チームの業務効率を向上するには、無駄な業務の削減が必要不可欠です。その方法のひとつとして、チームがストレスなく情報共有をするための「報連相」が挙げられます。
しかし、報連相の手段が確立されていなかったり、メモや口頭などのアナログな手法によって「認識のズレ」や「確認漏れ」が生じたりすることで、業務効率が向上されない問題を抱える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報連相ができずに業務効率が低下する原因と対策を紹介します。
- チーム内の報連相がうまくいかず、仕事がスムーズに進まない
- 報連相が苦手なのでできる人の特徴を参考にしたい
- 社内の報連相がうまく進むおすすめのツールがあれば知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、業務効率が低下する原因と対策を理解でき、報連相を通じた業務効率化の実現につながります。
目次
報連相の定義と基本概念
報連相とは、組織内で円滑な情報共有や意思決定を行うためのコミュニケーション手法であり、「必要な情報を適切なタイミングで、正確に伝える」ことを目的とした行動を指します。
- 報告→上司や関係者に、業務の進捗や結果、問題発生などの事実を伝えること 目的：現状把握と意思決定の材料提供のため
- 連絡→業務に関わる情報や予定変更などを関係者に共有すること 目的：関係者間の認識を揃え、ミスや手戻りを防ぐため
- 相談→判断に迷うときや解決が難しい課題に直面したとき、上司や同僚に意見を求めること 目的：早期に適切な対応策を見つけるため
そのため、報連相はチーム全体で円滑に仕事が進むように、自発的に行うべき行動だと言えます。
報連相ができず業務効率が下がる原因とは
ここからは、報連相ができずに業務効率が低下する原因を解説します。業務効率が向上しないチームは、以下のような原因を抱えている可能性があります。
報連相の重要性を理解していない
個人やチームに報連相の重要性が浸透していなければ、業務効率の向上は見込めません。
報連相は業務遂行における重要なコミュニケーションであり、進捗などの情報を共有する手法です。一方、報連相ができていないチームは情報共有が遅れたり、無駄な情報が蓄積されて必要な情報がすぐに手に入らなかったりと、業務効率が低下してしまうのです。
したがって、業務効率の低下を防ぐためにも「なぜ報連相が業務効率を向上させるのか」を全社で把握する必要があります。報連相の重要性を個人単位で認識していれば、チームでも円滑な情報共有が実現し、業務効率を向上できます。
報連相の環境が整っていない
報連相ができる環境が整備されていないことも、報連相が機能しない原因です。
非IT企業にありがちな報連相の方法に、メモや口頭での情報共有が挙げられます。しかし、アナログな手法ではメモがなければ情報の確認ができなかったり、発信者と受け手の間で認識齟齬が生じやすかったりするデメリットがあります。
そのため、報連相に必要な「情報共有」の機能に過不足がなく、情報を一括管理できる「Stock」のようなITツールを使って、報連相が気軽にできる環境を構築するチームも多いのです。
具体的な基準を定めていない
報連相の具体的な基準を定めていないのも、業務効率が下がる原因です。
基準がなければ、報連相のタイミングや情報の粒度が異なり「誰に何の情報を伝えるべきか」が不明瞭になってしまいます。逆に、明確な基準を定めているチームはルールが浸透しており、個人が「過不足なく」情報を共有するため、共有漏れも起こりません。
このように、報連相の基準が明確であれば、社員が的確に行動をとれるようになるのです。とくに、ルールを設けるときは「調査を30分行ったが個人の実力では業務が進まないとき」など、定量的な数字と事象を基準に設定するのがおすすめです。
報連相で業務効率を上げる3つの対策とは
ここからは、報連相で業務効率を上げるための対策を紹介します。報連相によって業務を円滑に進めているチームは、現場はもちろんマネジメント層まで以下の施策が浸透しているのです。
（1）客観的事実と意見は分ける
報連相をするときは、客観的事実と個人の意見を混合しないようにしましょう。
状況によって「共有すべき情報」「共有すべきでない情報」は異なります。たとえば、業務上のトラブルが発生した場合は、客観的事実をベースに現状把握をしなければならないため、個人の意見や推測を述べてしまうと聞き手の誤解を招く危険性があります。
逆に、問題に対する解決策やアイデアを生み出さなければならないシーンでは、個人の意見も求められます。このように、報連相は利用シーンによって客観的事実と意見を使い分ける必要があるのです。
（2）重要度に合わせて情報共有を行う
情報の重要性に合わせて情報共有の頻度を考慮しましょう。
