近年、急速にAIが普及し、従来は人間が担ってきた仕事をAIが代わって実行する様子を目にする機会も増えています。こうした状況下で、RPAという言葉がしばしば話題に上がります。
一方で「RPAとは何かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、RPAの意味や背景、導入事例を中心にご紹介します。
- RPAを簡単に説明してほしい
- RPAの意味や背景、導入事例など詳しく知りたい
- RPAツールよりも簡単に運用に乗せられるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、RPAの意味を正確に理解し、自社でRPAを進めるべきか判断できるようになります。
目次
RPAとは
ここでは、RPAの意味や背景、よく混同されるものとの違いをご説明します。RPAの概要をしっかりと押さえたい方は必見です。
RPAの意味
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称で、従来人間がパソコン上で実行してきた作業をロボットが自動化することを指します。
RPAにおけるロボットは登録された仕事の一連の流れを実行するため、一定の規則で繰り返されるタスクやルーティン作業で使用されます。また、休むことなく業務を遂行し人為的なミスを起こさないため、生産性や品質の向上が期待できるのです。
さらに、少ない人員であってもロボットによって補完されるため、人件費の削減にもつながります。そのため、RPAの実施は会社全体に大きな利益があると言えます。
一方で、RPAの効果を最大限引き出すためには、活用される業務や運用体制がポイントになるため、導入の際には慎重に準備を進める必要があります。
RPAが注目される背景
近年、少子高齢化の進行により労働者不足の問題が表面化するなかで、少ない人材でも生産性を上昇させられるRPAが注目を集めるようになりました。
たとえば、RPAは勤務時間の集計、有給休暇の残り日数などを自動で表示し、データを元に給与計算したり、振り込みをしたりできます。そのため、給与の支払いにおいて必要な人員を減らしても滞りのない業務が実現されます。
このように、人手不足であってもロボットが人間の仕事を肩代わりすれば、他の業務に人員が割けて生産性を上げられます。したがって、今後ますますRPAの必要性が高まると考えられます。
「AI」や「Excelのマクロ機能」との違い
以下の表は「RPA」「AI」「Excelのマクロ機能」の意味についてです。3つを比較し、それぞれの違いを掴みましょう。
| 意味 | |
|---|---|
| RPA |
ロボットがパソコン上の規則性のある単純作業を自動化する |
| AI |
大量のデータを学習することで推論して事象を識別・判断する |
| Excelのマクロ機能 |
ExcelなどのOfficeドキュメント内でのみ事務的な業務を自動化する |
以上より、「RPA」と「AI」の違いは、あらかじめ決められた作業のみ実行するか、データから学習して推論できるかであり、「RPA」と「Excelのマクロ機能」の違いは、業務を自動化する範囲の広さです。ぜひ使い分けられるようにしましょう。
RPAの導入事例
RPAの導入事例として、大手都市銀行が煩雑な事務処理作業を効率化するためにRPAを活用したことが挙げられます。
銀行業務のうち、20種類の事務処理にRPAを適用したところ、年間8,000時間を削減することに成功しました。また、本来なら事務を担当していた社員が他の業務をできるようになりました。
今後の展望として、複数システムを使う事務処理にRPAを適用することで、システム連携による業務の単純化も視野に入れているようです。以上のように、RPAは導入後の運用に成功すると仕事の効率性を大きく上げることが可能なのです。
【比較表】RPAツール3選
以下の表は、有名なRPAツールであるUniPath、WinActor、Blue Prismの3つをまとめたものです。（左右にスクロール可）
| UiPath | WinActor | Blue Prism | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ルーマニア発の多くのツールやプラットフォームで多種多様な業務の効率化ができるツール |
純国産のソフトウェアでWindows端末のあらゆる操作を学習し、自動化できるツール |
イギリス発の自動化する業務の拡張を前提に作られたため管理機能と拡張性に優れたツール |
| できること |
・「発見」：業務を自動化するためのタスクを見つける
・「自動化」：ワークフローを構築、実行する
・「運用」：複数のロボットを統合して利用する |
・「記録」：パソコン上の操作を記録する
・「編集」：記録された操作を編集、作成する
・「実行」：作成された操作を実行する |
・「学習」：AIが機械学習する
