企業活動を行ううえで大切な請求業務ですが、自社に経理担当者がおらず、営業担当が請求までを行っているという企業も少なくはありません。
一方、日常的に請求業務に携わっていないために正しい作業フローが分からず、業務が非効率化していることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は請求業務に必要不可欠な請求書の発行者・受け手別の業務フローや、業務を行う際の注意点、請求書の保管方法までを解説します。
- 請求書を作成する際・受け取る際の業務フローが知りたい
- 請求業務を行うときに注意すべきポイントが知りたい
- 作成した請求書をどのように保管すべきか悩んでいる
という方は今回の記事を読むと、請求書の作成・授受の際の手順が分かり、請求業務を滞りなく進められるようになります。
目次
請求書を発行する側の業務フロー
以下では、請求書を発行する側の業務フローを解説します。発行者としてどのような手順を踏んで請求を行うべきか見ていきましょう。
請求金額の確定
まずは取引に対する請求金額の確定を行います。
自社の請求方法が、一定期間の取引金額をまとめて請求する「締め請求（与信請求）」と、サービス・商品が購入される度に請求を行う「都度請求」のいずれに該当するかを確認し、それに合わせて請求金額を算出しましょう。
また、場合によっては事前に伝えていた見積金額と請求額に差が生じるケースもあります。そうした際は、領収書を発行する前に必ず取引相手にその旨を伝え、金額についての了承を得ておきましょう。
万が一、説明なしに金額に差が生じることがあれば、取引相手からの不信感を買う恐れもあります。細かな差であっても、金銭に関わる問題なので、確実な算出・報告を行わなくてはなりません。
請求書の作成・送付
請求金額が確定したら実際に請求書の作成に入ります。作成時には下記の項目を忘れずに記載し、内容に誤りがないかダブルチェックを行いましょう。
- 請求先の会社名
- 自社の会社情報
- 請求番号
- 請求書の発行日
- 取引内容（商品名・サービス名・数量・金額）
- 振込先
- 支払期日
ダブルチェックが終わったら、取引相手に向けて請求書の送付を行います。
送付方法には印刷して紙ベースで送る方法とPDFデータをメールに添付する方法がありますが、紙ベースでの送付は手間がかかるため、相手からの要望がない限りはメールでの送付がおすすめです。
入金確認
請求書の送付が完了したら、あとは取引相手が入金するのを待ちます。
期日までに正しい金額が入金されているかを確認し、請求データと照合しましょう。入金額が間違っている際は速やかに取引相手に連絡し、差額分の返金や入金依頼を行います。
また、期日までの入金が確認できない場合には、取引相手に対して督促をしなければなりません。まずはメールや電話で相手に支払いの依頼を行い、それでも支払いに応じない場合には、督促状の送付や法的措置を実施する必要があります。
請求書を受け取る側の業務フロー
以下では、請求書を受け取る側の業務フローについて解説します。正しいフローを学んで、取引相手とのやりとりをスムーズに進めましょう。
請求内容の確認
請求書を受け取ったら、まずは内容の確認をしましょう。支払期日や内容・金額・振込先が記載されており、かつ間違いがないかどうかをチェックします。
万が一内容に間違いがあった場合は、取引相手に速やかに内容の確認を行うようにしましょう。内容の確認漏れがあるまま入金処理を進めてしまえば、相手から再度返金や過不足金入金の依頼が来るなど無駄なやりとりが発生する恐れがあるからです。
また、入金先が間違っており、再度入金を行う手間が発生するケースもあります。スムーズに入金作業を進めるためにも、内容のチェックを怠ってはなりません。
振込先への入金
請求書の内容に間違いがないことを確認したら、支払期日までに入金手続きを行います。
その際、支払期日を大幅に前倒して入金する際などは、事前連絡が必須です。企業間でのやりとりの場合、多くは支払期日当日に支払いを行うため、前倒しの入金は確認漏れを生む恐れがあるからです。
取引相手がミスなくチェックできるよう、入金に関して変更がある際は報告をしておくのがおすすめです。
請求書の保存
入金処理が済んだら、受け取った請求書を自社で保管します。請求書は証憑書類と呼ばれ、法律において7年間の保管が義務付けられています。間違っても「入金処理が完了したから」といって処分しないよう注意しましょう。
なお、請求書を含めた帳簿書類は原則紙媒体での保管が義務付けられていますが、一定の条件を満たせば電子データでの保管が可能になります。
紙媒体での管理は物理的なスペースの確保が必要となるため、なるべく省スペースでの管理が可能なデータでの管理に移行しておくことをおすすめします。
請求業務を行う際の注意点
以下では、請求業務を行う際に注意すべきポイントを解説します。ポイントを押さえて自社の請求業務が確実に進行するように心がけましょう。
責任感を持って業務を行う
請求業務を行う際に最も注意すべきなのは、責任感を持って業務に取り組むことです。
請求業務は、正しく進めるために数多くの確認作業や手順があり、非常に複雑かつ煩雑な作業を要する業務です。時間と手間がかかる一方で、ミスが許されないというのも大きな特徴だと言えます。