チームに共有すべき重要度の高い情報が属人的に管理されていると、業務スピードを阻害します。逆に、重要性が低い情報や周知の情報は、頻繁に共有する必要はなく、不要な情報が蓄積されて情報が錯綜する原因にもなります。
したがって、個人やチームにとって重要な連絡は情報共有の頻度を上げたり、不要な連絡は削減したりする必要があるのです。また、ノウハウとして活用できる情報は「Stock」のようなツールに蓄積しておけば、時間を問わず振り返れるようになります。
（3）個人で解決できない問題はすぐに相談する
個人で解決できない問題はすぐに上司やチームに相談しましょう。
一人では対処できない問題に対して悩み続けても効果的な解決策は生まれません。そこで、問題の初期段階でチームへ報連相をすれば、業務全体のスピードを落とさずに進められるほか、メンバーのストレスもかかりません。
一方、個人が相談しやすい環境が整っているかもポイントとなるので、時間や場所を問わずにテキストでコミュニケーションがとれるITツールを使うなどの対策も必要です。
報連相による業務効率の向上に役立つおすすめのツール
以下では、報連相による業務効率の向上に役立つツールをご紹介します。
報連相ができずに業務効率が下がっている大きな原因は「環境づくり」の整備ができていないことです。たとえば、非IT企業にありがちなメモや口頭での情報共有では、認識齟齬が生じたり必要な情報を探し出せなかったりするので、報連相が上手く機能しません。
したがって、連絡事項を流さずに蓄積し、アクセス性を高めながら管理できるITツールの導入が必要になります。とくに、操作が簡単なものであれば、ITに詳しくない社員でもすぐに使いこなせるので、浸透もスムーズです。
結論、報連相によって業務効率を向上させるには、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルで、報連相ができる環境づくりに役立つ「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」へ情報を残し、直感的な「フォルダ」で管理すれば、後から見返す場合もすぐに情報を確認できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」は話題が混ざらないので、ストレスなくコミュニケーションがとれます。
最も簡単に報連相を浸透させられる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報連相ができる人の特徴
報連相ができる人は『報連相の必要性を理解している』といったことが挙げられます。
必要性を理解している人は、報連相が遅れた時のリスクや報連相を適切に行ったときのメリットを知っているため、面倒でも、自分から進んで報連相を行う習慣が身についています。
そのため、社内で報連相を促すには、「報連相がなぜ仕事で必要なのか」と伝えることが大切です。
ルール定着｜報連相のロールプレイの例
報連相のロールプレイの具体的な例として、「状況設定を共有→役割分担を決める→やり取り→フィードバック→改善ポイントを再チャレンジ」といったやり方があります。
＜報連相のロールプレイの流れ例＞
- 「新商品のチラシ作成を任されたが、印刷業者の納期が遅れそう」というシナリオを設定する
- 報告・連絡・相談を行う部下役と、それを受ける上司役に分かれる
- 部下役が結論から報告し、その背景や経緯を説明、対応案を提示する 上司役は追加質問や指示を出す
- 「結論が分かり易かった」「必要な情報が不揃いだった」などと振り返りを行う
- 指摘されたポイントを修正し、もう一度同じシナリオでロールプレイを行う
このように、シナリオを設定し、ロールプレイすることで、報連相の流れが分かり、ルールが定着しやすくなります。
報連相で業務効率が下がる原因と対策まとめ
ここまで、報連相ができずに業務効率が下がる原因と対策を解説してきました。
報連相で業務効率が下がるチームに必要なポイントとして、重要性の認知やルール作りなどが挙げられます。また、シーンによって情報の粒度を考慮したり、報連相がしやすい環境を整えたりして「正しい報連相が自発的に行われる」ようにすることが重要です。
しかし、メモや口頭などのアナログな手法ではスムーズな情報共有ができず、情報の蓄積が不可能であったり、重要な情報が錯綜したりするので報連相が上手くいきません。そのため、誰でも使えるITツールで社内の情報を網羅的に管理しましょう。
結論、アナログな報連相から脱却し業務効率を上げるには、誰でも報連相の情報共有・管理ができる非IT企業向けの情報管理ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して報連相を活発にし、業務効率を向上させましょう。
