昨今では、共有機能を備えたメモアプリが多数リリースされています。従来は個人で仕事のメモを管理するのが一般的でしたが、現在はビジネスでアプリを活用し、メモを記録・共有するのがトレンドです。
しかし、「メモ共有アプリを導入したいが、どのメモアプリが合うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のメモ共有におすすめのアプリ7選と、タイプ別に重視すべきポイントを中心にご紹介します。
- 仕事のメモをシームレスに共有したい
- どのメモ共有アプリを選べばいいのか分からず、困っている
- 選定ポイントをもとに、最適のメモ共有アプリを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、アプリの選定ポイントを押えたうえで、自社にマッチしたメモ共有アプリが見つけられます。
目次
タイプ別で重視すべき｜メモ共有アプリの選定ポイント
メモアプリの種類は豊富なので選定も難しくなっています。そこで以下では、アプリ選びに失敗しないために、タイプ別に重視すべきポイントを紹介します。
時間や場所を問わず使いたい
まず、時間や場所を気にせずにメモを共有したい場合は、「PCやスマホなどのマルチデバイスに対応していること」が必須です。
PCにしか対応していないアプリでは、現場作業中や外出先で得た情報をすぐに共有できないため、情報の鮮度が落ちてしまいます。その結果、結局は電話やメールで情報を共有しなければならず、メモアプリとしての機能を果たせません。
ただし、なかにはスマホで操作しづらかったり、iPhone・androidの一方にしか対応していなかったりするアプリもあるので、デバイス問わずサクサク使えるか見極めましょう。
ITに不慣れでも使いたい
ITに不慣れな方が多い現場には「必要な機能に過不足がないか」が重要です。
なかには「メモ共有機能」以外にも便利な機能が備わっているメモアプリがありますが、多機能なアプリは操作が複雑なので、ITに不慣れな方が使いこなせません。一方、機能性に乏しければ、業務を円滑に進められないため、そのうち放置されてしまいます。
したがって、必要な機能に過不足のないメモ共有アプリを導入することが大切です。たとえば、「ノート」「タスク」「メッセージ」機能が備わったメモアプリの「Stock」は、ITに不慣れな65歳の方でも使いこなせるので、シンプルさを求めている方に最適です。
ストレスなく使い続けたい
次に、メモアプリはあらゆる業務で使用する頻度が高いため、ストレスなく使い続けたい場合は「無料トライアル」で操作性を確かめましょう。
アプリを導入したあとに「想定よりも使い勝手が悪かった」となるケースもゼロではありません。そこで、無料トライアルを利用できれば、コストをかけずにアプリの使用感が分かるため、費用対効果が高く得られます。
また、メモ共有アプリは料金プランによって容量や使える機能が異なる場合が多いため、自社に必要な機能を事前に把握しておくことが大切です。
情報の安全性を確保したい
また、メモの安全性を確保したいという場合は「セキュリティ対策が万全なアプリであるか」を確認すべきです。
具体的には、「2段階認証」などの外部向けの情報保護機能だけでなく「アクセス権限設定」など社内の不正アクセスも防げるかがポイントです。また、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得するメモアプリは、とくに安全性が高いので安心して使えます。
上記を参考にアプリを選定すれば、メモの内容が漏えいし、顧客からの信頼を失ったり情報が悪用されたりするリスクをなくせます。
必要な情報を最短で見つけたい
必要な情報を最短で見つけ出したい方は「情報へのアクセス性」に着目しましょう。
情報へのアクセス性を最短化するには「検索機能」の精度はもちろん、適切な情報構造でメモを管理できているかが影響します。仮に、カテゴリごとに整理できないメモアプリでは、メモを1枚ずつ開いて確認していかなければならず、負担となってしまうのです。
したがって、「キーワード検索」などの検索機能に加えて、情報を整理しやすくする「フォルダ機能」が備わったメモ共有アプリを選びましょう。
＜無料あり＞シンプルなメモ共有アプリ7選
以下では、無料で利用できるシンプルなメモ共有アプリを7つご紹介します。
メモ共有アプリの中には、メモ作成に特化しており、共有機能がないものも存在します。共有機能がない場合、作成したメモをメールやチャットに転記して送る手間がかかるうえ、情報が分散して伝達漏れが発生するリスクがあります。
そのため、作成したメモを簡単に共有できるツールを選ぶことが重要です。ただし、操作が複雑なツールでは、メンバー全員が使いこなせない恐れがあるため、シンプルなツールを導入しましょう。
結論、自社に最適なアプリは、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせるほどシンプルなメモ共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したメモは、任意のメンバーにのみ瞬時に共有されるうえ、スマホでの操作も簡単です。また、ノートごとに紐付けられた「メッセージ機能」で、メモに関するやり取りを一か所で整理できます。
【Stock】誰でも簡単にメモを作成・共有できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能紹介＞
- ノート機能
- メッセージ機能