万が一にでも「誤って過剰請求してしまった」「請求先が間違っていた」というミスが起これば、企業の信用に直結し、場合によっては売上の減少や顧客の損失も考えられます。したがって、担当者はもちろん、管理者や承認者も含めた全員が責任感を持って業務に取り組まなくてはなりません。
支払いサイトに注意する
請求業務を行う際は、支払いサイトに注意しましょう。
支払いサイトとは、請求から支払期日までの期間を指します。たとえば、月末締めの翌々月払いを利用している企業の場合、請求書発行後60日後に支払いとなるため、60日サイトとなります。
支払いサイトの決定は、企業にとって重要な問題です。とくに、新しく支払いサイトを決める場合は、金融機関の営業日に注意しましょう。支払日が土日や祝日に当たった場合、支払いが休み明けにずれるのか、前倒しになるのかは企業のキャッシュフローに大きく影響するからです。
リスク管理の徹底
請求業務を行う際は、リスク管理の徹底にも注意しましょう。
請求業務は金銭に関わる業務ゆえに、常にさまざまなリスクが存在します。とくに、業務が特定の社員に依存している状況では、ミスに気付きにくくなり、過剰請求をし続けたり、逆に請求金額を少なく見積もりすぎたりする恐れがあります。
こうしたリスクを最低限にするためにも、業務を一部の社員に属人化するような運用は避け、上司や同僚を含めたチームで業務にあたるようにしましょう。
請求書の保管方法
以下では、請求書の保管方法について解説します。請求書は正しい取引があったことを証明する書類であり、請求書の作成者・受け手双方が必ず手元に保管しなくてはなりません。
正しく管理するためにも、以下の保管方法は押さえておきましょう。
紙による保管
請求書の管理方法として最も一般的なのは紙による保管です。支払いが完了するまで請求書を一時保管場所に保管しておき、その後支払いが完了したタイミングで保管用のスペースに移動して保存するという方法です。
請求書などの証憑書類は、税務調査で必要となる場合もあることから、取引先や取引日時ごとに適切にファイリングし、必要なときにいつでも確認できるような管理が必要です。
しかし紙のファイリングには手間がかかるうえ、ファイルした書類を保管するためのキャビネットや保管庫などの物理的なスペースが必要になるので、書類の負担を手間に感じる点はデメリットです。
データによる保管
紙での保管が義務付けられている証憑書類ですが、一定の条件さえ満たせば、電子データでの管理も可能です。電子データの場合、パソコンやハードディスク内にデータを保管できるうえ、キーワードから検索がかけられるので管理の手間が省けます。
しかし、紙で保管していた書類をデータ化するには税務署長の許可が必要であり、かつ変更を行う3か月前までに手続きを済ませる必要があります。
また、e-文書法や電子帳簿保存法に基づき「真実性の確保」「可視性の確保」などの要件を満たす必要があるため、電子データで請求書を管理する際には、事前に法令の確認を十分しておくことが大切です。
請求業務の効率化に役立つおすすめのサービス
以下では、煩雑な請求業務を効率化するおすすめのサービスをご紹介します。
請求業務は金銭に関わる問題であり、提供したサービスや商品に対して正当な対価・利益を得ることで企業は自社のキャッシュフローを回していけるようになります。つまり、取引相手の支払いの滞りは自社の企業的成長にとって悪い影響を与えかねません。
その一方で、こうした延滞を繰り返す企業に対して督促を行い続けるのは、請求担当者の心理的な負担に繋がります。とくに同じ企業が未払いを繰り返しているような状況は、請求担当者の業務リソースを奪う要因にもなるからです。
こうしたリスクを削減し自社の業務を効率的に進めるためにも、業界業種問わず請求業務には請求代行サービスを利用すべきと言えます。
たとえば、今回ご紹介するマネーフォワード ケッサイは、請求書作成から入金管理・督促業務までをすべて行ってくれる請求代行サービスです。
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また、売掛金も最短3営業日で入金可能なため、成長に欠かすことのできないキャッシュフローを滞りなく回すことができます。
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請求業務のフローと注意点まとめ
ここまで請求業務を行う際のフローと注意点・請求書の保管方法を解説しました。
請求業務は非常に複雑かつ煩雑な作業を要する一方で、少しのミスが自社の信用問題に直結するため、担当者は常に責任感を持って業務にあたる必要があります。
しかし、いくら責任感を持って業務に取り組んでいても、人が行う以上ヒューマンエラーのリスクは避けられません。そのうえ、起こしてしまったトラブルは結果として担当社員の精神的なストレスに繋がる恐れもあるのです。
したがって、リスクと負担の大きな請求業務は代行サービスに委託し、自社の中心業務に専念できる環境を構築しましょう。
たとえば今回ご紹介したマネーフォワードケッサイは、顧客登録と取引登録を行うだけで請求業務をすべて代行してくれる請求代行サービスです。請求担当者の負担はわずか2ステップなため負担が軽く、担当者・部署は空いた時間をほかの業務に充てられます。
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