社内ポータルは、社内のあらゆる情報を一元化し、情報共有を容易にします。今日では、多くの企業が社内ポータルを導入しており、社内ポータルによって業務効率化に成功した企業も少なくありません。
企業の規模や、求める品質によって社内ポータルの費用は異なりますが、相場がわからず、予算設計に苦悩している方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、社内ポータルにかかる作成方法別の費用や作成時の注意点を中心にご紹介します。
- 規模や用途に見合った費用を知り、適切な費用で社内ポータルを作成したい
- 社内ポータルを作成するうえで、押さえておくべきポイントを把握したい
- 効果的な社内ポータルを作成し、業務効率化を図りたい
という方はこの記事を参考にすると、それぞれの企業に見合った費用で、実用的な社内ポータルを作成できます。
目次
社内ポータルとは
社内ポータルとは、企業が社員に向けて発信する、あらゆる情報への「入口（ポータル）」となるサイトのことです。
社内ポータルサイトは、GoogleやYahoo!などといった、誰でもアクセス可能なポータルサイトとは異なり、アクセス権は社員に限定されます。社内ポータルとして代表的な機能は以下の通りです。
- 社内wiki
- ワークフロー申請
- コミュニケーション・ツール
- スケジュール管理
- 勤怠管理
- プロジェクト管理
このように、社内ポータルは社内におけるあらゆる情報を一元に管理し、共有するサポートをする役割を持つので、業務効率化に貢献するのです。
社内ポータルの費用とは
以下では、社内ポータルの作成方法別の費用相場を紹介します。
社内ポータルにかかる費用は、作成費用と運用費用の二つに分かれます。それぞれの費用は、社内ポータルの作成方法やサイトの規模、求める品質によって大きく異なるのです。
一から環境を構築する場合の費用感
一から作成する「オンプレミス型」で環境を構築する場合「初期費用としてのサーバ本体」「内装の作成費用」「運用費用」の三つに分けられ、各相場は以下の通りです。
- サーバ本体
- 作成費用
- 運用費用
企業やサイトの規模等によって異なりますが、10万～30万円程度が相場です。なお、ハイスペックなモデルを複数台設置する場合、数百万円に及ぶこともあります。
小規模であれば20万円～40万円、中規模であれば50万円～70万円、大規模となると100万円以上が相場となっています。
細かなメンテナンスを含む運用費用が、別途月1万円～10万円程度かかります。
このように、オンプレミス型の作成方法では、作成・運用費用ともに高額になりがちです。ただし、会社ごとに最も合った社内ポータルを一から作成できるメリットもあるため、金銭的なリソースが潤沢な企業にとっては有効な作成方法と言えます。
クラウドサービスを使う場合の費用感
クラウドサービスを用いる場合、必要なのはサービス利用にかかる運用費用のみです。
オンプレミス型とは異なり、各ベンダーが提供するサービスを活用するので、サーバ本体や、環境構築などの初期費用がかからないからです。各サービスごとに料金体系は異なりますが、利用者一人当たりにつき、月数百円から数千円、多くとも数万円程度が相場です。
作成費用がかからず、運用費用のみで作成できることから、今日ではクラウドサービスを利用した社内ポータルの作成が多くの企業のトレンドとなっています。
社内ポータルにかかる費用の比較表
ここでは、社内ポータルにかかる費用と特徴を、一から環境構築する場合と、クラウドサービスを利用する場合に分けて比較します。以下の比較表をもとに、各企業に合った費用を比較検討しましょう。
| 一から環境構築する場合 | クラウドサービスを使う場合 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
・作成に専門知識を必要とする
・自由に内装をカスタマイズできる |
・比較的容易に作成できる
・トラブル発生時にサービス提供者からのサポートを受けられる |
| 料金 |
・サーバ本体の費用：10～30万円ほど
・作成費用：20万円～100万円以上
・運用費用：月1万円～10万円ほど
|
・作成費用：既成のため、作成費用はかからない
・運用費用：サービスの利用料金として、一人当たり月数百円～数千円ほど |
社内ポータルサイトを作成する際の注意点とは
ここでは、実際に社内ポータルサイトを作成する際に注意するべき点を紹介します。