- マルチデバイス対応
Stockのノート機能では、テキストだけでなくファイルや画像など、あらゆる情報を残せます。そして、残した情報は自動でメンバーに共有されるため、メールやチャットに添付する手間がかかりません。
ノートに紐づくメッセージ機能を活用すれば、残したメモに関するやり取りも一元管理できます。また、ノートとは別に個人やグループでのメッセージ機能も備わっているため、別途チャットツールを用意する必要がありません。
StockはPCだけでなくスマホでも利用可能です。そのため、外出先や移動中でもメモを作成・確認でき、いつでもどこでも情報にアクセスして業務を進められます。
【Evernote】手書きメモも共同編集できる多機能アプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 手書きでメモを書き残せる
- 少人数でのメモ共有にも使える
指やスタイラスペン（タッチペン）を使って、手書きのメモを残せます。そのため、文字だけでなくイラストなどで、視覚的に見やすいメモを作成できるのです。
個人プランが充実しているため、ビジネスだけでなく、カップルや夫婦、家族といった少人数でのメモ共有にも使えます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- テンプレートが豊富
- AI機能
カレンダーや議事録、プロジェクト予算など、様々な場面で使えるテンプレートが備わっています。そのため、テンプレートを活用すれば、一からメモを作成する手間を省けるのです。
EvernoteにはAI機能が備わっており、現在は無料版でも利用できます。この機能を使えば、メモの要約や翻訳・見出しの自動生成などが可能になり、メモの整理に大いに役立ちます。
＜Evernoteの注意点＞
- 無償版の使用制限が強化された
- 動作が重い
2023年12月4日以降、無償版で作成できるノート数が100,000個から50個へ大幅に削減されました。また、2024年には無償版で同期できる台数が「2台→1台」に制限され、一部のユーザーにとって痛手となりました。
利用しているユーザーからは、「windowsPCを起動させて、その後にevernoteを起動してから使用できるまでが遅いため、スムーズに作業を開始できない」といった声があります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月
- PROFESSIONAL：1,550円/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Helpfeel Cosense】リンクを活用してメモを残せるアプリ
＜Helpfeel Cosenseの特徴＞
- 自動でメモが保存される
- リンクでページ管理をする
作成したノートはすぐに自動保存されるので「保存し忘れてメモが消えてしまった」となるのを防げます。
ページ内の任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。
＜Helpfeel Cosenseの機能・使用感＞
- 整理・分類をする必要がない
- 複数人による同時編集が可能
画像のように、[ ]で囲った単語は自動的に赤字になり、リンクで繋がった別ページが下に表示されます。そのため、情報が膨大になっても自分自身でフォルダを構成する必要がありません。
複数人で編集できるため、リアルタイムで変更内容を閲覧でき、メンバー間で同じ情報をすぐに共有できます。
＜Helpfeel Cosenseの注意点＞
- メモを階層管理できない
- プロダクト単位での利用が推奨されている
Cosenseにはフォルダ機能がなく、メモを階層管理できないため、情報が入り乱れないように対策が必要です。
Cosenseでは、原則として「一つのプロダクトごとに、一つのCosense」が推奨されています。もちろん、複数のCosenseを利用することも可能ですが、追加で料金が発生するので決済時に困惑しないよう注意しましょう。
＜Helpfeel Cosenseの料金体系＞
Helpfeel Cosenseは、誰でも閲覧できる「公開プロジェクト」ならば、法人でも無料で使えます。ただし、社内情報を全体公開するのは現実的ではないので、以下の有料プランを検討しましょう。
- PERSONAL/EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】付箋形式でプライベートのメモを残せるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモを保存できる
- マルチデバイス対応
保存したメモは付箋形式で表示されるので、何をメモしたのかが分かりやすいです。色も複数から選択できるため、内容ごとに見やすく分類できます。
Googleアカウントでログインすれば、PCやスマホ、iPadなど、あらゆる端末からメモにアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 描画もメモとして残すことができる
- 共同編集機能がついている
「図形描画付き新規メモ機能」を使えば、手書きのメモを残すことができます。言葉では表現しづらい内容や、手書きで素早くメモを残しておきたいときに便利です。
共同編集機能がついているので「メモにタスクを記入して、複数人で共有する」などの使い方もできます。
＜Google Keepの注意点＞
- ファイルは添付できない
