近年、インターネットの発達やAI技術の進歩によって、多くの情報が簡単に入手できるようになりました。企業においても社内情報のデータベースや顧客のビッグデータが積極的に活用されています。
一方で、「収集した情報を一元化したいが、どのように管理すれば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報を一元化する方法やメリット、おすすめの情報管理ツールを中心にご紹介します。
- 社内情報を一元化するやり方を知りたい
- 情報を一元管理するメリットを把握したい
- 社内情報の一元管理に適したツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内に散在する情報を一元化して収集した情報をナレッジとして十分に活用できるようになります。
目次
情報の一元化とは
情報の一元化とは、社内のあちこちに散らばっている情報を一箇所にまとめて管理することです。
顧客との商談記録や会議資料、マニュアルなど、社内情報は日々増えていきます。そのため、社員それぞれが自身のパソコンやストレージで業務情報を管理していると、担当者の不在時に対応が遅滞したり引き継ぎに時間がかかったりする恐れがあります。
また、情報を共有する場所を整備しておかないと業務ノウハウが属人化してしまい、ナレッジが社内に蓄積されていきません。したがって、社内情報を適切に管理・活用するためには情報を一元化して保管する場所を用意することが求められるのです。
一元化すべき情報とは
社内情報のなかでも、とくに一元化すべき情報には以下の3つがあります。
- 全社で共有するべき社内規定やお知らせ
- 顧客対応の記録や過去のトラブル事例
- 業務に使うマニュアルや資料
社内規定の変更や社内行事のお知らせなどは、全社にすぐ共有し、常に全員が確認しやすいように管理しなくてはなりません。
顧客との商談記録や過去のトラブル事例は、社内にナレッジとして蓄積し、必要なときに誰もが参考にできるようにしておきましょう。
頻繁に更新される業務マニュアルや社内資料は、一箇所にまとめて検索しやすいようにしておくべきです。
以上の3つを一元管理すれば、社内の情報に誰もが即アクセスできる状態になります。ただし、蓄積した情報は検索すれば確実に見つかるように「ナレカン」のような検索性に優れたツールで保管しましょう。
社内情報を一元化するメリット
以下では、社内情報を一元化するメリットを解説します。社内情報の一元管理によって得られる効果を把握しきれていない担当者の方は必見です。
検索性が向上する
社内情報を一元化すると、検索性が向上します。
業務のマニュアルや会議資料が社内のあちこちに散在していると、どこに何を保存したかわからず、探すのに時間がかかります。また、そもそも業務ノウハウや手引書が共有されておらず、社員の頭の中や個人のパソコンの中にしか存在しない場合もあるのです。
そのため、社内の情報をまとめて保管しておく場所を決めておき、検索すれば必要な情報を必ず見つけられる状態を整備しましょう。
業務の属人化を解消できる
社内の情報を一元化すると、業務の属人化を解消できます。
社内で情報管理の方法が決まっていれば、共有や更新がしやすくなり、情報の属人化を防げるのです。ただし、ExcelやWordなどのファイル形式で共有すると、タイトルだけで中身を把握しづらくいちいちファイルを開く手間がかかります。
そのため、社内のマニュアルや過去事例などのナレッジは専用ツールで管理しましょう。たとえば、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」は、AIによる添付ファイルの自動要約機能が備わっているので、既存のExcelファイルを貼り付けるだけで運用を始められます。
業務時間の短縮につながる
社内情報を一元管理すると、業務時間の短縮につながります。
社内文書や資料が複数のシステムやツールに分散していると、それぞれの場所をすべて検索しなくてはならず、煩わしいです。一方、社内情報を一元化して、「一箇所を検索すれば欲しい情報が必ず見つかる」という状態なら情報を探している時間を短縮できます。
そのため、本来の業務に時間をかけられるようになり、生産性が上がるのです。また、無駄な業務時間がなくなって社員の業務負担も減り、従業員満足度の向上も期待できます。
【3ステップ】社内情報を一元管理する方法
以下では、社内情報を一元管理する方法を3ステップでご紹介します。社内情報を一元化したいが、具体的な方法がわからないという担当者の方は必見です。
