今回ご紹介した「Stock」のように、スムーズな情報共有に必要な機能が過不足なく揃った、直感的に扱える情報共有ツールを使って、安心して情報共有・管理ができる環境を構築しなければならないのです。
ぜひ「Stock」を導入しリモートワーク中の情報共有を効率化しましょう。
