データ管理に用いられる代表的なソフトのひとつがExcelです。多くの企業で一般的に使われており、利用に教育コストがかかりません。
しかし、データ量の増加とともに、Excelの利用に限界を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excel管理をやめるべき理由とメリットを中心にご紹介します。
- Excel管理を続けると発生する問題点を知りたい
- 脱Excel化によるメリットを把握したうえで、データの管理方法を見直したい
- Excel管理をやめたいが、Excelの代わりとなるツールがわからない
という方はこの記事を参考にすると、Excel管理を続けるべきではない理由と脱Excel後に乗り換えるべきツールがわかります。
目次
Excel管理をやめるべき理由3選
ここでは、Excel管理をやめるべき理由を3つ解説します。業務の停滞を招きかねないので、Excel管理を続けている企業は以下の理由を確認し、対策を検討しましょう。
業務がブラックボックス化する
まずは、業務のブラックボックス化です。
複雑なマクロを使用してExcel管理が行われると、担当者しか理解できない状況に陥り、業務の進行状況がブラックボックス化してしまいます。さらに、担当者が休職・退職したときは、設定されたマクロが誰も理解できず、Excelファイルが使用できなくなります。
また、Excelが開けないために業務がブラックボックス化すれば、担当者が業務の状況を確認する手間が無駄に発生してしまいます。したがって、脱Excel管理に取り組み、ブラックボックス化を避けましょう。
管理が煩雑になる
ふたつ目は、管理が煩雑になってしまうことです。
データ管理をExcelで行うと、ファイル数が膨大になり、各社員のパソコンにファイルが点在してしまうので管理が煩雑になります。点在している大量のファイルから必要な情報を見つけるには時間がかかるので、業務の効率を下げてしまうのです。
Excelファイルが分かれると情報も分散し、必要な内容が見つからない事態になりかねません。したがって、「同ファイル内でシートを使い分ける」「バージョンをファイル名に記載する」といった工夫が必要です。
データ量が多いと重くなる
データ量が多いと重くなる点もExcel管理をやめるべき理由のひとつです。
管理する情報が増えればデータの容量が増えるので、長期間ファイルに記録を残し続けると重くなってしまいます。そのため、Excelを業務のメインツールで使用している場合、動作が少し遅くなるだけで作業効率は落ち、ストレスが溜まります。
また、複雑な関数を使用して管理する場合も動作が重くなりやすいのです。そこで、脱Excelしてデータの保存先を「クラウドサーバに保存されるツール」に移行すると、パソコン本体が重くなる事態を予防できます。
脱Excel管理のメリット3選
ここからは、脱Excel管理のメリットを3つ解説します。脱Excel化を行った企業は、以下の3つが浸透しています。
属人化が解消される
まずは、属人化の解消が挙げられます。
脱Excelを行い、情報管理に役立つツールを導入すれば「マクロ設定が原因で担当者しか理解できない状況」に陥りません。そのため、担当者が退職・異動したとしても、他の社員が引き継ぐ際の負担が減ります。
また、全てのファイルを一元管理できるので、社員それぞれがファイルを個人管理することもなくなり、結果として属人化予防につなげられます。
必要な情報へのアクセス性の向上
ふたつ目の脱Excel管理のメリットは、必要な情報へのアクセス性が向上することです。
Excel管理をやめれば、これまで社内に散在していた大量のファイルの一元管理が可能となります。そのため、ファイルを探す手間が省け、必要な情報へのアクセス性が向上します。
また、Excelの場合、ファイルの中身を確認するためにわざわざファイルを開かなければなりません。しかし、 Excelの代わりに情報管理に役立つツールを導入すれば、一目でファイルの内容が確認できます。
情報共有が簡単になる
Excel管理をやめると情報共有が簡単になります。
Excelで情報共有をする際は、「ファイルの作成」→「メールの共有」→「ファイルを開いて確認」という手間がかかります。しかし、脱Excelを行い、「Stock」のような直接文字やデータを残せるツールを導入すれば、情報共有にかかる手間が大幅に省けます。
また、Excelを用いた情報共有では、ファイル内容の変更があってもリアルタイムでは更新されません。しかし、ExcelではなくITツールを用いた情報の管理体制を変えれば、共有の手間がかかる煩わしさがなくなります。
業務に関する情報の記録に役立つITツール
ここからは、業務に関する情報の記録に役立つITツールを解説します。
Excelを用いた情報管理には複数のデメリットがあるので、仕事を円滑に進めるうえで脱Excelは必須です。そのため、Excelに代わって、企業の情報共有・管理が可能な新しい手段を検討するべきなのです
そこで、パソコン本体が重くなりにくい「クラウド型のITツール」が役立ちます。しかし、社員のITリテラシーを考慮せずに複雑な機能のITツールを導入しても、社内に浸透せず運用に失敗してしまいます。
そのため、全社員にとって使いやすく、情報共有に必要な機能が過不足なく備わったITツールを導入しましょう。結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に使える情報共有・管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、業務に関するあらゆる情報が蓄積しつつ、リアルタイムでメンバーに共有できます。また、ノートに紐付く「メッセージ」を使えば、情報が錯綜しないので、スムーズな情報共有が可能です。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excel管理をやめるべき理由とメリットまとめ
これまで、Excel管理をやめるべき理由とメリットをご紹介しました。
Excel管理をやめるべき理由として「業務のブラックボックス化・管理の煩雑化・データの増量化」の3つが挙げられます。そして、脱Excel管理を進めると属人化が解消され、情報へのアクセス性は向上し、情報共有も簡単になりるのです。
Excelに代わって業務に関する情報を記録するには、別途ツールが必要となりますが、多機能なツールを導入してもITリテラシーの低い社員は使いこなせません。そこで、ITリテラシーの有無に関わらず、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。
したがって、Stockのように、シンプルな操作性で誰でも使いこなせる情報共有ツールを使うべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、Excelを用いたデータ管理から脱却しましょう。