- メモが増えると管理が難しい
WordやExcel、PDFなどのファイル添付ができないため、議事録などの資料を作成するには不向きだといえます。また、作成したメモをPDFなどに変換して保存できないため、外部への共有や長期保管が難しい点にも注意が必要です。
利用しているユーザーからは、「フォルダ機能や階層管理がないため、メモが増えると探すのに時間がかかります」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
無料ですべての機能を利用できます。
【Zoho Notebook】音声や写真を残せるWindows対応アプリ
＜Zoho Notebookの特徴＞
- ノートに色を付けて分類できる
- オールインワンのメモアプリ
メモの色を数十種類以上から選べるため、業務ごとに色分けすることで、分かりやすくメモを管理できます。
Zoho Notebookはメモの作成だけでなく、メンバーとの編集もできます。そのため、チームでの情報共有や共同作業も一つのツール上で完結できるのです。
＜Zoho Notebookの機能・使用感＞
- デザイン性に優れている
- 手書きメモを残せる
文字のサイズや色を変更したり、太字や下線で強調したりできるので、見やすいメモを作成できます。また、画像の添付やリンクの貼り付けも可能なため、後から振り返ったときにメモの内容を把握しやすいです。
専用のスケッチカードを使えば手書きメモを作成したり、アイデアをスケッチしたりできるため、紙のノートのようにメモをとりたい場合に適しています。
＜Zoho Notebookの注意点＞
- 多機能で使いこなすのが難しい
- 変換機能の精度が良くない
Zoho Notebookは多機能なため、操作が分かりにくく、ITに不慣れなメンバーが使いこなせない可能性がある点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは、「普段使いならば良いですが、漢字が一部中国語表記になるので、そのままは使えません。あくまでもメモレベルでしか使えません」という声があります。（引用：ITreview）
＜Zoho Notebookの料金体系＞
- Notebook Essential：無料
- Notebook Pro：299円/月
- Notebook for Business：749円/月
（参考：Zoho Notebook｜料金体系）
【Time Tree】プライベートのメモ・スケジュール共有にも使えるアプリ
＜Time Treeの特徴＞
- スケジュールを複数作成できる
- スケジュールに紐づいたメモを残せる
Time Treeでは、複数のカレンダーを作成することが可能です。そのため、家族や友人などプライベートのスケジュール管理にも使えます。
Time Treeのカレンダーでは、予定に紐づけてメモを残せます。
＜Time Treeの機能・使用感＞
- カレンダー機能
- 予定に紐づいたメモ共有
Time Treeは、スケジュール共有が主な機能です。予定を設定しないとメモを残せないので、すぐにメモを取りたい方はメモ機能に特化したツールを使いましょう。
予定に紐づけてメモを残せます。予定に紐づいたメモやコメントは、そのままメンバーに共有することも可能です。
＜Time Treeの注意点＞
- 過去のやり取りを検索できない
- フォルダの削除方法が分かりにくい
利用しているユーザーからは「過去のコメントややり取りを検索できる機能があると、以前の話し合いの内容を振り返りやすく便利です」といった要望が寄せられています。（引用：ITreview）
TimeTreeには、部署やイベントごとにスケジュールを整理できるフォルダ機能が備わっています。しかし、利用者からは「フォルダの削除方法が分かりにくく、フォルダ数が増えすぎてしまう」という声があります。（引用：ITreview）
＜Time Treeの料金体系＞
- 無料プラン：無料
- プレミアム：300円/月
【Simplenote】パソコン・スマホを自動同期して利用できるメモアプリ
＜Simplenoteの特徴＞
- すべてのデバイスで同期できる
- Markdownにも対応
iOS、Android、Mac、Windows、Linux、ブラウザなど、あらゆるデバイスでメモが自動で同期されます。
Markdownを使えば、構造的で分かりやすいメモを効率的に作れます。ただし、記法を覚える必要があるため、ITに不慣れな方にはハードルが高く感じられる恐れがあります。
＜Simplenoteの機能・使用感＞
- 自動バックアップ機能
- 検索機能
変更したメモは、自動でバックアップが取られます。そのため、誤って削除したり、デバイスが故障したりしてもデータを失う心配がありません。
メモにタグを追加して、インスタント検索ですばやく見つけられます。したがって、大量のメモの中から必要な情報を効率的に探し出すのに役立ちます。
＜Simplenoteの注意点＞
- 手書きのメモはできない
- 検索の精度が低い
手書きでメモできる機能は備わっていないため、手書きで図やイラストを書きたい場合には不向きです。
利用者からは「文字検索した場合に、対象のノートはすぐにわかるのですが、ノートのどの位置にあるかがわからない」という声があります。（引用：ITreview）
＜Simplenoteの料金体系＞
無料ですべての機能を利用できます。
＜比較表＞共有できるメモ帳アプリ一覧