ステップ1｜どこに何の情報があるのか整理する
社内情報を一元化する前に、まず「どこに何の情報があるのか」を整理しましょう。
たとえば、社内のファイルストレージや個人のパソコン、そもそもマニュアル化されていない暗黙知など、それぞれの場所にどんな情報が格納されているかを把握する必要があります。
社内に散在している情報を可視化することが、社内情報の一元化の最初のステップです。
ステップ2｜一元管理する情報を選定する
次に、一元管理する情報を選定しましょう。
ステップ1で集めた社内情報にはさまざまな種類があるため、管理したい情報ごとにまとめます。たとえば、顧客データからグラフや表を作成したいのか、社内全体で活用する業務マニュアルやノウハウを蓄積したいのかによって、管理すべき情報が変わります。
また、重複していたり古くなっていたりする情報がないかも確認しておくことが重要です。
ステップ3｜ツールを選定する
最後に、一元管理したい情報の種類と目的に合わせてツールを選定しましょう。
専用ツールがなくてもExcelなどで代用はできますが、運用ルールや使い方に工夫が必要です。とくに、ファイルでの管理は更新に手間がかかるうえ、タイトルからは内容を把握しづらく情報の検索性が低いので、社内でナレッジが活用されません。
そのため、顧客データの管理や売上予測にはCRMやSFAなどの専門ツール、社内全体で使うマニュアルや業務ノウハウの共有にはナレッジ管理専用ツールの利用が適しています。
社内情報の一元化に最も適したツール
以下では、社内情報の一元化に最も適したツールをご紹介します。
社内に散在する情報をナレッジ管理専用のツールで管理すれば、情報を探す時間が削減できて業務効率が上がります。また、共有ストレージや個人のパソコンに散在しているマニュアルやノウハウなどのナレッジを共有すれば、業務の属人化解消も期待できます。
ただし、ナレッジを一元管理しても社員が必要な情報に即アクセスできる検索性が備わっていなければ、「あるはずの情報が見つからない」という事態に陥ります。そこで、誰が検索しても欲しい情報へ確実にたどり着けるツールを導入しましょう。
結論、社内の情報を一元管理するなら、あらゆるファイル形式でナレッジを保管できてAIを活用したチャット形式の検索機能が備わった「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、ファイルやテキスト、画像などあらゆる形式の資料をまとめられ、検索すればナレカンAIが全ての資料から適切な情報を提示します。また、添付したファイルはAIが自動要約してくれるので、ファイルを開かずに内容を把握できるのです。
社内のナレッジを一元管理して超高精度で検索できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内情報を一元管理するときの注意点
社内情報を一元管理するときは、すでに社内に存在する情報を移管する手間がかかることに注意しましょう。
社内に散在しているマニュアルやノウハウを集めて、内容を精査・整理したうえでツールに移管しなくてはならないため、ある程度の手間と時間がかかります。そこで、既存の社内資料の移行支援をしてくれるなどのサポートがあるツールを選ぶと、導入がスムーズです。
たとえば、「ナレカン」は、社内の既存データの移行支援のほか、「メンバー登録」や「部署登録」などの初期設定支援やツールの利用状況レポートの利用が可能なので、導入・運用の負担を最小限に抑えられます。
社内情報を一元管理する方法やメリットまとめ
これまで、社内情報を一元管理する方法やメリットを中心にご紹介しました。
マニュアルや業務ノウハウなどの社内ナレッジを一元管理すると、社員が必要な情報を入手しやすくなり、業務効率の向上や属人化の解消に貢献します。また、社内情報の一元管理には専用ツールを使うと、管理や運用の手間が軽減されます。
ただし、大量の社内ナレッジから欲しい情報に即アクセスできるように、超高精度で検索できるツールを選びましょう。とくに、AIによるチャット形式での検索ができると、社員の検索スキルによらず思い通りの情報にたどり着けます。
したがって、社内情報を一元管理するなら、社内のあちこちに散らばったナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズに社内情報を一元化し、社内の業務効率を向上させましょう。
