近年、中小企業を中心に「人手不足」が深刻な課題となっています。
一方、国が進める働き方改革によって残業時間を減らさなければならないものの、具体的な進め方が分からず、現場の負担だけが増えていてどう進めればいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、働き方改革のメリットや働き方改革の成果が出ない理由を解説します。
- 働き方改革を実施することでのメリットを知りたい
- 具体的にどうすれば働き方改革がうまくいくのか知りたい
- 働き方改革時代に合ったITツールを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、働き方改革のメリットが分かるほか、働き方改革をうまく進めていく方法も見つかります。
目次
【何が変わる？】 働き方改革とは
働き方改革とは、年齢や性別などに関わらず、全国民が生きがいを感じながら活躍できる「一億総活躍社会」の実現に向けた施策のことです。ここでは、働き方改革の目的やメリットについて解説します。
働き方改革の目的
働き方改革の目的は、社員一人ひとりのライフスタイルにあった「多様な働き方」ができる社会の実現です。
働き方改革が始まった背景には、日本で深刻な問題となっている「人手不足」が大きく関係しています。人手不足の原因として、少子高齢化の他にも、各企業の就業規則により働き方を選べず「やむを得ず退職する社員」が多いことが挙げられます。
実際の対策として、育児や介護と仕事を両立するために、自宅からでも仕事を進められるテレワークの推進などがあります。このように、社員一人ひとりが時間や場所を問わずに「柔軟な働き方」を実現させることを働き方改革で目指しているのです。
働き方改革のメリット
働き方改革に取り組む最大のメリットは、業務の無駄を徹底的に排除することで、従業員の離職を防げる点にあります。労働時間が短縮されて私生活と仕事の両立がしやすくなれば、育児や介護を理由とした突然の退職を減らせるためです。
たとえば、これまでオフィスに出社しなければ確認できなかった社内情報を、出先や自宅からでも安全に確認できる環境を整えれば、現場に直行直帰するような柔軟な働き方が可能になります。その結果、従業員の心身の負担が減り、大切な人材が自社に長く定着してくれるようになります。
このように、働き方改革は単に残業を減らすだけでなく、中小企業の人手不足を根本から解決するための重要な手段となります。
なぜ働き方改革はうまくいかないのか
ここではなぜ働き方改革がうまくいかないのかについて紹介します。
（1）業務の進め方が変わってないから
働く時間だけ減らしても、仕事の進め方が同じでは意味がありません。
今までと同じやり方で仕事をしていると、作業にかかる時間は変わらないため、時間が足りない状態になります。たとえば、資料の場所が分からず毎回探すなど、無駄な時間が残ったままだと仕事が終わらず、結果として残業になりがちです。
だからこそ、働く時間を減らす前に、迷わず仕事が進む仕組みに変える必要があります。
（2）テレワークで情報が分散している
テレワークを導入することで、情報がバラバラになり、かえって作業が進みにくくなることがあります。
オフィスのようにすぐ聞けない環境では、「どこに情報があるか分からない状態」が作業の遅れに繋がります。進捗はチャット、資料はクラウドなど、探す時間が増えて結局作業スピードが落ちます。
そのため、テレワークを機能させるには、情報を一箇所にまとめ、ここを見れば分かる状態へ変えていく必要があります。
（3）仕事に必要な情報がすぐに見つからない状態だから
必要な情報をすぐに見つけられないと、それだけで仕事のスピードは落ちます。
たとえば、過去の資料を探すのに10分かかったり、担当者に確認するまで作業が止まるなど、このような小さなロスが積み重なると、1日の中で1時間以上も時間を無駄にしていることさえあります。
だからこそ、わざわざ探さなくてもいい状態を整えることが、働き方改革の成果を左右します。
これらの原因を知らずに働き方改革の進めても、成果に繋がることはありません。
多くの企業が見落としているうまくいかない本当の原因
ここでは、多くの企業が見落としているうまくいかない本当の原因について紹介します。各企業が見落としがちな原因を見ていきましょう。
（1）「働き方改革＝楽になる」と誤解している
働き方改革は「仕事を減らすこと」ではなく、「仕事の進め方を変えること」です。
やり方を変えないまま時間だけ減らすと、同じ量の仕事を短い時間で終わらせる必要があり、現場の負担が増えます。
だからこそ、楽にするのではなく、迷わず進められる仕組みに変えていく必要があるのです。
（2）ツールを増やすほど非効率になっている
ツールを増やせば増やすほど、仕事は速くなるどころか遅くなります。
情報が複数の場所に分かれると、「どこを見ればいいか分からない状態」が生まれます。連絡はチャット、議事録はメールなどとツールを増やすことで、探す時間と確認の手間がかかります。
そのため、ツールをただ増やすのではなく、全ての情報を一元管理できるツールを導入する必要があります。
（3）属人化が解消されていない