・「実行」：計画されたスケジュールやアクションによって処理が実行される
・「管理」：稼働状況やアクセス管理、エラーの処理などができる |
| 日本語対応 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
以上のように、同じRPAツールであっても特徴等が異なるため、注意して選びましょう。
【意味がない？】RPAの導入に失敗する理由
RPAは導入に成功すると大きな恩恵が得られる一方で、RPAの導入がうまくいかず意味がないと感じてしまう人もいます。これからRPAの導入を検討している方は以下に注意しましょう。
（1）対象業務がRPAの利用に不向き
RPAの導入に失敗する1つ目の理由に、対象業務がRPAの利用に不向きであることが挙げられます。
RPAは伝票処理などの単純定型作業や反復作業は得意とする一方で、発案や判断を必要とする作業や規則が複雑すぎる業務にはあまり向いていません。仮に、RPAが苦手とする業務をやらせようとすると開発に時間がかかったり、エラーが出てしまったりします。
このように、RPAの対象業務が不向きなものであると逆に非効率になり、本来の効果を得られないので気をつけましょう。
（2）RPAの運用体制が構築されていない
RPAの導入に失敗する2つ目の理由に、RPAの運用体制が構築されていないことがあります。
RPAは基本的なプログラミングの知識が必要とされるため、運用には専門的な知識を持った人材が十分にいることが望ましいです。しかし、人材育成が進んでいない会社では担当者の異動や退職の際に、RPAの使用が頓挫してしまいます。
そこで、RPAの運用体制を強固なものにするために、社員教育を実施したり、マニュアルを作成したりして、RPAの運用が属人化してしまわないように努めましょう。
（3）社内に浸透しない
RPAの導入に失敗する3つ目の理由に、社内に浸透しないことがあります。
RPAは大規模に利用されるようになって初めて大きな効果を得られます。しかし、社内に浸透せず一部の業務でしか使われていないと導入コストに見合った利益を生み出すことができません。
そこでRPA導入直後は、社内で導入目的を明確にし、具体的な方針を示していくことが重要なのです。社員のRPA導入に対する理解が進めば、自然と社内に浸透していくようになります。
RPAツールよりも簡単に運用できるツール
以下ではRPAツールよりも簡単に運用できるツールをご紹介します。
RPAとは、人が対応してきた作業をロボットが代わりに実行するというもので、昨今では広く普及しています。しかし、いくつかの企業ではRPAを導入したものの、高度な技術を持つ人材不足が原因で導入後の運用がうまくいかないといった問題を抱えています。
そこで、まずはRPAツールのような専門的知識が必要なツールではなく、導入直後から使いこなせるITツールを導入しましょう。とくに、業務マニュアルやノウハウなどのナレッジを全社に共有することで、作業効率が大幅に上がるのです。
また、手厚い初期導入支援が受けられるツールを選べば、ツール導入の負担が最小限に抑えられます。結論、自社が導入すべきなのは、初期導入支援や既存データの移行支援といった手厚いサポートが受けられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、「フォルダ設計」や「メンバー登録」などのセットアップをしてくれる初期導入支援や社内の既存データの移行支援が受けられます。また高度なAIが搭載されていながらも、複雑な知識は要らず誰でも簡単に使いこなせます。
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「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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RPAの意味や導入事例、失敗理由のまとめ
これまで、RPAの意味や導入事例、導入に失敗する理由を中心にご紹介しました。
RPAを導入すれば、人間がすべき仕事の負担が減り、大幅な生産性の向上が期待できます。一方で、RPAを円滑に運用していくためにはプログラミングなどの専門的な知識が必要とされるため、IT人材が少ない企業ではRPAの導入に懸念もあります。
そこで、ITに関する専門知識を持っていない会社であってもすぐに運用に乗せられて仕事のパフォーマンスの上昇が見込まれるツールを導入しましょう。そのためには、しっかりしたサポート体制と業務効率化につながる機能があるかを軸にツールを選ぶべきです。
結論、徹底した初期導入支援がありながら、社内情報の管理がしやすくなる高度なAIによる検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の業務をスムーズにこなしていきましょう。