以下は、共有できるメモ帳アプリの一覧表です。アプリごとの特徴や料金プランを押さえたうえで、自社に最適なものを選びましょう。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Helpfeel Cosense | Google Keep | Zoho Notebook | Time Tree | Simplenote | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単にメモを作成・共有できるアプリ |
手書きメモも共同編集できる多機能アプリ |
リンクを活用してメモを残せるアプリ |
付箋形式でプライベートのメモを残せるアプリ |
付箋形式でプライベートのメモを残せるアプリ |
プライベートのメモ・スケジュール共有にも使えるアプリ |
パソコン・スマホを自動同期して利用できるメモアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| スマホ対応（iPhone/Android） |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
無償版の利用範囲が狭い |
メモを階層管理できない |
ファイルは添付できない |
多機能で使いこなすのが難しい |
過去のやり取りを検索できない |
手書きのメモはできない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは299円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは300円/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Helpfeel Cosense」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Zoho Notebook」の詳細はこちら |
「Time Tree」の詳細はこちら |
「Simplenote」の詳細はこちら |
上記から分かるように、アプリによって最低料金は異なります。そのため、自社の予算とよく照らし合わせて選ぶことが大切です。
【必見！】メモ共有アプリを利用する3つのメリット
紙などのアナログなメモを共有していると、情報の見落としや紛失などのリスクがあります。一方、メモ共有アプリを利用すれば、以下3つのメリットが得られるのです。
- 認識のズレが起こりにくい
- 目的のメモをすぐに見つけられる
- 別ツールを併用する必要がない
紙のメモは修正が多いと見づらくなり、共有時に認識のズレが生じることもあります。一方、アプリを使えば、修正があっても見やすさが保たれ、テキストでメモを残しながらコミュニケーションも取れるため、認識の齟齬が起こりにくいです。
アプリであれば、メモを業務ごとに分けて管理できます。また、多くのアプリには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで、目的のメモを素早く見つけられるのです。
メモアプリに共有機能があれば、メモの記録と共有がひとつのアプリ内で完結します。そのため、メールやチャットツールが不要になり、情報も分散しません。
以上のことから、メモ共有アプリはビジネス利用に不可欠だと言えます。
メモ共有アプリの活用例3選
ここでは、ビジネスでのメモ共有アプリの活用例を3つ紹介します。メモ共有アプリは、ビジネスの以下のような場面で、アナログ式のメモよりも業務効率化に役立ちます。
- 会議のメモ
- 共同作業
- メンバーのタスク共有
1点目は、会議のメモを取る場面です。メモ共有アプリでメモを残すことで、リアルタイムでメンバーに共有できるため、1人ひとりが別々にメモする手間を省けるのです。
2点目は、共同作業をする場面です。編集履歴が残るメモアプリであれば「誰が、いつ、どこを書き加えたのか/書き直したのか」まで把握できるので、誤って情報が削除されてしまってもすぐ対処できます。
3点目に、メモ共有アプリに各々の作業予定を記入しておけば、タスクの可視化に役立ちます。そして、「誰がどれくらい仕事を受け持っているのか」を把握することで、仕事量の偏りを事前に防げるのです。
このようにメモ共有アプリを活用することで「無駄な業務の削減」や「複数人での業務の効率化」につながります。実際に、メモアプリのStockでは、メモだけでなくタスク共有にも使われており、業務の効率化に大きく貢献しています。
仕事で使えるおすすめメモ共有アプリまとめ
これまで、仕事で使えるおすすめメモ共有アプリ7選を中心にご紹介しました。
アプリでメモをとると、認識のズレを防げたり、目的のメモを見つけやすくなったりするメリットがあります。ただし、仕事で作成したメモのなかには、会社の機密情報や個人情報が含まれていることもあるため、情報漏えいの心配がいらないアプリを導入しましょう。
加えて、ITに馴染みがない企業では、「必要な機能に過不足がなくシンプルな操作性であること」が大前提です。仮に、多機能で複雑なメモ共有アプリを導入すれば、メンバーが上手く使いこなせず定着しません。
したがって、メモ共有の負担を取り除くには、アプリの機能性・安全性に不足がなく、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使いこなせるメモ共有アプリ「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」を導入して、社員が簡単にメモを共有・活用できる仕組みを整えましょう。