一部の人だけが使える仕組みでは、現場は回りません。
ITに詳しい人が管理しているだけだと、その人に聞かないと分からない状態になり、他の人の作業が止まります。そのため、担当者が休んでしまうと業務全体が止まってしまいます。
そこで、誰でも同じように使える環境を整えておかなければ、社内の属人化は解消できません。
これら3つが、各企業の見落としがちな原因になります。
働き方改革を進めるうえでの限界
ここでは、働き方改革を進める上での限界について紹介します。働き方改革の一環として取り組もうとしていることが難しいのかどうか、事前に確認しましょう。
（1）メール・チャットでは情報が流れる
メールやチャットだけでは、必要な情報はすぐに見つからなくなります。
新しいメッセージが次々と送られてくるため、情報がどんどん下へ流れていき、後から探すのが難しくなります。
そこで、たとえ必要な情報が下に流れても、優れた検索性を兼ね備えたITツールを使い、キーワード検索などですぐ見つけられるようにしておくことが重要です。
（2）管理ルールを決めるだけでは運用が破綻する
働き方改革の一環でルールを整備しても、それだけでは現場の業務は改善しません。
ルールは「守ること」を前提にしていますが、現場では業務の優先度が高く、少しでも手間のかかるルールは後回しにされます。さらに、働き方改革により時間の制約が強くなると、ルールよりも早く終わらせることが優先され、運用が崩れます。
そのため、働き方改革を定着させるには、無理やりルールを守らせて運用するのではなく、自然と現場が回る仕組みに変えていく必要があります。
（3）人に依存する仕組みになってしまう
働き方改革を進めても、仕事が特定の人に集中している状態では効果は出ません。
働き方改革では、時短勤務などで「全員が同じ時間・場所で働く前提」が崩れます。その中で特定の人に情報や判断が集中していると、その人が対応できない時間は業務が止まり、他の人は代替できません。
そのため、働き方改革を成立させるには、誰でも同じ情報を見て動ける状態を作らなければいけません。
このように、管理ルールによる現場に負担や属人化状態では、働き方改革を進める上で限界を感じる要因になるのです。
働き方改革を成功させるためのポイント
ここまでの話からも分かるように、働き方改革を成功させるには、「情報を一箇所にまとめ、誰でも使えて、すぐ見つかる状態」を作ることが必要です。
働き方改革では、テレワークや時短勤務によって「すぐ聞ける」前提がなくなり、必要な情報を自分で探す場面が増えます。しかし、情報がバラバラ・一部の人しか使えない状態では「探す→見つからない→人に聞く」が繰り返され、作業が止まります。
だからこそ、働き方改革を機能させるには、「ここを見れば必要な情報が分かる」「誰でも同じように使える」「探さなくても見つかる」仕組みを作ることが不可欠です。
働き方改革をスムーズに実現するおすすめのツール
ここでは、働く時間や場所が異なっても、現場の業務情報を一箇所にまとめてスムーズに共有できるITツールをご紹介します。
残業時間の削減やテレワークへの対応を推進しても、現場の仕事の進め方を変えないままだと、情報の確認漏れや指示の行き違いといったトラブルが多発します。その結果、無駄な業務や確認の手間が増え、かえって現場の負担が重くなってしまいます。
問題の解決のためにチャットやメール、Excelを活用する企業も多いですが、これらのツールはメッセージが流れてしまってあとから確認しづらくなったり、ファイルをいちいち開いて確認する手間があるため、情報管理の問題を根本的に解決できません。
そのため、働き方改革を成功させるには、「誰でも同じように使えて、情報が分散せず蓄積される仕組み」が必要です。この条件を満たすのが、情報を一元管理できるツール「Stock」です。
Stockでは、情報を「ノート」として蓄積するため、チャットのように流れてしまうことがありません。必要な情報が一箇所にまとまることで、資料を探す時間が削減されます。また、ノートという形式でテーマごとにやり取りできるため、共有したいマニュアルやタスクとメッセージを紐づけて共有できます。
テレワークでの不明点を瞬時に解消できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
働き方改革のメリットやうまくいかない原因まとめ
ここまで、働き方改革のメリットや働き方改革の成果が出ない理由を中心に紹介しました。
働き方改革を進めていく上で、多くの企業はただ働くのが楽になる、とりあえずツールを増やせばいいと勘違いしています。しかし、実際は仕事を迷わず進められる仕組みを整えなければ、働き方改革の成功とは言えません。
そこで、必要な情報はすぐに見つけられたり、流れてくる社内情報を適切に管理・蓄積できる環境を整えることが重要です。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも同じように使えて、情報が分散せず蓄積されるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の働き方改革を推進させましょう。
