社内イントラとは、「組織内の情報通信網」のことを指します。社内イントラを構築することで、迅速な情報共有が可能となり、業務効率化が実現できます。
とはいえ、「社内イントラをどのように構築すればいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内イントラの目的や作成方法を中心にご紹介します。
- 社内イントラの作成方法を知りたい
- 事例を参考にして社内イントラを構築したい
- 業務を効率化できる社内イントラツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内イントラの構築方法が分かり、組織全体の生産性向上が期待できます。
目次
社内イントラとは
ここでは、社内イントラの概要や社内ポータルサイトとの違いを解説します。「社内イントラが何か分からない」という方は必見です。
社内イントラの概要
社内イントラとは、社内イントラネット（intranet）の略語で、社内のみで使えるネットワークのことです。
社内イントラを活用すれば、社内文書やファイルを安全に共有できます。また、場所や時間を問わず作業が可能になるほか、社員同士の情報共有や連携がスムーズになるのです。
社内イントラと社内ポータルサイトの違い
社内イントラと社内ポータルサイトは、閲覧制限の厳しさが異なります。
社内ポータルサイトは、「URLを知っている社員なら誰でも社内向けのサービスや社内情報を検索・閲覧できる」のに対し、社内イントラは「社内の限られた空間、あるいは端末からのみアクセスできる情報通信網」です。
一方で、社内イントラも社内ポータルサイトも「社内の情報を一元管理してアクセスしやすくしている」点は同じです。
社内で情報が散在していると、必要な情報を探すのに手間がかかり、業務の対応漏れや作業効率の低下につながります。そのため、社内イントラを活用して、社内文書やマニュアルなどのナレッジに即アクセスできるようにしておきましょう。
社内イントラを作成するメリット
ここでは、社内イントラを作成するメリットについて解説します。社内イントラを作成するかを悩んでいる方は必見です。
（1）迅速な情報共有が実現できる
1つ目のメリットは、迅速な情報共有が実現できる点です。
社内イントラにより、「ツールを見れば全ての社内情報を確認できる」といった環境を整えられます。そのため、特定の社員や個人に情報や業務が偏ってしまう課題を解消できます。
このように、社内イントラを作ると、迅速な情報共有が可能となり、業務の属人化防止につながるのです。
（2）社内コミュニケーションが円滑になる
2つ目のメリットは、社内コミュニケーションが円滑になる点です。
社内イントラを構築することで、部署を超えた情報共有が容易になります。そのため、業務連携が取りやすくなるほか、企業としての一体感も生まれます。
また、社内の情報共有がツール上で可能になれば、リモートワークやフレックスタイム制などの多様な働き方にも対応できます。以上のように、社内イントラを導入することで社内での業務連携がスムーズになるのです。
（3）コストを削減できる
3つ目のメリットは、費用や教育コストを削減できる点です。
社内イントラを構築すると、いちいち書類を印刷したりファイリングして保管したりする必要がなくなり、管理費用を抑えられます。また、マニュアルをツール内に共有すれば業務上の不明点を社員が自分で解消できるので、教育コストの削減も可能です。
このように社内イントラを作ることで、管理費用や教育コストの削減が実現します。
社内イントラの作り方
ここでは、社内イントラの作り方を解説します。ポイントも解説しているので、社内イントラ作成に役立てましょう。
- 目的を明確化する
- ツールを選定する
- 運用ルールを決める
- ツールを運用する
- 定期的に振り返る
まず、社内イントラの導入目的を明確にします。社内イントラ導入後の理想を掲げ、現在の課題を考えることで、ツール選定の方向性が定まります。
次に、現在の課題をカバーするのに必要な機能を検討し、ツールを選定します。無料トライアル期間を設けているツールでは、無料トライアルで使い勝手を確認してみましょう。
続いて、運用ルールを決めていきます。多岐にわたる部署のメンバーがツールを適切に活用できるように、マニュアルを作成したり、ツールのカスタマイズや拡張性を検討する必要があります。
続いて、全社員に周知し、運用を開始します。とくに、導入して間もないうちは社員からフィードバックを収集し、改善をしていくことが重要です。
最後に、ツールの運用においてはPDCAサイクルを回すことが重要です。定期的にツールの使用状況や効果を振り返り、必要に応じて運用ルールを改善をしていきます。
このように、社内イントラをより効果的に活用するために、適切な手順に則って導入していきましょう。
最も簡単に社内イントラを構築できるツール
以下では、最も簡単に社内イントラを構築できるツールをご紹介します。
社内イントラとは、社員同士の情報共有を円滑にし、社内のコミュニケーションを促進する社内情報通信網です。社内イントラツールに、社内に散在しがちな業務マニュアルや共有事項などのナレッジを一元管理すれば、必要な情報をすぐ見つけられます。
ただし、社員全員が思い通りに情報を検索できるように検索機能の優れたツールを導入しましょう。とくに、生成AIによって口語での検索に対応していると欲しい情報を誰もが見つけられます。
結論、社内イントラの構築に最適なツールは、社内の情報を一元管理し、AIを活用した超高精度検索で簡単に情報へアクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、あらゆる形式のファイルを添付して任意のメンバーと共有できます。また、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」が備わっているので、検索スキルに依存せず、誰もが目的の情報にたどり着けます。
必要な社内情報が即見つかるようになるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内イントラネットの活用事例
KOKUYOは、日本を代表する文具やオフィス家具メーカーの企業です。
同社では新規事業を立ち上げるにあたって、他部門との連携が取りづらい階層構造の組織体系が課題でした。多くの新規事業を円滑に進めるためには、部門を横断して情報を共有しながら業務に取り組むことが重要です。
そこで、部門を超えたコミュニケーションを取るためにITツールを導入したところ、自然に業務ノウハウが共有されるようになりました。結果として、上から言われたことをやるだけではなく、社員が主体性を持ってプロジェクトを進められるようになったのです。
社内イントラを導入する目的や作成方法まとめ
これまで、社内イントラの目的や作成方法を中心に解説してきました。
社内のノウハウやマニュアルなどのナレッジを適切に共有して活用するためには、社内に散在する情報を一元管理する社内イントラツールが必須です。また、社内イントラツールには、必要な情報を確実に見つけられる超高精度の機能が求められます。
そのため、「蓄積したナレッジを超高精度検索機能で簡単にアクセスできるITツール」を利用しましょう。とくに、生成AIによるチャット形式で検索できる検索機能があると便利です。
結論、社内イントラに利用すべきなのは、あらゆる情報を一元化し、生成AIを活用した「自然言語検索」が備わったツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を共有・管理しやすい体制をつくりましょう。