費用を比較検討した後は、以下の三点に注意しながら、実際に社内ポータルサイトの作成に取り掛かりましょう。
長期的な視点でコストを判断する
社内ポータルサイトの作成には、長期的な視点でコストを判断する必要があります。
社内ポータルサイトにかかるコストは、作成時の金銭的コストだけではありません。作成後の運用費用や利用における教育コストなど、あらゆるコストがかかります。
そのため、作成費用を抑えても運営が難しい社内ポータルでは、長期的には膨大な教育コストとなる場合もあります。作成費用という短期的なコストが重視されがちですが、長期的な運用までを考慮しつつ正しくコストを判断しましょう。
セキュリティの確認
社内ポータルサイトにおけるセキュリティの確認も必須です。
社内ポータルサイトは社内のみで使われるため、機密情報など、企業の重要情報が扱われることも少なくありません。したがって、ウイルスの攻撃などによって情報が漏えいしないように、万全なセキュリティ対策を施す必要があります。
とくに、クラウドサービスを利用する際には「ISO27001(ISMS)の取得があるか」「データセンターにセキュリティの強固なサービスを利用しているか」をチェックするのがおすすめです。
作成後の運営を重要視する
社内ポータルサイトは、作成した後の運営が最も重要です。
運営が複雑で困難な社内ポータルサイトの場合、教育コストは上がり、業務効率化も困難となります。とくに、非IT企業の場合、現場のITリテラシーにそぐわない社内ポータルを導入したことが原因で、誰にも使われずに無駄な金銭コストだけかかってしまうのです。
したがって、効果的な社内ポータルサイトを作成するには、運用の利便性を重要視し、誰でも容易に運営できるような仕組みにする必要があるのです。
【非IT企業でも使える】社内ポータルサイトの設置が簡単に実現するツール
以下では、非IT企業でも使える、社内ポータルサイトの設置が簡単に実現するツールをご紹介します。
社内ポータルサイトを作成する際、オンプレミス型では、自在にカスタマイズできるものの、高度な専門知識や高額な費用が必要とされるため、非IT企業にはおすすめできません。そこで、比較的安価なクラウドサービスを用いた環境構築をしましょう。
一方、社内ポータルサイトの作成では、運営費用や利便性を重要視する必要があります。そのため、多機能なクラウドサービスでは、利用料金が高額なだけでなく、運営が複雑で難しく教育コストも大きいので、運用も頓挫してしまうのです。
したがって、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に情報共有・管理ができるようになる情報共有ツールの「Stock」を使った社内ポータルの構築一択です。
Stockは「ノート」に社内wikiをはじめとした、あらゆる情報を一元管理しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで情報共有が可能です。また、厳格なセキュリティ基準で保護されているため、社内の重要な情報管理も安全です。
最も簡単に情報共有・管理の効率化が実現する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内ポータルの費用や注意点まとめ
これまで、社内ポータルの作成方法別の費用や、注意点を紹介しました。
社内のあらゆる情報を一元管理する社内ポータルは、オンプレミス型と、クラウドサービスを用いた二つの作成方法があります。しかし、オンプレミス型では高度な知識や多額の費用が必要とされることから、クラウドサービスを用いた作成がおすすめです。
また、社内ポータルの作成時には、継続的な運営可否やセキュリティ対策を重要視し、長期的な視点で運用・教育コストを判断する必要があります。そのため、非IT企業が多機能で高額なクラウドサービスを導入してしまうと、金銭的・教育コストが大きくなった結果放置されるので、業務効率化を実現できません。
したがって、効果的な社内ポータルの作成には、シンプルな社内ポータルとして、誰でも簡単に社内情報を共有・管理できる「Stock」が必須です。実際に非IT企業を中心に200,000社以上が、情報共有・管理の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」で誰もが使える社内ポータルを作成し、業務効率化を実現しましょう。
