プロジェクトを進めるときには、各業務を円滑に進める必要があります。そのため、適切な人員配置や作業配分ができるかがプロジェクトの成功を左右するのです。
しかし、「社員の業務を調整しているものの配分が偏ってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務配分が偏ってしまう原因やリスク・改善策を中心にご紹介します。
- 業務配分が偏ってしまう原因が知りたい
- 業務配分を見直す方法が分からない
- チームの業務をスムーズに進める方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、業務配分の偏りが起きる原因やリスク・対策方法が分かるだけでなく、業務配分の見直しにおすすめのツールまで見つかります。
目次
業務配分が偏る原因とは
業務配分が偏る原因とは、業務手順やノウハウが特定の人にしか分からないことにあります。
会社には、さまざま経験や職務経歴をもった社員がおり、専門的な知識やノウハウを全ての社員が持っているわけではありません。そのため、業務の理解が深いベテラン社員や知識を持った社員のみ対応できる業務は限られた人に偏ってしまいがちなのです。
ほかにも、業務量が適切に把握できていないことや、チーム内でのコミュニケーションが活発でないことが原因として挙げられます。したがって、均等に業務を配分するには、情報をチームで共有する体制を整えることが必要です。
業務配分が偏る3つのリスク
ここでは、業務配分が偏る3つのリスクについて解説しています。業務配分が一部に集中すると、以下のデメリットが発生してしまうので対策が必要です。
（1）チームの生産性が下がる
まずは、チームの生産性が低下してしまいます。
業務配分に偏りがでると、負担を大きい社員が発生します。とくに、チームでプロジェクトを進めている場合、多くの負担を抱えた社員の業務が遅れてしまうと、それが障害となり、チーム全体の業務が滞る危険性があるのです。
このように、業務の偏りはチーム全体の生産性の低下に直結するため、適切な調整が必要です。
（2）業務が属人化する
次に、業務内容が偏ると、業務が属人化してしまいます。
属人化とは、業務のノウハウを特定の人しか把握していないことを指します。属人化が起きるとその業務の担当者ではない人からは「何を、どのようにして、どのくらいの時間をかけて」遂行しているのかがわからず、担当者がいないだけで業務が滞ってしまいます。
また、属人化は業務の引継ぎがうまくできないという問題も招きます。属人化を防ぐためには、社員が情報を共有できる環境を整備することが重要です。
（3）離職率が高まる
最後に、業務配分が偏っていると離職率が高まる原因になります。
業務が多い社員は多くの負担があるため、業務量に比例して抱えるストレスも多くなります。当人のキャパシティに見合わない業務量が続けば、職場環境の悪さから離職につながってしまうのです。
したがって、優秀な人材の流出を防ぐためにも、業務配分の改善が必要なのです。
業務配分を改善する3つのメリット
以下では、業務配分を改善する3つのメリットについて解説していきます。業務配分を改善して生産性を上げたい方は必見です。
（1）メンバー同士でフォローができる
業務配分を可視化し、改善すれば、メンバー同士でフォローができます。
業務配分が偏る要因として、業務量をメンバー同士が把握しておらず、巻き取れない体制であることが挙げられます。そこで、担当する業務量を可視化すれば、担当者が不在の場合には他のメンバーが変わりにその業務を進める対応が可能になります。
近年ではリモートワークや在宅勤務など、多様な働き方が取り入れられています。そのため、どんな働き方でもメンバー同士で情報共有してフォローしあえるような状態を整えましょう。
（2）業務の漏れが防げる
次に、業務配分を改善すると業務の漏れが防げます。
業務配分がチームで明確でない場合、配分に偏りが起きやすいだけでなく、業務の抜け漏れが発生しやすくなります。そこで、業務配分を可視化すれば、対応・未対応のタスクが明らかになるので、対応漏れにほかのメンバーが気が付けます。
このように、複数人で進める業務はチーム全体で管理して、業務配分の抜け漏れが防ぎましょう。
（3）業務に責任感が持てる
最後に、業務配分を改善すると、業務に責任感が持てます。
チーム内で役割分担が明確になれば、各メンバーが自身の対応すべき業務を明確に意識できます。たとえば、業務配分表を作成して共有すれば、チームメンバーの業務内容が全員にわかるので、責任の所在が明らかになります。
そのため、不要なミスや無責任なタスク遅れを減らすのにもつながるのです。
業務配分の偏りを改善する方法とは
以下では、業務配分の偏りを改善する方法について解説していきます。自社メンバーの業務の偏りを防ぎたい方は必見です。
マニュアルを整備する
業務を標準化するためには、マニュアルを整備しましょう。
マニュアルを作成すれば、誰でも業務手順がわかるようになるため、業務の属人化を防ぐことができます。また、手順を踏めば全員が正しく業務を進められるので、副次的に業務品質の均一化も実現可能になるのです。
ただし、マニュアルを作成しても、古いものを運用していると、日々変化する業務に対応できません。そのため、更新した情報がリアルタイムで共有できる「Stock」のようなITツールを活用し、マニュアルを更新をするのがおすすめです。
業務分担表を作成する
次に、業務分担表を作成すれば、業務内容が可視化でき、業務配分の偏りが改善されることが期待できます。
業務分担表で業務内容が可視化できれば、視覚的に業務量が多いメンバーを発見可能です。また、現状の業務状況が明らかになれば、業務内容をチームで見直したり、コミュニケーションををとるのにも役立ちます。
したがって、業務配分がブラックボックス化している場合は、業務分担表の作成に取り組みましょう。
業務配分の見える化におすすめのツール
以下では、業務配分の見える化におすすめのツールをご紹介します。
業務配分が一部に集中すると、チーム全体の生産性が下がってしまいます。そのため、マニュアルや業務分担表を作成して、偏りがないように見直すことが重要です。
ただし、紙やExcelで作成したマニュアルや業務分担表は、更新してもすぐに共有できないため不便です。また、ファイル管理も煩雑になるため、リアルタイムで共有できるITツールを導入しましょう。
したがって、業務の見える化に最適なのは、あらゆる情報をストックでき、ITが苦手な方でもすぐに使いこなせるクラウド型ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は情報を書き込んだ瞬間からチームのメンバーに共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で業務に関するコミュニケーションを取れます。さらに、期限付きの「タスク」もつけれるので業務の抜け漏れの心配もありません。
非IT企業の65歳以上の方でも業務配分がひと目で分かるツール『Stock』
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務配分が偏る原因まとめ
これまで、業務配分が偏る原因やリスク、改善策を中心にご紹介しました。
業務配分が一部に集中すれば、チーム全体の生産性の低下や離職を招いてしまいます。また、業務が偏ってしまう原因のひとつである「属人化」を防ぐためには、マニュアルや業務分担表を運用して業務を標準化することが重要です。
ただし、チーム間でのコミュニケーションが活発でなければ、業務が偏ってしまったときに巻き取ることができません。そこで、ノート型のITツールを活用すれば、情報を記載した瞬間から共有されるため、メンバーの業務状況がすぐに確認可能になります。
結論、自社に導入すべきなのは、あらゆる情報を蓄積する「ノート」があり、メンバーとやりとりできる「メッセージ」も備わっている『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務配分を可視化できる仕組みをつくりましょう。
